软件正版资产管理制度

软件正版资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司软件正版化管理，规范软件资产的采购、使用、维护及处置等行为，保护公司的合法权益，促进公司信息化建设的健康发展，根据国家相关法律法规及政策要求，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，以及公司所有员工。（三）基本原则1.合法性原则：公司软件资产的管理必须遵守国家法律法规及相关政策，确保软件使用的合法性。2.合规性原则：严格按照公司规定的流程和标准进行软件资产的采购、使用、维护及处置，确保各项操作合规。3.经济性原则：在满足公司业务需求的前提下，合理控制软件采购成本，提高软件资产的使用效益。4.安全性原则：加强软件资产的安全管理，保障软件的正常运行，防止软件资产被盗用、滥用或泄露。二、软件正版化管理职责（一）管理部门职责1.公司信息化管理部门负责制定和完善公司软件正版化管理制度，并监督执行。负责软件资产的统一采购、登记、入账、分发及调配等工作。定期组织开展软件资产清查工作，确保软件资产账实相符。对软件资产的使用情况进行监督检查，及时发现和处理违规行为。2.公司财务部门负责软件资产采购费用的审核、报销及账务处理。配合信息化管理部门进行软件资产清查工作，确保财务账目准确反映软件资产状况。3.公司审计部门负责对公司软件正版化管理情况进行审计监督，检查制度执行情况及软件资产的真实性、合法性和效益性。对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）使用部门职责1.负责本部门软件资产的日常使用和管理，确保软件的正确安装、使用和维护。2.配合信息化管理部门做好软件资产的清查、盘点等工作，及时反馈软件使用过程中出现的问题。3.不得擅自复制、传播、转让、出借或使用未经授权的软件，不得将软件用于非公司业务目的。（三）员工个人职责1.严格遵守公司软件正版化管理制度，不得私自安装、使用未经授权的软件。2.妥善保管个人使用的软件资产，不得擅自将软件提供给他人使用或带出公司。3.发现软件资产被盗用、滥用或泄露等情况，应及时向公司相关部门报告。三、软件采购管理（一）采购计划1.各部门根据业务需求，提前制定软件采购计划，明确软件名称、版本、功能要求、采购数量及预计采购时间等信息。2.采购计划经部门负责人审核后，报信息化管理部门汇总。信息化管理部门根据公司整体软件资产状况及预算安排，对采购计划进行综合平衡和审核，报公司领导审批。（二）采购流程1.信息化管理部门根据批准的采购计划，组织开展采购工作。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，具体采购方式根据软件的性质、采购金额及相关规定确定。2.在采购过程中，应与软件供应商签订详细的采购合同，明确软件的名称、版本、数量、价格、授权范围、售后服务等条款。合同签订前，需经公司法律合规部门审核。3.采购软件到货后，信息化管理部门负责组织验收。验收内容包括软件的功能、性能、数量、质量及相关文档等是否符合合同要求。验收合格后，办理入库手续，并将软件资产信息录入公司软件资产管理系统。（三）采购预算1.软件采购预算纳入公司年度预算管理体系，由公司财务部门根据公司业务发展规划及软件采购计划进行编制。2.采购预算应严格按照公司预算管理制度执行，确保预算的合理性和准确性。在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程办理相关手续。四、软件使用管理（一）安装与授权1.信息化管理部门负责按照软件使用需求，统一为员工安装经授权的软件。未经授权，员工不得擅自安装软件。2.对于购买的商业软件，应确保获得合法的软件授权许可，并按照授权范围使用软件。授权许可文件应妥善保管，以备查验。3.员工离职或岗位变动时，所在部门应及时通知信息化管理部门，信息化管理部门负责收回其使用的软件授权，并办理相关软件资产交接手续。（二）使用规范1.员工应按照软件的使用说明和操作规程正确使用软件，不得擅自修改软件的配置和参数。2.禁止将公司购买的软件用于非公司业务目的，如私自安装在个人电脑或提供给外部单位使用等。3.对于共享软件或免费软件，应在合法合规的前提下使用，并注意遵守相关软件的使用条款和限制。（三）安全管理1.加强软件资产的安全防护，安装必要的杀毒软件、防火墙等安全软件，并及时更新病毒库和系统补丁。2.定期对软件资产进行备份，防止数据丢失。备份数据应妥善保管，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.严格控制软件的访问权限，根据员工的工作职责和岗位需求，合理分配软件的使用权限，防止软件资产被盗用、滥用或泄露。五、软件维护管理（一）维护计划1.信息化管理部门应根据软件的使用情况和生命周期，制定软件维护计划，明确维护内容、维护周期及维护责任人等。2.软件维护计划应包括软件的升级、更新、故障排除、性能优化等方面的内容，确保软件的正常运行和功能的持续提升。（二）维护实施1.按照软件维护计划，信息化管理部门负责组织实施软件的维护工作。对于软件供应商提供的升级、更新服务，应及时进行安装和测试，确保软件的兼容性和稳定性。2.在软件维护过程中，如发现软件存在故障或问题，应及时进行排查和修复。对于重大故障或问题，应及时报告公司领导，并采取应急措施，确保业务不受影响。3.定期对软件维护工作进行总结和评估，分析维护效果，总结经验教训，不断改进软件维护工作流程和方法。（三）技术支持1.信息化管理部门应建立软件技术支持体系，为员工提供软件使用方面的技术咨询和支持服务。2.设立专门的技术支持热线或邮箱，及时解答员工在软件使用过程中遇到的问题。对于员工反馈的软件问题，应及时进行处理和回复，确保问题得到妥善解决。六、软件处置管理（一）处置审批1.软件资产因使用年限到期、技术淘汰、业务不再需要等原因需要进行处置时，使用部门应填写《软件资产处置申请表》，详细说明软件资产的名称、版本、购置时间、处置原因等信息，并提交信息化管理部门审核。2.信息化管理部门对《软件资产处置申请表》进行审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可进行软件资产的处置工作。（二）处置方式1.对于已不再使用且无保留价值的软件资产，可采取报废处理方式。报废软件资产应按照公司固定资产报废流程进行处置，确保资产处置的合规性。2.对于仍有一定使用价值的软件资产，可通过捐赠、转让等方式进行处置。捐赠软件资产应确保受赠方具备合法使用软件的资质和条件，并办理相关捐赠手续；转让软件资产应按照公司资产转让相关规定进行操作，确保转让价格合理、程序合规。（三）处置记录1.软件资产处置过程中，应详细记录处置时间、处置方式、处置价格（如有）、接收单位（如有）等信息，并将相关记录存档。2.处置记录应作为公司软件资产管理档案的重要组成部分，以备审计、查询等需要。七、监督与检查（一）内部监督1.公司信息化管理部门定期对各部门软件正版化管理情况进行检查，检查内容包括软件采购、使用、维护及处置等环节的合规性，软件资产账实相符情况等。2.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.积极配合国家相关部门及软件产业协会等组织开展的软件正版化检查工作，如实提供公司软件资产情况及相关资料。2.关注软件行业动态和法律法规变化，及时调整公司软件正版化管理制度和管理措施，确保公司软件正版化管理工作符合外部监管要求。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自采购、安装、使用软件。2.将公司购买的软件用于非公司业务目的。3.擅自复制、传播、转让、出借公司软件资产。4.故意损坏或丢失公司软件资产。5.其他违反公司软件正版化管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为的员工，给予警告处分，并责令其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的员工，除给予相应的纪律处分外，还将根据公司规定进行经济处罚，处罚金额根据违规行为的性质和造成的损失确定。3.因员工违规行为给公司造成经济损失的，公司将依法追究其赔偿责