农资股份有限公司NC系统操作规范

农资股份有限公司

NC系统操作规范

1.一般性工作规范

1.1规范性：严格按照下述【岗位规范】与【流程规范】的要求

制单、审单与打单C

1.2准确性：发生业务时，业务操作员必须准确掌握相关业务信

息，要求信息录入完整，并确保单据内容的格式、文字、数据等信息

标准和正确。

1.3及时性：无特殊情况，当天发生的业务必须当天完成系统处

理，如有特殊情况，不能当天录入的，要求在两天内录入。月末结账

时，财务人员必须对本月的业务单据进行关账，关账后，业务员不得

在当月录入单据。

L4若操作员不能在岗，须及时安排人员接替其工作以确保单据

的及时录入。

1.5业务人员、操作人员完成相关工作内容后，须及时告知下游

业务人员相关信息C

L6若发现或经下游业务人员告知单据有误时，必须及时进行修

改以确保下游业务工作的正常开展。

1.7业务人员必须按照《附件6关于业务向财务传递NC单据的

操作规范》所规定内容向财务传递单据。

1.8关于业务、财务原有流程、方案的变更及新流程增加，各方

有义务互相协商，评估新流程、方案的风险。

1.9当相关人员不配合操作时，公司有权力强制其执行，并展开

批评教育。

2.0各岗位操作人员必须严格按照岗位规范、流程规范操作。若

操作人员因不按规范操作，导致发生单据错误，造成严重后果，并确

认是操作人员的责任时，在全公司通报批评，当造成公司损失，后果

由相关责任人承担C

2.岗位规范

2.1供应链

2.L1公司系统管理员

模块ERP操作动操作注意事项

操作节点

作

♦新增客户时，维护《附件1农资股份有限公司客商基本

档案表》，把客商全称、简称、地区分类及其编码、客商

属性、联系人、联系地址、电话、传真等资料准确填写后，

递交给系统管理员噌加；系统管理员增加完毕并反馈相应

客商管理的客户编码后，便可正常使用。

增加、修改

档案♦维护客商管理档案时，根据各区域提供的客户实际信息

及时更新，主要包括客商属性、专管业务员、专管部门、

账期等资料。

客♦客商基本档案、管理档案维护规范详见《附件2农资股

户

份有限公司客商档案维护规范》。

化

♦新增存货时，维护《附件3农资股份有限公司存货基本

档案表》，把存货名、规格、型号、存货分类及其编码、

计量单位、助记码等资料准确填写后，递交给系统管理

员增加。系统管理员增加完毕并反馈相应的存货编码

存货管理

增加、修改后，便可正常使用。

档案

♦维护存货基本档案时，根据存货的业务性质及时更新批

次号、保质期、主供应商、默认采购价格、销售价格等

业务信息。

♦存货基本档案、管理档案、物料生产档案的维护规范详

2

细看《附件4农资股份有限公司存货档案维护规范》

♦当库存组织发生变化时，应及时作修改。

库存组织

增加、修改♦若启用了按库存组织划分权限，库存组织发生变化时应

档案管理

及时通知系统管理员作权限划分。

♦当库存发生变化时，应及时作增加、修改。

仓库档案

增加、修改♦若启用了按仓库划分权限，库存组织发生变化时应及时

管理

通知系统管理员作权限划分。

♦当部门发生变化时，应及时作增加、修改，不再使用的

部门档案仓库只能作封存处理，不得删除。

增加、修改

管理♦若启用了按部门划分权限，库存组织发生变化时应及时

通知系统管理员作权限划分。

♦当人员发生变化时，应及时作增加、修改，离岗人员只

人员档案能作封存处理，不得删除。

增加、修改

管理♦若启用了按部门划分权限，库存组织发生变化时应及时

通知系统管理员作权限划分。

增加、修改、♦对管理员所管辖公司的单据模板、查询模板、账表模板、

模板管理

删除、分配打印模板进行增加、修改、删除、分配操作。

♦本部门新增供应链操作员、或已有操作员的权限变更

时，须正确填写《附件5广东省农资NC-ERP权限变更

表》后打印，经理签名或部门盖章后，传真给系统管理

权限变更无

员。系统管理员根据表上所填写内容添加操作员、增加

或变更权限。此权限变更表格于总经理办公室电脑室备

案。

2.L2销售管理

价格价目表维♦增加存货的新价格

增加、修改

管理护♦修改存货的价格

♦制单时，严格区分销售的业务类型

♦选择客户，维护部门、人员、销售组织等信息

销♦确认出库仓库、数量、辅计量单位、价格与金额的

售制革正确性

订

单订单维护♦检查业务是否超过客商信用余额与库存可用量

管

理（ATP）,若超过，应马上向业务员、经理报告相关

