凯洛格-用图表说话

使用本手册的凯洛格员工以及客户必须确保本手册没有被复制、散发或采取任何方式为第三方所用。在使用过程中请不要涂写标注。品牌课程T用图表沟通CommunicateWithCharts2025/5/91ClicktoeditMastersubtitlestyle第31页，八步法课程内容

A.导论30min

B.目标篇－图表沟通的直接目标：客户听懂你的心

60min

C.创作篇－创作你的图表表达

120min

D.表达篇－如何使用图表表达120minE.提高篇：如何将PPT变成一种沟通工具甚至“武器”60minF.解答篇：如何面对我们的现在（PPT现场练习、点评）60min本文件仅供凯洛格之客户使用。该文件必须经在本公司的口头说明和细节解释下才可视为完整的报告。如无凯洛格之同意该文件不应给任何第三方传阅。未经凯洛格公司允许，不得拷贝及传播公司报告、文件.A.导论从一条WSJ的新闻说起角色讨论：如果你是沃尔玛的采购经理角色讨论：如果你是交通警察角色讨论：如果你是卡车司机角色讨论：如果你是基金经理同样的信息对于不同的人会产生不同的认知角色讨论：如果你是供货商案例演示一：一个中层经理的图表汇报一个小练习月球葡萄小熊球鞋软件技术B.目标篇－图表沟通的直接目标：客户听懂你的心客户经常被我们的“专业PPT”表达方式搞得“天旋地转”"Seeingisbelieving"他们希望我按照他们这种方式来操作？太复杂！太细节太多内容太多术语他们还用这种古老的技术做商业展示吗我们应该通过有力的商务图表表达将听众的心拉回到会议室商务表达之前的必备功课：仔细分析你的听众判断听众中间的关键人物（keyplayers）定义盟友（allies）,怀疑论者（skeptics）和反对派（

adversaries）想尽办法提高你的听众听到你的信息的可能在你和听众之间建造一种和谐友善的氛围根据听众的需求audienceneeds来控制你的具体演讲范围仔细想想演讲中可能出现的障碍物（

roadblocks

）Case：在矿业公司的投资保险行业分析汇报，我们一起来分析为什么会失败？某印刷公司的HR方案沟通听众分析的关键四步法谁是我们的听众?他们的驱动动机是什么?他们已经知道什么?我们的演示对他们会有什么影响?IIIIIIIV“四步听众分析法”帮助我们选择下列图表表达方式信息、数据的类型信息、数据的数量适当的指引充足的论据听众分析的关键四步法:StepI谁是我们的听众?他们的驱动动机是什么?他们已经知道什么?我们的演示对他们会有什么影响?IIIIIIIV听众分析测试表（一）：基础测试还有其他的听众基本背景会对你的陈述产生什么样子的影响如教育背景、培训经历、商业经验等等?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________听众的文化背景会对你的演讲内容产生什么样的反应?那么你的反应会是如何呢?

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________female_____male听众的性别分布是什么?_____25-35yrs_____36-50yrs_____51+yrs听众的年龄分布是什么？_____多少人将参加你的演讲?听众分析测试表（二）角色测试姓名______________________________________________________不是直接的决策者但是对决策人有很大的影响力影响者______________________________________________________对决策结果有重要的影响第二决策人定义__________________对你的演讲效果认定有绝对的权威和影响力关键决策人类型听众分析的关键四步法:StepII谁是我们的听众?他们的驱动动机是什么?他们已经知道什么?我们的演示对他们会有什么影响?IIIIIIIV_________________________________________________________________________________如果不采取行动的后果是什么?_________________________________________________________________________________从听众的角度来看，如果这次（听完你的陈述）就采取决策的好处是什么?ASAP2-3月4-12月1年或更多演讲内容的紧急性?没有争议:基本上都可以接受有争议性:估计会引起争论或者反对你的主要观点或者结论有多大的争议性?了解情况讨论形成决定执行决定听众来听这次商务陈述的期望和目的是什么?听众分析测试（三）：他们为什么听我们讲？认真分析“decisionmaker”的类型效果驱动情感驱动权力驱动以建立一种可持续的、稳定的感情关系为目的以一种可以衡量的个人工作成就为驱动以一种可以影响甚至控制其他人的目标为驱动不同的“decisionmaker”的对策效果驱动型情感驱动型权力驱动型___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________听众分析的关键四步法:StepIII谁是我们的听众?他们的驱动动机是什么?他们已经知道什么?我们的演示对他们会有什么影响?IIIIIIIV在我们做商业演示之前，客户已经知道了什么？数据和大量事实仅仅你的专业意见就够了综合性的他们需要多少新的信息?不了解熟练专家他们对你将要用到的陈述框架或者分析工具有多少了解?不了解有点了解非常了解作为一个整体，他们中的多少人对你将要讲到的商业（或者技术）背景有一定的了解?1一部分大多数多少人在陈述前没有了解基本的背景情况?听众分析的关键四步法:Step

