行政管理手册6

第一章公司印章管理办法

为加强公司印章使用的合法性、严肃性和规范性，杜绝违法行为,

维护公司利益，根据国家法律、法规的有关规定并结合本公司实际情

况，特制定本办法。

本办法适用于重庆立晟地产经纪有限责任公司全体员工。

一、印章的种类及用途

公司印章主要包括：企业公章、法人私章、财务专用章、行政人

事部专用章。

（一）企业公章：主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有

关文件、授权委托书（需同时加盖法人私章）、重要商务函等；对内所

颁布的重要经营管理办法、人事任免文件；其它需以公司名义证明其

权威性的文件等。

（二）法人私章：主要用于授权委托书（需同时加盖企业公章）、

财务确认单等加盖公司法人私章的文件资料。

（三）行政人事部专用章：主要用于行政人事部及公司的一般收发

文件，如通知、通报、决议等。

（四）财务专用章：主要用于结算业务票据、凭证、财务、税务报

表的填报、财务决算等。

二、印章的保管

（一）公司印章的保管实行专人专管制。企业公章、企业法人私章

由公司指定专人保管，行政人事部专用章由行政人事部经理保管、财

务专用章由财务部专人保管。

（二）公司印章保管必须安全可靠，必须加锁保存，公司印章不准

私自委托他人代管。

（三）公司印章保管人因事或休假离岗3天以上时，须经总经理同

意后将印章上交至公司相关负责人处进行保管。

（四）公司印章移交须办理手续，填写《印章交接单》（附件1）,

注明移交人、接交人、监交人、移交时间、印章类别等信息。

四、印章的使用

（一）“企业公章”和“法人私章”的使用必须严格遵守用印程序:

