秘书资格考试习题资料

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第一编第一部分基础知识

第一章

考试题型示例

（一）单项选择题示例

公文是行政机关在行政管理过程中形成的文书，具有法定效力和

（A）

A.规范体式B.制发程序

C.印装规格D.指导作用

（二）多项选择题示例

发文字号的组成元素有（BCD）

A.主送机关B.机关代字

C.年份D.序号

（一）应用型选择题

明明眼镜有限公司销售部就产品销售问题，向明明眼镜有限公司呈

送了请示，附注是（B）

A.此件发到分公司B.联系人姓名，电话

C.销售部负责人签署同意意见D.可以不定附注

（二）请根据下文回答1-5题

青塔市总工会文件

青总工［2007］第5号

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青塔市总工会关于进行“抽查”工作的通知

红星区工会主席：

根据省总工会部署，市总工会拟于二OO七年一

月二十日起，就有关履行续签、新签集体合同情况，在

全市范围内进行抽查。请你区做好准备。

青塔市

总工会

2007年1月10日

1.发文字号应为（B）

A.青总工[2007]B清总工[2007]

C.青总工[2007]05号D不变

2.标题的写法是（AB）

A.关于进行抽查工作的通知

B青塔市总工会关于进行抽查工作的通知

C.关于进行“抽查”工作的通知

D不变

3.主送机关的写法是（B）

A.红星区工会XXX主席子B.红星区工会

C.红星区D.不变

4.正文“二七年一月二十日”应为（B）

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A二零零七年一月二十日B.2007年1月20日

C.二OO七年一月十日D不变

5.成文日期应为（C）

A.二零零七年一月十日B.二00七年一月十日

C.二OO七年一月十日D.不变

模拟试题

一•单选

1.下列表示经办用语的一组词语是（C）

A.收悉执行业经贯彻执行B.根据审定收悉原

则批准

C.兹经拟办审批参照执行D.转发施行鉴于研

究执行

2.答复上级机关的询问，应该使用（B

A.函B.报告C通知D.意见

3.标引主题词的目的是（B）

A反映文件的全部内容B.便于计算机检索和管理

C.供归档后备查之用D.使文件的结构完整

4.“会议决议”“会议同意”“会议通过了”等词语，一般出现在（D）

中

A.会议通知B会议记录C会议决议D会议纪要

二，多选

1.在应用文书中，说明的主要方法有（ABC）

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A定义说明B数字说明C分类说明D议论说明

2.公文中必须使用汉字数字的是（BCD）

A发文字号是的发文年份B部分结构层次序数C缩略语

D成文时期

3.下面符合公文印制规范的有（ABC）

A正文用3号仿宋体B用纸型为A4型C每面排22行D

每行排26字

4.下面文种属于行政公文的是（AC）

A通知决定报告会议纪要

B通知决定调查报告会议纪要

C通知意见决定会议纪要

D通知决定简报会议纪要

第二章

考试题型示例

单选

1下列软件中，不属于系统软件的是（B）

A.UNXIB.CCEDC.NETWARED.DOS

2.在windows操作系统中，选中软盘A盘中的某一个文件，按住鼠标

左键将其拖动到桌面上，则（A）

A原A盘中的文件被复制到桌面上，文件名与原A盘中的该文件名相

同

B原A盘中的文件被移动到桌面上，原A盘中的该文件被删除

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C会在桌面上复制一个文件，文件名称是在原文件名前加上“复件”

二字

3在excel中输入一个公式时必须以(C)开头

A加号B减号C等于号D分隔号

4.因特网中和每台计算机都会被分配一个由网络号和主机号组成的

地址，这个地址被称为(A)

A.IP地址B域名C主页D引擎

多选

1下列选项中，能够影响计算机运行速度的因素是(ABD)

A计算机主页B内存的大小C硬盘的容量D计算机的字

长

2.在Word编辑状态中，下列操作中(BC)可以选定一个自然段

A在某一字符处双击鼠标左键

B在某一字符处三击鼠标左键

C在页面左侧的选定栏中双击鼠标左键

D在页面左侧的选定栏中三击鼠标的左键

3.下列关于幻灯片背景的叙述，正确的是(BCD)

A一张幻灯片上可以使用多种背景

B更改背景时，用户可以将这项改变应用于所有的幻灯片

C用户可以使用一幅自己喜爱的图片作为背景

D同一个演示文稿中不同的幻灯片可以设置不同的背景

4.在浏览网页信息时下列操作中，能够保存页面中图像的是(BCD)

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A按CTRL+S键

B选中该图像后进行复制、粘贴操作

C用鼠标右键单击该图像，在快捷菜单中选择相应命令

D将该图像直接拖动到目标文件夹中

模拟训练

1.一般而言，衡量计算机硬盘的指标主要是（D）o

A主频与字长B主频与容量

C字长与转速D容量与转速

2.由于错误的文件操作，可能会造成硬盘上的文件存储混乱或丢失,

这时可以使用windows的（C）功能来检查并修复这些错误。

A清理磁盘B整理碎片C检查磁盘D磁盘备份

3.在Word编辑状态下，用鼠标在垂直滚动条中的滚动框上方或下

方白处单击时，可以一次向上或向下（B）o

A移动一行B滚动一屏C移动一页D移动多页

4在Excel冲输入邮政编码、电话号码等由数字组成的字符串时，为

将其当作数字处理，应在该数字前加上一个（C）。

A逗号B分号C单引号D空格

5.在powerpoint中，能够将演示文稿的所有幻灯片以缩略图形式

显示的视图称为（D）。

A普通视图B幻灯片放映视图C母版视图D幻

灯片浏览视图

6.为了实现以电话拨号方式连接叫Internet,除了要具备一条电话

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线和486以上的计算机外，另一个关键的硬件设备是(B)o