IV谁是我们的听众?他们的驱动动机是什么?他们已经知道什么?我们的演示对他们会有什么影响?IIIIIIIV听众对你这个演讲者怎么看？来自于你的专业或个人经验的什么因素、事件或案例能够帮助你与你的听众建立联系？总体上，你获益对你有负面影响没有影响你的年龄、性别、教育、文化背景以及口音是怎样影响你的可信性？作为专家作为合格的多面手作为关键决策者的指导顾问作为一个外来者/鼓动者在你做陈述之前，听众对你的定位是什么?_________________________________________________________________________________我们和听众的关系基础是什么样的？同意 ____%不同意 ____%没有主张 ____%对于你所陈述的观点，你的客户持什么态度？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________什么样的潜在冲突或者听众焦虑可能影响你的讲演？混合型平稳的牢不可破的我们与客户的关系是否可靠？短期的、项目导向的客户长期的、可持续的客户客户与我们的历史关系是什么样的？同盟者参会的客户和我们是一种什么样的关系？潜在信任敌对四步法之后的必用“绝招”

KKKKCCCC会议室的坐位分布要准备好会议中的“解毒丸”（Troubleshooting）提出一个清单：(1)讨论的问题;(2)形成的决议;(3)突出的问题;(4)下几步,提出总结与下步计划再次强调及时行动的好处－对他们来说演讲里有哪些东西对他们有益？对于你演讲的内容，会议过程中更多的时间集中在空谈而非行动上呈现问题的两面性及早的处理异议与所关心的问题有一个有影响力的盟友公开支持你的观点如果你预料到演讲的内容会有遭遇很大的抵触强调“对他们来说演讲里有哪些东西对他们有益？”使用事例使得讲演生动有趣听众可能对你所表达的内容漠不关心如果那么一定注意商业语言千万别说粗话增加视觉因素所占的比列以一个更慢的节奏讲话要留有暂停的空白，给你的听众一个记录你演讲内容的机会。如果听众对你的运用语言的灵活性上做了限制特别要避免首字母缩略词和术语。如果建立的关系是长期的，可以考虑教给他们学习我们关键的术语尽量避免你的专业术语学习他们的语言使用他们的语言，但是要避免故作精通如果你对你的听众的语言系统不是很熟悉(行业、专业术语…)情形举措下一步：准备好我们的“武器”C.创作篇－创作你的图表表达(结构！结构！结构！）

－清晰的故事线（storyline）设计

－有效的图表（slides）设计

－有力的总结(summary)和“下一步”(nextstep)案例分享：你在富士通的最佳/最差PPT汇报经历是什么？C.创作篇－创作你的图表表达(结构！结构！结构！）

－清晰的故事线（storyline）设计

－有效的图表（slides）设计

－有力的总结(summary)和“下一步”(nextstep)应用故事线8步生成法给客户一个清晰可知、措施可行的“强主线”解答导向”的逻辑设计(1)(2)设定清楚的议程和演示目标(3)迅速、简洁涵盖基本信息(4)建立数张结论性“关键幻灯片”(5)设计精练的概念和严格的数据支撑(7)以清晰的总结和下一步行动为结尾(6)应用各种角度帮助听众接受(8)以“祖母测验”的方式来验证步骤1：解答导向的逻辑设计（倒金字塔）中心思想:我恨你上次生日聚会你不来和别人说我的坏话偷偷和我的男朋友约会前年还来小学同学同事看电影要点以一种金字塔结构将观点和结构清晰地归类设计，同时之前要想好表达重点记住：大多数人一下子最多能记住5-7个结论或者观点在金字塔任何一个层级的观点都是下一个级的概括金字塔每层观点都为上一层提供足够的支持和证据在表达上归纳比演绎要更有效示例：步骤2：设定清楚的议程和演示目标