1、用章申请人在行政人事部领取《用章申请审批表》（附件2）,

亲自填写后交由相关负责人审批、签字，《用章申请审批表》的填写应

遵循“一事一批”、“专章专用”的原则，同一事项不重复审批、用章,

不同事项独立审批、用章；

2、相关负责人对用章申请人上交的《用章申请审批表》进行严格

的审查、核实，无误后才能签字；

3、用章申请人在印章管理人处填写《印章使用登记表》（附件3）；

4、印章管理人对用章申请人的《用章申请审批表》、《印章使用登

记表》认真进行核实，无误后取印、用印；

5、印章的使用应在印章管理人的监督之下进行，用印之后，印章

管理人应检查印章的完整性并及时完善《印章使用登记表》。

“财务专用章”的使用仅限于财务部，使用前必须在印章管理人

员处的《印章使用登记表》上登记，印章管理人核实其内容后方可用

印。

（二）“行政人事部专用章”的使用仅限于行政人事部处理公司内

部事务，用印内容经行政人事部经理审核后，方可在《印章使用登记

表》上登记，并用印。行政人事部专用章不得外借及带出公司使用。

（三）印章的外出使用与授权

严禁印章管理人将公司印章带出公司使用。若因特殊工作需要，

确需将公司印章带出使用，需在《用章申请审批表》说明事由、授权

时间，经公司总经理或副总经理审批通过后，由印章管理人和使用人

一起带出使用。

五、印章的刻制、启用与废止

（一）公司印章的刻制与启用：

1、公司或部门若要新增其他印章，需填写、提交《印章制发申请

审批表》（附件4）,结合公司实际拟出印章模式，经总经理批准后，指

定专人凭登记管理部门核发的营业执照、等级证书或者所在地公安派

出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待

申请批准后，按照相关法律规定携带所需文件到国家公安管理部门指

定的印章公司刻制。

2、新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章在公安机关办

理印鉴备案后，使用部门填写《印章交接单》，到相关负责人处办理印

章领用手续，负责人留存印标样、登记备案。

3、公司印章的启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用

日期，发放单位和适用范围。

（二）印章的废止

1、有下列情况，公司印章需停用：机构撤销、更名或业务变动；

公司印章损坏、遗失或被窃。

2、公司印章遗失或被窃，必须在规定的媒体声明作废，如有必要,

函告相关单位或个人，并对相关责任人进行惩罚。

3、公司印章的废止，必须填写《印章废止申请审批表》（附件5）,

审批通过后，按照国家相关法律规定，由专人负责报印章备案机关登

记销毁；特殊需要留存的，应向相关部门申请并公告，经批准后予以

登记并封存。需要制发新印章的，按本办法规定的印章制发程序和要

求办理。

六、印章的日常管理

（-）印章的日常维护与清洁由印章的保管人进行；

（二）任何人未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的

介绍信、证明以及合同上盖章。

（三）使用手续签批不齐全的拒绝用章。

（四）合同、协议及意向书用印时必须留存一份原件备案；税务报

表、公司行政文件等用印时需留存一份复印件：为员工个人出具的有

关婚姻、收入、家庭情况、档案等信息的证明文件用印时可以不予备

案留存。

（五）印章保管人员应严格遵守本办法相关规定，必须保守因用印

所知悉的任何有关公司的以及与公司有关的经营、财务、技术、客户

档案等信息，不得泄漏；若发现违反本办法相关规定、未遵守印章管

理办法、因职务私自用印等行为时公司有权追究其法律责任。

（六）己盖章的文件若不能使用，必须交回印章管理员进行销毁。

第二章收发文管理办法

为规范公司文书处理工作，提高办文速度和发文质量，充分发挥

文件在各项工作中的指导作用，结合公司实际情况，特制定本办法。

收文指收进外部送达本企业的公务文书和资料，包括文件、电报、