A网卡BMODEMC服务器D路由器

二多项选择题

1.下面关于硬盘的叙述，正确的是(BCD)

A0磁道是石更盘盘面最内侧的磁道，上面记录着最重要的系统信

息

B硬盘正在读写文件时不能关掉电源

C定期整理硬盘可以提高硬盘的读写速度

D对硬盘进行格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命

2.对于windows中“添加/删除程序”的操作，下列叙述中正确

(ACD)0

A只能删除专业WindOWS设计了卸载程序的应用软件

B能删除WlPdOWS中所有应用软件

C不能删除WJfldOWS中所有应用软件

D可以删除windows附件

3.在Word中，打印的页面范围可以是(ABCD)。

A全部页B当前页C选定的内容D用户自己指定

的页码范围

4.在Excel中，如果要在保留单元格原有内容的基础上，增加新的

文字，可以(AB)o

A直接双击单元格进行编辑B通过编辑栏进行编辑

C选定单元格后输入新的内容D单击“输入”按钮后再进

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行编辑

5.在幻灯片放映时，如果要进入下一张幻灯片，可以（ACD）。

A按“1”键B按键C按PageDown键D单

击鼠标

6.下列关于查询网络信息的叙述，正确的是（AD）。

A搜索引擎是一种测览和检索数据集的工具，是因特网上的一类站

点

B在检索关键字时，双引号用来限定该关键字必须出现在检索结果中

C输入同样的关键词，各搜索引擎检索的结果及排序大致相同

D查找信息可以按关键字查找，也可以按内容分类逐级捡索

第三章

考试题型示例

（-）单项选择题示例

1.沟通中常使用的提问形式有（C）。

A间接式、封闭式B封闭式、直接式C封闭式、开放式

D讨论式、征询式

2.网络沟通的主要形式有（D）。

A电子邮件、网络传真和新闻发布会B网络电话、网络传真和网

络新闻发布

C电子邮件、网络电话、传真文件D电子邮件、网络电话、网

络传真和网络新闻发布

3.非威胁的交流环境包括（D）。

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A座位安排、集体空间、光线要求B秩序安排、私人空间、光

线要求

C桌位安排、私人空间、音像要求D座位安排、私人空间、光

线要求

4.跨文化沟通中不同的民族习俗、不同的宗教和信仰。文化影响、

不同的价值观等会形成(B)o

A合作方式的不同要求B信仰与行为障碍

C语言交流的障碍D对目标评论的障碍

(~)多项选择题示例

1.下行沟通中容易出现的障碍是(ABD)。

A不善聆听B沟通各方心理活动的障碍C理解力D用语歧义

应用型选择题示例：

(请回答1-5题)客户给秘书小张打来电话，要求对已商定的下周

会议议程做调整，但理由是不合情理的。小张开始时认真接听并耐心

解释。随后有其他客户来访，小张边听电话边关照来访者。客户固执

己见，喋喋不休，小张按捺不住地对着电话大声说：“会议安排早已

通知所有客不可能再改变，你自己调整吧！

1.小张在开始时创造的有效倾听环境是(A)o

A平和情绪及正确态度B地点适宜C平等环境D消除外界

干扰

2.小张在接听的开始阶段符合有效沟通的(B)原则。

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A可依赖性B连贯性C明确性D一致性

3.谈话过程中存在的倾听障碍是(B)o

A过分依赖笔记B注意力分散C语言障碍D心

存偏见

4.小张拒绝对方要求时采取了(D)。

A礼貌地拒绝B过早下结论C语气坚决但形式礼貌D

生硬的语言

5.下列内容中属于有效倾听方法的是(A)。

A以开放的心灵倾听，就事论事B简洁提问

C只重形式而非内容D平等环境

模拟试题

(-)单项选择题

1.秘书要让自己的沟通成效事半功倍就应该(B)o

A了解每个人的行为习惯和工作风格B了解沟通对象的行

为习惯和工作风格

C向对方说明自己的行为习惯和工作风格D向上司说明自己的

行为习惯和工作风格2.“内部客户”的理念核心是(C)。

A对任何客户都热情服务(B)对客户的需求都要满足

C对待内部职工应与对待外部客户、最终顾客的态度一样

D进行后续工作的人都是最终客户

3.赵经理正在接待客人，秘书接到副经理的电话，通知赵经理叫紧急

事项，秘书应该(D)o

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A把赵经理叫出会客室告知B走到赵经理身边悄悄告知

C等客人走后马上告诉赵经理D写一张留言条立即交给

赵经。

4.〔请回答（1）-（3）题〕某公司经常以部门为单位搞一些娱乐

性活动，以增强凝聚力，对下一步目标统一认识。会议结束时，领导

总；询问：“请各部门想一想还有没有亟待解决的问题？”

