公司档案管理制度实施细则范文

公司档案管理制度管理细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：1、行政部：（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；（2）与总部及其他单位往来发文；（3）行政管理方面，包括：1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。（二）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等5年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等3年档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：行政部：XZ人资部：RZ客服部：KF设计部：SJ市场部：SC工程部：GC财务部：CW法务与档案部：FD企划部：QH仓管部：CG工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下：201306.NHKC.3-1-2日期客户地址详细信息4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：编制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份财务报表）其中201406为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。归档方法及要求1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档流程（一）归档时间。各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、法务与档案部、市场部及设计、工程、客服部门中日常管理的材料），应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一移交档案部，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。档案移交。各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交档案部。档案经档案部主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库房，库房应坚固，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质，库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。（三）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅利用（一）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及档案主管人员签字审批后方可借阅。2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅。3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出档案室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、行政与人资总监及总经理签字审批后方可借阅。（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。（四）调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。七、档案鉴定、移交、销毁（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档案库内各档案的情况表。（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在行政与人力总监的统一领导和主持下，由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。八、档案保密（一）档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。九、公司员工奖惩及法律责任有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或50-1000元不等的处罚，严重者将追究法律责任：未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料的；未按规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的；未履行规定借阅程序擅自带走档案的；借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的；损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；对档案进行涂改、伪造的；对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料，造成工作延误或经济损失的；擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；对各部门档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序的；对各部门反馈的问题或建议未及时解决或处理，严重影响工作秩序的。对于各部门积极配合档案部工作的，由档案部门按月度或季度评选出最佳部门及人员，经层报执行总经理给予物质奖励，具体奖励办法参考公司相关规定。十、附则本实施细则经征求各部门意见，由公司总经理或执行总经理签署批准后立即执行。本实施细则解释权归公司董事会所有。卷内目录序号编号责任人文件名称日期页数备注业之峰档案封面档案号保密等级档案名称整理人所属部门归档时间保管期限备注卷内备考表本案卷情况说明：整理人：检查人：整理日期：档案调阅单日期：姓名部门职务调阅申请部门主管意见行政与人力总监意见总经理意见备注档案调阅登记日期姓名部门职务调阅原因调阅内容是否复制签字归还日期密级：编号：XXX文件归档制度编制：审核：会签：批准：1、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。术语和定义3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。职责4.1办公室档案管理员4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；4.1.2建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；4.1.3收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.1.4负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。4.2各职能部门负责人4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员；4.2.2生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。4.3常务副总经理负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。4.4总经理负责公司档案管理工作的决策和考核。内容5.1文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件5.1.1接收到文件时须填写《文件接收登记表》5.1.2发放的文件须填写《文件发放登记表》5.2公司文件、资料归档的范围和归档分类5.2.1行政类：公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。5.2.2经营业务类：公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。5.2.3人事类：劳动人事档案、劳动工资档案、社保缴纳明细、奖惩情况等。5.2.4政府类：政府下发至公司的各类文件（分类依据：以政府职能部门划分）。5.2.5财务类：在、各种财务票证、票据，财务审计档案、会计档案、统计资料等。5.2.6音像类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。5.3公司文件归档的编制及编号：公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合：统一归类、轻重有别、一案一号、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。5.3.1编号：公司所有应归档的文件、资料，一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号。如：公司办公室文件编号FNB（分部、内部、办公室），燃气公司人事部文件SWR（公司、外部、人事部）5.3.2分类：代码1--行政类、2--经营业务类、3--人事类、4--政府类、5--财务类、6--音像类。5.3.3日期：按照文件入档时间先后，以年月日加十进行归编。5.3.4密级：文档分为C--一般级、B--重要级、A--机密级“C”一般级文档包含：公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和方针、各类通知、任命、年度总结和领导讲话、一般会议资料等。“B”重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、人事薪资档案资料、劳动合同、技术资料、财务资料等。“A”机密级文档包含：内控的公司经营发展大纲计划、战略性合作协议及其合同。5.3.5完整编号：文件来源、文件范围、部门+类别+年月日+归档序号+密级程度。如:2013年5月6日公司办公室公开发布的第一号通知，编号：FNB120130506(C）5.4档案资料的日常管理5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。5.5档案借阅5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。机密级：机密档案需经总经理批准。重要级：重要级档案需经副总经理批准。一般级：一般级档案借阅由部门经理批准，借阅其他部门的档案除本部门经理审核外，还需其他部门经理审核。5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。5.6档案资料的归档时间5.6.1即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：公司规定的密级文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料；公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；其他认为需要即时归档的资料。5.6.2定期归档部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室。