信函、刊物、其他文字资料等。发文指以本企业的名义对外发出的，

需要加盖公司印章的文书和资料，包括通知、请示、公告、函告、说

明等。

文书处理工作必须严格遵循本办法的规定，确保文书处理准确规

范。

本办法自颁发之日起，必须严格执行。

一、收文处理

（一）文件的签收与登记

1、公司所有外来文件由行政秘书负责签收、登记。在签收和拆封

时，需注意检查封口的完整性，对开口和邮票撕毁的函件应查明原因。

2、收到外来文件后，行政秘书应在《收文登记簿》（附件6）上登

记，并在文件的前面贴附《收文处理笺》（附件7）,详细填写其中的“来

文单位”、“来文字号”、“文件主题”等内容。

3、由部门直接接收的文件，应及时在行政秘书处进行收文登记，

行政秘书应按照收文程序办理。

（二）文件呈送与办理

1、做好收文登记后，行政秘书应及时将原件编号存档，将复印件

及时送达行政人事部经理，由其提出阅示意见，呈送公司领导阅批。

若遇领导出差，应电话传达文件精神，按领导指示将文件送递其指定

的负责人阅办。

2、相关领导批示后，行政秘书应将批示后的文件进行处理。按照

批示精神，及时送达相关承办责任人，并督促追踪落实。需要内部传

阅的，及时将文件在相关部门及人员间流转并签字收回。

3、文件的承办部门或个人在收到文件后，应根据领导对收文的批

办意见，尽快办理、落实文件内容。办理完毕后，填写办理结果反馈

单，及时向批办领导报告办理结果，批办领导确认签字后交行政秘书

处存档。

4、属联合承办的文件，主办负责人应主动做好协调工作，协办人

则要积极配合，力戒互相推诿。

5、一般性质的函、信、单据等，可由行政秘书直接分转处理。

6、催办。行政秘书及行政人事部经理负责每周对已登记的、领导

已批示的、尚未收回的文件进行催促、督导、检查，以防积压或漏办,

保证领导批办文件在指定限期内落实。

二、发文处理

（一）发文的草拟及签发：

1、一般情况下，公司发文由承办人起草，并填写《发文稿笺》（附

表8）,经直接上级审核通过，并交相关领导复核、签发，由行政秘书

处进行格式的套用。行政秘书准确选择文种、填写发文标题、发文字

号、机密等级、主送单位等，进行打印。

2、以公司名义发出的公文由总经理签发；其他公司文书如需要用

印的报表、单据等，由副总经理签发。公文签发的原始依据由行政秘

书妥善存档。

3、代表委托单位起草并发给委托单位的文件，在发给委托方时，

应尽量让委托方在备份的文件上签字确认，并将此份文件交行政秘书

处进行存档。

4、公司发文实行以下文书规范格式：

文书题目及附标题用黑体二号加粗；文书内容用宋体或仿宋

_GB2312四号；行距为固定值行距（25磅）；页码标在页脚并居中。

（-）发文的复核与用印

1、套用好格式后按用印流程进行复核。复核的内容包括：

（1）行文方式是否妥当，行文关系、格式是否正确。

（2）必要时由法律顾问进行法律方面的审核。

（3）用印审核程序是否完善。

2、复核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的

问题，应退回原草拟部门负责修改，修改过大，要重新抄正。

3、公司文书的用印应按照《印章管理办法》来进行，行政秘书对

公文格式的规范性、准确性及发文份数负责。

（三）发文的登记与备份

公司文书在分发前，行政秘书应进行登记与备份。登记时应在《发

文登记薄》（附表9）上标明发文的时间、文书名称、份数、应送达的

单位等。文书的纸质、电子版都应备份并分类存档。

（四）发文的送达

1、文书的送达应遵循“印文即送”的原则，当天印出的文书应在

当天进行送达，不拖延，特殊情况除外。

2、公司发文的送达形式一般包括：亲自送达、挂号信、快递、报

纸公告、电邮等。

（1）亲自送达：发文的承办人或由上级指定的送达人，在将文件

送达到收文单位、个人处时，应要求其在相同的备份文件上签字确认

签收。若其拒收或拒签，则找第三方签字确认文件的送达。

（2）挂号信：当发文以挂号信的形式寄出时，应将邮局返回的收

据与备份的文件一起存档。

