项目管理手册：物资管理15

项目管理手册：物资管理

第四十六条物资市场调查

项目中标后15日内，直（托）管项目由集团公司经开中心向集

团公司物设部进行书面交底。交底内容包括：主要物资清单、物资概

算总额、主要物资价格投标价格、物资供应方式（甲供、自购）等，

同时移交招投标文件。自管项目由子（分）公司营销部向同级物机部

进行交底。营销交底结束后进行施工调查，直（托）管项目及10亿

元以上的自管项目由集团公司物设部牵头组织物供中心和参建子（分）

公司物机部进行物资市场调查；5—10亿元自管项目由子（分）公司

物机部实施物资市场调查，调查结果报集团公司物设部备案；5亿元

以下项目由子（分）公司物机部实施物资市场调查，调查结果报子（分）

公司分管物资的领导审批。

1.调查时间

调查分施工前调查、施工中调查和日常调查。施工前调查在项目

中标后10日内完成，施工中调查每半年调查一次，日常调查每月调

查一次。

2.调查内容

（1）钢材、水泥、地材等主要物资的来源、分布、价格、道路

运输状况、价格波动状况及走势；

（2）调查当地政府对地材开采的指导性或限制性政策与措施；

（3）调查生产商的生产能力、生产规模、质量状况、服务意识、

技术人员、销售情况、市场需求、运输条件、运输距离、诚信守法的

信誉情况等。

3.调查报告

（1）直（托）管项目及10亿元以上项目的物资市场调查报告由

集团公司物设部编制，经分管领导审批后，作为管理交底、编制项目

管理策划书和实施性施组的依据。

（2）自管项目物资市场调查报告由子（分）公司物机部编制，

经分管领导审批后，作为管理交底、编制项目管理策划书和实施性施

组的依据。其中5—10亿元的项目物资市场调查报告由子（分）公司

物机部报备集团公司物设部。

4.交底执行

根据调查报告和物资管理制度规定对新中标项目进行交底。直

（托）管项目交底由集团公司分管领导带队，集团公司物设部组织参

建单位物机部、物供中心、建工公司、工贸公司有关人员参加，形成

策划会议纪要，各方严格执行；自管项目由子（分）公司分管物资领

导带队，子（分）公司物机部组织实施，形成策划会议纪要，项目严

格执行，其中10亿元及以上工程项目物资策划会议纪要由子（分）

公司物机部报备集团公司物设部。

第四十七条物资计划管理

1.计划分类

计划分为年度计划、季度计划、月度计划和工程项目总计划。

2.上报时间

年度计划上报时间为年末30日内上报，季度计划上报时间为季

末10日前，月度计划上报时间为月末5日前，工程项目总计划上报

时间为项目中标后30日内。

3.管理流程

（1）项目进场后15日内，项目工程部编制《分工号主要物资需

用量明细表》、《主要物资需用限（定）额数量总计划表》，经项目总

工程师审核、项目经理批准后提交项目物机部，项目部物机部依据《分

工号主要物资需用量明细表》编制《主要物资总量控制台帐》。

（2）项目施工过程中，项目工程部每月26日前根据月（季）施

工计划编制《主要物资月度需用量计划表》，经项目总工程师审核后

项目物机部经办人每月27日前根据分工号主要物资需用量核算表，

编制物资总量计划，作为编制采购方案的依据、建立《分工号限定额

发料台帐》。施工过程中，物机部根据工程部长提供的当期工程施工

物资需用量核算表、上期物资库存、储备需要等，及时按要求编制月

（季）度物资采购计划。属甲供或上级单位提供的物资，则编制《月

（李）度物资需求申请计划》表。物资采购计划由封面、编制说明、

物资计划表、当期物资需用量核算表、上期计划执行情况说明等组成。

计划须明确编制依据、物资名称、规格、数量、质量标准与性能指标、