部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室。5.6.3电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。每周备份个人电脑文件，每年归档一次。5.7归档保存期限文件保存期限依下列规定办理：永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。5.8档案交接员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。5.8.1档案移交公司的流程经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；档案管理员按公司档案保管要求整理建档。5.8.2档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5.9档案销毁5.9.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门主管、副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。5.9.2执行销毁任务时，必须由部门主管和档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和副总、总经理的批准手续文件，一并存档并永久保存。5.10档案保管5.10.1已归档的公司文件，由档案管理人员统一编号，根据文档的重要性和相关性做好归档保存。5.10.2已归档的公司文件、资料，由档案管理人员填写《文档管理登记表》，并按指定的专柜分类进行存放和保管，并注意防霉、防火、防丢失。5.10.3档案管理人员做好文档的归档、发放、借阅、销毁等记录。6奖励与处罚6.1公司定期对档案管理工作进行检查，各级档案管理人员认真落实档案管理制度，工作表现优异的，每月绩效考评予以通报表扬并给予绩效加2-5分；部门档案管理工作成绩突出的，公司年终给予部门负责人表彰及现金奖励。6.2各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，总裁办给予责任人通报批评一次，扣绩效2分。6.3经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，公司给予责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人绩效2分/次；连续两月检查不达标的，处罚加倍。6.4部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人各绩效3分并要求整改；整改不合格的，经办人和部门负责人当月绩效按照减半。6.5档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急、严重程度，给予经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚绩效1-5分；涉及公司利益损失的，保留追究责任人相关法律责任的权利。7附则7.1本办法由公司办公室制定并负责解释。7.2本制度未提及部分或不够完善的条款将在实践中不断完善，以前凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准，本公司涉及文档管理工作人员必须严格遵照执行。7.3本制度自签发人签字日起生效执行。8、附件支持性文件无相关记录《各部门档案归档范围及名录》《文件档案移交目录》《档案借阅审批单》《档案分类编号表》《文件（合同）管理记录目录》《档案移交清单表》《归档案卷目录》《档案催还单》《归档文件目录》《档案月度报表》附表一：各部门档案归档范围及名录部门名称归档范围及名录人力资源部应聘人员档案、离职人员档案、在职员工档案薪资档案：历月各公司工资表；社保档案：历月员工社保扣款情况考勤档案：历月各分公司考勤情况员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料劳动合同档案反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘财务部财务凭证、财务帐薄、税务报表进项发票、收据审计报告（年检报告）往来组回单运营部司机协议书车辆检查记录表回单交接签收表总裁办质量管理体系相关文件资料公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；与其他单位来往的文书及权益文书等公司领导的批示、指示对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料酒水、茶叶等礼品用印申请表重要的会议材料行政部固定资产笔记本电脑领用、归还登记表台帐管理公司执照及实物档案各种实物档案如：奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等信息部总部电脑故障维护登记表档案、保修卡、说明书本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像解决方案部客户合同复印件招投标资料合同外包价采购部与司机签订的运输类合同原件客服部货物、仓库保险合同供应链战略管理中心本公司发布的各类广告、宣传材料公司项目建设全程档案其他其他具有利用和保存价值的文件资料单》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。执行销毁任务时，必须由行政中心总监和档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档并永久保存。档案管理细则档案资料的归档范围详见以下附表一《各部门档案归档范围及名录》。档案资料的归档要求归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。所有文件均应附底稿。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。档案资料的归档主体技术部负责公司服务器、系统数据的备份和归档，总裁办指导公司其他部门的电子文档及数据、电子声像的归档管理。各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的收集、管理和归档。供应链管理中心负责公司对外宣传、重大活动声像档案的制作和相关档案的收集、归档。承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文件的收集归档；负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。其他档案归档和保管主体参见《各部门档案归档范围和保管期限表》。档案资料的归档时间即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：公司规定的密级文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料；公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；其他认为需要即时归档的资料。定期归档部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，总裁办核实后刻录成光盘等载体脱机保管。每周备份公司OA系统和服务器的数据，每半年归档一次。每周备份个人电脑文件，每年归档一次。归档保存期限文件保存期限依下列规定办理：永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。档案交接部门内档案交接员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。档案移交公司的流程经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；档案管理员按公司档案保管要求整理建档。档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。档案保管建档立卷档案分类档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。案件编号档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类及编号的增补、修订等由人事行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。案卷编号新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。建立“归档案卷目录”（附件五）存于案卷盒内，便于查阅。档案整理归档文件，应依目次号顺序以件为单位，采用“包角法”整理，以便翻阅。档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。文件整理的原则中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文件则以左方装订为原则；右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。档卷清理档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分销毁的日期。安全措施科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁。严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经批准不得进入档案室。严格执行《保密管理制度》所要求的保密措施，保证档案信息的安全。档案利用档案开发公司档案管理员负责根据档案建档保管要求，汇总编制并每月更新公司档案目录，同时在公司部门负责人及以上人员内共享该目录。部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每月更新和汇总到公司档案管理员处，同时在部门内部共享该目录。调用审批各部门经办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件七）经部门负责人核准、行政中心批准后向档案员调阅。档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案，将档案交与调卷人员。在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经总裁办负责人批准。档案归还时，经档案员核对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上予以核销。如发现遗失或损坏时，应立即报告公司领导。调卷/借阅管理“调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。有关合同档案按合同管理办法执行，原则上不予调阅已归档合同。调卷人员不得擅自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必要调整、变更部分内容时，须阐明原因，经总经理批准后，由档案员负责处理。调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应在前一调卷人归还后，再调阅。如