财务专用记账管理制度

财务专用记账管理制度一、总则1.目的为加强公司财务管理，规范财务专用记账行为，保证会计信息的真实性、准确性、完整性和及时性，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门的财务专用记账管理。3.记账原则遵循国家统一的会计制度，按照规定的会计科目和记账方法进行账务处理。以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。记账凭证、账簿、报表等会计资料应符合规范要求，做到数字准确、内容完整、字迹清晰、装订整齐。二、财务记账人员职责1.财务经理职责全面负责公司财务记账管理工作，组织制定和完善财务记账管理制度。审核记账凭证、财务报表等重要会计资料，确保财务信息的准确性和合规性。协调财务记账工作与其他部门的关系，保障财务工作的顺利开展。定期对财务记账工作进行总结和分析，为公司决策提供财务支持。2.记账会计职责根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，确保记账凭证的准确性和完整性。按照规定的会计科目和记账方法，及时、准确地登记账簿，做到账账相符、账证相符、账实相符。负责财务报表的编制工作，保证报表数据的真实、准确、及时。定期对会计账簿进行核对和清理，确保账簿记录的清晰和完整。协助财务经理完成其他相关财务记账工作。3.审核会计职责对记账凭证进行审核，检查记账凭证的编制是否符合规定，会计科目使用是否正确，金额计算是否准确，摘要是否清晰等。审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，对不符合要求的原始凭证及时提出整改意见。监督财务记账工作的全过程，确保财务记账工作符合法律法规和公司制度的要求。定期对财务记账工作进行内部审计，发现问题及时督促整改。三、财务专用记账流程1.原始凭证审核业务部门在经济业务发生后，应及时取得或填制原始凭证，并确保原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。原始凭证应具备以下基本内容：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。财务部门收到原始凭证后，由审核会计进行审核。审核内容包括：原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性、及时性等。对于不符合要求的原始凭证，审核会计应要求业务部门补充或更正；对于不真实、不合法的原始凭证，审核会计有权不予受理，并向单位负责人报告。2.记账凭证编制记账会计根据审核无误的原始凭证，按照规定的会计科目和记账方法编制记账凭证。记账凭证应具备以下基本内容：凭证编号、填制日期、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章等。记账凭证的摘要应简明扼要，能够准确反映经济业务的内容；会计科目应使用正确，金额计算应准确无误；记账凭证应连续编号，不得跳号、重号。3.记账凭证审核审核会计对记账凭证进行审核，审核内容包括：记账凭证的编制是否符合规定，会计科目使用是否正确，金额计算是否准确，摘要是否清晰，所附原始凭证是否齐全、合法等。对于审核中发现的问题，审核会计应及时与记账会计沟通，要求其进行修改或补充。审核无误的记账凭证，由审核会计在记账凭证上签名或盖章。4.账簿登记记账会计根据审核无误的记账凭证，按照规定的会计账簿格式和记账方法，及时、准确地登记账簿。账簿应包括总账、明细账、日记账等。总账应根据记账凭证汇总表进行登记，明细账应根据记账凭证逐笔登记，日记账应根据收付款凭证逐日逐笔登记。账簿登记应做到数字准确、摘要清晰、登记及时、字迹工整。记账人员应在记账凭证上签名或盖章，并注明已记账的符号（如"√"），以避免重记或漏记。各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销，或注明"此行空白"、"此页空白"字样，并由记账人员签名或盖章。5.账账核对定期（每月末）对总账与明细账、日记账进行核对，确保账账相符。核对内容包括：总账各科目的余额与所属明细账余额之和是否相等；现金日记账、银行存款日记账的余额与总账中现金、银行存款科目的余额是否相等。如发现账账不符，应及时查明原因，并进行调整。调整时，应编制相应的记账凭证，并据以登记账簿。6.财务报表编制记账会计根据账簿记录，按照规定的财务报表格式和编制方法，编制财务报表。财务报表应包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。编制完成的财务报表，由记账会计进行自检，审核会计进行审核，财务经理进行审批。审核无误的财务报表，应加盖单位公章，并由相关人员签名或盖章。7.财务报表报送按照国家法律法规和公司规定的时间和要求，及时将财务报表报送相关部门和单位。财务报表报送前，应进行备份，以备存档和查询。四、财务专用记账凭证管理1.记账凭证的填制要求记账凭证应根据审核无误的原始凭证填制，不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。记账凭证的摘要应简明扼要，能够准确反映经济业务的内容；会计科目应使用正确，金额计算应准确无误；记账凭证应连续编号，不得跳号、重号。记账凭证应注明所附原始凭证的张数，以便核对和查阅。原始凭证张数的计算，一般应以原始凭证的自然张数为准。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应将所附原始凭证和原始凭证汇总表的张数一并计算。记账凭证填制完毕后，应由填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。2.记账凭证的审核要点审核记账凭证的编制是否符合规定，会计科目使用是否正确，金额计算是否准确，摘要是否清晰，所附原始凭证是否齐全、合法等。审核记账凭证与原始凭证的内容是否一致，记账凭证所记录的经济业务是否与原始凭证反映的经济业务相符。审核记账凭证的编号是否连续，有无重号、跳号现象。审核记账凭证的签章是否齐全，是否符合规定的审批程序。3.记账凭证的保管记账凭证应定期装订成册，防止散失。装订成册的记账凭证应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。记账凭证应按照编号顺序妥善保管，不得随意堆放，以便于查阅和核对。记账凭证的保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。五、财务专用账簿管理1.