记账公司合同管理制度

记账公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强本记账公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本记账公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类合同，包括但不限于记账服务合同、税务代理合同、财务咨询合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订应遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同的内容应公平合理，不得显失公平，双方的权利和义务应对等。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理部门及职责（一）业务部门1.负责合同的前期洽谈、起草、审核等工作。2.对合同的履行情况进行跟踪和监督，及时发现问题并提出解决方案。3.配合法务部门处理合同纠纷。（二）法务部门1.负责合同的合法性审查，对合同条款的法律风险进行评估。2.参与合同的谈判和签订，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，维护公司的合法权益。（三）财务部门1.负责审核合同中涉及的财务条款，确保合同的财务条款符合公司的财务制度和相关法律法规的规定。2.对合同的执行情况进行财务监督，及时发现和解决财务问题。3.负责合同款项的收付管理，确保款项的安全和及时到账。（四）行政部门1.负责合同的归档和保管工作，建立合同档案管理制度。2.对合同的印章使用进行管理，确保印章的安全和正确使用。3.协助业务部门和法务部门处理合同相关的行政事务。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门与客户进行前期洽谈，达成合作意向后，起草合同草案。2.合同草案提交法务部门进行合法性审查，法务部门提出修改意见和建议。3.业务部门根据法务部门的意见对合同草案进行修改，形成合同送审稿。4.合同送审稿提交财务部门进行财务审核，财务部门提出审核意见和建议。5.业务部门根据财务部门的意见对合同送审稿进行修改，形成合同正式稿。6.合同正式稿提交公司领导审批，公司领导审批通过后，由业务部门负责与客户签订合同。（二）合同签订注意事项1.合同签订前，业务部门应认真审查对方的主体资格、经营范围、资信状况等，确保对方具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。合同应包括双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任等条款。3.合同签订时，应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。授权代表签字的，应提供法定代表人的授权委托书。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给法务部门、财务部门和行政部门备案。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.业务部门负责对合同的履行情况进行跟踪和监督，及时了解合同的执行进度和存在的问题。2.业务部门应定期向客户发送合同履行情况报告，及时反馈合同履行过程中的信息。3.业务部门在合同履行过程中发现问题时，应及时与客户沟通协商，寻求解决方案。如无法协商解决，应及时报告公司领导，并会同法务部门采取相应的措施。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与客户协商，达成一致意见后，起草合同变更协议。2.合同变更协议应提交法务部门进行合法性审查，法务部门提出修改意见和建议。3.业务部门根据法务部门的意见对合同变更协议进行修改，形成合同变更协议送审稿。4.合同变更协议送审稿提交财务部门进行财务审核，财务部门提出审核意见和建议。5.业务部门根据财务部门的意见对合同变更协议送审稿进行修改，形成合同变更协议正式稿。6.合同变更协议正式稿提交公司领导审批，公司领导审批通过后，由业务部门负责与客户签订合同变更协议。（三）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与客户协商，达成一致意见后，起草合同解除协议。2.合同解除协议应提交法务部门进行合法性审查，法务部门提出修改意见和建议。3.业务部门根据法务部门的意见对合同解除协议进行修改，形成合同解除协议送审稿。4.合同解除协议送审稿提交财务部门进行财务审核，财务部门提出审核意见和建议。5.业务部门根据财务部门的意见对合同解除协议送审稿进行修改，形成合同解除协议正式稿。6.合同解除协议正式稿提交公司领导审批，公司领导审批通过后，由业务部门负责与客户签订合同解除协议。五、合同纠纷管理（一）纠纷处理原则1.预防为主原则：加强合同管理，规范合同签订和履行行为，预防合同纠纷的发生。2.及时处理原则：合同纠纷发生后，应及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大化。3.依法处理原则：合同纠纷的处理应遵守国家法律法规的规定，依法维护公司的合法权益。（二）纠纷处理流程1.业务部门在合同履行过程中发现纠纷时，应及时报告公司领导，并会同法务部门进行调查和分析，了解纠纷的原因和情况。2.法务部门根据调查和分析的结果，制定纠纷处理方案，并与对方进行协商沟通，寻求解决方案。3.如协商沟通无法解决纠纷，法务部门应及时向公司领导报告，并根据公司领导的指示，采取诉讼或仲裁等法律手段解决纠纷。4.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门，提供相关证据和资料，协助法务部门进行诉讼或仲裁等法律活动。（三）纠纷处理注意事项1.纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、发票、收据、会议纪要等，以便在诉讼或仲裁等法律活动中使用。2.纠纷处理过程中，应注意保护公司的商业秘密和客户信息，避免泄露给第三方。3.纠纷处理结束后，应及时总结经验教训，完善合同管理制度，避免类似纠纷的再次发生。六、合同档案管理（一）档案建立1.行政部门负责建立合同档案管理制度，对合同档案进行统一管理。2.业务部门在合同签订后，应及时将合同副本提交给行政部门，行政部门负责对合同进行编号、登记、归档。3.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、发票、收据、会议纪要等相关资料。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。2.合同档案应按照档案管理的相关规定进行分类、整理、装订，便于查阅和使用。3.合同档案的保管期限应根据合同的性质和重要程度确定，一般为[x]年。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交行政部门审核。2.行政部门审核通过后，为查阅人员提供合同档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、复印、转借合同档案。如需复印合同档案，应经行政部门同意，并在复印件上加盖"与原件核对无误"章。七、合同印章管理（一）印章使用原则1.严格审批原则：合同印章的使用应经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用。2.专人保管原则：合同印章应由专人保管，不得交由他人代管。3.登记备案原则：合同印章的使用应进行登记备案，记录印章使用的时间、用途、使用人等信息。（二）印章使用流程1.业务部门在签订合同前，应填写《合同印章使用申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交法务部门审核。2.法务部门审核通过后，提交公司领导审批。公司领导审批通过后，由行政部门负责用印。3.行政部门在用印前，应认真核对合同文本与《合同印章使用申请表》的内容是否一致，确保用印的准确性和合法性。4.用印后，行政部门应及时在《合同印章使用登记表》上登记备案，并将《合同印章使用申请表》存档。（三）印章保管1.合同印章应存放在安全可靠的地方，配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等。2.合同印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章损坏或丢失，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。3.合同印章保管人员应严格遵守印