易初档案管理系统用户操作手册

青岛市档案局

易初档案管理系统

用

户

操

作

手

册

版本2.1

青岛市档案局监督指导一处

目录

第一章系统基础操作............................................3

第一节系统登录.............................................3

第二节修改密码.............................................3

第三节系统注销.............................................5

第四节系统退出.............................................5

第二章基础资料维护操作........................................5

第一节代码维护.............................................5

第二节选项维护.............................................7

第三章各门类档案库维护操作....................错误!未定义书签。

第一节概述.................................错误!未定义书签。

第二节文书档案..........................1错误!未定义书签。

第三节照片档案.............................错误!未定义书签。

第四节其他门类档案.........................错误!未定义书签。

第五节数据备份.............................错误!未定义书签。

第四章应用工具................................错误!未定义书签。

第一节自动建文献夹.........................错误!未定义书签。

第一章系统基础操作

第一节系统登录

用鼠标双击桌面上日勺快捷方式图标，即可出现如下的登录界面,

如图ITT所示。

（图1-1-1）

需要输入字段：

顾客名：输入自己的顾客代码，例如：user。

口令：输入自己顾客日勺密码。

系统初始化默认的顾客名为user,口令为0000o

然后点击国更I,即可进入系统，假如取消登录，请点击承消L

第二节修改密码

第一次使用由管理员分派的初始密码进入系统时，可对初始密码

进行修改，是密码不被其他任何人所知，乂增强操作权限的安全性。

用管理员分派的顾客名和密码进入系统。进入“系统维护”主菜

单下的“修改密码”，如图1-2T所示。

（图1-2-1）

输入字段：

原密码：输入框中输入此前的口令。

新密码：输入框中输入新的密码。

确认密码：输入框中在输入一次新日勺密码。

如以上的输入对的无误，便可按L■确认」按钮,系统提醒密码修改成功

的对话框如图1-2-2所示，点击I三颂祗口1保留密码后退出,假如取

消修改，点击出1

（图1-2-2）

注意:密码修改后,必须记牢,以免忘掉密码无法登录,假如密码丢

失，请立即告知系统管理员。

第三节系统注销

假如想退出目前顾客，以此外一种顾客登录，请点击“系统维护”

