跨域公司印章管理制度

跨域公司印章管理制度总则目的为加强跨域公司印章管理，维护公司合法权益，规范公司印章的刻制、使用、保管等行为，特制定本制度。适用范围本制度适用于跨域公司总部及各分支机构的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章妥善保管，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.严肃性原则：严格按照规定的程序和权限使用印章，确保印章使用的真实性、合法性和有效性。印章的刻制印章刻制申请1.因公司业务需要刻制印章的，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门对申请进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.经公司分管领导审批同意后，行政部门负责办理印章刻制手续，选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制要求1.印章刻制单位必须具备公安机关核发的《特种行业许可证》，并在其经营范围内从事印章刻制业务。2.印章的材质、规格、字体等应符合国家法律法规及公司相关规定的要求。3.印章刻制完成后，刻制单位应提供印章印模，并在印模上加盖刻制单位公章。印章领取与备案1.行政部门负责领取刻制完成的印章，并进行核对。核对无误后，填写《印章领取登记表》，由领取人签字确认。2.行政部门将新刻制的印章信息录入公司印章管理系统，并向公安机关备案。备案完成后，将印章移交至指定的保管部门或保管人进行保管。印章的使用使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等的签署。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关业务的办理。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权范围内的相关业务的办理。5.部门章：用于部门内部的文件、通知、报告等的签署，以及与部门业务相关的其他事项。使用流程1.填写申请表：使用部门或个人需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交至行政部门，行政部门对用印事项进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.审批：公司分管领导根据用印事项的性质和重要程度进行审批，审批通过后方可用印。4.用印：用印人持审批通过的《印章使用申请表》到印章保管部门或保管人处用印。用印时，印章保管人员应认真核对用印文件内容与申请表填写内容是否一致，确认无误后在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印人、用印文件名称等信息。5.留存：用印完成后，用印人应将《印章使用申请表》及用印文件原件或复印件留存一份，以备查阅。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经公司书面授权，任何人不得擅自使用公司印章为他人提供担保、贷款、借款等。3.印章使用必须严格按照规定的程序和权限进行，不得越权使用。印章的保管保管部门及人员1.公司公章、合同专用章由行政部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管制度。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员不得将印章随意转借他人使用，不得擅自将印章带出公司办公区域。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。4.印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认。交接手续完成后，原印章保管人员不再承担印章保管责任。印章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、重组、注销等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等原因无法继续使用的。3.根据公司规定需要停用的其他情形。停用流程1.印章保管部门或保管人在发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门对申请进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.经公司分管领导审批同意后，行政部门负责通知相关部门和人员印章停用事宜，并收回停用的印章。销毁流程1.对于停用的印章，行政部门应组织相关人员进行鉴定，确认印章已无使用价值后，填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至公司分管领导审批。2.经公司分管领导审批同意后，行政部门选择具有合法资质的销毁单位进行印章销毁，并在销毁过程中进行现场监督。3.印章销毁完成后，销毁单位应出具《印章销毁证明》，行政部门将《印章销毁申请表》、《印章销毁证明》等相关资料存档保管。监督与检查监督部门公司行政部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。检查内容1.印章的刻制、使用、保管等是否符合本制度的规定。2.印章使用申请表、登记表等相关记录是否完整、准确。3.印章保管人员是否严格遵守印章保管制度。检查方式1.定期检查：行政部门定期对公司印章管理情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：行政部门不定期对公司印章管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，行政部门应及时责令改正，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对于因印章使用不当给公司造成经济损失或其