账簿的设置根据国家统一的会计制度和公司实际情况，设置总账、明细账、日记账等账簿。总账应按照会计科目设置，对公司的全部经济业务进行总括核算；明细账应根据总账科目所属的明细科目设置，对公司的各项经济业务进行明细核算；日记账应包括现金日记账和银行存款日记账，对公司的现金收支和银行存款收支进行序时核算。2.账簿的启用启用账簿时，应在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、启用日期等内容，并在账簿扉页上附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章。启用订本式账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。3.账簿的登记账簿登记应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。下列情况，可以用红色墨水记账：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。账簿登记应做到数字准确、摘要清晰、登记及时、字迹工整。记账人员应在记账凭证上签名或盖章，并注明已记账的符号（如"√"），以避免重记或漏记。各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销，或注明"此行空白"、"此页空白"字样，并由记账人员签名或盖章。4.账簿的核对定期（每月末）对总账与明细账、日记账进行核对，确保账账相符。核对内容包括：总账各科目的余额与所属明细账余额之和是否相等；现金日记账、银行存款日记账的余额与总账中现金、银行存款科目的余额是否相等。如发现账账不符，应及时查明原因，并进行调整。调整时，应编制相应的记账凭证，并据以登记账簿。5.账簿的结账结账前，应将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。结账时，应结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的，应在摘要栏内注明"本月合计"字样，并在下面通栏划单红线；需要结出本年累计发生额的，应在摘要栏内注明"本年累计"字样，并在下面通栏划单红线；12月末的"本年累计"就是全年累计发生额，全年累计发生额下应通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应结出全年发生额和年末余额。年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明"结转下年"字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明"上年结转"字样。6.账簿的保管账簿应按照规定的保管期限妥善保管，不得随意销毁。保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应编造销毁清册，报经批准后，由专人负责监销。六、财务专用报表管理1.财务报表的种类和编制要求公司财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应按照国家统一的会计制度和公司规定的格式和编制方法进行编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。财务报表编制完成后，应由编制人员、审核人员、财务经理签名或盖章，并加盖单位公章。2.财务报表的审核和审批审核会计对财务报表进行审核，检查财务报表的编制是否符合规定，数字是否准确，内容是否完整等。财务经理对审核后的财务报表进行审批，确保财务报表的真实性、准确性和合规性。经审核和审批无误的财务报表，应及时报送相关部门和单位。3.财务报表的报送和存档按照国家法律法规和公司规定的时间和要求，及时将财务报表报送相关部门和单位。财务报表报送前，应进行备份，以备存档和查询。财务报表应按照规定的保管期限妥善保管，不得随意销毁。保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。七、财务专用印章管理1.印章种类财务专用印章包括财务专用章、法人章、发票专用章等。2.印章的保管财务专用章由财务经理指定专人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管，发票专用章由负责发票管理的人员保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。如因工作需要暂时离岗，应将印章交其他指定人员代管，并办理交接手续。印章保管人员应定期检查印章的使用情况，确保印章的安全和正常使用。3.印章的使用财务专用印章的使用应严格按照规定的审批程序进行。使用时，应填写印章使用申请表，注明使用日期、用途、金额等内容，并经相关负责人审批签字。印章保管人员应根据审批后的申请表进行盖章，并在盖章登记簿上登记盖章日期、用途、盖章人等信息。严禁在空白凭证、空白纸张上加盖财务专用印章。如因工作需要确需在空白凭证上预留印章的，应经财务经理批准，并严格控制预留印章的范围和数量。4.印章的更换和挂失如因印章磨损、损坏或其他原因需要更换印章的，应及时向公司申请更换，并办理相关手续。如印章不慎遗失，应立即向公司报告，并采取相应的挂失措施，如登报声明等。同时，应及时更换印章，以确保财务工作的正常进行。八、财务专用记账档案管理1.档案范围财务专用记账档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务专用印章使用记录、财务记账软件备份等。2.档案整理会计凭证应按照编号顺序装订成册，加具封面、封底，并注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等内容。会计账簿应按照规定的格式和内容进行整理，确保账簿记录的清晰和完整。财务报表应按照规定的时间和顺序进行整理，装订成册，并加盖单位公章。财务专用印章使用记录应按照时间顺序进行整理，记录印章的使用日期、用途、盖章人等信息。财务记账软件备份应定期进行，备份数据应妥善保管，以备查询和恢复。3.档案保管财务专用记账档案应按照规定的保管期限妥善保管，不得随意销毁。档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。档案保管地点应安全、保密，防止档案丢失、损坏或泄露。4.档案查阅因工作需要查阅财务专用记账档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容