菜单中的“重新登录”选项，如图1-4-1所示。

（图1-3-1）

系统退出目前系统，并出现登录的对话框，输入想要登录日勺顾客和密

码，即可登录。

第四节系统退出

工作完毕后，请退出系统，退出系统请点击“文献”菜单中日勺“退

出”选项，如图1-4-1所示。

（图1-4-1）

系统即退出目前顾客。

第二章基础资料维护操作

第一节代码维护

代码维护功能可以对责任者、文献代字、会计档案类别、实物档

案类别、磁性载体档案类别、部门名称等系统代码进行添加、修改、

删除操作。对系统代码的有效维护可以最大程度的减少顾客在录入过

程中的工作量。点击“系统维护”主菜单下的“代码维护”选项，如

图2-1-1所示。____

单十•徐紫:可切切珀1不一样附件码

（图2-1-1）

一、单击窗口顶端的标签，可以切换不一样日勺录入代码。目前录

入代码的标签页名称是突出显示在上面。例如：图2T7所示时录入

代码为“责任者二

二、添加代码：单击“增长”按钮，窗口上会添加一条空白记录,

您将需要添加的内容输入到空白条目上即可。

三、保留代码：当您录入完代码后，应当单击“存盘”按钮保留

数据。

四、删除代码：单击“删除”按钮，可以删除目前选定的代码记

录。

五、退出：单击“退出”按钮，可以退出代码维护功能。

六、假如您在切换录入代码或退出代码维护前没有保留修改的数

据，系统将会提醒您保留数据，提醒窗口如图2-1-2。

（图2-1-2）

L单击“是"按钮，保留修改的数据，进行切换录入代码或退出

操作。

2.单击“否”按钮，不保留修改的数据，进行切换录入代码或退

出操作。

3.单击“取消”按钮，不保留修改日勺数据，不过不再进行切换录

入代码或退出操作C

第二节选项维护

选项重要为顾客提供默认全宗号/全宗名称和地区、删除数据和

退出系统时与否提醒、运行电子文献的应用程序所在位置等项目的设

置。进入“系统维护”主菜单下的“选项”，如图2-2T：

（S2-2-1）

系统自动弹出“选项”维护对话框，如图2-2-2所示。

（图2-2-2）

一、修改默认地区代码：为保证全市各区市档案数据日勺唯一性，

每个单位都要设置本单位的地区代码。您应当将本单位日勺地区代

码输入到“默认地区”输入框中。地区代码设置如下：

地区代码地区代码地区代码

青岛市QD崂山区LS胶南市JN

市南区SN城阳区CY平度市PD

市北区SB黄岛区HD莱西市LX

四方区SF即墨市JM

李沧区LC胶州市JZ

二、设置默认全宗号/全宗名称：您录入档案数据时，系统将自

动将默认日勺全宗号前全宗名称引入您录入的记录中。您应当向当地区

综合档案馆征询您单位的全宗号和全宗名称，填写在“默认全宗号/

全宗名称”输入框中。注意：全宗号与全宗名称之间用分隔。

例如:00066/青岛市档案局。

三、电子文献扫描途径：易初档案管理系统对电子文献的管理重

要有附加和链接两种（这两种方式的区别和使用措施见多种门类档案

整顿措施）。系统在附加或链接电子文献时，需要懂得附加或链接时

电子文献日勺存储位置，因此要在此设置电子文献扫描途径，计算机会

先到顾客设置的电子文献扫描途径，去找对应的电子文献，并将其附

加到数据库中，或者将电子文献的链接途径寄存到数据库中。如图

2-2-3所不。

电子文件扫描路径:

注意：1.电子文献扫描途径必须用半角输入；2.两个电子文献扫

描途径必须写全，最佳第一种途径填写计算机硬盘的电子文献寄存位

置，第二个途径填写电子文献刻录光盘后的位置。

四、关闭窗口前提醒：该项目假如选择“提醒”，则关闭一种档

案门类的窗口时系统会向您确认与否关闭窗口，假如选择“不提醒”,

则关闭一种档案门类日勺窗口时不会向您确认与否关闭窗口。

五、删除数据前提醒：该项目假如选择“提醒”，则每删除一条

档案记录时系统会向您确认与否确定删除。有时候顾客也许要一次删

除诸多记录，这样每一条都确定很麻烦，这样的话您可以选择“不提

醒”，这时系统就不会向您确认与否真的删除记录。

第三章各门类档案库维护操作

第一节概述

系统为您提供文书、科技、会计、实物、照片、录音录像和其他

门类档案的管理，您要打开某一种门类档案的数据库，需要进入“文

献”主菜单下的“打开”，在“打开”菜单中包括了系统所有的档案

门类，您只需单击档案门类就可以进入到对应门类的数据库中，如图

3TT所不。

打开(Q)归档文件年度库.

归档文件主库⑹…

打印设置&).•.

页面设置也)...科技档案案卷库(£)..

科技档案文件库9)..

照片档案案卷库度)..

照片档案文件库(£)..

新照片档案库豆).一

会计档案库6).•.

实物档案库QD...

录音录像案卷库复)..

录音录像文件库1)

其他档案案卷库Q)..

其他档案文件库4)..