（3）快递：当发文以快递的形式寄出时，应在回执单上的“内件

品名”一栏里写明发文的名称、字号、主送单位、主题、机密等级等,

并将回执单与备份的文件一起存档。

（4）报纸公告：当登有公司公告的报纸发行后，应将印有公告的

报纸整张存档。

（5）电邮：当要将文件以电邮的形式发给主送单位时，应在发文

之前把邮件设置成发送后自动保存或自动回执的形式，同时抄送行政

秘书办公专用QQ信箱。

三、公司文书的归档与借阅

(-)归档

1、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

不能保存正本的，应保存正本完整复印件，需再次启用归档的文件复

印件时，需加盖新印才能生效。

2、归档内容：

(1)收文一一原件或复印件、收文处理笺、经批办人签字确认的

承办结果反馈报告、反馈表。

(2)发文一一原件、经主送单位签收的原件、凭据及附件。

3、归档方式：按收文、发文的字号进行归档，年度装订成册。

4、公司文书在日常的归档中应按收、发文时间顺序建立卷宗。

5、年终定卷时，分类立卷归档。

6、年终定卷时，以每个案卷为单位，将卷内文件按所排顺序用阿

拉伯数字编写页码，并填写案卷目录。标注页码的位置要统一，一般

标注在文件材料的右上角或左上角。每个案卷的封面目录应包括以下

事项：内含文件的性质、类别、成文的起止日期(卷内最早、最晚两

个文件的成文日期)、保管期限、文件件数、立卷部门等。

7、公司文书由行政秘书负责按照上述规范要求进行整理、归档，

各部门的文书则由部门主管助理负责按照上述办法进行整理。

(二)借阅

文书的借阅按照公司的《档案管理办法》执行。

四、附则

(-)全体员工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规

定，不失密。否则将追究法律责任。

(二)本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政秘书

处进行登记编号保管，不得个人保存，如因工作所需，需要借阅的可

复印或借用。

（三）工作调动或辞、离职时，必须把个人所负责的文件全部移交

清楚。没有保存价值的文件、资料，应及时进行有效的处理或销毁。

第四章会议管理办法

为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规

范化，特制定本办法。

本管理办法适用于公司召开的各种会议。

一、会议的组织

（-）公司会议可分为高层决策会议，每周、月主管例会，全体员

工会议，专题会议，部门工作会议，学习会议及半年、年度总结会等。

（-）高层决策会议由公司核心管理人员、专家顾问组等参加，会

议主要任务是确定公司的组织架构、发展战略、重要人事任免、重要

协议的签订及其他重大事项的决策等，会议由公司高层领导召集，根

据工作需要择时召开。

（三）主管例会为每周、月召开，参加人员为部门主管助理及以上

管理人员，会议主要内容是总结各部门一周、月的工作，制定下周、

月工作计划，提出并解决各部门日常工作中遇到的问题，会议时间为

每周六、月末，由副总经理组织、行政人事部主持召开。

（四）公司全体员工会议由副总经理组织、行政人事部主持召开，

公司全体人员参加，一般每月召开一次（特殊情况由总经理确定），会

议的主要任务是总结工作、布置任务等。

（五）专题会议分公司和部门组织。公司专题会议的主要任务是解

决业务项目、财务、经营等相关的业务问题，由总经理或副总经理组

织召开，相关部门人员参加；部门专题会议的主要任务是研究、讨论

实际工作中较为重大的或急需解决的业务问题等，由专题所属部门负

责人组织召开，部门员工参加。专题会议根据实际工作需要不定期召

开。

（六）部门会议由各部门负责人组织，每周六、月末召开，主要任

务是总结本部门一周、月的工作情况，制定下周、月的工作计划，协

调解决部门员工日常工作中遇到的问题。

（七）公司业务会议可分为上级现场办公会、报告会、业务洽谈会、

客户座谈会等。一律由公司行政人事部组织安排，相关部门进行协助。