（1）这种做法符合沟通的（C）原则。

A连贯性B明确性C一致性D可依赖性

（2）提问的形式是（B）的。

A封闭式B开放式C探索式D诚恳式

3.纵向沟通的主要形式是（A）。

A下行沟通B上行沟通C交叉沟通D选择性沟通

（二）多项选择题

1.在横向沟通中，消除沟通障碍的方法是（ABCD）。

A树立内部客户理念B耐心倾听而不是自顾自地叙述

C换位思考D选择有针对性的沟通方式

2.实现有效提问应当注意的要素是（ABCD）。

A提问的态度与时机B提问的内容与形式

C提问的语速D问题的形式

3.作为与会者，如自己的意见遭到了其他人的批评，应采取的回应

发言是（CD）o

A“我认为你的批评毫无道理，我以为……”B"我不明白你在

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说些什么”

C"也许你说的有一定的道理，不过我需要再考虑一下”

D“你的话对我很有启示，我会不断完善自己的意见”

4.跨文化沟通的障碍主要有(ABC)。

A语言沟通障碍B非语言沟通障碍C信仰与行为障碍D管

理体制的障碍

第四章

考试题型试例

一•单选

对讲话内容做一字不差的记录方法是(C)

A补充记录法B精详记录法C完全记录法D精要记录法

二.多选

在下面4个汉字中,可用中型速记符号表示的是(BCD)

A科B格C基D德

模拟试题

一•单选

1.汉字速记略写法中，“善”代表“善良”。这是(C)略写法

A单纯词B注释词C全成词D熟知词

2.“写得快”三音节词可略写为(B)

A写写d出B写写dC写bD写一

二.多选

1.拼音速记中，同一个速符可代表不标四声调的所有同音(AC)

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A汉字B词组C词语D语句

2.能节省时间，提高工作效率，是因为秘书使用速记(ABCD)