20页以内的商务图表一般不用议程演示，如果你发现你必须要用，更多可能是你的逻辑还不够清楚步骤3：设计一个涵盖基本信息的背景介绍环节（背景片）背景介绍（要有背景片）(situation,complication,question)5mins下一步10mins讨论20mins关键结论和支撑信息25mins最有效的商务会议/演讲都要包括一个重要的客户讨论环节背景片的要点仅包括客户已经熟悉的一些基本情况（热身）陈述一些客户认为绝对正确的引入性观点引导客户去想“是的，我知道这些了，然后呢？”

通常仅仅为一张简洁的幻灯片“背景片”示例Goodslideexample步骤4建立数张结论性或行动导向很强的“关键要素幻灯片”

Goodslideexample有时候可以用些超链接手段来帮助你组织你的材料Loop4Loop3Loop2Loop1返回步骤5：设计精练的专业概念和严格清晰的数据支撑

Goodslideexample步骤6：应用各种角度（对比、专家经验）帮助客户理解步骤7：另外要用些

“PAJES”来强化我们的故事神经P

ersonalexperience（个人经验）“根据我个人经历的案例来看，这类技术问题主要会由于以下原因产生...”A

nalogy（类比）“这个发展趋势就像当年的互联网泡沫爆发...”J

udgmentofexpert（专家判断）“比尔.盖茨说这类操作系统…”E

xamplesfromindustry（产业经验）“行业第一的公司在2年前遇到和你们一样的经历...”S

tartlingstatistics（外部数据支撑）“根据国家统计局昨天公布的最新数据，…”“PAJES”帮我们和客户更好的联系起来步骤8用“祖母测试”回顾一下我们的故事线我们应该用用记者们的办法:“写（新闻）出来的东西就应该一下子让马路对面的奶奶听懂”.一个聪明的而且有兴趣的听众，也许他（她）…对我们要讲的主题一点都不知道…而且没有多少时间听我们说“奶奶！能听明白吗？"C.创作篇－创作你的图表表达(结构！结构！结构！）

－清晰的故事线（storyline）设计

－有效的图表（slides）设计

－有力的总结(summary)和“下一步”(nextstep)商务图表的表达要素图表要素BECDA数据表达颜色表达结论表达文字表达视觉强化元素表达制作以数据为基础的图表分三个步骤数据确定你要表达的主题确定对比关系选择图表类型第一步：确定你要表达的主题1993年-1998年销售额1993年4,2441994年4,3681995年6,2911996年6,9891997年8,4121998年9,213主题销售额在1993年至1998年间增长迅猛数据确定你要表达的主题确定对比关系选择图表类型在这张图上，你能看到多少个主题？产品销售额ABC总数1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月122401317570%23%7%100%练习：画出你的表达图第二步：确定对比关系成分排序频率分布时间序列相关性数据确定你要表达的主题确定对比关系选择图表类型五种基本比较类型比较类型成分各个部分占整体百分比的大小举例5月份，甲产品占销售总量的最大份额排序不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）5月份，甲产品的销售超出乙产品和丙产品时间序列一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势；上升、下降或保持稳定）销量自1月份以来稳步上升频率分布在渐进数列中的数量分布5月份，大多数销售集中在1,000元和2,000元之间相关性两种可变因素之间的关系5月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系在这张图上，你能找到多少中对比关系？产品销售额ABC总数1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月122401317570%23%7%100%第三步：选择图表类型饼形图条形图线形图柱形图散点图数据确定你要表达的主题确定对比关系选择图表类型通过不同的图表类型表达特定的对比关系图表类型对比关系成分排序时间序列频率分布相关性饼形图条形图柱形图线形图散点图该文本文件，你转换出多少张演示文件？产品销售额ABC总数1月882671212月943081323月1033681474月1133971595月122401317570%23%7%100%经过严格商务训练后制作的图表都遵循标准的格式19936109*1416零售商批发商1994199519961997对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多甲产品的市场需求百万元初步 *1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质