（图3-1-1）

系统还设置了主工具栏，如图3-1-2所示。主工具栏对应了主菜

单时常用功能，鼠标在主工具栏按钮上稍停就会出现该按钮的功能提

醒。

打开某一种门类的档案库窗口后，系统菜单变成该门类档案专用

的菜单（窗口菜单），同步在主工具栏下方又增长了一排新的工具栏

（窗口工具栏），窗口工具栏同样对应了窗口菜单的常用功能，鼠标

在工具栏按钮上稍停就会出现该按钮的功能提醒。窗口工具栏按钮功

能从左至右分别是保留、插入、复制、删除、导入、导出、检索、排

序、批处理、归档、上移、下移、跳转、附加电子文献管理、链接电

子文献管理、打印、打印预览、关闭。例如：单击主菜单“文献”一

“打开”一“文书档案年度库”或单击主工具栏星按钮，系统打开文

书档案年度库窗口，如图3-1-3所示。

注意：打开某一种门类日勺档案库后，此种门类的菜单项和工具栏

按钮都变成灰色，不能再用。直到您关闭了该门类的档案库后，该门

类日勺菜单项和工具栏按钮才可以再次使用。

第二节文书档案

文书档案分为文书档案年度库和文书档案主库。档案整顿工作

一般按年度进行，顾客可以在文书档案年度库中完毕当年度的文书档

案整顿的工作，待整顿完毕检查查对无误时，将当年度的数据转到文

书档案主库中，文书档案年度库被清空，可以进行下一年度的文书档

案整顿工作。

一、新建

新建一条记录（这里指一件档案日勺目录），可以点击菜单中日勺

“记录”选项，选择“插入”，或者直接点击工具栏中的电按钮，系

统会自动为顾客生成一条新的记录，插入日勺新记录只能是目前最终一

条记录。

注意：

1、顾客可以在菜单“系统维护”中日勺“选项”窗口中将顾客

的默认地区、默认全宗号、全宗名称预先设定好，顾客在新建一条记

录时，会自动带出默认日勺地区、全宗号内容，防止了顾客日勺反复录入，

节省了录入时间，减轻了录入的工作量。

2、每一条记录均有一种记录号，是系统自动生成的，用来标

识记录的条数，顾客不能对其进行编辑操作。

3、系统会根据顾客的录入状况，自动生成“件号”，顾客也可

以自行编辑，录入时“件号”自动补位。

4、假如一件档案有两份文献，则采用“件内序号”来辨别。

例如请示和批复可作为一件，录入时，“件号”相似，批复的“件内

序号”为01,请示日勺“件内序号”为02。

5、其他固定字段（如责任者、文号代字、经办部门）可以通

过代码维护操作进行设置，顾客录入时采用下拉框选择即可，不必反

复录入。

二、复制

假如两条记录日勺内容相差不大，可以采用复制一条记录日勺措

施。点击菜单中的“记录”选项，选择“复制”，或者直接点击工具

栏中的岫按钮，系统会自动复制目前最终一条记录。

三、删除

删除一条记录，点击菜单中的“记录”选项，选择“删除”，

或者直接点击工具栏中的土按钮，系统会自动为顾客生成一条新时

记录，删除日勺记录只能是目前最终一条记录。

四、检索

检索顾客需要查询的记录，点击菜型中的“工具”选项，选择

“检索”，或者直接点击工具栏中的总按钮，系统会弹出“文书档

案年度库检索”窗口，如图3-2-1所示，顾客在有下拉框的栏位中

选择查询条件的字段，在其右侧填写查询条件的详细内容。本检索

支持多条件查询和模糊查询，多种条件之间的逻辑关系可选择“并

且”或“或者”，系统默认为模糊查询，若需要精确查询，顾客只

需将模糊检索前日勺对勾点掉。

图文书档案年度库检索

保管期限3|永久（1）d加入还原

"并且「或者「模糊检索检索出记录数:20

gdnd=2003L.andbgqx=1'