A起草文稿B搜集、储备信息C记录来访的意见、要求D

草拟发言提纲

第五章

考试题型示例

(-)单项选择题示例

1.企业的标识、建筑物属于企业文化中的(B)o

A行为层B物质层C制度层D精神层

2.活期存款的业务结算方式为复利方式，每年的结算期为(B)o

A7月1日B6月30日C12月30日D1

月1日

(二)多项选择题示例

下列选项中属于企业无形资产的是(BCD)o

A开办费B土地权

C商誉D商标权

模拟试题

(-)单项选择题

1.填制记账凭证的人员必须是(B)o

A业务主管B会计人C管理人员D财务主管

2.工资、薪金所得适用的税率形式是(D)。

A比例税率B定额税率C固定税率D超额累进税率

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3.下列选项中，属于税收制度核心要素的是（D）。

A纳税主体B征税对象C税目D税率

（二）多项选择题

1.下列选项中，反映货币执行支付手段职能的情况是（ABD）

A偿还债务B支付税金C购买商品D支付工资

2.非银行类金融机构包括（ABCD）

A租赁公司B财务公司C保险公司D证券公司

第六章

考试题型示例

（-）单项选择题示例

根据专利法的规定，自申请日起计算，发明专利的保护期限是（B）o

A10年B20年C30年D50年

（二）多项选择题示例

依照我国专利法的规定，授予发明专利权的条件是（BCD）0

A要式性B实用性C新颖性D创造性

模拟训练

（-）单项选择题

1.世界贸易组织总部所在地是（C）。

A内罗毕B纽约C日内瓦D马德里

2.根据我国公司法规定，公司的住所是（B）o

A公司的成立地B主要办事机构所在地

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C公司法定代表人所在地D大股东所在地

3.下列属于无效合同情形的是（C）

A重大误解工B显失公平

C损害社会公共利益D以乘人之危手段订立的合同

4.劳动法规定，试用期最长不得超过（D）。

A3个月B1年C90天D6个月

（二）多项选择题

1.清算组的职权包括（ABCD）等。

A编制资产负债表和财产清单B处理与清算有关的公司未了结业

务

C清缴所欠税款D代表公司参与民事诉讼活动

2.下列不属于要约的有（ABD）

A招标公告B产品价目表C悬赏广告D招股说明书

3.世界贸易组织的职能包括（ABCD）。

A促进世界贸易组织章程和多边贸易协定的实施、管理和运作，并推

动其各项宗旨的实现

B为多边贸易协定的实施、管理和运作提供组织保障

C为成员方提供谈判场所

D管理世贸组织的争端解决机制

4.下列情况下，用人单位不得解除劳动合同的是（BCD）O

A在试用期内的

B劳劝者患病或者负伤并在规定的医疗期内的

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C女职工在孕期、产期、哺乳期的

D劳动者患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能

力的

第二部分工作要求

第一章

考试题型示例

（-）单项选择题示例

小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为

上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于（D）。

A接近入口处、正对门B远离入口处、背对门

C接近入口处、背对门D远离入口处、正对门

（二）多项选择题示例

1.要保证会议在安静的环境中顺利进行就需要考虑以下哪些因素

（AD）O

A会议拥有隔音设施B谢绝访客参观

C关闭场内的手机、呼机D调整会场扩音器的音量

2.提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门事先要（AB）。

A进行会商B广泛征求意见

C由各部门分别提出意见D由牵头部门提出主要意见

（二）案例分析题示例

请看录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方

（共找出至少15处）八30分）

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时间：某日上午

地点：公司经理办公室

人物：宏远公司总经理助理高叶

宏远公司王总经理

美国朗格公司总经理杰克

生产部吴经理

公关部马经理

保卫处朱主任

电视台刘记者

保安员小郑

物品：会议室、电话等

情景一（某日，总经理办公室旁的高助理办公室）

（旁白）：宏远公司是一家从事化工产品生产和销售的大型集团公司。

现在正在和美国朗格公司洽谈一项几千万美元的合作项目。（桌上电

话铃响）高秘书（着休闲装，办公桌不整洁，文件归类不清楚）

拿起电话“喂！您好，这里是宏远公司。啊……王总啊……我是小

高……嗯……哈……没问题……您放心好了……再见。（高放下电话,

又给钟秘书打电话）高：（看了一下手表）钟秘书，

我是高助理，现在是9：30,请通知吴经理、马经理、朱主任在10：

00至口号会议室开个碰头会。

钟秘书；好的，我马上通知。

情景二（9：50高助理提前达到会议室，检查会议设备，发现多媒体

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有问题，用手机呼钟秘书：“钟秘书，1号会议室的多媒体有问题，

请你通知行二上部的有关技术人员马上过来检查一下J当技术人员

检查之时，与会人员陆续到齐。10：2。会议开始。）

高：今天会议的内容是这样的，我们集团公司和美国朗格公司正在谈

判的合作项目已经进入了关键阶段。这是我公司和美国朗格公司已有

的一些合作项目和合作情况（用多媒体演示公司与美国公司已有的一

些合作项目和情况），下周一，王总就要陪同朗格公司亚太地区总裁

杰克先生来我公司考察。王总委托我牵头与各位一起用一周的时间筹

备一个小型的展览会，这个展览会一定要能展现出我们集团的高新产

品方面的技术实力，突出集团特点，要让外商留下深刻的印象，还要

花费少，各位谈谈高见吧。

马：我有个建议，作为一个内部的展览会，我们没有必要在外面租用

场地，可是咱们公司又没有太大型的会场，所以我想，在厂区内找一

间通风，采光都不错的厂房，布置成展厅。这样既节约开支，又能让

外商考察体验到我公司实际的工作和管理气氛，效果一定好。怎么

样？

高：好的，大家看马经理的建议如何？吴经理。你觉得呢？

吴:不行!那正常的生产怎么办？工人不用干活了？这可不是儿戏啊!

（马表现出不屑，就要往起站。）

高：（用手按住马，）好！吴经理重视生产，体恤职工；马经理呢，开

源节流，出奇制胜，都是为了公司。但这次展览会牵涉到几千万美元

的合作投资项目，这里面凝聚了王总和我们公司上下员工的一片心

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血，要不因为咱们内部合作问题影响了谈判，大家可谁都担待不起啊!

（吴张张嘴，欲言又止……）

朱：那你说怎么办？

高：我觉得呀，马经理的意见还是比较有道理的，王总经理也有这个

意思，只是担心实施起来有一定的困难。这样做可使外商进一步了解

我们集团的情况。吴经理说的也是实际的困难。因此我们布展就必须

高效率，咱们的生产任务这么重，要说停产，也就是只能一两天，我

想不如让职工休息一两天，再挑几个精明能干的工人。协助朱文任搞

好保安和接待工作，一定要做好安全和保密工作。吴经理，马经理，

朱主任，你们觉得怎么样？

朱：保证做得漂漂亮亮的。老吴，你放心，你派来的人手，我一定不

会亏待他们。

高：那您二位还有什么意见？

马摇摇头，吴想了一会儿也摇摇头，在座的各位点头表示同意。

高：那就像往常一样，马经理负责场地的布置和宣传工作。吴经，请

您帮助一下马经理，提供一下相关的技术资料和产品的样品。朱主任

您负责接待外宾和保卫工作。大家还有什么意见吗？（众人纷纷说：

挺好，就这样吧

高：好，事情就这么定了，还请各位精诚合作，咱们赶紧开始准备。

三人起身告辞，高起身送客。

高：吴经理，稍等，能不能再麻烦您几分钟？吴：行。（关门坐

回沙发）

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高：吴经理，您别生气，年轻人性子急，特别是刚毕业的研究生，血