问题，询问是否继续交易。

♦操作员对保存成功的销售订单应及时审核，或提交

送审、审核

并通知相应岗位人员审核单据。

3

♦操作错误的订单可进行作废，前提是该订单必须是

作废、关闭处于自由或弃官状态。非错误情况下的无效订单（交

易取消等业务）不能删除，只允许作关闭操作。

♦对已出库订单作调整操作，须在主管同意的情况下

进行，只允许修改价格、增加数量，对已出库的存

修订

货不允许修改品种、仓库、减少数量或删除操作，

不允许更改客商。

♦订单关闭必须获得主管同意，才允许操作。

♦对于只被部分参照出库，没有完全执行完毕的订单，

订单关闭

关闭根据实际情况，确认剩下部分不执行的情况下，必

管理

须即时进行关闭处理，否则未执行部分将仍占用

ATPo

♦根据需要查询、导出、打印相关报表。

销售订单明细表

报表

销售订单汇总表

♦严格区分销售的业务类型。

♦选择正确的销售出库单据。

♦确认存货单价与金额的正确性，如需调整，必须先

制单

在修订订单中作修改。

销发票录入♦在导入金税系统业务中，选择尚未打印的发票导出，

售

发发票维护到金税系统中打印出税务发票。

票♦要求对保存成功的销售发票及时审核。

管审核

理

♦在部门主管的同意的情况下，可对错误的发票进行

作废

作废。

销售发票明细表♦根据需要查询、导出、打印相关报表。

报表

销售发票汇总表

♦对在系统外已确认可退货的商品进行制单退货处

理。

♦严格区分业务类型，判断是否能找到此次退货所对

退应的销售出库单。若能找到必须参照销售出库单生

货销售退货成退货申请单，否则自制申请单。

管制单

理申请单♦退货价格的确定可按实际情况，由手工录入。

♦当发生当月退货的情况（本月发生销售退货，使发

生额为0）,要求删除出库单，并关闭订单。若严格

管理销售退货流程时，可通过销售退货申请单作退

货流程，单要打印相关单据、说明给财务。

4

♦对保存生效的退货申请单及时提交部门领导审核。

送审与审核

退货申请单执行♦根据需要查询、导出、打印相关报表。

报表

明细表

销♦农费股份有限公司统一采用自动核销的方式核销，

售

核自动核销核销要求每笔收款单制作完成，并经核实后，由财务人

销员在系统中按照客商进行自动核销。

客商额度♦根据部门要求，在客商额度表维护客商的信用额度。

客维护

商表

信♦查询客商额度、占用额度和未核销额度。若与客商

用

额客商信用相关的交易单据未核销时，额度将会一直处于占用

度查询

表状态。因此，使用客商额度管理时要求操作员必须

进行单据核销。

提♦操作员在完成一定的单据操作流程后，需要把相关

交

单单据打印并及时提交财务人员出账。关于业务内勤

据各相关结向财务传递的相关单据，详细参考《附件6关于业

给查询、打印

点、

财务向财务传递NC单据的操作规范》

务

2.1.3采购管理

♦严格区分采购的业务类型。

♦选择供应商、专管业务员、采购部门。

♦确认数量、价格与金额的正确性，维护“到货信息”中

的到货仓库、库存组织、计划到货日期。

制单

♦若发生采购退货，经部门主管允许，制作新的采购订单，

并在订单中勾上退货标记。

采♦有制定到货计划流程的部门，在审核前先制定到货计

购

订采购订单维划。

单护、采购退

管♦操作员对保存成功的采购订单应及时审核，或提交并通

理货单维护送审、审核知相应岗位审核单据。

♦操作错误的订单可进行作废，前提是该订单必须是处于

作废、关闭自由或弃审状态。非错误情况下的无效订单：交易取消

等业务）不能删除，只允许作关闭操作。

♦对已入库订单作调整操作，须在主管同意的情况下进

修订行，只允许修改价格、增加数量，对已入库的存货不允

许修改品种、仓库、减少数量或删行操作，不允许更改

5

客商。

♦本部经营部门制作订单后，走预付款流程：

在订单上的【预付款】按钮制作预付款单，打印并提交

预付款

财务资金进行网上付款。

♦对于只被部分参照执行，没有完全执行（入库）完毕的

采购订单关订单，必须即时判断原因，是否要进行来货短少责任方

关闭

闭判定，并进行相关操作。若原因未判明，要求先作全数

入库，并在备注中说明短件数量。

订单执行明♦根据需要查询、导出、打印相关报表。

细

报表

订单执行汇

总

♦严格区分采购的业务类型

♦采购发票必须根据参考入库单生成，选择正确的采购入

库单据，不允许自制发票。

♦报进时，确认数量、价格与金额的正确性（如需调整，