（图3-2-1）

编辑好查询条件后，点击图」按钮，条件加入到条件编辑框中，

顾客也可以在此编辑框中直接修改查询条件，点击III室］按钮，系统

根据检索条件自动查询符合条件的记录，点击—还原」按钮，系统检索

出所有记录。

五、排序

顾客可以通过关键字段对所有日勺记录进行排序，点击菜单中日勺

“工具”选项，选择“排序”，或者直接点击工具栏中的哈按钮，系

统会弹出“文书档案年度库排序”窗口，如图3-2-2所示。

团文书档案年度库排序区

双击增加排序字段双击改变排序顺序

瞿

区

全

(号

奚

门

士号排序

门

年

堂

度

塞

年

后

归

度

期

堂

限

节

期

保

目

限

序

号

内

律|

序

P号

C

盒D

|

题P

名

责

任

者

（图3-2-2）

在左边日勺方框内选择排序日勺字段，双击字段名称，系统自动将

选择的字段添加到右边日勺排序方框内，或者选中排序字段，点击力按

钮，添加到右边的方框中。在右边的方框中双击字段名称可以进行升

序()或降序()的转换，选中排序字段，点击4按钮，移除所选

的排序字段。顾客选择好排序日勺关键字段后，点击］排序一按钮,系统

自动对记录进行排序。点击关闭拉钮，退出排序操作。

六、批处理

进行批处理操作此前，首先要选中需要进行处理日勺数据行。单击

一条记录行首日勺记录号部分，整个一行数据变成蓝色即是选中，再次

单击则取消目前记录日勺选择。假如要取消所有选择日勺记录行，一种措

施是运行菜单“记录”中的“取消选择”选项，另一种措施是在目前

数据库界面中单击鼠标右键。

对记录某一字段进行批量修改，点击菜单中的“工具”选项，

选择“批处理”，或者直接点击工具栏中的手按钮，系统会弹出“批

处理”窗口，如图3-2-3所示。

（图3-2-3）

对话框左边是目前数据库界面日勺字段名称，右边的输入框输入

替代后的值。假如选择“处理选中记录”，则批处理操作时只对选中

的记录进行替代；假如选择“处理所有记录”，则批处理操作时对目

前数据库界面显示的所有记录进行替代。

单击I批处理」按钮,开始替代操作，单击.关用」按钮,关闭批

处理对话框。

七、文书档案年度库与文书档案主库之间的数据移转

在一种年度的文书档案整顿完毕后，需要将该年度的文书档案

转到主库中，点击菜单中的“工具”选项，选择“转主库'回年度库”,

或者直接点击工具栏中日勺•按钮，系统会弹出“年度库转主库'主库

回年度库”窗口，如图3-2-4,图3-2-5所示。

（图3-2-4）

团主库回年度库

（图3-2-5）

输入字段:

全总号：移转日勺记录的全宗号，若顾客在“选项”中预先设置好默认

全总号，则系统会自动带出此默认全总号。

门类：移转的记录的门类，系统默认的归档门类为“文书档案”，顾

客也可以自行编辑此栏位。

归档年度：移转的记录的年度。

保管期限：移转时记录的保管期限，顾客需要在下拉框中选择，一次

只能归档一种保管期限的文献。

单击］开始」按钮开始移转操作,单击—关闭■按钮关闭对话框。

注意：

1、转到主库中的文献将不能再进行件号的调整，在一种年度的

归档文献没有完全整顿完毕此前，不要进行年度库转主库操作。

2、一般状况下，一年的文书档案进行了归档操作后来不要再将

数据转回到年度库中。在进行了归档操作后假如又出现零碎文献，将

零碎文献直接在主库中输入，排列在该年度最终即可。假如确实在该

年度归档文献整顿中出现重大问题，需要做大的调整才进行“回年度

库”操作。

3、正常移转的文献在操作后会被从文书档案年度库/文书档案主

库中删除，移转时产生错误的文献仍然保留在年度库/主库中。

八、电子文献管理

系统提供了电子文献的两种归档方式：附加和链接。点击菜单

中的“电子文献”选项，选择“管理”，或者直接点击工具栏中4连

按钮，系统会弹出“电子文献管理器”窗口和电子文献管理工具栏，

分别如图3-2-6、图3-2-7所示。

（图3-2-6）

附加的电子文献名称，链接的电子文献的途

双击此栏位即可打开此».径，双击此栏位即可打

------------------------J&，夏❽"弟曲1--------------

（图3-2-7）

1、附加

将归档电子文献进行附加（只合用于单独一条记录日勺附加操作）,

首先点选需要附加电子文献的一条记录，然后点击工具栏中日勺回按

钮，系统弹出“打开文献”对话框如图3-2-8所示。

（图3-2-8）

在此对话框中选择要附加日勺电子文献，单击L打开©1按钮,系统

自动将电子文献附加到选中日勺记录上，若附加成功，此条记录的底色

变为粉红色，如图3-2-9所示。

2青岛00131区书档案2002尿大0000201

同书档案

3青岛001312002尿大0000301

4青岛30131区书档案2002永久0000401

法书档案

001312002乐女0000402

（图3-2-9）

2、查看

要查看某一份档案文献附加的电子文献，首先打开电子文献管理

器，选择想要查看的档案文献所在的行，然后单击工具栏中的卜按

钮，或者直接双击“附加文献”或者“连接文献”栏位中的电子文献

名或电子文献连接途径即可打开此电子文献。

3、拆离

附加的电子文献不容许在数据库中进行修改，假如顾客要使用该

电子文献，就要将该电子文献拆离出一份拷贝。“拆离”操作不会删

除数据库中日勺电子文献。单击或按钮后，系统显示保留文献对话框,

顾客输入要保留的文献名和位置，单击“保留”即可将目前电子文献

拆离出来。

4、删除

单击❽按钮后，删除目前电子文献或者电子文献连接途径。

5、自动附加

将大批量的归档电子文献进行附加到多条记录中，首先要将自动

附加的电子文献存储途径在“选项”中日勺“电子文献扫描途径”中设

置好，例如顾客将刍动附加的电子文献统一寄存在D盘根目录下的

Data文献夹里，则需要在电子文献扫描途径栏位中填写“D：\data”