气方刚，您也别当回事。吴：小高啊，你是知道我的，我在这个

公司2。多年了，什么人没过，就没见过这么自以为是的人，他眼里

还有谁呀！

高：吴经理，您先喝水，马经理有时说话是比较冲，但话又说回一。

了，谁都年轻过，我刚来的时候，不也和他差不多吗？要不是您手把

手教我技术，教我做人，哪有我的今天呀。吴：不愧是经理助理

了，都会拐弯抹角地做我的工作了。

高：您是老同志，对我们年轻人还要多帮助，说得不到之处，您。

别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。

吴：嘿，我要不懂这点道理，四十多岁都白活了。好了，我也该上

车间去了。

高：您走好，多注意身体，别把自己累着。（吴经理乐呵呵地

出门，高送吴至电梯口）情景三

高边打电话边入场。

高：王总啊……路上还顺利……小钟接上您了……我们都布置好

了……两小时后直接到会场？好好……您放心好了（三负责人上）。

朱：高助理，您看这会场布置得多好。（高点头。大加夸赞。）

保安忽然跑上来。保安（慌张）朱经理，不知怎么搞的，厂房的墙角

里发现了一窝猫。

朱：怎么？……嘻，不就是几只猫吗，快把它们弄走。

高：（急）这是怎么搞的，谁负责的会务？吴：（指马）不是归他

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管吗？

马（反驳）噎！你讲不讲道理啊？会场是我布置的没错，可这车间是

管你借的呀！要怪，也只能怪你的车间平时卫生不好，连猫都随随便

跑进来了。

吴（大怒）：这个时候你还满嘴是理，等王总回来，咱们找他评评理。

高（把吴拉住）：别生气，大家都是为了工作。有事好好商量。

朱：（对保安），你们还不快把这些猫都给处理掉（保安转身要下场）

高：（叫住保安）等等。你们可以这样…•（声音淡出）

情景四

王总经理和杰克从车里走出，高上前迎接。

高：王总，您辛苦了。

王：小高，我已经看过了昨晚电视台关于我们公司收养那窝小猫的，

你很会应变，安排得很不错。

高：谢谢王总，这都是马经理、吴经理、朱主任他们的功劳。

王；（回头向杰克）我来介绍一下，这位是总经理助理高小姐，这位

们的贵宾美国朗格公司总经理杰克先生。

高：（握手）您好，欢迎您的光临。杰克：很高兴认识你，昨天晚上

我已经在电视里看到了记者对你的、你讲得很好，我也非常喜欢小猫,

我家里的猫妈妈和你们收养的那一只长得很像。

王：我们公司已经决定用这些小猫做我们公司产品的形象大使；来我

们的企业形象。

杰克：这太好了，我们有这么多的共同点，相信我们的合作一定能功。

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（众人掌声响起。）

高（站在客人的外侧，伸出右手，手心朝上）杰克先生，请随我这（众

人向展览会走去）。参考答案；本题为三级秘书试题。

1.着装不规范，不符台礼仪要求。（错误）

2.办公桌不整洁、干净，文件归类不清楚。（错误）

3.对下属下达口头会议通知时，时间、地点具体准确。（正确）

4.能提前达到会议室检查准备情况，并调试会议设备。（正确）

5.末能督促负责会议室管理的秘书提前做好会议前的设备检查工崖

成会议延时开始。（错误）

6.能够使用多媒体设备来辅助会议的发言内容。（正确）

7.能够提出一些开放式的问题，鼓励与会者积极参与，积极引导会

议的进程（正确）

8.积极消除会议交流的障碍，限制挑衅性的行为，鼓励和尊重不同

的意见。（正确）

9.适时总结会议的发言，引导与会者形成会议的决议。（正确）

10.能够明确具体地给团队成员下达工作任务，注意分工明确，责任

到人，并注意反馈。（正确）

11.注意做好横向的沟通协调，选择有针对性的沟通形式，如：与马

经理的谈话。（错误）

12.在沟通时，能够引导被协调者学会换位思考。（正确）

13.在沟通中，有“内部客户”的意识，关心尊重老同事。（正确）

14.注意送客礼仪，能够将客人送至电梯口。（正确）

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15.在部门之间发生了摩擦和冲突后，能够做好横向沟通，防止事态

扩大。（正确）

16.具有处理突发性事件的应对能力，懂得随机应变，具有公关：识

和环保意识。（正确）

17.握手礼仪规范。（正确）

18.引导客人的手式正确，符合礼仪的要求。（正确）

评分标准。1.本题满分30分。2.每答对1点给2分，

答对15点即得满分。3.如考生答案与参考答案有出人，只要

阐述台理，即可给分，但；多不超过4分。

（四）工作实务题示例

背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是总经理助理高叶要

你完成的任务。（15分）

备忘录

至：秘书钟苗

自：总经理助理高叶

主题：

我公司准备召开全国办公用品展销订货会，为了开好这

次会议，已决定与丽都大酒店签订展销订货会会场的协议。

因该协议的内系到会议能否成功举办,所以请你就该协议内

容应注意的事项提些建议,以便于我们在明天和公司有关人

员讨论协议文本时作为参考，谢谢。

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总经理助

理：高叶

2007年5月4日

参考答案：

与酒店签订协议应注意的细节:

1.确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。

餐桌座位安排、视听器材以及其他设备的图表都应将有关内容附

于签订的协议书之后。

2.确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员的到达和离去

日斯、费用起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。

3.确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如会议室及其布置，特

别欢迎会的音乐和酒，飞机场接机，特别的娱乐活动，工作人员

伙食，影放映员及其他额外人员）。

4.确定任何特殊设备安装或改装，是否要增加特别人员、服务或

设。明确开支怎样负担。

5.确定预订和开票手续，包括组织方为宾客承担财务责任的限

度。

6.列明应向参加者个人直接收取的费用。

7.指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期

限。

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8.协议还应规定酒店需及时通报重要变动信息的内容。

模拟试题

--单选

一般会议议程的编制应在（B）

A日程表编制之后B日程表编制之前

C会议筹备方案调整之前D会议筹备方案编制之前

二.多选

选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素（ABCD）

A交通便利B会场的大小应与会议规模相符

C良好的设备配置D场地租借的成本合理

考试题型示例

--单选

1.会议成本公式2AXBxT中的A为（D）。

A召天会议的时间B参加会议的人数

C会议的直接成本D每小时与会者平均工资的3倍

二.多选

会议应急方案的特点应做到（ABC）。

A留有余地B有的放矢C预防为主D及时应对

三.案例分析题示例

请看录像，找出录像中主持人主持内部协调会议和负责办公用品的采

购审核工作中正确或错误的地方（共找出至少10处）。

人物：

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高叶：总经理助理

王民：宏远公司总经理

谭平：总经理办公室文员

刘建：设备采购部经理

孙悦：设备采购员

陈宏财务总监

苏明行政总监

物品：

采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一间、来访记卡样

板、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅（公公设备和

家具采购方案协调会〕

情景一（公司会议室）

（高叶主持一个协调会，后面挂着会标，到会者有谭、文h孙、陈、

苏）。

高；今天我们来开一个协调会，两天前王总给我下达了一个任妄我公

司的接待区需要重新装饰，为了适应公司的发展需要，我们首一下接

待区所需采购的各种物品，在此基础上，写出采购方案，做购预算。

事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各部的意见，现在我

们将情况汇总一下。我先提醒大家几点，我们需要采购的物充分考虑

实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的能

力，以及售后服务等问题。谁先谈谈？

苏：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比较完善，现要增设

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欢迎来访者的信息板，一般的布告板，如果可能应建立来访启证的登

记系统，并要在合适的位置安装录像探头等监视系统，还有-展示架

和资料报刊架。

高：非常好，请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来，制定

整体的采购计划提供资料。

孙：我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较，要。比较

设备的性能、价格、付费方式。

高：还要考虑交货时间和有关售后服务问题。公司考虑将公司的采购

项目参与到由市政府采购中心主持的公开采购的活动中去。

苏：昨天我已经将准备提交采购中心的任务书上报给了总经理办公

室。

高：我看了，但是中间还有一些问题，比如你没有写清招标文（售的

具体时间和地点，询标的具体时间与地点。

苏：是吗，那可能是钟秘书他们疏忽了。我让他们重做一份尽快报总

经理办公室。

高：请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我。关于办

公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算，流动资金比较

紧张，因此，接待区的重新装饰和布局应该立求简洁，实用，有些一

时达不到的功能不必强求。

苏：我们既然重新装修一次还是应该力求功能齐全，跟上时代，要不

还有什么意义。

陈：我的意思是说，要简洁务实，像你们说的什么展式架、录像探头

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有必要吗？

苏：怎么没有必要呀，你去别家公司看看，哪家不是这样呀。

陈：反正花的不是你自己的钱，没人心疼。

高：大家都是为了把公司的事情做得更好，并不是为个人的利益，所

以简朴务实和与时俱进都是很必要的，什么一定要买，什么可以量力

而行过一段再买，等我们预算出来大家可以再协商讨论。下面大家议

一议财务预算的具体细节。（淡出）

情景二

（在公司的仓库旁，高正在带着采购人员对所购的设备和办公用品逐

一检查验货）

高：小孙，你那边检查的进货的型号、数量、规格都没有什么问题

孙：没问题，我逐一清点，而且开包抽查了几个箱子，质量还不错。

高：那好，你把这些发票、单据送到财务，把这个后续的货款支票

交给厂家。

情景三（高叶办公室，电话铃响）

高：喂，你好，我是高叶。陈总监吗？你说前两天采购的办公设备。

票有问题。哪出问题了？是货物的单价和原来的不一样，我审的时候

没太注意。那怎么办呀？好吧，我尽快让采购部跟供应商联系一下。

（重新拿起电话给钟秘书打电话）

高：钟秘书，请你帮我找出前几天设备购买的相关档案资料，特别

是将其中的订货单、交货单和发票的复印件尽快给我送过来。什么？

你没有将这些东西复印，我没告诉你？难道你不知道这些东西都是要

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必须复印存档的吗？连这么点基本常识都没有还做什么秘书？（扔下

