公司总务处管理制度

公司总务处管理制度一、总则（一）目的为加强公司总务处管理，规范各项工作流程，提高服务质量和工作效率，保障公司正常运营，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总务处全体工作人员以及与总务处工作相关的其他部门和人员。（三）管理原则1.服务至上原则：以满足公司各部门及员工的需求为出发点，提供优质、高效、及时的服务。2.勤俭节约原则：合理利用公司资源，降低运营成本，杜绝浪费。3.规范有序原则：各项工作严格按照规定的流程和标准进行，确保工作的规范化和标准化。4.安全第一原则：高度重视安全工作，确保公司财产和人员的安全。二、组织架构与职责（一）组织架构总务处设处长一名，副处长若干名，下设行政后勤科、物业管理科、采购供应科等科室。（二）职责1.处长职责全面负责总务处的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调总务处与其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。负责总务处人员的管理和考核，提升团队整体素质。审核重要费用支出，控制总务处成本。及时向上级领导汇报工作进展和存在的问题，提出改进建议。2.副处长职责协助处长开展工作，分管相关科室的工作。负责具体工作的组织和实施，落实各项工作任务。对分管工作进行监督和检查，及时发现并解决问题。向上级领导反馈工作情况，提出工作建议。3.行政后勤科职责负责公司行政事务的处理，如文件收发、档案管理、印章管理等。安排公司会议、活动的筹备和组织工作。管理公司办公用品、办公设备，确保正常供应和使用。负责公司车辆的调度、维修和保养，保障车辆安全运行。维护公司环境卫生，做好清洁、绿化等工作。4.物业管理科职责负责公司办公区域、宿舍区等物业的日常管理和维护。制定并执行物业管理制度，检查物业设施设备的运行情况。处理物业相关的投诉和纠纷，及时解决问题。组织开展消防安全工作，确保公司安全。管理公司水电暖等能源供应，保障正常使用。5.采购供应科职责制定公司采购计划，负责各类物资的采购工作。选择合格的供应商，建立供应商档案，进行供应商管理。审核采购合同，确保合同条款符合公司要求。负责采购物资的验收、入库、保管和发放工作。控制采购成本，提高采购效益。三、行政后勤管理（一）文件管理1.文件收发设立专门的文件收发岗位，负责公司内外文件的接收、登记、编号和分发。对收到的文件进行及时处理，重要文件要呈送相关领导批阅。做好文件的传阅记录，确保文件传阅及时、准确。2.档案管理建立健全公司档案管理制度，对各类档案进行分类、整理和归档。档案管理人员要严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和保密。定期对档案进行清查和盘点，及时更新档案信息。3.印章管理公司印章由专人负责保管，设立印章使用登记台账。印章使用必须经过严格的审批流程，填写印章使用申请表，经相关领导签字同意后方可使用。印章保管人员要妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用。（二）会议与活动组织1.会议组织根据公司工作安排，提前确定会议时间、地点、参会人员和会议议程。准备会议所需的资料、设备等，确保会议顺利进行。做好会议记录，会后及时整理会议纪要，并按要求传达给相关人员。2.活动组织对于公司组织的各类活动，如节日庆祝、员工培训、团建活动等，要制定详细的活动方案。负责活动的场地布置、物资采购、人员安排等工作。确保活动的安全和有序进行，活动结束后及时进行总结和反馈。（三）办公用品与设备管理1.办公用品管理制定办公用品采购计划，根据实际需求定期采购办公用品。建立办公用品库存管理制度，对办公用品进行分类存放，做好出入库登记。定期盘点办公用品库存，合理控制库存数量，避免浪费。办公用品的发放要严格按照规定的流程进行，实行按需领用原则。2.办公设备管理负责公司办公设备的采购、安装、调试和维护工作。建立办公设备档案，记录设备的型号、购置时间、维修记录等信息。定期对办公设备进行检查和保养，及时发现并解决设备故障。对于报废的办公设备，要按照规定的程序进行处理。（四）车辆管理1.车辆调度根据公司工作需要，合理调度车辆，确保车辆及时满足各部门的用车需求。建立车辆使用登记制度，详细记录车辆的使用时间、地点、事由等信息。优先保障重要公务和紧急事务的用车。2.车辆维修与保养定期对车辆进行保养，确保车辆性能良好。车辆出现故障时，及时安排维修，选择正规的维修厂家，确保维修质量。做好车辆维修费用的审核和报销工作。3.