然后点击懑按钮，系统弹出提醒与否继续对话框，如图3-2-10所示。

提示

您将要将预定目录下的电子文件附加到数据库中，

如果您的电子文件数量较多，需要的时间会比较长。

△您继续吗？

是①二二』否如|

（图3-2-10）

点击“是”按钮，弹出“自动附加”对话框，如图3-2T1所示。

自动附加

自动附加方式-------------------------

3通过匹配文号附加;文件扩展名:瓦丁|开始

「通过匹配题名附加,文件扩展名：市―、、

「通过匹配档号文件夹附加

（图3-2-11）

顾客可根据文献的不一样整顿方式，选择自动附加的匹配方式。

附加完毕，系统会提醒扫描完毕，附加了电子文献日勺记录，底色会变

成粉红色，电子文献管理器中附加文献栏位里会有对应日勺电子文献

名。

①通过匹配文号附加：顾客将电子文献用其对应的文号来命名。

例如：要附加青档字2023年度1号文献，格式为“青档字

[2023]0001.doc"。如图3-2-12所示。

文件电）编辑幽）工具（X）帮助国）

电子文献的

Q后退▼；I

按照文号起好名

地址山）百京七矛^

名称

....................

文件和文件夹任务香档字[200210001.

[200210002.doc

创建一个新文件夹

音档手[2002]0003.doc

。将这个文件夹发布到

吉档子[2002]0004.doc

R共享此文件夹春档字[2002]0005.doc

杳档字[2002]0006.doc

音档字[2002]0007.doc

苴仑ftr各音档手[200210008.doc

（图3-2-12）

②通过匹配题名附加：顾客将电子文献日勺用其对应日勺文献题名来

命名，且名字必须与对应日勺记录中的题名一致。

例如：记录中文献题名为“有关召开会议日勺告知”，则对应的电

子文献也命名为“有关召开会议的告知.doc”。

③通过匹配档号文献夹附加：顾客需要建立与每条记录相对应日勺

文献夹，文献夹的名字为该条记录的档号。格式为：全总号（5位）

+门类（文书档案）+归档年度（4位）+保管期限（永久1,长期2,

短期3）十件号（5位）+件内序号（2位）。

例如：00066文书档案

"T"I

全总号门类归档年息件号件内序号

保管期限

建立好的文献夹如图3-2-13所示。

fitD:\data

文件9编辑CE）查看9收藏㈤工具d）帮助国）

e后退▼。夕,搜索文件夹区＞

名称▲

_100066文书档案20021OOOO101；

亡）茄而g支书稻宏566流映延］।--------------------

121cl0066文书档案2002…

600066文书档案20。21。00044^按照档号起好名

亡）00066文书档案200210000501

■00066文书档案200210000601|字曰勺寄存电子文

，□）00066文书档案200210000701

㈡00066文书档奏200210000801

O00066文书档案200210000901献日勺文献夹，顾客

百00066文书档案200210001001

亡）00066文书档童200210001101

Q00066文书档窠200210001201

（图3-2-13）

6、自动连接

将大批量的归档电子文献进行连接到多条记录中，首先要建立对

应于每条记录的文献夹（建立文献夹同自动附加中日勺档号文献夹），

且文献夹的名称要用记录的档号来命名，籽对应的电子文献保留到此

文献夹中，然后要将文献夹的存储途径在“选项”中日勺“电子文献扫

描途径”中设置好，例如顾客将自动连接的文献夹统一寄存在D盘根

目录下的Data文献夹里，则需要在电子文献扫描途径栏位中填写“D：

\data",然后点击）©按钮，系统进行自动连接。连接完毕，系统会

提醒扫描完毕，连接上电子文献的记录，底色会变成粉红色，电子文

献管理器中连接文献栏位里会有对应的途径。

注意：

1、电子文献管理器显示目前档案文献中附加的电子文献名

称和链接的电子文献的途径，假如“附加文献”或者“连接文献”栏

目为空，表达该档案文献中还没有附加或连接的电子文献。

2、电子文献管理不管是采用附加还是连接，都需要将电子

文献扫描的途径设置对的，否则系统无法自动找到要附加或连接的电

子文献。

第三节照片档案

新照片档案库的录入操作基本上与文书档案相似。这里

只简介一下照片答案的连接措施。