单位、单价、金额、用料地点及进料时间等。

项目部经办人编制的《主要物资月（季）采购（申请）计划》，

报项目物机部长、工程部长、财务部长审核、项目经理审批。物机部

长主要审核物资计划并签字确认，重点关注采购数量、单价、进场时

间等；项目工程部长对照施工进度安排和现场实际，审核物资计划并

签字确认，重点关注质量要求及物资是否缺项；财务部长根据市场调

查和询价情况，及时审核采购计划数量和单价，并结合资金状况和市

场行情预测，提出采购计划建议或意见并签字确认；项目经理审批计

划并签字确认，重点审核采购计划是否能满足当前施工生产需要。项

目物机部依据审核后的《主要物资月（季）采购（申请）计划》编制

《主要物资月（季）采购计划》作为本月（季）项目物资采购和消耗

控制的依据。

（3）当有变更时，项目工程部在收到变更通知15日内根据变更

通知调整《分工号主要物资需用量明细表》。项目物机部根据工程部

调整的《分工号主要物资需用量明细表》修订《主要物资总量控制台

帐》和《主要物资月（季）采购计划》。

（4）直（托）管项目的《主要物资总量控制台帐》和《主要物

资月（季）采购计划》，由项目物机部提报，子（分）公司物机部对

采购数量、批量进行审核，审核重点是采购数量不得大于总设计量,

并根据市场调查提出明确限价，同时报备集团公司物设部。自管项目

《主要物资总量控制台帐》和《主要物资月（季）采购计划》由各子

（分）公司物机部对采购批量、采购总量进行审批，明确提出采购限

价。根据采购权限实施或上报集团公司公司物设部。

4.计划填报内容

计划内容包括：计划编制说明、物资编号、名称、规格型号、计

量单位、计划需用量、物资技术标准、需用时间及到站地点。图纸不

全的项目按投标文件材料清单数量上报。

物资管理计划相关表格见附表7《分工号主要物资需用量明细表》

（0901）、附表8《主要物资需用限（定）额数量总计划表》（0902）、

附表9《主要物资月度需用量计划表》（0903）、附表10《主要物资月

度采购（申请）计划表》（0904）。

第四十八条物资供应商管理

1.分级分类管理

集团公司物设部负责制定物资供应商管理制度及办法，负责对B

类（粉煤灰、矿粉、地材等）物资供应商的评审资料进行审核，配合

股份公司进行A类（钢材、水泥、外加剂等）供应商的考评。

各子（分）公司物机部负责本单位A类物资供应商准入资料的收

集、整理、上报工作，负责B类供应商的准入、考评及日常信息维护

工作。

2.供应商评价

A类物资供应商由股份公司采购管理中心组织成立评审委员会进

行评审。B类供应商由子（分）公司组织成立评审委员会评审，评审

结果和推荐名单报集团公司物设部，经集团公司物设部审核，分管物

资领导批准，纳入《合格物资供方名录》。

3.供应商调查、复评

供应商调查、复评采用日常管理和年度考评相结合的方式对供应

商实行考核评价。

项目部在进场后，项目物机部对供应商进行调查，填报《物资供

方调查审批表》，报子（分）公司物机部审批。使用过程中对供应商

的产品质量、合同履约情况等进行跟踪，并实时记入供应商档案C每

年对供应商进行一次复评，12月15日前《物资供方定期复评表》上

报子（分）公司物机部。

各子（分）公司物机部根据考评结果，对供应商实行分级管理。

考评合格的分甲、乙、丙三级管理，甲、乙级供应商为主要采购供应

商。甲级供应商数量控制在总量的10%以内；乙级供应商数量控制在

总量的20%以内。被取消准入资格的供应商三年内不得准入。

4.供应商具体评审工作遵照《XXXX集团物资供方管理办法》执

行。

供应商管理表格见附表11《物资供方调查审批表》（0905）、附

