规划单位档案管理制度

规划单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强规划单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在规划工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于规划单位各部门及全体员工在各项工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：规划单位的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，任何部门和个人不得擅自截留、销毁或据为己有。2.真实性原则：确保档案内容真实反映规划工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理规划工作中形成的各种载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责规划单位档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集：定期督促各部门及时移交档案，确保档案收集的完整性和及时性。2.档案整理：按照分类标准对收集到的档案进行整理、编目，使其有序化。3.档案保管：负责档案的存储、保护，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失。4.档案利用：为规划工作提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记工作。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后对无保存价值的档案进行销毁。6.档案统计：建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。（三）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和初步整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案工作，配合档案管理部门做好档案管理的各项工作。三、档案的分类与编号（一）分类1.规划业务类：包括各类规划编制项目的文件材料，如规划编制任务书、调研资料、规划文本、图件、评审意见等。2.行政管理类：涵盖单位行政事务管理活动中形成的文件，如会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。3.工程建设类：有关规划单位承担的工程项目建设过程中产生的档案，如项目立项文件、设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收文件等。4.声像电子类：以照片、录音、录像、电子文件等形式记录规划工作和单位活动的档案。（二）编号1.按照分类方案，为每一类档案编制唯一的编号。编号应简洁明了，便于识别和管理。2.例如，规划业务类档案编号为"GY[年份][序号]"，行政管理类档案编号为"xZ[年份][序号]"，工程建设类档案编号为"GC[年份][序号]"，声像电子类档案编号为"SJ[年份][序号]"。其中，"[年份]"为档案形成年份的后两位数字，"[序号]"为该类档案的顺序号。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，进行初步整理。2.档案管理人员定期到各部门检查档案收集情况，督促未及时移交的部门尽快办理移交手续。3.对于重要会议、重大项目等活动形成的档案，档案管理人员应提前介入，进行跟踪收集。（二）整理1.档案管理人员按照分类标准对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.将档案材料按照顺序排列，采用装订、装盒等方式进行固定，确保档案的整齐美观。4.对于声像电子类档案，应进行分类存储，并建立相应的目录索引，注明文件名、存储位置、日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明类别和编号范围。2.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放等。3.档案库房应设置明显的标识，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和规划单位的实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）三种。2.定期对档案保管期限进行审查，对已到保管期限的档案进行鉴定，及时调整保管期限。六、档案的利用（一）利用范围1.规划单位内部员工因工作需要可以查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅规划单位档案的，须经单位领导批准，并办理相关手续。（二）利用手续1.内部员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅档案，需提交单位介绍信和查阅申请，经规划单位领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用登记1.档案管理部门对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）人姓名、部门、日期、档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已到保管期限但仍有重要参考价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告。2.将鉴定报告报单位领导审批，经批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在销毁清册上签字，销毁清册应永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理要求进行存储和管理。（三）信息化系统应用1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的信息化管理。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，及时录入和更新档案信息。（四）数据安全与备份1.加强档案信息化系统的数据安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露和非法修改。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性和完整性。九、档案管理的监督与检查（一）监督检查机构成立档案管理监督检查小组，由单位领导和相关部门人员组成，负责对档案管理工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的质量。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理情况进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。（四）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.将档案管理工作纳入部门和个人的绩效