二、会议的安排

（-）为避免会议过多或重复，公司一律将日常性的会议纳入例会

制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。

（二）凡涉及公司内部需要多部门负责人参加的、非例会制的会议,

需要使用投影仪等设备的，参见第二十九条第二项规定;无需使用投影

仪等设备的，由参会部门自行组织召开，各部门若要使用会议室，必

须在会后对会议室进行整理、清扫，关闭空调、照明设备等电源。会

议发起部门应告知与会人员会议主题及相关议题，并在会议前准备好

会中需要的各种电子、纸质资料，确保准备充分，提高会议质量和效

率。

（三）行政人事部每周六、月末召开周或月例会，统一以电子或纸

质的形式向各参会人员下发会议通知。

（四）对于已列入会议计划的会议，如需改期或安排其他会议时，

会议组织部门应提前一天报公司行政人事部，经公司相关领导同意后

方可改动，被改期会议由行政人事部另作安排。

（五）对于参加人员相同、内容接近、时间相似的几个会议，行政

人事部有权安排合并召开。

（六）公司各种会议的召开应坚持小会服从大会、部门服从公司的

原则。

（七）对需要在公司会议室召开的会议，行政人事部应在会议召开

之前布置好会场。

（八）重大会议、学习培训会应存留影响资料，由行政助理负责。

三、会议纪律

（-）开会前5分钟参会人员必须到达会场并在《会议签到簿》（附

件15）上签到，同时将手机调到振动或关机状态；凡迟到一次罚款10

元，由行政秘书做好记录，在当月工资计发时扣除。

（二）参会人员应在会前做好参会准备（需要在会议上发言的应

提前做好发言准备），会中做好记录。

（三）会议召开期间，严禁在会场内吸烟、随意走动、大声喧哗,

未经允许不得进行私自讨论。

（四）会中发言人讲话时其他参会人员不得随意打断，不得将与

会议内容无关的话题在会议上进行讨论°

（五）参会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向

行政人事部请假并说明原因（部门会议需向部门主管请假），得到许可

后方能不参加会议，否则一律按考勤旷工处理。

（六）会议中途参会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出

请假，得到同意后方可离开。未经许可提前离开者，按考勤早退处理。

（七）周、月例会主管及主管助理请假的问题。

四、会议的落实

（-）公司周、月例会，一般专题会议等由行政秘书负责整理会

议纪要，于会议结束次日下发各参会部门，并做好签收登记。其他会

议根据实际需要指定专人负责整理纪要。

（二）会议内容及会议形成的计划、方案、决议等，需要进行传

达的，参会人员应及时传达至部门相关工作人员，严格按会议精神推

进工作，行政人事部对落实情况进行督查。会议形成的计划、方案、

决议，需要时由行政人事部以正式文件的形式下发执行。

五、会议室及会议设备的管理

（一）公司会议室由行政秘书负责管理，会后对会议室进行整理、

清扫，关闭空调、照明设备等电源。

（二）会议室的卫生由行政人事部后勤保洁员进行维护，在每次

会议召开前、后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。

（三）会议设备的使用与管理。

1、公司会议设备由行政秘书统一管理，其他任何部门或人员未经

行政人事部经理同意，不得私自使用会议设备。

2、相关部门和人员在会议室召开会议时，若需使用投影仪等设备,

应由行政秘书统一安装、调试后供会议使用。开会部门应爱护室内各

项设备，不得随意挪动会议室的设施设备；如需调整位置，应在行政

秘书的指导下进行，否则造成的后果由使用者承担。

3、行政秘书发现会议设备因使用者操作不当即人为造成损坏的，

应及时向行政人事部经理报告，分析原因，明确责任，并要求使用者

进行赔偿。

（四）会议设备的保管与维护

1、行政秘书负责会议设备的保管，当行政秘书离职、调岗时，行

政人事部经理应及时指派其他员工接手其会议设备的保管工作。