表12《物资供方定期复评表》（0906）

第四十九条物资采购

1.集中采购物资种类

用于工程项目实体的所有物资全部纳入集中采购范围。

2.集中采购管理权限

（1）项目部负责：二三项材料。

（2）子（分）公司负责：地材。

（3）股份公司负责：钢轨、道岔、油品。

（4）集团公司负责：除项目部、子【分）公司及股份公司负责

采购外的所有物资。

3.集中采购方式

（1）公开招标。根据业主的要求在地方资源交易中心或中国XX

集中采购管理中心公开挂网招标，本方式适用于铁路直（托）管项目

钢材、水泥、粉煤灰、外加剂、钢绞线、锚具等。

（2）区域集中。针对钢材、水泥、外加剂等区域性强的物资，

由物供中心设立区域物供分中心，实施区域集中，物供中心以低于限

价和市场价直接供应。本方式适用于在设立物供分中心区域的非铁路

项目。

（3）战略采购。集团公司与知名厂家签订战略合作协议，按季

度组织子（分）公司和项目物机部，举办集聚洽谈会采购，本方式适

用于非铁路的钢绞线、锚具、支座、伸缩缝、土工材料、防水材料等。

（4）委托招标。因四电材料、扣配件材料专业性强，产品更新

快，实施委托招标采购，本方式适用于四电材料委托电务公司在集团

公司平台招标采购，扣配件委托新运公司在集团公司平台招标采购。

（5）指定招标。针对业主指定供方范围的物资，由集团公司物

设部组织子（分）公司邀请划定范围内的所有供方，在集团公司平台

招标采购；业主未指定供方的物资，由集团公司物设部组织子（分）

公司邀请集团公司合格供方，在集团公司平台招标采购。

4.集中采购工作程序

（1）直（托）管项目集中采购工作程序

①集团公司物设部按业主文件规定实施公开招标。

②招标平台选择，在指定的地方公共资源交易中心招标或中国

XX采购管理中心平台招标。

③评标专家从招标平台的专家库随机抽取，招标人代表由集团

公司物设部指派。

④物资招标主体为集团公司，招标文件须经监察部审核备案。

⑤招标工作流程，由集团公司物设部组织实施，项目部提供工

程概况、需求规格数量、技术标准等相关资料，物供中心负责招标文

件编制、挂网及相关协调工作，监察部监督执行。

@未公开招标的物资执行指定招标方式。

⑦招标结束后由物供中心编制标后分析资料，对中标人履约能

力和中标单价进行评估。

（2）非铁路项目集中采购工作程序

①已建立区域物供分中心的项目，由区域物供分中心直接供应

钢材、水泥、外加剂、柴油等物资，定价原则及结算价格执行集团公

司指导价格体系。

②非铁路项目的钢绞线、锚具、支座、伸缩缝、土工材料、防

水材料六类由集团公司物设部按季度组织召开物资集中采购洽谈会,

实施战略集采。

③其他物资在集团公司平台招标。评标专家从集团公司物资评

标专家库随机抽取。由集团公司物设部组织，项目部配合提供相关资

料，监察部监督执行。

5.合同签订与评审

（1）项目部根据合同范本与中标单位签订合同。合同订立前，

项目物机部应全面掌握合作方的主体资格是否真实合法；由项目合同

评审小组对合同的可行性、经济性、合法性进行汇审，形成书面汇审

意见，项目物机部根据汇审意见对拟签订合同进行修订。

（2）直（托）管项目与供应商签订合同时，项目评审后，经集

团公司评审（法律事务部、财务部、物设部），项目部根据评审意见

签订正式合同，报备集团公司物设部。

（3）自管项目与供应商签订合同时•，项目评审后，经所属子（分）

公司评审（法律事务部、财务部、物机部），项目部根据评审意见签

订正式合同，10亿元及以上的项目物资合同报备集团公司物设部。

6.合同履约

（1）项目物机部建立合同履约管理台帐，严禁项目私自调整中

