食品文件记录管理制度

食品文件记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司食品文件记录管理，确保文件记录的完整性、准确性、可追溯性，规范公司各项生产经营活动，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与食品生产、经营、管理相关的各类文件记录，包括但不限于质量管理文件、生产操作文件、采购销售文件、人员管理文件、设备设施文件等。（三）职责分工1.行政部门负责公司文件记录管理工作的统筹规划与指导。制定和修订文件记录管理制度，并监督制度的执行情况。负责文件记录的分类编号、归档存储及检索查询等工作。2.各部门负责本部门文件记录的编制、审核、批准、发放、使用、保管及归档等工作。配合行政部门做好文件记录的定期检查与清理工作。确保本部门文件记录的完整性、准确性和规范性。二、文件管理（一）文件分类1.质量文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量标准、检验规范等，用于指导和规范公司质量管理活动。2.生产文件：涵盖生产工艺流程、操作规程、生产计划、生产记录等，保障食品生产过程的顺利进行。3.采购文件：如采购计划、供应商评估报告、采购合同等，规范公司采购活动，确保原材料质量。4.销售文件：包含销售合同、订单、客户信息等，记录公司销售业务，维护客户关系。5.人员文件：涉及员工档案、培训记录、绩效考核文件等，用于人员管理与发展。6.设备文件：有设备操作规程、维护保养记录、设备档案等，保障设备正常运行。（二）文件编号1.公司文件采用统一的编号规则，以便于识别和管理。编号格式为：[部门代码][文件类别代码][年份][流水号]。2.部门代码由两位大写字母表示，如"QA"表示质量部门，"PR"表示采购部门等。3.文件类别代码根据文件分类设定，如"QM"表示质量文件，"OP"表示生产文件等。4.年份为文件编制年份的后两位数字。5.流水号为该类文件的顺序编号，从001开始递增。（三）文件编制与审批1.文件编制应依据相关法律法规、行业标准及公司实际情况，确保文件内容准确、完整、可操作。2.编制完成的文件需经部门负责人审核，确保文件符合部门工作要求和流程。3.重要文件（如质量手册、程序文件等）需经公司主管领导批准后发布实施。（四）文件发放1.行政部门根据文件审批结果，对文件进行编号、排版、印刷，并发放至相关部门。2.文件发放应进行登记，记录文件名称、编号、发放部门、发放日期、签收人等信息。3.对于受控文件，应在文件上加盖"受控"章，并注明分发号，确保文件的唯一性和可追溯性。（五）文件使用与保管1.各部门应指定专人负责文件的接收、保管和使用，确保文件的妥善存放，便于查阅。2.文件使用者应爱护文件，不得随意涂改、损坏或丢失。如因工作需要借阅文件，应办理借阅手续，并在规定期限内归还。3.文件保管人员应定期对文件进行整理和清查，确保文件的完整性和有效性。发现文件损坏或丢失时，应及时报告并采取相应措施。（六）文件修订与废止1.当文件所依据的法律法规、行业标准发生变化，或公司内部管理要求、业务流程发生调整时，应对相关文件进行修订。2.文件修订应按照文件编制与审批程序进行，确保修订后的文件符合最新要求。3.对于已废止的文件，应及时收回并加盖"废止"章，防止误用。废止文件应妥善保管，以备追溯查询。三、记录管理（一）记录分类1.生产记录：如生产批次记录、配料记录、包装记录等，记录食品生产过程中的各项数据和信息。2.检验记录：包括原材料检验记录、半成品检验记录、成品检验记录等，为产品质量提供依据。3.设备运行记录：记录设备的启动、运行、维护、维修等情况，确保设备正常运行。4.人员培训记录：记载员工参加培训的时间、内容、考核结果等，反映员工培训情况。5.客户反馈记录：收集客户对产品质量、服务等方面的意见和建议，以便改进工作。（二）记录填写1.记录应及时、准确、完整地填写，不得提前填写或事后补填。2.记录填写应使用黑色或蓝色中性笔，字迹清晰、工整，不得涂改。如确需修改，应在修改处划双横线，在其上方填写正确内容，并签名确认。3.记录中的数据应真实可靠，不得弄虚作假。（三）记录收集与整理1.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门产生的记录收集齐全，并进行初步整理。2.收集的记录应按照记录类别和时间顺序进行分类整理，确保记录的系统性和条理性。3.对于电子记录，应进行备份存储，并建立相应的索引和目录，便于查询。（四）记录保管与存储1.记录应妥善保管，防止损坏、丢失和泄露。记录保管期限应符合相关法律法规和公司规定要求。2.纸质记录应存放在专门的文件柜中，按类别和时间顺序排列整齐。电子记录应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行数据备份。3.记录存储环境应保持适宜的温度、湿度，防止记录因环境因素受损。（五）记录检索与查阅1.行政部门应建立记录检索查询系统，方便各部门及相关人员查阅记录。2.查阅记录时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、记录名称、编号等信息，经部门负责人批准后，到行政部门查阅。3.查阅人员应爱护记录，不得在记录上随意标记、涂改或抽取、损坏记录。查阅完毕后，应及时归还记录。（六）记录销毁1.记录保管期限届满后，由行政部门提出销毁申请，填写记录销毁申请表，注明记录名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.记录销毁申请表经公司主管领导批准后，由行政部门组织相关人员对记录进行销毁。3.记录销毁应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保记录信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等。四、文件记录的电子管理（一）电子文件管理系统建设1.公司应建立电子文件管理系统，实现文件记录的电子化存储、检索、审批、分发等功能。2.电子文件管理系统应具备权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的访问级别，确保文件记录的安全性和保密性。（二）电子文件的上传与维护1.各部门应按照规定的格式和要求，将纸质文件扫描或转换为电子文件，并上传至电子文件管理系统。2.电子文件管理系统应定期进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的完整性。同时，应对电子文件进行备份存储，防止数据丢失。（三）电子记录的生成与管理1.对于生产、检验等过程中产生的电子记录，应采用可靠的电子记录系统进行实时记录，并确保记录的真实性、准确性和完整性。2.电子记录系统应具备数据加密、防篡改等功能，防止电子记录被非法修改或删除。同时，应定期对电子记录进行备份，以便在需要时进行追溯查询。（四）电子文件记录的安全与保密1.公司应加强电子文件记录的安全管理，采取防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止电子文件记录受到病毒、黑客等攻击。2.严格控制电子文件记录的访问权限，未经授权人员不得访问、修改或删除电子文件记录。对于涉及公司机密的电子文件记录，应进行加密存储，并设置严格的访问权限。五、文件记录的审核与监督（一）文件记录审核1.行政部门应定期对公司文件记录进行审核，检查文件记录的编制、审批、发放、使用、保管等环节是否符合制度要求。2.各部门应每月对本部门文件记录进行自查，及时发现和纠正存在的问题。自查结果应形成报告，报行政部门备案。3.对于审核和自查中发现的不符合项，应及时分析原因，采取有效措施进行整改，并跟踪整改效果。（二）监督检查1.公司应建立文件记录监督检查机制，由行政部门会同相关部门定期对各部门文件记录管理情况进行监督检查。2.监督检查内容包括文件记录的完整性、准确性、规范性、保管情况以及电子文件管理系统的运行情况等。3.对于监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。六、培训与宣传（一）培训1.行政部门应定期组织公司员工进行文件记录管理培训，提高员工对文件记录管理重要性的认识和操作技能。2.培训内容包括文件记录管理制度、编制要求、填写规范、电子文件管理等方面的知识和技能。3.新员工入职时，应进行文件记录管理方面的入职培训，使其了解公司文件记录管理的基本要求