2、行政秘书应定期开展检测工作，一般每月检查一次，发现问题

及时处理并做好记录，以确保会议设备正常运行。

3、行政秘书发现会议设备出现问题时应及时上报，严禁未经批准

私自修理、拆卸。

4、会议设备因老化、损耗及其他原因需要报废时，由行政秘书提

出申请，经专业人员检测后，报行政人事部经理、副总经理、总经理

审批，审批通过后方能办理报废手续。

第五章办公物资管理办法

为加强公司办公物资的管理，达到节约成本、提高效率、规范流

程、明确责任的目的，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办

公方式，特制定本办法。

本办法适应于公司全体员工。

一、办公物资管理职责

（-）行政人事部负责对办公物资的库存、结算、采购计划、采购

报审、购买及登记、领用、调配、转卖、折旧与报废进行管理。

（-）公司总经理负责对办公设施采购置和报废的审批。

（三）公司财务部积极配合行政人事部做好办公用品的月计划、管

理及领用、维护工作。

二、办公物资的分类

（-）办公物资按种类可分为办公设施、办公设备、低值易耗品、

管制用品、劳保用品；

（-）设备电脑、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、装

订机、投影机、数码照像机等；

（三）办公设施为白板、文件柜、饮水机、消毒柜、燃气灶、抽水

烟机、灭火器、垃圾筒、指示牌等；

（四）低值易耗品为电脑清洁用品、铅笔、白板笔、胶水、胶带、

钉书针、签字笔、圆珠笔、签字笔芯、修正液、荧光笔、笔记本、复

写纸、便利贴、标签、橡皮擦、档案袋、印泥、打印纸、传真纸等；

（五）管制用品为剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、

名片册、计算器等；

（六）劳保用品：日化清洁用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、

灯泡灯管、证书奖状、电源插座、电池等。

三、办公物资的申购、登记与领用

（一）行政秘书对每月的办公用品的库存、结算和按季采购计划进

行统计，行政人事部经理根据办公物资需求进行统计核查，并书面报

送采购计划。经财务部、副总经理、总经理审批。审批通过后，交行

政秘书会同财务择优采购；各部门若需采购临时急需的办公物资，应

填写《申购单》并注明急需采购的原因，经行政人事部经理审批报副

总经理、总经理同意后实施采购。

（二）所申购的物资到位后，由行政秘书和财务部根据送货单和采

购单进行验收。验收无误后将送货单和发票交财务部进行付款。对没

通过验收的办公物资，采取退回或调换的处理方式。

（三）行政秘书及时将到位的办公物资进行入库登记，更新《办公

物资入库登记台账》（附件17）。财务部及时完善办公物资明细账。

（四）行政秘书应针对验收合格的办公设备、设施及时填写《设备、

设施卡片》（附件18）,同时制作《身份编号标签》（附件19）粘贴于

办公设备、设施上。

（五）办公物资的编号原则：取其汉语拼音的前两个声母+排序号

（三位数）。例如：第23台电脑——DN023；第4台打印机——DY004。

（六）公司各员工、各部门需要领用办公物资时，应先填写《领用

单》（附件20）,经部门主管确认签字后交行政秘书，行政秘书核实后

分发办公物资给领料人，并在《办公物资个人领用登记表》（附件21）

上进行登记，登记完成后，将《领用单》交财务部进行财务入账。

（七）办公用品领用原则

1、消耗品的领用遵循适度的原则，按工作的情况来决定，不可领

用与本工作无关的用品。签字笔、圆珠笔、笔记本每季度领用一支/本,

笔芯每月领用一支，便利贴为每2个月领用一本，其他办公用品如标

签、曲别针、文件袋等视具体情况而定；

2、打印纸的使用以节约为原则，除正式文件、合同、对外资料，

其他打印文件尽量双面使用；

3、办公用品严禁带回家私用；

4、新进人员到职时有管理部门通知，向行政人事部领用办公物品;

