图书馆预算绩效管理的优化措施探讨

摘要：在新时代图书馆文化服务体系下，图书馆预算绩效管理成为社会关注的要点。目前，各个城市图书馆间的差异和政府财政投入并不匹配。在信息化时代发展背景下，图书馆从传统服务方式向数字服务方式转型，图书馆以财政投入带动行业发展的传统管理效果并不稳定；财政投入也无法满足图书馆对多种资源的需求。因此，需要图书馆改变预算绩效管理模式来满足公众的多元化需求，分析并提出图书馆预算绩效管理的优化措施，以促进图书馆管理的多元化发展。关键词：图书馆预算绩效财政投入引言随着国家财政对图书馆大力的扶持，财政政策以保障图书馆公共服务性能为主。公共图书馆承担着构建现代公共文化服务体系的社会责任，同时也是城市文化服务的地标象征。为了让财政更好地推动图书馆发挥公共文化服务的性能，提高全民公共文化服务质量，化解公共图书馆事业发展中的结构性矛盾已势在必行。同时，图书馆预算绩效管理也是财政对图书馆投入进行改革的主要任务。一、图书馆预算绩效管理的要点（一）项目过程在图书馆项目中，项目团队采用敏捷开发方法，定期举行迭代评审会议。通过评估每个迭代周期内的成果和遇到的问题，团队不断优化开发流程，减少非增值活动，提高开发效率。同时，引入自动化测试工具，减少人工测试的时间和错误率。实例：在图书馆项目中，项目经理和项目团队共同制定了详细的项目内容，包括系统设计、软件开发、测试、部署等阶段。通过定期审查，团队发现测试阶段存在瓶颈，于是优化了测试流程，提高了测试效率[1]。（二）项目制约因素考虑到图书馆项目的预算和时间限制，项目经理与团队制定了一套优先级评估体系。对于超出预算或影响进度的功能需求，团队会进行成本效益分析，决定是否将其纳入当前版本或推迟到后续版本实现。此外，通过定期与相关方面沟通，确保项目目标和制约因素得到共同理解和遵守。实例：在图书馆项目中，预算是一个重要的制约因素。项目经理密切关注预算执行情况，当发现某个模块的开发成本超出预算时，及时调整了开发策略，通过优化设计方案和采用更经济的解决方案，成功控制了成本[2]。（三）专注于工作过程和能力在图书馆项目中，项目团队注重提升团队的工作效率和创新能力。通过组织内部培训和分享会，团队成员不断提升自己在技术和管理方面的能力。同时，引入敏捷管理工具，帮助团队更好地协作和跟踪项目进度，确保项目能够按时交付高质量的产品。实例：项目团队在图书馆项目中，专注于提升图书馆系统的稳定性和用户体验。通过不断优化工作流程，提高团队成员的技能水平，确保项目能够按时交付并满足用户需求。（四）管理沟通和参与为了加强干系人的参与和沟通，项目团队建立了多渠道的沟通机制。除了定期的项目会议外，还通过邮件、在线协作平台等方式保持与干系人的实时沟通。此外，项目团队还定期发布项目进展报告，让干系人了解项目的最新动态和成果。实例：在图书馆项目的实施过程中，项目经理定期与干系人进行沟通，包括图书馆管理员、读者等。通过会议、电子邮件等方式，及时收集干系人的反馈和建议，并根据这些信息调整项目计划，确保项目的顺利进行[3]。（五）管理实物资源在图书馆项目中，项目团队与供应商建立了紧密的合作关系。通过制定详细的采购计划和物流方案，确保项目所需的硬件设备和软件模块能够及时到货并顺利安装。同时，团队还建立了完善的资产管理制度，对项目的实物资源进行跟踪和管理，避免资源的浪费和丢失。实例：图书馆项目涉及大量的硬件设备采购和安装。项目经理与供应商密切合作，确保设备的及时供应和安装。同时，通过合理的存储和跟踪机制，减少了现场的材料搬运和储存成本，提高了工作效率[4]。（六）处理采购事宜针对图书馆项目的采购需求，项目经理与合同管理部门密切合作，制定了详细的采购计划和合同条款。