公司章证照管理制度

公司章证照管理制度一、总则（一）目的为加强公司章证照的管理，规范章证照的使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的章证照管理。（三）定义1.公司章：包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。2.公司证照：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、资质证书、许可证等各类证件。二、章证照的刻制与备案（一）章证照的刻制1.需要刻制章证照时，由相关部门填写《章证照刻制申请表》，详细说明刻制原因、章证照名称、数量等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，提交至行政部门。2.行政部门统一负责联系具有资质的刻章单位进行章证照的刻制。刻制完成后，行政部门应及时将新刻制的章证照与原章证照进行交接，并做好登记工作。（二）章证照的备案1.新刻制的章证照，行政部门应按照相关法律法规的要求，及时到公安机关、工商行政管理部门等相关部门进行备案。2.备案完成后，行政部门应将备案证明文件复印件存档，并将原件交至档案室妥善保管。三、章证照的保管（一）保管原则1.公司章证照应指定专人负责保管，实行"专人专管、专柜存放"的原则。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保章证照的安全。（二）保管地点1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在公司保险柜中，并由专人负责保管保险柜钥匙。2.公司证照应存放在公司档案室的专用文件柜中，按照类别和编号进行分类存放。（三）保管人员职责1.负责章证照的日常保管工作，确保章证照存放安全、完整。2.严格按照本制度规定的使用流程办理章证照的使用手续，对不符合规定的使用要求有权拒绝。3.定期对章证照进行检查，如发现章证照有损坏、遗失等情况，应及时报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。4.做好章证照的使用记录和交接记录，确保章证照使用情况可追溯。四、章证照的使用（一）使用原则1.章证照的使用必须严格遵循审批制度，未经批准不得擅自使用。2.使用章证照应确保用途合法、合规，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用流程1.申请：使用部门填写《章证照使用申请表》，详细说明使用章证照的事由、使用对象、使用时间、使用地点等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：根据章证照的使用性质和金额大小，按照以下审批权限进行审批：一般性使用（如文件盖章、合同常规条款盖章等），由部门负责人审批后，报分管领导备案。重要事项使用（如重大合同盖章、对外提供担保等），由部门负责人审核后，经分管领导审批，报总经理批准。涉及财务事项的章证照使用（如财务报表盖章、支票盖章等），需经财务负责人审核后，按照上述审批权限进行审批。3.登记：审批通过后，保管人员在《章证照使用登记表》上进行登记，记录章证照的使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息，并要求使用人签字确认。4.用印：保管人员根据《章证照使用申请表》和《章证照使用登记表》，在指定位置用印，并确保章印清晰、端正。用印完成后，应及时将章证照归还原位。5.归档：使用完毕后，使用部门应将《章证照使用申请表》、《章证照使用登记表》等相关文件交至行政部门归档保存。（三）特殊情况使用1.如遇紧急情况需要使用章证照，且无法按照正常审批流程办理时，使用部门应通过电话、短信等方式向分管领导或总经理报告，并在事后及时补办审批手续。2.因工作需要携带章证照外出时，须经总经理批准，并填写《章证照外出携带申请表》，注明外出事由、携带时间、携带地点等信息。外出期间，章证照应由专人负责保管，不得转借他人使用。五、章证照的交接（一）交接原因1.保管人员因工作调动、离职等原因需要交接章证照时，应及时办理交接手续。2.因工作需要调整章证照保管人员时，应进行交接。（二）交接流程1.交接前，原保管人员应整理好章证照及相关文件资料，填写《章证照交接清单》，详细列出章证照的名称、数量、编号、使用记录等信息。2.交接时，原保管人员和新保管人员应在行政部门负责人或分管领导的监督下，对章证照及相关文件资料进行逐一核对，确保交接内容准确无误。核对无误后，双方在《章证照交接清单》上签字确认。3.交接完成后，行政部门应将《章证照交接清单》存档，并更新章证照保管人员信息。六、章证照的挂失与补办（一）挂失1.发现章证照遗失或被盗时，保管人员应立即向行政部门报告，并在第一时间采取措施防止章证照被非法使用。2.行政部门应及时向公司领导汇报，并根据情况决定是否向公安机关报案。同时，行政部门应通知相关部门和单位，声明章证照作废，避免造成损失。（二）补办1.需要补办章证照时，由行政部门按照本制度规定的刻制与备案流程办理。2.补办完成后，行政部门应将新章证照与原章证照的相关信息进行核对，并及时更新公司内部的章证照管理档案。七、章证照的销毁（一）销毁原因1.章证照因损坏、过期、作废等原因不再使用时，应及时进行销毁。2.公司因业务调整、注销等原因需要销毁章证照时，应按照规定进行处理。（二）销毁流程1.由行政部门填写《章证照销毁申请表》，详细说明销毁章证照的名称、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报总经理批准。2.批准后，行政部门指定专人负责章证照的销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存。3.销毁完成后，行政部门应填写《章证照销毁记录》，记录销毁时间、地点、销毁人员等信息，并由监督人员签字确认。《章证照销毁记录》应存档保存。八、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对章证照的管理情况进行定期检查和不定期抽查。（二）检查内容1.章证照的保管情况，包括保管地点、保管人员职责履行情况等。2.章证照的使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、使用记录是否完整等。3.章证照的交接情况，包括交接手续是否完备、交接记录是否准确等。（三）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时发出整改通知，要求相