电话淡出）

参考答案：

1.能够主持好协调会，启发和引导大家积极地发展意见。（正确）

2.在商讨重要会议议题前，能够提前通知有关部门根据会议议题泛

收集意见，做好会前的相关准备。（正确）

3.在会议组织中，能够引导会议；先提出一些建设性的意见，供大

家参考。（正确）

4.对于下属提供的有用信息注意及时的确认和形成书面文字。（正

确）

5.知道在办公用品的采购计划和预算中考虑交货的时间和售后服有

关的细节问题。（正确）6.能够检查出政府采购的招标文书中所

存在的问题（如没有写清招标文件的发售时间和地点、询标的时间和

地点）。（正确）

7.能够在开展参与政府采购项目之前，主动了解政府采购招、拄的

主要内容。（正确）

8.在与会人员发生矛盾冲突时，能够限制影响会议决议的行为，尽

量消除交流的障碍，以保证团队成员的交流，尽可能的有效和谐。（正

确）

9.在会议主持中以问题为导向，不断引导与会者形成讨论的结论（正

确）

10.在办公设备和用品进货时，能够带领下属认真核查数量，但未能

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认真地检查相关的票据错误。（错误）

11.没有事先提醒下属将设备采购的相关票据复印存档。（错误）

12.在下属工作出现漏洞和问题时，不能耐心地指导下属，态度较简

单粗暴。（错误）

模拟试题

一.单选

担任会议主持工作的秘书，要努力促成会议形成决议，就应（B）o

A多提封闭式的问题B限制具有威胁性和挑

衅性的行为

C及时打断固执己见的人员发言D多向他人提出积极有

益的批评和建议

二.多选

1.会议记录的要求包括（BCD）

A有言必录B速度要快C内容真实D资料性

强

2.对会议筹备方案进行全面审核，审核的内容应包括（ABCD）

A审核会议的议程和内容是否在法定权力或组织权力之内。

B审核主持人的条件是否与会议要求相符。

C审核是否已有专人负责对特殊情况作紧急处理。

D审核是否有专人负责会议决议整理与处理。

（三）案例分析题

请看录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方。（共

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找出至少15处）。场景：公司会议室、秘书办公室、经理办公

室

时间：某日上午

人物：宏远公司总经理办公室秘书：钟苗、初萌行政经理：苏明

总经理：王成

部门经理：高经理、崔经理

物品：几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单

（文件办理单）。办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签。

情景一（在公司会议室）

正准备召开总经理办公会，提前10分钟，秘书与初秘书捡查各座位

上的文件和茶水。

钟：（对初萌）今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹

措问题，你帮助检查一下，录音机和磁带准备好了没有。还有，我来

公司时间不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一伤

初：桌上不是有人名台签吗？

钟：（不悦）我坐在边上，有的人名不是看不见吗？让你帮点忙怎么

话这么多（气氛有点紧张）

钟：（缓和了口气）初秘书，你觉不觉得这屋子里有点凉？

初：是挺凉的，空调温度可能太低了

钟：（过去调空调温度）我说这么凉呢，温度在15度以下，以后设在

20度左右就行了（人们陆续进来入座，王总宣布会议开始，钟秘书

桌前有记录本和录音机、磁带）

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王总：下面我们开会，今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项

目的建设问题。（画面淡出钟秘书埋头记录）

情景二（钟秘书办公室）

钟秘书正在起草《情况简报》（电脑屏幕）：

宏远信息有限责任公司情况简报

第8期

2006年6月6日

宏远信息有限责任公司办公室

初：（推门进来）钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会下发的文件

都收回来了没有。

钟：（头也不抬）我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。

初：钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文件资料，让

我过来取一下

钟：会议文件的清退不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一

套

初：这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安

排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。

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第三季度领导主要工作安排

（2006年7月―9月）

1.王总：7月的前两周到上海参加客户洽谈会，8月的

第二周到香港参加一周的产品订货会。

2.刘副总：在8月的每个星期三要参加公司内部的销售

部门的工作会。

3.赵副总：每周的周一参加公司的办公会，9月第三

周要开一个全公司的分公司销售会议,9月的最后一周

安排休假。

情景三（苏经理办公室）

苏经理：（拿起电话）是钟秘书吗，请到我办公室来一下。

钟：（推门而进）苏经理，你找我？

苏：你这份第三季度会议计划表编制得有问题,看不出是哪位去开会,

第几周去开会，你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中，

既看不出是第几周，也不知道是谁去开，领导怎么根据这个计划

表安排时间呢？

第三季度会议时间表

（200年7月一9月）

七月份八月份九月份

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上海会议到香港参加一周的休假

每周的周一参加产品订货会。每周每周的周一参加公

公司的办公会的周一参加公司的司的办公会

办公会每个星期三

要参加公司内部的

多销售部门的工作

会

（苏经理指着表，会议时间表的大特写，钟秘书不好意思）

钟：我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编一下（转身欲走）

苏：你先等一下，上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在

还没有收齐？

钟：我收的晚了点，有几个经理不知道文件放在哪儿了，一时半会儿

找不到。

苏：文件清退必须要及时，否则很容易造成丢失，这些文件中涉及到

项目投标内容，一旦泄露会给公司带来严重的后果。

钟：（一脸不高兴）我明天一定收齐，要是没别的事，我回去马上编

制会议计划表。

苏：那就这样吧！

情景四（钟打电话）

钟：崔经理吗？你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，

我做了一份，现在传真给你，你们可以根据这个流程图建立你们相关

的文件处理的规定。

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交拟议定一撰写审定一用印登记发文

（流程表特写，拨打传真电话开始发传真，传真机卡纸，将原稿抽出

重发）

钟：（重新拿起电话）崔经理，传真件收到了吗？收到了，那再见。

（推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门

口）

钟：这是哪个部门的大箱子呀？赶快拿走，别挡在通道上，多碍事呀

（左右看看没有人回应，自言自语）这是谁干的好事，真缺德，放在

别人门口怎么不放自己门口呀？（将箱子往前使尽推，推离了自己的

门口，挡在了消防栓前）

参考答案：

1.能够提前10分钟到会议地点检查会议的准备情况。（正确）

2.能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（正确）

3.能够事先做好会议记录前的准备工作；准备好了记录本和录音

机、录音磁带（正确）

4.知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记

录。（正确）

5.在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。（正

确）

6.在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。

（错误）

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7.在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控