资料来源:甲公司；调研公司 脚注对图表中的某一元素进行评述图表标题介绍图表的主题标签(Sticker)对图表内容进行评述(随选项)图例(Legend)阴影部份进行说明(随选项)信息标题陈述对所列数据的理解资料来源(Source)赋于数据可信度，使我们可以用来作为参考决定故事线中的哪些表述需要用幻灯片来演示说明你并不需要演示每一张幻灯片使用解答导向中的判断来帮助制作醒目的、行动感很强的标题选择表达见地的最佳格式少用文字幻灯片多用数据和概念图表幻灯片可能的话，制作一张“白金”幻灯片（“milliondollar”slide）制作简单而有力的幻灯片不必演示每一张幻灯片...建议:主要判断:而是要演示建议和主要判断…建议:主要判断:…然后是一些起到关键支持作用的幻灯片建议:主要判断:文字幻灯片数据和形象直观的幻灯片数据和形象直观的幻灯片占据商务演讲表现力的大部分可能的话，在每次商务演讲中都制作使用一张“白金”幻灯片“白金”幻灯片在会后仍然给客户留下持久深刻的印象“白金”幻灯片的内容应该是商务演讲中最重要信息的基础一张醒目的“白金”幻灯片应该：俘获听众的想象力迫使听众去行动一张“白金”幻灯片示例商务图表的表达要素图表要素BECDA数据表达颜色表达结论表达文字表达视觉强化元素表达商务图表中使用颜色的要诀使用颜色的目的是在于加强沟通，绝不仅仅是为了装饰在颜色选择上尽量要简约，不要使用过多的颜色千万不要让“红绿直接比邻搭配”（不完全是美观原因，世界上还有10％的色盲人群）把颜色用在最重要信息上关键词语要用字体加黑颜色选择要简约BadslideexampleGoodslideexample千万不要红绿搭配用颜色来强调重要信息商务图表的表达要素图表要素BECDA数据表达颜色表达结论表达文字表达（略）视觉强化元素表达商务图表的表达要素图表要素BECDA数据表达颜色表达结论表达文字表达视觉强化元素表达ExecutivesummaryGoodslideexample商务图表的表达要素图表要素BECDA数据表达颜色表达结论表达文字表达视觉强化元素表达可以有原则性的选择各种视觉强化元素来丰富你的幻灯片视觉强化元素表达的好处利用动画来强化信息的传递充分利用丰富画面元素来吸引听众的“眼球”用动画是帮助我们把复杂事情将清楚，而不是将简单事情搞复杂利用动画来强化信息的传递AttractsellersandassetsAttractrealbuyersDrivecommerce

DriverepeatcommerceGoodslideexample充分利用画面的转化来吸引听众的“眼球”Cost/impressionAccumulatedvolume(log)CentralizedapplicationserviceproviderASP(future)GoodslideexampleAnnualcostsAnnualvolumeSoftwareBreakevenASPvs.decentralizedsoftwareASP(today)用动画将复杂的事情说清楚Builde-

commerce

platformMaintain

e-commerce

platformE-CommerceOperations/implementationPlane-commerce

technologyStrategyCorporateand

businessunit

strategyMarketing

strategySalesstrategyDistribution

strategyBuildMaintainInformation

technologyPlanITGoodslideexample利用漫画强化听众的理解利用视频插入将信息传递更直接、生动有效视觉强化元素表达的“要诀”尽量避免在同一张幻灯片里面使用超过多种类型（最好就一种）的动画在文字框的选择上尽量少用动画除了特别重要需要强调的文字设计动画的时候一定要考虑有限的鼠标点击次数尽量避免使用所谓的声音效果尽量避免使用一种自动动画……不要使用过多的鼠标点击次数BadslideexampleTextTextTextTextTextTextTextTextTextGoodslideexampleTextTextTextTextTextTextTextTextText反面教材：千万不要乱用声音功能NewYorkStockExchangeOriginally24exchangesinManhattan-3today$7.3trillioninvolume169billionsharestradedannuallyBadslideexampleProfit(2001):$101MC.创作篇－创作你的图表表达(结构！结构！结构！）