在供应商的选择上，团队综合考虑了价格、质量、交货期等因素，并进行了充分的市场调研和比价。在合同的执行过程中，项目经理密切关注供应商的履约情况，及时处理可能出现的风险和问题。实例：在图书馆项目中，部分软件模块需要外部供应商提供。项目经理与合同签约负责人共同工作，选择了合适的供应商并签订了合同。在合同执行过程中，项目经理密切关注供应商的履约情况，确保软件模块按时交付并满足质量要求。（七）监督新工作和变更随着图书馆项目的深入进行，新的需求和变更不断涌现。项目团队建立了完善的变更管理流程，对新工作和变更进行统一管理和审批。通过定期评估变更的影响和风险，团队确保项目能够在可控的范围内进行调整和优化。实例：随着项目的进行，图书馆项目中出现了一些新的需求变更。项目经理与变更控制委员会和变更请求者密切协作，通过变更控制流程对这些变更进行了管理。在确保范围基准只包含已批准的变更的同时，也满足了用户的实际需求。（八）学习和持续改进在图书馆项目的每个阶段结束后，项目团队都会进行经验教训的总结和分析。通过回顾过去的工作，团队识别出存在的问题和不足，并制定改进措施。同时，团队还积极分享成功案例和优秀实践，促进团队内部的知识共享和经验传承。实例：在图书馆项目的每个阶段结束后，项目团队都会召开会议进行经验教训的总结。通过回顾过去的工作，团队识别了存在的问题和不足，并在下一个阶段中进行了改进。这种持续学习和改进的过程使得项目团队的工作效率和质量得到了不断提升。通过在这些绩效要点上不断努力和改进，图书馆项目团队能够确保项目的顺利进行和高效完成。这不仅有助于提升项目的整体绩效，还能够为图书馆行业的数字化转型和创新发展做出积极贡献。二、图书馆预算绩效管理的优化措施（一）增强图书馆预算绩效管理制度建设为了加强图书馆预算绩效管理制度的实施，图书馆的工作人员需要对图书馆预算机制有全面的了解，了解预算绩效管理对单位发展的重要性，预算绩效管理制度建设要有良好的适用性。在图书馆预算绩效管理的过程中，图书馆需要根据馆内的发展规划以及馆内活动的特征，科学合理地建设图书馆预算绩效管理机制，其中包含了图书馆的管理机制、馆内的绩效考核机制、图书馆的财务分析报告等等，同时清晰地落实出图书馆的岗位管理职责，使图书馆各项工作开展有制度可以依据。（二）运用绩效评价工具加强绩效管理首先是构建完善的图书馆财务制度，科学合理的预算出图书馆全年的收支，对图书馆财务收支的数据和整体的财务情况作出全面的评估。其次是增强图书馆的公共文化服务质量，其中最重要就是用户的对于图书馆的服务满意程度，以及对公共服务的质量标准进行全面的绩效考核。因此，图书馆的公共文化服务水平和用户的满意程度是重点的绩效考核项目；在图书馆绩效评价中占比高。再次就图书馆全部业务流程整理分析。以读者对文献资源的借阅、智能化公共服务项目、图书馆活动为主进行全面的整理，整理出对图书馆公共服务质量重要的影响因素作为绩效管理考核的标准。最后是培养图书馆工作人员职业素养。定期对图书馆的工作人员开展各项培训活动，对图书馆馆工作人员的整体服务水平以及用户的满意度为主要培训内容，同时依据图书馆工作人员的岗位职责以及工作整体状态为考核标准。图书馆的预算绩效管理就是对图书馆财务作出全面的预算，同时把握图书馆业务流程，以及对图书馆工作人员的绩效考核等等进行有效的绩效管理。在绩效管理过程中如果发现财务收支失衡，或者公共服务水平降低，图书馆工作人员需要及时作出调整；特别是在预算绩效管理中出现的严重失误，要严格按照规则制度进行问责，以严重的职责制度促进预算管理机制的发展[5]。（三）通过预算风险管理工具控制风险图书馆在预算绩效管理过程中的风险主要就是财务预算管理和预算机制是否健全。