将大批量的归档数码照片进行连接到多条记录中，首先要将每张

数码照片的名称用记录的档号来命名，然后要将文献夹的存储途径在

“选项”中的“电子文献扫描途径”中设置好，例如顾客将自动连接

日勺数码找片统一寄存在D盘根目录下的Data文献夹里，如图2-3-1

所示，则需要在电子文献扫描途径栏位中填写“D：\data”。

D:\data

文件g编辑圾）查制t具任）帮助世）

。后退▼。y电子文献的1文件夹回,

地址@）心D:\dat

需要连接的数码

文件和文件夹任务③T2002100001.jp

|SP2002100002.jpg

创建一个新文件夹

|SP2nn?mnan^jPS

。将这个文件夹发布到

SP2002100004.jpg

。共享此文件夹EQSP2002100005.jpg

[gSP2002100006.jpg

ESsP2002100007.jpg

其它位置|SP2002100008.jpg

SP2002100009.jpg

y本地磁盘（D：）SP2002100010.jpg

Q我的文档SP2002100011.jpg

0共享文档SP2002100012.jpg

（图2-3-1）

然后点击弓按钮，系统进行自动连接。连接完毕，系统会提醒

扫描完毕，连接上数码照片日勺记录，底色会变成粉红色，电子文献管

理器中连接文献栏位里会有对应的途径。

新数码照片口勺命名格式为：门类（SP,2位）十归档年度（4位）

+保管期限（统一设置为长期，1）+张号（5位）。与新照片档案库中

日勺档号相对应，如图2-3-2所示。

例如：SP___

"TJ

门类年度张号

V

保管期限

归档保管

门类年度期限张号

SP2005]而001

SP20051^0002

SP2005100003

（图2-3-2）

旧的数码照片连接的措施与新日勺基本一致，只是连接时，数码照

片的命名格式不一样。旧数码照片的命名格式为：盘册号（5位）+张

号（4位）。与旧照片档案文献库中的档号相对应，如图2-3-3所示。

例如：$

盘册号张号

盘册号照片号

|00001|0001

1000010002

（图2-3-3）

第四节其他门类档案

其他门类档案库的基本操作与文书档案库基本相似。

第五节数据备份

导入和导出为顾客提供了数据日勺备份和汇入日勺功能。

一、导出：将顾客在目前打开的数据库界面上显示日勺数据备份到

磁盘上，点击菜单“记录”中日勺“导出”选项或直接点击窗口工具栏

日勺面按钮，运行导出功能后，打开选择导出文献名对话框，如图3-5-1

所示。

（图3-5-1）

假如您想要备份部分数据，先要运用检索功能检索出想要备份日勺

数据，然后再用导H功能将数据导出到磁盘上。系统提供两种导出文

献各式dbf文献和xml文献。假如您想要导出dbf文献，在选择文献

对话框中的保留类型下拉列表框选择“数据库文献（*.dbf）”；假如

您想要导出xml文献，在选择文献对话框中的保留类型下拉列表框选

择“数据库文献（*.xml）"o导出dbf文献操作仅仅能导出目前数据

界面的数据，不能将电子文献信息一并导出，因此仅仅合用于小批量

日勺档案数据；导出xml格式文献可以将档案信息、电子文献内容和电

子文献的背景信息一并导出，合用于导出大量数据和电子文献进馆上

报光盘的制作。

选择导出文献的位置和名称之后，单击“保留”按钮开始导出数

据，单击“取消”按钮退出导出操作。

二、导入：将保留在磁盘上的档案数据汇入到目前打开日勺数据

库界面上点击菜单“记录”中的“导入”选项或直接点击窗口工具栏

日勺4按钮，运行导入功能后，打开选择导入文献名对话框，如图3-5-2

所示。

（图3-5_2）

在导入文献名对话框中选择要导入的文献名称，单击“打开”按

钮开始导入数据，单击“取消”按钮退出导入操作。

注意：一种门类导出的档案数据，不能导入到其他门类的数据库

中，否则，系统会出现错误提醒（见图3-5-3）,并拒绝导入数据。

（图3-5-3）

第四章应用工具

为以便顾客操作，减少顾客工作量，易初档案管理系统增长了某

些日勺小工具，目前简朴简介一下其使用措施。

第一节自动生成文献夹

用来生成档号文献夹，便于顾客进行自动附加或连接。点击“开始”

菜单中的“程序”，找到“易初应用程序”中的“自动建文献夹”选

项，系统会弹出“自动命名文献夹”对话框。如图4TT所示。

自动命名文件夹-1□!x|

|・归档文件年度库zJ输入建