－清晰的故事线（storyline）设计

－有效的图表（slides）设计

－有力的总结(summary)和“下一步”(nextstep)小结从：解答导向和基于事实的分析到：结构完善的，有效的商务陈述引人注目的故事线简单有力的幻灯片极其清晰的目标D.表达篇－如何使用图表表达小资料：一个关于沟通影响的调查你说得内容:7%你的声音表达:38%你的外在表达:55%“说话”的效果内容声音身体语言个人风格用图表“表达”的系列方式“说话”的效果内容声音身体语言个人风格用图表“表达”的系列方式图表表达声音互动－语速你的声音是强调你和听众之间互动有效的方式之一，控制语调、语速的一些技巧将非常有力地加强你和听众之间的联系改变语速将会让听众对你的观点保持持续的兴趣或“一直精神立正”－一般在重要观点、争议性的观点要放慢语速－对于一些支持的数据和事实可以加快一些语速讲故事－选择一种生活交谈式的语速和亲近的氛围选择暂停－陈述另一个观点－让听众停下来思考避免一些极端－“摩托嘴”－“慢吞学究”图表表达声音互动－语调使你更加容易的为听众理解，运用恰当的语调可以使得听众明白你演讲内容中的关键要素•以你的标准化语调为基本，探求多样的变化–避免极端的或高或低的声调避免单一语调的说话方式–单一语调容易让人瞌睡–你无法与一个昏睡状态的人继续你的对话

避免歌唱式的模式–促进瞬时的眼神交流让尾音从你的讲话中消失

（下一章中解释）图表表达声音互动－尾音升调避免强加一个对于已经公认的问题判断的尾音试探性的声音可以损害你的可信度当再三的重复你的句子时，也就形成了一种天然的阻碍，使你的语言无法被别人所听到注意情形练习•大声的说出：“你正在和我谈话吗？”•例子：”结果是非常值得期待的，在第一季度，你将会节省400亿美元，在第一年，你将节省超过2000亿美元“•图表表达声音互动－音量把音量作为对关键词语与见解的解释工具–一般说来，高声代表重要的见解和肯定的意思例如：在当前转变你的价格结构是你面临的最大的机会–但是，柔和的音量有时一样可以表示重要的事情例如：你看一下你的收入，到现在为止，什么是你最大的资产『大声』将会变成你主要『暂停』的负债『柔和』音量的变化预示着一种转换不要使得句子在声音上有所拖拉根据房间的大小、听众人数、实际情况，选择合适的音量用你的声音支持与听众的对话。适当的变化音量，能够使得听众更好的捕捉到你的关键意图图表表达声音互动－避免一些口头语“嗯！你知道……？"“就是说…也就是说"“比方说…比方说？"“这个….这个….这个"“那个…那个…那个"“然后…然后"“对吧…是吧…“说话”的效果内容声音身体语言个人风格用图表“表达”的系列方式

通过眼神使自己显得胜任、感性和坦率用眼神传递你站在听众面前的感觉－维持真实的眼神沟通一次沟通只涉及一个人物、一个短语或者一个想法（大约3－5秒）目不转睛（超过5秒）会使听众感到局促不安眼神闪烁过于频繁（少于2秒）会使自己看上去焦躁和“不值得信任”－保持听众兴趣中心不变屏幕、桌子、幻灯片、墙壁和天花板等会分散听众的注意力如果没有把握好眼神，永远不要开口演讲监测听众反应合理转换议题，但不要落入按次序演示幻灯片或者循环演示的俗套图表表达身体互动－眼神使用训练有素的眼神帮助你的听众参与到演讲结构所设定的对话中来用手势强调关键词，演示形状、轨道、数量、大小等摒弃转移性、重复性以及可预见性的手势有意的手势而非不自觉的使手势显得自然、美观避免强调关键词语的每个重音富于表现力和控制力不要触动屏幕或者使用“打了就跑”的