标人及中标单价，若中标价格调整及中标人变更或增减须报集团公司

物设部核准。

（2）物供中心、子（分）公司物机部建立集采合同履约台帐，

按季度向集团公司物设部报告合同履约及结算支付情况。

第五十条物资验收与检验

1.项目部物机部负责对进场物资的数量和质量验收把关，物资

人员一般负责外观质量和数量验收；对需要进行理化试验向实验室填

写委托试验单。

(1)数量验收。项目物资人员进行数量验收时，应按合同约定

的交货方式验收，没有合同特殊约定的按国家标准进行验收，并采取

与供货单位一致的计量方法，如过磅计重、理论换算、点数计件、量

方求积等。对大宗物资、批量物资实行两人或以上共同验收制度。

计重物资一般按净重计算验收。砂石料.、道砧、级配碎石、AB

组填料等大堆料的验收必须进行量方并称重，须有两人及两人以上共

同验方，并做到一车一票；所有自建混凝土拌合站必须安装地磅和称

重影像管理系统，对进场材料通过电子磅秤称重并现场摄像拍照形成

电子磅单台帐；以理论换算计重交货的物资，按标准单位重量进行换

算和验收，并要记录换算依据、尺寸和件数，以标准计量单位登帐。

计件物资采取余椅和抽检方式。大批量带包装按件标明重量的物

资和计件物资，按规定抽验比例为5〜15%。对形体规格相同的散装

物资可按“检斤定数”法计数(如小五金、标准件)；按复合单位(组、

套、对)验收的应注明其包含的内容及数量。

(2)质量验收。按规定必须进行理化性能检验或试验的物资，

项目物机部经办人开具试验委托单，并负责取样送检，取样时试验人

员或驻地监理共同见证取样。

2.验收差异的处理

对数量短缺、无产品质量证明文件的物资、经核对与采购计划不

符的物资、外观质量有明显问题的物资、经理化检验或试验不合格的

物资给予标识、单独存放，禁止发放和使用，及时填写《进场/入库

物资验收登记簿》。同时与供方联系退货、换货、索赔等事宜。

3.进货检验和试验

（1）项目物机部根据项目部物资到料情况，按检验批次对主要

物资进行送检或委托检验。

（2）项目实验室对送检样品进行物理/化学性能试验，并将试验

结果及时通知物机部；试验报告填写完整后，把加盖试验单位套红印

章的复印件由试验室分发给物机部。委外试验的试验报告的分发同上。

（3）项目物机部对试验过程和试验结果进行详细记录备查，建

立《物资送检台帐》。

4.物资进场经检验合格后，项目物机部要及时办理入库手续，

项目须按工区配备物资收发手持智能终端，使用手持机打印进料登记。

储存物资堆码做到整齐、有序、合理，不能出现混存、混码现象；物

资标识要规范、醒目；料区环境要干净、整洁、无杂草，无积水；库

存物资要实行先进先发制度。

5.对业主提供的物资按施工合同约定，由项目物机部做好物资

质量、样品、价格确认手续；按合同规定，组织物资进场、验收、检

验、贮存、使用管理；及时办理结算手续。

6.物资验收和检验具体实施要求和操作流程按《工程项目物资

消耗管理办法》执行。股份公司、业主对物资验收检验另有规定的，

集团公司和子（分）公司按其规定执行。

物资验收与检验表格见附表13《进场/入库物资验收登记簿》

（0907）、附表14《物资送检台帐》（0908）。

第五十一条物资使用与盘点

1.物资发放

项目物机部必须依据工程部提供的《主要物资需用量核算表》，

建立《分工号主要物资限（定）额供应台帐》，实行限额发料。根据

施工进度分次、分批销号发放。

（1）由项目工程部根据月度生产计划任务量，按工号计划实物

工程量和物资消耗定（限）额及月度材料成本控制额，分别计算出当

月各工号任务量所需的主要材料品种、定额数量及其它材料总控金额,