图书馆根据预算绩效管理工具进行财务风险管理，根据预算绩效管理数据构建预算风险管理机制，通过预算风险管理工具，对图书馆的运营环境、财务预算管理、图书馆风险管理、图书馆的采购等多项工作，可能存在的风险点进行全面的把控，把预算绩效管理风险工作分解到图书馆整个业务流程，从而让风险预算管理渗透到整个图书管理中。比如，图书馆预算编制风险管理。在编制项目计划书中，如果只是编制出财务部门往年的数据报告，编制出来的财务数据分析和图书馆的实际计划有差距，不利于图书馆的管理。根据财务会计的零基预算法，需要结合图书馆的实际发展情况，在根据全面的财务数据基础之上，和各个项目组进行协调，把预算绩效管理机制落实在各个流程中。再如图书馆的投资风险管理。随着图书馆内公共服务的设备的不断增加和升级，对于公共服务设备的采购以及保养和维修所产生的费用占据财务支出的大部分，这就要充分发挥公共设备的作用，维护图书馆管理工作的正常运转。在预算编制中对于固定资产需要进行科学合理的预测，提高图书馆的管理效率，把图书馆预算绩效管理风险降到最低。（四）提高图书馆预算管理的服务水平图书馆借助现代化科技，科学构建预算绩效管理信息系统。通过大数据对预算绩效管理数据进行综合性分析，依据预算绩效管理系统给出的数据信息，图书馆上层领导根据数据信息制定科学合理的应对策略。例如预算绩效管理系统中分析客户的数据。公共图书馆曾举办过许多面向各种读者人群的公益讲座，以公益讲座的社会效益为要达到的宗旨，以学员的年纪、专业、职业、现场交流状况、演讲后的观众反馈情况等都成为了影响效果实现的客户的数据，对客户的数据在不同演讲时的变动状况进行定量分析，以找到客户的数据对公益讲座社会效益作用的方式与水平，根据数据分析出有针对性的方案，让公益活动更精准地为用户服务，提高图书馆的社会服务职能。通过对用户购买的书籍数据进行分析。如为了购买热门图书对副本数量的判断。而副本数量也就是对同一类型书籍的平均购买金额。综合选取借阅的人数、平均借阅量、人均借阅时间等变量，将赋予加权后的各变量的乘积视为总量数据，以同类图书的历史数据为主要参考展开各因素研究，以寻找各因素的不同程度对副本数量的独立作用与相互影响，进而找到最佳副本量的参考范围。根据预算绩效管理机制满足用户的合理借阅需求，又提高了图书馆资源的使用效率，降低了公共图书馆的运营成本。（五）创新图书馆的服务模式一是运用智能化的技术，为用户提供个性化的阅读服务。运用信息化技术提高图书馆的管理模式，提供多项大数据来提供多元化的服务，通过智能化的技术进行服务分类，为用户提供出线上和线下的优质服务；运用多媒体平台进行宣传推广，提高图书馆公共文化服务整体质量。二是和社会各界进行合作，吸引更多的企业参与图书馆活动中。公共图书馆活动的范围，和当地的经济水平息息相关，所以需要图书馆开放地面对社会大众，这也是公共图书馆事业成长的内源性动因。采取政府购买公共服务、政府部门与社会组织联合共建、社会组织自己建立分馆的公共服务网点等开放的措施，形成灵活的个人财物社会保障机制，减轻资金负担;探索社会的公共图书馆治理和监管方式，提高图书馆在城市发展中的知名度，为图书馆引进更多优质资源和人才。三是创新图书馆服务理念，推动图书馆的全面发展。需要以用户的需求为主导，顺应时代发展的潮流，不仅是在管理的内容和形式上需要进行创新还需要对馆内的设备进行升级。公共图书馆不仅仅是为大众提供学习空间的地方，也是为公众提供放松的场所。图书馆在借阅服务基础上为用户提供多元化的服务。比如，读书休闲的咖啡厅，制作手工艺术品的创意空间，电影院以及休闲娱乐的餐厅等公共服务空间。书籍和公