2025房地产企业合同管理规范

2025房地产企业合同管理规范XX正文第一章总则第一条目的与依据为规范本企业（以下简称“公司”）的合同管理工作，防范合同风险，保障公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国公司法》等相关法律法规及公司章程的规定，结合公司实际情况，制定本规范。第二条管理原则公司合同管理遵循合法性、规范性、全面性、风险可控性的原则，确保所有合同的签订、履行、变更、解除等环节均符合法律法规要求，维护公司经济利益和社会信誉。第三条合同管理范围本规范适用于公司及其分支机构在房地产开发、销售、租赁、物业管理、建设工程、合作开发等经营活动中所签订的所有合同、协议及其他具有法律效力的文件。第四条箮理机构与职责公司设立合同管理小组，负责指导、协调和监督合同管理工作。合同管理小组由公司法定代表人或其授权的负责人担任组长，成员包括法务、财务、业务部门负责人等。公司法务部门是合同管理的归口部门，负责合同的合法性审查、档案管理、纠纷处理及对其他部门的指导和监督。业务部门是合同管理的第一责任人，负责合同的具体签订、履行及日常管理。第五条合同管理要求合同管理应当坚持事前防范、事中控制、事后监督相结合的原则，确保合同管理贯穿于公司经营的全过程。第二章合同签订管理第六条合同签订前的准备工作业务部门应当根据公司经营计划，明确合同需求，制定合同签订方案。合同签订前，应当对合同相对方的资质、信用、履约能力等进行尽职调查，并形成书面报告。第七条合同内容要求合同内容应当明确具体，涵盖双方的权利义务、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决等必备条款。重大合同（如土地使用权出让合同、建设工程施工合同、商品房买卖合同等）应当由业务部门、法务部门、财务部门共同参与negotiation，并报公司总经理审批。第八条合同签订流程业务部门填写《合同签订申请表》，并附相关资料，提交法务部门审核。法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，并提出修改意见。合同经审核通过后，由业务部门与合同相对方签订。签订完成后，业务部门应当将合同文本及相关资料及时归档。第九条签订地点与形式合同应当在公司总部或经公司批准的地点签订，特殊情况下需在外签订的，应当事先报公司批准。合同签订应当采取书面形式，特殊情况需采用其他形式的，应当事后补签书面合同。第十条必备条款当事人名称（或姓名）、住所、法定代表人（或负责人）及其联系方式；合同标的（包括数量、质量、规格等）；合同价款或报酬及其支付方式、时间；履行期限、地点和方式；双方的权利与义务；违约责任及违约金标准；争议解决方式；合同的生效条件和时间；其他约定事项。第三章合同履行管理第十一条合同履行准备合同签订后，业务部门应当制定详细的履行计划，明确责任人和时间安排。需要对方提供担保的，应当及时办理相关手续。第十二条合同履行中的义务公司应当严格按照合同约定履行义务，不得擅自变更或解除合同。如因不可抗力导致合同无法履行的，应当及时通知合同相对方，并协商解决。第十三条变更与解除合同需要变更或解除的，应当由双方协商一致，并签订书面补充协议。变更或解除合同应当经过法务部门审核，并报公司批准。第十四条履行记录业务部门应当建立合同履行台账，记录合同履行情况、支付凭证、验收单据等相关资料。履行过程中发现问题的，应当及时报告，并采取措施防止损失扩大。第十五条合同履行期限届满合同履行期限届满后，业务部门应当及时组织验收，并办理结算手续。对于长期履行的合同，应当定期进行检查和评估。第四章合同档案管理第十六条档案收集与整理合同签订后，业务部门应当将合同文本、相关文件一并归档，并建立电子版档案。归档资料应当包括：合同文本、补充协议、履行记录、验收报告、结算凭证、纠纷处理记录等。第十七条档案保存期限合同档案应当永久保存，除非另有法律规定或公司特别规定。电子档案应当采取加密措施，防止信息泄露或丢失。第十八条档案借阅与查阅公司内部查阅合同档案，应当填写《合同档案查阅申请表》，经法务部门批准后方可查阅。外部单位查阅合同档案，应当报公司总经理批准，并在法务部门监督下进行。第十九条档案移交与销毁合同档案到期后，应当由法务部门牵头组织销毁。销毁应当采取安全措施，确保档案内容不被泄露或利用。第二十条电子档案管理公司采用电子化合同管理系统的，应当确保系统安全、稳定运行。电子合同应当采取可靠的技术手段进行签名认证，确保其法律效力。第五章责任追究第二十一条责任主体因合同管理不善导致公司遭受损失的，相关责任人应当承担相应责任。责任追究包括但不限于经济赔偿、行政处分等。第二十二条责任追究方式责任追究由公司监事会或法务部门负责调查，并提出处理意见。责任人对处理决定有异议的，可以在接到通知之日起十五日内向公司总经理提出申诉。第二十三条责任豁免情形因不可抗力导致合同无法履行的，相关责任人可以免除责任。经公司批准的合同变更或解除，相关责任人可以免除责任。第六章附则第二十四条生效与修订本规范自发布之日起施行。本规范的修订权归公司法务部门所有，修订应当经公司总经理批准后生效。第二十五条解释权本规范