并下达给各工号及项目物机部。项目劳务分包或专业分包合同签订后

5日内，项目工经部汇总各分包单位授权领料人名单，并送达项目物

机部，项目物机部与劳务分包或专业分包单位确认后建立有权领料人

名单。

（2）项目物机部根据下达的定（限）额数量或金额，分材料品种

填制定（限）额领、发料卡，经项目经理签字后送施工班组，物机部及

施工班组据此领发材料。

（3）经授权的领料人员领料时应凭“定（限）额领、发料卡”到

物机部办理领料。双方核对领料数量（金额），认真填写此卡，互相

签认（属低值易耗品、劳动保护用品应在领用保管卡上签认），并分

别记入材料收发存卡片或低值易耗品动态管理登记卡片。

（4）当本月施工班组领料数量（金额）达定额量的80%时，物机

部发料人应向施工班组发出预告，提醒工区本月领料量已达80版当

领料数量（金额）达100%时，物机部应书面通知施工班组本月材料领

用情况，并说明定额需用量已领完。如需继续领用，或遇特殊情况需

要增减定（限）额数量时，由工程部根据具体情况，填写“定（限）额材

料数量调整通知单”，经项目经理审批后，送施工班组和物机部各一

份，据此调整定（限）额数量，物机部据新的限额数量继续发料，严禁

物机部一次性超限额数量发料。

（5）对分包方的物资发放按照合同规定进行，领料必须是有权

领料人签字；对分包方的施工用料进行动态管理，及时掌握现场材料

的消耗情况，严禁分包方在施工过程中偷工减料以及将施工用料或工

地剩余物资对外处理或销售。

2.物资盘点

项目部实行物资月末盘点制度。物资盘点与项目收方、结算同步，

库存盘点不仅包括库房及料场的原材料库存，还包括各工号、各工序

未投入使用原材料、在制品、半成品库存。

每月25日前，根据现场施工情况，由项目分管物资副经理牵头

组织物资盘点小组成员（包括物机部、财务部、工程部、工经部负责

人），赴施工现场，按队伍、分工号逐项清点库存和半成品，计算各

队伍、各工点物资盘点结果，填写《盘点汜录表》。

物资盘点小组成员逐一复核物机部长编制的《盘点记录表》，确

认无误后签字确认，并由物机部长移交给财务部长；财务部长根据物

资盘点小组签字确认的《盘点记录表》，做好当期物资账务处理工作。

3.各项R部要充分应用集团物资管理信息系统进行物资收、发、

盘点、成本分析作业，利用系统生成物资收、发、存动态报表、周转

材料摊销单等，财务部按月审核单据、进行对账处理。

第五十二条物资核算

1.项目部对主要物资应坚持“月核算、季分析”的核算原则，

定期开展材料核算工作。每季度应进行一次详细“量、价、费用”三

方面的物资核算、分析，基础数据真实、完整。

2.主要物资核算的内容主要包括量差和价差核算两个方面。其

中，量差核算应分别按实际完成的分项工程数量计算应耗，实际使用

数量应小于或等于应耗数量；价差核算应以责任成本单价为基准，采

购价格应低于或等于市场价，若采购价格高于责任成本单价5%以内

时，由项目物机部上报子（分）公司总经理审批，并指派子分公司物

机部现场处置，拿出解决方案，直至价格低于责任成本单价。若采购

价格高于责任成本单价5%以上时，由项目物机部上报集团公司分管

物资的副总经理审批，副总经理指派集团公司物设部现场调查，提出

解决方案。

3.主要物资数量核算流程

（1）每月25日前，工程部对所有单位工程进行实际完成工程量

盘点（含已完未计量工程），计算分工号、分部位或分队伍物资应耗

量并提报《分工号主要物资应耗量计算表（开累）》给项目物机部，

变更设计、计划调整的要及时补充。物资损耗系数执行《中国XX主

要材料损耗控制系数》。

