小型会议承包协议书

小型会议承包协议书甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方有举办小型会议的需求，乙方具备承办小型会议的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承包小型会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：______________________2.会议时间：自____年__月__日__时起至____年__月__日__时止3.会议地点：______________________4.预计参会人数：________________人二、会议服务内容及要求会议筹备1.场地布置乙方应根据甲方要求，负责会议场地的整体设计与布置，包括但不限于背景板搭建、音响设备调试、灯光布置、桌椅摆放、绿植装饰等，营造出符合会议主题和氛围的环境。场地布置应符合安全、美观、实用的原则，确保在会议期间各项设施正常运行，无安全隐患。2.资料准备乙方负责根据会议议程和甲方提供的资料，制作会议所需的文件、资料袋、会议手册等，内容应准确无误，排版清晰美观。资料准备工作应在会议前[X]个工作日完成，并提交甲方审核确认。3.人员安排乙方应安排专业的会议服务团队，包括但不限于会议主持人、礼仪人员、技术保障人员等，确保会议的顺利进行。所有服务人员应具备良好的专业素养和服务意识，熟悉会议流程和相关要求，在会议期间提供热情、周到、细致的服务。会议期间服务1.会议主持乙方提供的会议主持人应具备丰富的主持经验和良好的沟通能力，能够熟练掌控会议节奏，引导参会人员积极参与互动，确保会议按照预定议程顺利进行。主持人应提前熟悉会议内容和参会人员情况，根据会议实际进展灵活调整主持方式，保证会议效果。2.会议记录乙方负责安排专人进行会议记录，采用电子记录和书面记录相结合的方式，确保会议内容完整、准确记录。会议记录应在会议结束后[X]个工作日内整理成文档提交甲方，记录内容包括会议主题、议程、发言要点、决议事项等。3.餐饮服务根据甲方要求和会议规模，乙方提供会议期间的餐饮服务，包括但不限于茶歇、午餐、晚餐等。餐饮安排应注重菜品质量、口味搭配和营养均衡，符合食品安全标准，提供多种菜品选择供参会人员自由选择。乙方应提前与甲方沟通餐饮需求，确保餐饮服务能够满足参会人员的口味和特殊需求。4.技术保障乙方负责会议期间的技术设备保障工作，确保音响、灯光、投影仪、网络等设备正常运行，如有技术故障应及时处理，保证会议不受影响。技术保障人员应在会议前进行设备调试和检查，会议期间随时待命，及时响应并解决突发技术问题。会议后续工作1.会议总结乙方应在会议结束后[X]个工作日内，根据会议记录和甲方反馈，撰写会议总结报告，内容包括会议成果、经验教训、改进建议等，提交甲方审阅。会议总结报告应客观、准确地反映会议情况，为甲方提供有价值的参考依据。2.资料归档乙方负责将会议期间产生的所有资料，包括但不限于会议文件、资料袋、会议记录、照片、视频等进行整理归档，并在会议结束后[X]个工作日内提交甲方。资料归档应按照规范的档案管理要求进行分类整理，便于甲方日后查阅和使用。三、双方权利与义务甲方权利与义务1.权利有权对乙方的会议筹备和服务工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权根据会议实际情况对会议议程、内容等进行调整，但应提前通知乙方。2.义务按照本协议约定向乙方支付会议承包费用。向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、议程、参会人员名单、特殊要求等，并确保所提供资料的真实性和准确性。在会议举办前协助乙方完成场地布置、设备调试等准备工作，提供必要的支持和配合。在会议期间配合乙方维护会议秩序，确保会议顺利进行。乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定收取会议承包费用。根据甲方提供的资料和要求，自主安排会议筹备和服务工作，但应确保服务质量符合本协议约定和行业标准。2.义务严格按照本协议约定的会议服务内容及要求，精心筹备和组织会议，确保会议的顺利进行和服务质量。遵守国家法律法规和相关行业规范，确保会议活动合法合规。对会议筹备和服务过程中涉及的甲方商业秘密和参会人员信息予以保密，不得泄露给任何第三方。在会议期间如发生突发情况或意外事件，应及时采取有效措施进行处理，并第一时间通知甲方。按照甲方要求和财务制度规定，提供合法有效的发票。四、费用及支付方式会议承包费用本次小型会议承包费用总计为人民币______元（大写：____________________元整）。支付方式1.甲方应在本协议签订后[X]个工作日内，向乙方支付会议承包费用的[X]%作为定金，即人民币______元（大写：____________________元整）。2.会议结束后，甲方应在收到乙方提供的发票及相关结算资料后的[X]个工作日内，支付剩余的会议承包费用，即人民币______元（大写：____________________元整）。乙方应在甲方每次付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付会议承包费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停会议服务，并要求甲方支付已完成服务部分的费用及违约金。2.若甲方因自身原因变更或取消会议，应提前[X]日书面通知乙方，并按照以下方式承担违约责任：会议举办前[X]日至[X]日通知乙方的，甲方应支付会议承包费用的[X]%作为违约金。会议举办前[X]日以内通知乙方的，甲方应支付会议承包费用的[X]%作为违约金。乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的会议服务内容及要求提供服务，或者服务质量不符合行业标准，乙方应负责采取补救措施，如仍不能达到要求，甲方有权扣除相应的服务费用，并要求乙方按照扣除费用金额的[X]倍向甲方支付违约金。2.若乙方未按照本协议约定的时间完成会议筹备或服务工作，每逾期一日，应按照会议承包费用的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的费用，同时按照会议承包费用的[X]%向甲方支付违约金。3.若乙方违反保密义务，泄露甲方商业秘密或参会人员信息，乙方应承担因此给甲方造成的全部损失，并按照会议承包费用的[X]%向甲方支付违约金。如损失难以计算，乙方应支付不低于人民币______元的违约金。六、争议解决本协议在履行过程中发生的争议，由双方协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。2.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。如补充协议与本协议有冲突