人员离职时，必须向行政人事部办理办公物品归还手续，未经行政人

事部认可的，不得为其办理离职手续；

5、行政部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

四、设施、设备的使用及注意事项

（一）设施、设备在第一次启用时，就要粘贴《身份编号标签》，

落实使用人、责任人、检查人。

（二）公共区域的办公物资由行政秘书负责保管、维护，行政秘书

为日常管理员，各个部门的办公物资谁使用、谁负责、谁保管。

（三）公司内空调的启用必须是室内温度达到30C,此数据由行政

秘书负责每天公布在员工工作去向牌上。

（四）公司员工在每天下班的时候，应关闭自己所负责的办公设施

设备，切断其电源，保证安全。

（五）设施设备的使用者应严格按其操作规程来使用。日常维修、

保养（如清洗、使用监管）坚持“谁使用谁负责”的原则，以“预防

为主”，加强设备运行中的维护保养、检查监测，确保设备正常运转，

提高效率，降低维修成本。

（六）发生损坏时，使用者或保管人应在第一时间将情况向行政人

事部经理汇报，属于非人为损坏的、在保修范围内的由行政秘书联系

相关维修单位进行修复或按合同约定处理，维修费用计入使用部门当

期的费用成本进行核算。若属于操作者操作不当造成的人为损坏，由

损坏者负责进行维修，维修费用自行承担。

（七）特殊情况下，如公司放假、下班期间发生偷盗、火灾等事件

造成公司设施设备损坏的，由事件直接责任人承担相应赔偿责任，若

不能发现直接责任人，由公司值班人员承担一定的赔偿责任。若发生

公司内部员工故意偷盗、纵火等行为，予以开除并追究法律责任。

五、办公物资的调配、转卖、折旧与报废

（一）资移交行政人事部验收，行政人事部检查确认无误后，方可

办理离职手续，移交时发现存在恶意损坏的情况，行政人事部应提出

处理意见并确定赔偿责任。

（二）如因工作需要进行内部调配，由申请调配部门主管填写《办

公物资内部调配申请单》（附件22）,取得调出部门主管的同意，经行

政人事部审批后方可调配；行政秘书将《办公物资内部调配申请单》

妥善保管存底，及时更改相关信息。

（三）因公司不使用或其他原因经总经理同意转卖、租赁、借出的

物资，物资所属部门应填具《办公物资清理单》（附件23）一式两联，

第一联交行政人事部，第二联送财务部。

（四）公司办公设施设备采用直线法计提折旧，残值率为5%,电脑、

复印机、打印机、空调等最低折旧年限为3年，办公桌椅等最低折旧

年限为5年，车辆的最低折旧年限为8年。

（五）各部门的办公用品（主要是指购买成本在10元以上的办公

用品，如订书机、插线板等）出现损坏不能使用的情况时，需填写《报

废申请单》（附件24）,通过所在部门主管、行政人事部经理审批后，

才能进行报废。

（六）办公设施设备报废时需将《报废申请单》报行政人事部经理、

副总经理、总经理审批，审批通过后准予报废，《报废申请单》交行政

秘书处存档。行政秘书将报废的办公物资妥善保管，待日后统一进行

处理。

六、办公物资的日常管理

（一）行政人事部、财务部负责公司办公物资的日常管理。行政人

事部主要负责办公物资的采购、分发、库存管理、报废处理、合理使

用等监督事宜。财务部负责办公物资相关的财务处理，如：明细账、台

账、费用核算等。

（二）使用人的职责是：

1、保证所保管物资的安全、完整、正常运行，不得擅自拆卸、更

换配置；

2、在发生损毁、遗失或报废等情况时，应及时通知行政人事部，

并协助查明原因；

3、配合管理部门对办公物资的清查、盘点工作。

（三）公司各员工使用办公物资时应本着爱惜、节约的原则，不铺

张浪费，严禁将办公物资带出公司挪为私用。

（四）办公设施设备的盘点通常情况下采取定期盘点的方式，行政

人事部应至少每半年对所管辖的办公设施设备盘点一次;每年的12月,

财务部、行政人事部应联合对公司所有的办公设施设备进行一次全面

清查盘点。根据工作或特殊情况的需要可以对其进行不定期盘点。办

公用品的盘点由行政秘书负责，每季度进行一次。

（五）盘点后，行政人事部与财务部共同根据盘点表与明细账、卡

片逐项核对，对盘盈、盘亏、损毁、闲置的查明原因后撰写清查盘点

情况报告，提出处置意见，报副总经理、总经理审查。财务部根据审

批后的盘盈、盘亏表按照财务办法的规定进行账务处理。

第六章办公环境及行为管理办法

为了彻底做好办公室和公共区域的环境卫生，营造一个井然有序

的办公环境和氛围，真正体现企业文化特点，特制定本办法。

本办法适用于公司全体员工。

一、办公管理的分类

办公管理分为环境管理和行为管理两大类。环境管理包括办公整

理、整顿、清扫、清洁的管理；行为管理包括素养、安全、节约、学

习、服务、坚持的管理

二、办公区域环境管理

（-）环境管理方式采用由行政人事部统一管理，各部门员工按

照整理、整顿、清扫、清洁的管理要求来实施、执行。

（二）办公区域分为公共办公区域和个人办公区域。公共办公区

域包括公共过道、会议室、男女卫生间、阳台、生活区及公司大门口;

个人办公区域包括办公桌及个人办公设施设备摆放台。

（三）公共办公区域及总经理、副总经理办公室为保洁员责任区

域：个人办公区域为每位员工责任区域。

（四）每天上班前，保洁员应把公共办公区域打扫干净，保持工

作场所良好的卫生状况；工作中，保洁员应坚持流动服务，每两小时

巡查办公环境卫生状况，发现问题及时解决；下班后，每位员工应将

自己的个人办公区域整理干净、物品摆放整齐，再由保洁员对公共办

公区域进行清理。

（五）保洁员责任区域清洁标准，严格安排整理、整顿、清扫、

清洁的4s标准执行：即地面、墙壁要求干净无杂物、无水渍，垃圾筒

内垃圾及时倾倒；门框、玻璃：要求门框边沿无浮尘，玻璃要洁净明

亮无污渍；扫帚、抹布、毛巾、清洁用品、纸箱、废纸等物品要在合

理位置处摆放，不可放在明显的位置或随意、随处乱放；花盆或观赏

植物要及时浇水并清理黄叶、落叶、枯枝，营造良好的绿色工作环境;