（2）每月25日前，项目物机部组织对各工号库存物资进行盘点

（与月末工程量盘点同步），填制《物资盘点记录表》。

（3）每月28日前，项目物机部根据《分工号（责任主体）主要

物资限额供应台帐》、《物资盘点记录表》计算各分部工程的物资实耗

量，（实耗实量=实发数量一库存数量一半成品数量）。

（4）项目物机部编制《季度主要物资消耗核算表（开累）》，对

各工号主要物资消耗进行开累核算，统计项目自开工以来各工号主要

物资实际发生的量差，汇总《季度主要物资消耗核算表（开累）》中

各工号物资消耗数量，编制《季度物资消耗核算汇总表（开累）》。

4.主要物资价格核算流程

（1）每月25日前，项目工经部统计汇总主要物资预算单价和各

工号主要物资控制损耗系数，并提供给物机部，其中控制损耗系数以

公司责任成本确定的损耗率或合同约定的损耗率为依据。

（2）项目物机部要随时掌握市场价格信息，当采购价格高于市

场价格或上级单位物资限价时要分析原因，并上报子（分）公司总经

理审批。当采购价格高于预算价格或当期业主信息价时要会同项目工

经部分析原因，并及时收集资料，向业主书面报告索赔。

（3）项目工程部、物机部在满足设计及业主条件下，应优先考

虑使用有价格优势的替代产品，如新工艺、新材料、混合材料等。

5.每月30日前，项目物机部组织核算物资量价盈亏情况：其中

数量盈亏=应耗数量-实耗数量，金额盈亏=盈亏数量X责任成本单价

（或采购单价）；核算数量时，碎核算选用施工配合比进行核算，钢

筋则采用开累消耗数量核算；核算价格时,计算主要物资实际采购单

价分别与合同单价、责任成本单价、信息价的价差，核算各工号和整

个项目实际消耗的主要物资的总价差；月度物资核算资料录入物资管

理信息系统成本核算模块，季度物资成本分析报告上报子（分）公司

物机部，半年度和年度物资成本分析报告报备集团公司物设部。子（分）

公司物机部对量价差亏损项目每季度在本公司内网发出预警通知，通

知报备集团公司物设部，预警通知发出后，子（分）公司的分管领导

要立即带队伍下去检查、指导，然后一直控制，直到偏差在允许范围

内。

6.项目部物资核算的程序、方法执行《集团公司物资核算管理

办法》。

第五十二条周转材料和小型机具管理

1.集团公司物设部建立全公司周转材料和小型机具调剂平台，

各子（分）公司建立周转材料和小型机具租赁中心，集团公司物设部

每季度收集、整理和编制周转材料和小型机具租赁和采购最高限价，

经分管领导审批后在集团公司内网每季度发布一次。

2.周转材料遵循先内部调配,，后购置租赁的原则。具体流程：

项目部上报需求计划一子（分）公司内部调配一集团公司内部调配一

采购（租赁）。项目部物机部依据编制的《实施性施工组织设计》中

周转材料和小型机具需用计戈力向子（分）公司物机部提报周转材料

申请计划，子（分）公司物机部根据需用计划确定是否调配、新购或

租赁，如内部资源不能满足时，由子（分）公司物机部向集团公司物

设部上报需求计划，集团公司集中统一调配，无法调配时，须统一委

托专业化公司建工公司加工租赁。如因施工急需或建工公司加工能力

不能满足要求时，项目部报子（分）公司审批后按周转材料管理办法

执行。

3.项目物机部每月对现场使用的周转材料进行盘点、核查，发

现丢失或损坏时，及时与出租人协商赔偿，并与施工班组签认，以便

及时扣款；另与出租人签认结算当期租赁使用时间和开累租赁使用时

间。对于需退租的，立即办理退租手续。

4.租费结算和摊销。对外租的周转料，根据租赁合同和现场进

场验收单和租赁使用时间签认单，办理结算手续。对新购的周转材料,

按照公司周转料摊销规定，按月进行摊销，并提交财