制在适度的范围内。（正确）

8.在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手

工记录和录音机记录。（正确）

9.情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。

（错误）

10.简报的印发日期应写在间隔线的右侧，编印单位应写在与印发

内左侧。（错误）

11.保密会议下发的文件应及时清退。（错误）

12.编制领导会议时间表时，应注明不同月份的周次。（错误）

13.注明参加会议的领导人名。（错误）

14.缺乏保密意识，在重要的会议文件出现丢失的情况下，不及时

加以追回也未及时汇报。（错误）

15.发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重

要环节（错误）

16.在传真文件时，不能正确地使用传真机，出现卡纸，违反操作

规定硬往外抽。（错误）

17.注意到办公环境的管理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。

（正确）

18.在移动箱子时，忘记了安全隐患的管理规定，将箱子挡在了消

防栓前造成了隐患。（错误）

考试题型示例

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单选

撰写会议总结应注意（B）

A新颖B及时C效率D前瞻性

二.多选

会议总结的目的是（ABCD）

A检查会议目标实现情况B检查小组分工执行情况

C对比分析自我总结与集体总结D奖惩相关人员

模拟试题

（-）单项选择题

1.收集会议文件资料的要求有(D)

A确定收集内容B确定收集人员C确定是否归档D确定

收集范围

2.清退会议文件资料时首先应（B）

A办理清退手续B确定清退文件资料的范围

C整理清退文件资料D填写“文件清退登记表”

3.会议决定事项的传达要求是（D）

A实用B审核C建立催办制度D及时到

位

（二）多项选择题

1.会议总结的要求是（ABC）

A有理有据B一分为二C探求办会规律D

建立规章制度

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2.需要收集的会议期间产生的文件有(BCD)

A通告B决定C议案D

会议记录

3.对会议主持人评估的要素包括(BCD)

A领导能力B业务水平C对会议进程的控制能力D

对会议时间的控制能力

(三)工作实务题

背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你

完成的任务。(15分)

便条

钟苗：

为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开

一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件

立卷归档的意义以备忘录的形式提供给我。

谢谢

行政经理苏明

2007年3月15日

参考答案

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备忘录

主业

发自：秘书钟苗

日期：2007年3月15日

主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归

档的意义

内容：

1.收集会议文件资料的要求

(1)确定会议文件资料的收集范围。

(2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会

人员离会之前全部收集齐全。

(3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的

不同方式方法

(4)与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严

格的登记手时采取措施补救毁损的文件资料。

(5)收集整理过程中要注意保密。

2.需收集的文件资料

(1)会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议

表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、

会务管理性文件。

(2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、

提案、会议记录、会议简报等。

(3)会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会

议新闻报导等。

3.会议文件的立卷归档

会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档

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第二章

考试题型示例

单选

接待规格可分为高规格接待、低规格接待和对待接待，最常用的接待

方式是（A）

A对等接待B低规格接待C正规接待D非正规接

待

二.多选

制定接待计划时，要了解来访者的基本情况，如所在单位的全称，姓

名、性别、身份、民族、宗教信仰与（ABCD）

A业务范围B来访的目的C发展态势D来访者人数

三.案例分析题示例

下面是一段情景模拟的内容，请根据具体内容分析秘书钟苗在工作

中行为的对错点（共找出至少10处）。

时间：上午10点

地点：宏远公司营销部办公室

人物：秘书钟苗，女某公司王经理经理兆良，男营

销部文员方小姐

物品：各类文件夹、电话机、笔、留言纸、样品介绍册、订货

单、信封、邮票、印泥盒和印章、灭火器、大纸箱

情景一

宏远公司营销部办公室（特写）

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钟苗正在打电话，她把电话夹在肩膀与脖子之间，用手在一堆文件

里翻：“王经理您好！非常感谢您在上个季度对我们销售工作的支持

和帮助，我们经理想跟您谈谈今后继续合作的事，您看什么时候方

便，咱们一起吃个饭吧？

王经理：“对不起，你是哪位？我听不出来。”

“啊？我是谁？我是宏远公司的钟苗呀。”此时一位女同事走进

来，站在钟苗的办

桌旁，钟看了她一眼毫无反应，继续打电话：“这个周五晚上您方便

吗？我们经理在迎宾楼请您。……那好，就这么说定了！周五晚上

见。”

钟苗放下电话后，对同事说：“有事吗，小方？”小方：“我想领

A4的打印纸。印着一半材料没纸了J

钟苗：“你等等。”转身走到柜子旁边打开柜门看：“呀，糟糕A4的

没有了。前天打印了好多订货单，用光了。”小方：“那怎么办？我

的材料要在下午的会上用，一人一份

钟苗：'别急，我有办法马上打电话：“喂！张民吗？我是宏远

公司的钟苗。你能马上给我们送两