中学校存货管理制度

中学校存货管理制度一、总则1.目的为加强我校存货管理，规范存货采购、验收、保管、领用、盘点等行为，保障学校教学、科研及日常办公的顺利进行，提高存货使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于我校各部门、年级组、班级等涉及存货采购、使用及管理的所有单位和个人。3.定义存货是指学校在日常教学、科研及管理活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，包括各类教材、办公用品、实验器材、教学设备、图书资料、体育用品等。二、存货采购管理1.采购计划编制各部门根据教学、科研及日常工作需要，于每学期末提出下一学期的存货采购计划，详细列出所需存货的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等。采购计划应经部门负责人审核后报学校分管领导审批，审批通过后交至学校采购部门。2.采购流程采购部门根据批准的采购计划，选择合适的供应商进行询价、比价和议价，确定最终供应商及采购价格。采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括货物规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购合同签订后，采购部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.采购验收存货到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应根据采购合同及相关标准对存货的数量、规格、型号、质量等进行严格验收。对于验收合格的存货，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续；对于验收不合格的存货，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。三、存货验收入库管理1.入库流程存货验收合格后，仓库管理人员应根据验收单及时办理入库手续，填写入库单，详细记录存货的名称、规格、型号、数量、入库时间、存放位置等信息。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。2.仓库管理仓库应设置专门的存货存放区域，按照存货的类别、性质、用途等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。仓库管理人员应定期对存货进行盘点，确保存货账实相符。发现存货短缺、损坏、变质等情况时，应及时查明原因，并报告上级领导。仓库应保持整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保存货安全。四、存货领用管理1.领用申请各部门或个人因教学、科研及日常工作需要领用存货时，应填写领用申请表，注明领用存货的名称、规格、型号、数量、用途等，并经部门负责人签字审批。领用申请表应一式三联，一联领用部门留存，一联仓库留存，一联交财务部门记账。2.领用发放仓库管理人员根据审批后的领用申请表发放存货，并在领用申请表上签字确认。对于贵重物品或限量领用的存货，仓库管理人员应严格按照规定的审批程序进行发放，并做好领用记录。3.领用退回因各种原因领用的存货不再使用或有剩余时，领用部门或个人应及时办理退回手续，将存货交回仓库。仓库管理人员应根据退回的存货进行验收，如无质量问题，应办理入库手续，并在领用申请表上注明退回情况。五、存货盘点管理1.盘点计划学校应定期组织存货盘点，原则上每学期进行一次全面盘点，特殊情况下可根据需要进行不定期盘点。财务部门负责制定存货盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等，并报学校分管领导审批。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划对存货进行逐一清点，如实记录存货的实际数量、规格、型号、存放位置等信息。对于盘点过程中发现的账实不符情况，应及时查明原因，并填写盘点差异表，注明差异原因、差异数量、处理意见等。3.盘点报告盘点结束后，盘点人员应根据盘点结果编制盘点报告，详细说明存货的盘点情况、账实差异情况及处理建议等。盘点报告应经盘点负责人签字确认后报学校分管领导审核，审核通过后交财务部门进行账务处理。六、存货核算与处置管理1.存货核算财务部门应按照国家有关财务制度和会计准则的规定，对存货进行准确的核算，及时记录存货的采购、入库、领用、发出、盘点等业务。财务部门应定期与仓库核对存货账目，确保账账相符、账实相符。2.存货处置对于已损坏、变质、过期等无法使用的存货，或因其他原因需要处置的存货，各部门应填写存货处置申请表，注明处置存货的名称、规格、型号、数量、处置原因等，并经部门负责人签字审批。存货处置申请表应一式三联，一联处置部门留存，一联仓库留存，一联交财务部门记账。财务部门应根据审批后的存货处置申请表进行账务处理，并及时将处置情况通知仓库管理人员。存货处置应按照国家有关规定进行，可采用出售、报废、捐赠等方式。对于出售的存货，应按照市场价格进行定价，并及时收取款项；对于报废的存货，应按照规定进行报废处理，确保资产安全。七、监督与检查1.学校审计部门负责对存货管理情况进行定期或不定期的审计监督，检查存货采购、验收、保管、领用、盘点等环节是否符合本制度规定，发现问题及时提出整改意