应在修订订单中处理），当供应商提供的数量与对应入

制单库单不一致,有以下两种情况：1、发票数量多于入库

采单数量时，需要补录采购订单并入库；2、发票数量少

购采购发票维

于入库单数量时，需要做采购退货单并红字入库。新的

发护

票入库单连同旧的入库单一起生成发票。

管♦审核后，打印采购发票做为财务报进的凭证，详细参考

理

《附件6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。

♦对保存成功的采购发票应及时审核。

审核

♦经部门主管同意，可对错误的发票进行作废。必须确认

作废

后续生成的单据完全删除后，才可作废。

♦根据需要查询、导出、打印相关报表。

报表明细查询

6

♦选择与发票对应的供应商。

♦在成本要素定义中统一按数量的计算方法，定义相关的

费用成本要素。

♦选择正确的成本类费用存货（不入库本的费用由财务录

费用发票维制单、审核、入）。

护作废♦填入正确的发票金额，数量必须为1。

♦单据保存后必须审核，并打印传财务，详细参考《附件

6关于业务向财务传递NC单据的操作规范》。

♦入成本的费用发票必须当月在费用结算中作费用分摊

处理，传递财务。

♦购买的存货入库后，应该马上进行暂估处理，未报进的

本月的入库单、红字入库单，必须本月暂估，不允许跨

月暂估。

♦暂估时可按实际需要对暂估价格作修改，但由于查询暂

估价格相对困难，不推荐修改。

暂估、反暂♦对已暂估的入库单作修改时，必须先作反暂估处理。

估♦对跨月暂估的存货价格作修改时，先作采购退货，制作

采购退库单并暂估，再作新的暂估价格的采购订单，采

暂估处理、

购入库后暂估，得出新的暂估价格。

♦当月暂估的单据，必须在相应结点中打印出来，及时递

交给财务人员，详细参考《附件6关于业务向财务传递

NC单据的操作规范》。

采

购♦对系统刚使用时，存在余额的存货作期初暂估记录，可

结期初库存暂在后期根据实际情况补充暂估记录，参考采购订单生

算

估成，用作报进时财务总账冲期初余额使用，其他情况不

得使用。

♦入成本的费用发票必须当月在费用结算中作费用分摊

处理，传递财务。

查询、分摊、

费用结算♦根据实际情况，选择需要进行成本分摊的已报进结算的

结算

采购入库单与相应的费用发票，先点击分摊，再点击结

算，为分摊完成。

消耗汇总暂♦当采用供应商寄存管理流程时，月末统一对已销售但发

票未到的代管存货的消耗汇总单作消耗汇总暂估。

估

消耗汇总结

算♦对发票己到的代管存货作结算处理，根据消耗汇总的数

消耗汇总结

量结算，自动生成应付，并对已作暂估的消耗汇总单对

算

冲。

7

消耗汇总费♦若需对寄存管理承担费用时;所产生的费用发票作分摊

用结算处理，具体同费用结算。

采♦农资股份有限公司统一采用自动核销的方式核销，要求

购每笔付款单制作完成，并经核实后，由财务人员在系统

核自动核销核销

销中按照客商进行自动核销。

2.L4仓库管理

♦当到货时，必须及时参照采购内务提供的采购订单生成

入库单，并核对货物，确认无误后，填写实际入库数量。

♦入库单保存后更新库存现存量，必须及时签字传财务，

保证账实相符，账账相符。

♦农药品种按照辅计量单位（件、包）入库时，必须选择正

制单、签字、

采购入库确的辅计量单位，并填写正确的辅数量

作废

♦入库单位未必与采购订单相一致，参照生成时务必注意

辅单位的正确选择。

♦作废入库单时，必须经过部门经理同意后才能操作。

正

♦若采购暂估结算时，所对应的采购入库单必须签字后，

常

出才能操作。

入

当发货时，必须及时参照销售内务提供的销售订单生成

库♦

业出库单，并核对货物，确认无误后，填写实际出库数量。

务

♦出库单保存后更新库存现存量，必须及时签字传财务，

保证账实相符，账账相符。

♦农药品种按照辅计量单位（件、包）入库时，必须选择正

制单、签字、确的辅计量单位，并填写正确的辅数量。当出库过程中，

销售出库

作废涉及到辅单位拆解业务时，务必根据《附件7NCERP库

存拆解的说明》操作，确保各级辅计量的库存数量与实

际一致。

♦出库单位未必与采购订单相一致，参照生成时务必注意

辅单位的正确选择。

♦作废出库单时，必须经过部门经理同意后才能操作。

8

换，

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