车辆安全管理加强驾驶员安全教育，提高驾驶员安全意识。定期检查车辆安全设施，确保车辆安全性能符合要求。督促驾驶员遵守交通规则，杜绝违规驾驶行为。（五）环境卫生管理1.清洁工作制定公司清洁工作标准和流程，明确各区域的清洁责任人。定期对公司办公区域、公共区域进行清洁，包括地面、门窗、卫生间等。保持清洁工具的清洁和完好，合理使用清洁用品。2.绿化工作负责公司内绿化植物的养护和管理，定期浇水、施肥、修剪。根据季节变化和公司环境需求，适时更换绿化植物。做好绿化区域的环境卫生维护，防止杂物堆积。四、物业管理（一）物业日常管理1.办公区域管理保持办公区域的整洁和有序，及时清理垃圾和杂物。维护办公区域的设施设备，确保正常使用，如桌椅、照明、空调等。对办公区域的安全进行巡查，发现问题及时处理。2.宿舍区管理制定宿舍区管理制度，规范员工住宿行为。定期检查宿舍设施设备，及时维修损坏的物品。做好宿舍区的环境卫生和安全保卫工作，营造良好的住宿环境。（二）设施设备维护1.建立设施设备维护档案，记录设施设备的基本信息、维护记录等。2.定期对设施设备进行巡检，及时发现并处理潜在问题。3.按照设施设备的维护保养计划，进行定期保养和维修，确保设施设备正常运行。4.对于突发的设施设备故障，要及时组织抢修，尽量减少对公司正常运营的影响。（三）消防安全管理1.制定消防安全制度，明确消防安全责任。2.定期组织员工进行消防安全培训，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。3.配备必要的消防器材和设施，并确保其完好有效。4.对公司消防设施进行定期检查和维护，确保消防通道畅通。5.制定火灾应急预案，定期组织演练，提高应对火灾的能力。（四）水电暖管理1.建立水电暖管理制度，规范水电暖的使用和管理。2.安排专人负责水电暖的日常巡查，及时发现并处理跑冒滴漏等问题。3.加强对水电暖设施设备的维护和保养，确保能源供应稳定。4.合理控制水电暖能耗，采取节能措施，降低公司运营成本。五、采购供应管理（一）采购计划制定1.各部门根据工作需要，提前向采购供应科提交物资采购申请。2.采购供应科汇总各部门采购申请，结合库存情况，制定公司月度采购计划。3.采购计划要明确采购物资的名称、规格、数量、预算等信息。（二）供应商选择与管理1.建立供应商筛选标准，通过招标、询价、考察等方式选择合格的供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商合作关系。4.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况等。（三）采购实施1.根据采购计划，按照规定的采购流程进行物资采购。2.采购人员要严格遵守采购纪律，确保采购过程的公正、透明。3.与供应商保持良好的沟通，及时了解采购进度和物资质量情况。（四）物资验收与入库1.物资到货后，采购供应科要及时组织相关人员进行验收。2.验收内容包括物资的数量、规格、质量等，确保物资符合采购合同要求。3.验收合格的物资办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、入库时间等信息。4.对于验收不合格的物资，要及时与供应商协商处理，如退货、换货等。（五）物资保管与发放1.设立物资仓库，对入库物资进行分类存放，做好标识。2.仓库管理人员要定期对物资进行盘点，确保账物相符。3.物资发放要严格按照规定的流程进行，凭领料单发放物资。4.建立物资发放台账，记录物资发放的时间、部门、数量等信息。六、考核与奖惩（一）考核原则1.客观公正原则：考核过程要真实、准确，评价结果要公平、公正。2.全面考核原则：从工作业绩、工作态度、工作能力等方面进行全面考核。3.激励改进原则：通过考核激励员工积极工作，发现问题及时改进。（二）考核内容1.工作业绩：包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率等。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队合作等。3.工作能力：包括专业技能、沟通能力、问题解决能力等。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度进行一次定期考核，由员工所在科室负责人进行评价。2.不定期考核：根据工作需要，对员工进行不定期考核，如在处理突发事件后的考核。3.自我考核：员工对自己的工作进行自我评价，作为考核的参考。（四）考核结果应用1.与绩效奖金挂钩：根据考核结果发放绩效奖金，激励员工提高工作绩效。2.晋升与调薪：考核结果优秀的员工在晋升