办公区域公共设施设备的保洁工作；坚持开窗通风，经常保持空气新

鲜；卫生间所需物品随时补充（如：香皂、檀香等），确保地面无积水,

清洁刷上无积物；生活区域（参见《食堂就餐管理办法》）。

（六）员工责任区域的清洁标准，严格安排整理、整顿、清扫、

清洁的4s标准执行：即办公桌、计算机桌面、打印机桌面等整洁，物

品摆放有序，不可摆放私人物品（如：提包，私人相框照片、玩具等

与工作无关的物品），做到清洁美观；纸屑果皮和废弃物品等垃圾要丢

入垃圾筒内；办公室桌椅要摆放整齐，文件摆放整洁有序，重要文件

做到及时保存，不能随意放置在桌面上，避免造成机密的泄露；资料

柜内及储物架上书籍、资料、物品的摆放必须整齐有序，尽量按需分

类装入资料盒内；室内办公桌隔板或临近的墙面上不能张贴、悬挂各

种宣传画、涉及工作的相关提示和重要信息等，不得凌乱过多张贴便

利贴，应及时分类记录在工作笔记本或办公电脑中。

（七）行政人事部确保全力督促各部门办公设施设备摆放规范，

无灰尘、污迹，无损坏。行政人事部负责检查室内各种线路走向简洁、

整齐、安全，并用护钉固定，不可乱搭临时线路。

三、办公区域行为管理

行为管理分为思想行为、仪容行为、外交行为、安全行为等。

(-)思想行为的要求

1、严格遵守公司的作息时间及考勤管理办法；认真执行考勤管理

办法，未经批准，不得中止工作或脱离工作岗位；

2、要做到有计划、有步骤、迅速踏实地进行，遇有工作部署应立

即行动，不得借故推诿、拖延、积压；不扯闲话；

3、不随便离开自己的岗位。如因工作原因需要暂时离开自己的座

位时，要整理好自己的桌面，椅子与办公桌位置留出一身位，以示主

人未远离。如需长时间离开岗位时,可能会有电话或客人,事先应拜托

给上司或同事，椅子全部推入，并在员工工作去向牌上作好记录，以

示主人外出；

4、应做到精神饱满，注意力集中，无疲劳状、忧郁状和不满状；

5、在工作中，不得有吃、拿、卡、要、报等行为，确办廉洁奉公。

(二)工作行为的要求

1、下班时文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位；

2、下班前考虑好第二天的任务，并记录在项目日记上，养成良好

的工作习惯；

3、最后一位离开部门的员工关好各自部门门窗，检查部门电源是

否关闭；

4、不得做与本职工作无关的事项，如：上网聊天、听音乐、吃零

食、当众化妆、扎堆聊天、读与工作无关的书籍、打私人电话等；

5、外部来访客人应安排在相关接待区域，未经允许一律不得进入

办公区域，同时不允许在上班时间内会见私客；

6、不得睡觉、大声喧哗、争吵、扰乱办公区域的正常秩序；

7、需要加班时，事先要通知行政人事部。

（三）仪容行为的要求

1、上班时统一穿着公司发放的工作装，保持整洁、得体的形象，

确保自然、协调、美观，禁止穿背心、吊带装及短裤、超短裙等不适

应办公工作的服装进入公司办公区域及合作单位办公区域；

2、服装要整洁、完好、无污渍，纽扣齐全，不漏扣、错扣；

3、每位员工胸前应佩戴公司统一编号的员工胸卡；

4、鞋、袜保持干净、卫生，鞋面洁净，在工作场所不打赤脚、不穿

拖鞋；

5、头发梳理整齐，不染夸张色彩的头发，不戴夸张的饰品；

6、男职工修饰得当，头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领,嘴上不

留胡须；

7、女职工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符；

8、上班时间坐姿端正，上身自然挺直，两肩平衡放松，后背与椅

背保持一定间隙，不翘二郎腿，不抖动腿，不用手托腮，树立良好的

公司形象和个人形象；

9、避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。

实在难以控制时,应侧面回避；

10、站姿端正。抬头、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双

手交叠自然下垂；双脚并拢，脚跟相靠，脚尖微开。不能在他人面前

双手抱胸,尽量减少不必要的手势动作。

（四）语言行为的要求

1、与人交谈，态度亲切、诚恳、谦虚，语音清晰、语速适中、语

调平和、言简意赅，提倡讲普通话。

2、与人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。

3、不要随意打断别人的讲话，认真倾听，适时与对方交谈，确认

和领会对方谈话内容及目的。

4、工作中使用文明用语，严禁说脏话、忌语。

5、如遇来电，应在电话铃响后三声之内接听，主动报上公司名称,

并使用“您好”、“请”等文明用语;通话结束后，待对方放下电话方可

挂断电话。

（五）社交行为要求

1、接待来访客人热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答,

百问不厌。

2、来访客人要办理的事情无论是否对口，不能说“不知道”、“不

清楚”。要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联

系人、联系电话和地址。

3、访问他人要事先预约，依照预约时间提前5分钟到达见面地点,

如果因故不能按时到达，应提前用电话与对方联络，并致歉；在进行

自我介绍时，应说明公司名称、工作岗位和自己的姓名。

4、进入他人办公室前应敲门，得到允许后进入。

5、使用他人办公室的电话应征得同意方可使用，使用时，应简洁

明了。

6、递送名片时，应双手递送并将名片顺向方面对客人;接名片时,

也应双手迎接，接过名片后确认对方姓名，并妥善保存。

（六）安全行为要求

1、行政人事部行政秘书负责每月定期对消防器材及应急灯进行维

护保养并检查是否有效可靠。

2、下班时，员工应检查所有电器设备的电源是否断开，确保安全。

3、严禁携带危险品进入公司，以免给公司或他人造成危险伤害。

4、不得约带闲杂人等进入公司，如遇突发矛盾纠纷，有外来人员

在办公区域闹事，公司应立即启动以副总经理为主的安全小组，对其

进行劝导阻