会议筹备及执行合同

会议筹备及执行合同编号：__________

本合同双方为：

甲方：_______（甲方名称）

地址：_______（甲方地址）

乙方：_______（乙方名称）

地址：_______（乙方地址）

鉴于甲方需就某项会议进行筹备及执行，乙方愿意提供相关服务，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的

本合同旨在明确甲乙双方在会议筹备及执行过程中的权利、义务和责任，确保会议的顺利进行。

二、合同背景

甲方计划于_______年_______月_______日举办_______会议，旨在_______（会议目的）。为确保会议质量，甲方委托乙方负责会议的筹备及执行工作。

三、合同期限

本合同自双方签字之日起生效，至会议结束之日止。

双方的责任和义务：

双方的责任和义务如下：

一、甲方责任和义务：

1.甲方应在本合同签订后_______日内，向乙方提供会议的详细筹备资料，包括但不限于会议主题、日程安排、参会人员名单、预算等。

2.甲方应保证提供的信息真实、准确、完整，并对所提供信息承担法律责任。

3.甲方应按照合同约定的时间节点，支付乙方服务费用，并确保支付方式的合法性。

4.甲方应配合乙方进行会议筹备工作，包括但不限于场地租赁、设备采购、人员安排等。

5.甲方应确保会议的顺利进行，包括但不限于提供必要的后勤保障、安全保障等。

6.甲方应在本合同约定的范围内，对乙方提供的服务进行监督和评价。

二、乙方责任和义务：

1.乙方应在本合同签订后_______日内，向甲方提交会议筹备及执行方案，包括但不限于具体执行步骤、人员安排、预算等。

2.乙方应按照甲方提供的资料和会议筹备及执行方案，认真负责地完成会议筹备及执行工作。

3.乙方应确保会议筹备及执行过程中的服务质量，符合甲方要求。

4.乙方应按照合同约定的时间节点，完成会议筹备及执行工作。

5.乙方应遵守国家法律法规，确保会议筹备及执行过程中的合法合规。

6.乙方应接受甲方对会议筹备及执行工作的监督和评价。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照合同约定提供优质服务，并有权对乙方的工作进行监督。

2.甲方有权要求乙方及时报告工作进展，并在必要时提供相关证明材料。

3.乙方有权要求甲方按照合同约定支付服务费用，并有权对甲方提供的信息进行核实。

4.乙方有权要求甲方在会议筹备及执行过程中提供必要的支持。

四、违约责任：

1.若甲方未按合同约定支付服务费用，应向乙方支付_______%的违约金。

2.若乙方未按合同约定完成会议筹备及执行工作，应向甲方支付_______%的违约金。

3.若任何一方违反合同约定，导致对方遭受损失的，应承担相应的赔偿责任。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本合同的总金额为人民币_______元整（大写：_______元整），该金额包括但不限于会议筹备、场地租赁、设备租赁、人员费用、宣传费用、餐饮费用等所有与会议筹备及执行相关的直接费用。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在合同签订后_______日内，向乙方支付合同总金额的_______%，即人民币_______元整作为预付款。

2.进度款：乙方在完成会议筹备及执行工作的每个阶段，应向甲方提交详细的费用报告和进度报告。甲方应在收到报告后的_______日内，根据实际完成进度和费用，向乙方支付相应的进度款。

3.结算款：会议结束后，乙方应在_______日内向甲方提交最终费用结算报告，包括实际发生的所有费用和已支付的款项。甲方应在收到报告后的_______日内，支付剩余的合同金额，即人民币_______元整作为结算款。

三、支付条件

1.甲方支付款项的前提是乙方已按照合同约定完成了相应的服务，且甲方对服务质量无异议。

2.甲方支付款项时，应提供合法的支付凭证，如银行转账单据等。

3.乙方在收到甲方支付的款项后，应提供相应的服务发票或收据。

四、额外费用

1.如在合同履行过程中发生超出合同约定范围的额外费用，双方应协商确定费用承担方式，并在最迟_______日内达成一致。

2.额外费用应在实际发生后的_______日内，由甲方按照实际发生金额支付给乙方。

五、滞纳金

1.若甲方未按时支付款项，应向乙方支付_______%的滞纳金。

2.若乙方未按时完成服务，导致甲方产生额外费用，乙方应承担相应的赔偿责任。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未按合同约定支付款项，除应支付滞纳金外，还应向乙方支付相当于滞纳金_______%的违约金。

2.若乙方未按合同约定完成会议筹备及执行工作，除应支付甲方相应违约金外，还应承担因违约给甲方造成的直接经济损失。

3.若任何一方违反合同约定，导致对方遭受损失的，应承担相应的赔偿责任，包括但不限于直接经济损失、信誉损失等。

4.违约方应立即采取措施纠正违约行为，并承担由此产生的所有费用。

二、争议解决

1.本合同履行过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向对方提出书面争议通知。

2.在收到书面争议通知后的_______日内，双方应指定代表进行协商，并尽力在_______日内达成和解。

3.若协商未果，任何一方均可向合同签订地的人民法院提起诉讼，或向双方共同选择的仲裁委员会申请仲裁。

4.诉讼或仲裁过程中，双方应继续履行合同义务，除非法院或仲裁机构另有裁定。

三、适用法律

本合同及其履行过程中发生的争议，均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

本合同的争议解决，双方同意提交至合同签订地的人民法院管辖。

五、不可抗力

1.因不可抗力导致合同无法履行或履行受阻时，受影响方应立即通知对方，并尽力减轻损失。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等，双方应提供相关证明文件。

3.不可抗力事件持续超过_______日，双方均有权解除合同，并互不承担违约责任。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字盖章之日起生效。本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至会议结束之日止。会议结束后，本合同自动终止。

三、变更和终止条款

1.合同的任何变更或补充，均应以书面形式进行，并经双方签字盖章后生效。

2.在合同有效期内，如遇以下情况，任何一方均有权终止合同：

a.一方严重违约，经另一方书面通知后_______日内未予纠正；

b.因不可抗力导致合同无法履行；

c.双方协商一致，决定终止合同。

3.合同终止后，双方应立即采取必要措施，处理合同终止后的遗留问题，包括但不限于费用结算、资料归还等。

四、通知

1.双方应通过书面形式相互通知任何地址变更、联系方式变更或其他与本合同相关的重要事项。

2.任何通知应以挂号信或快递方式发送，以收件人签收日期为送达日期。

五、合同解除

1.在合同有效期内，如遇以下情况，任何一方均有权解除合同：

a.一方严重违约，经另一方书面通知后_______日内未予纠正；

b.因不可抗力导致合同无法履行；

c.双方协商一致，决定解除合同。

2.合同解除后，双方应立即采取必要措施，处理合同解除后的遗留问题，包括但不限于费用结算、资料归还等。

六、其他

1.本合同未尽事宜，双方可另行协商补充。

2.本合同及其补充协议的附件均为合同不可分割的部分，具有同等法律效力。

3.本合同及其补充协议的解释权归甲乙双方共同所有。

甲方（盖章）：_________

乙方（盖章）：_________

签订日期：_______年_______月_______日

附件：

一、需求文档

1.会议筹备需求说明书

2.参会人员名单及信息

3.会议日程安排表

4.会议预算明细表

二、设计方案

1.会议场地布置图

2.会议设备配置清单

3.会议宣传物料设计图

三、技术规格

1.会议设备技术参数

2.网络设备技术参数

3.音响设备技术参数

四、各类证件复印件

1.甲方营业执照副本复印件

2.乙方营业执照副本复印件

3.甲方法定代表人身份证明复印件

4.乙方法定代表人身份证明复印件

5.会议场地