文件控制管理制度

曾方一名旗（4管理服务部管理体系文件

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文件控制管理制度

一、目的

通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范

性，特制定本制度。

二、适用范围

本规定适用于公司内部所有文件的管理。

三、职责

1、经管办负责拟稿公司范围内告示类文件，参与审核一级文件、内控管理类文件，分

配公司范围内告示类文件和内控管理类文件编号，监督、管控现有体系文件的运行状况.

2、管理服务部负责审核、编号内控体系类文件，（一级文件除外，技术图纸由公司技

术部统一管控），每个李戈的前三个作日向经管办提交前三个月的文件管控情况。

3、各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。

4、外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。

5、各类文件管控职责和权限参见下表：（表一）

拟稿/修订

文件类型审核/会签签发编号原稿控制

/废除

告示类文件发文单位部门经理副总及以上

副总及以

一级副总及以上

管上经管办经管办

管理服务

理二级/管理

副总及以上部/技术部

类三级部门经理服务部

门

内控类四级部门经理

发文单位

文件副总及以

一级副总及以上

体

系.•级分管副总副总及以上

管理服

类三级副总及以上

部门经理务部

四级部门经理

部门负责经管办/管

外来文件部门经理分管副总

识别、收集理服务部

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四、相关文件的术语和定义：

（一）公司内部文件包含：

1、告示类文件：

告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、会议纪要、公告。

（1）通知：使用于需要有关内部机构、部门或人员周知或者执行的事项。

（2）决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者

撤销下级部门或机构不适当的决定事项。

（3）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。

（4）公告：适用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情

况等。

2、内控类文件：

内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件。各内控类文件分为四个级别，分

别为：一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。

（1）一级内控文件：是公司纲领性的内控文件。如员工手册、质量环境管理手册等。

（2）二级内控文件：如集团范围内管理性质类文件、程序文件等。

（3）三级内控文件：如各部门内的管理制度、作业指导书、操作规程、外来文件、检

测报告等。

（4）四级内控文件：如相关记录表单。

（二）内部文件实行，呆密管理，所有内部文件的密级分为三个级别，分别为：秘密、机

密、绝密。

五、程序说明

（一）文件拟定和审核

1、质量环境管理手比由经管办负责编制；员工手册由人力资源部负责编制，副总审核,

总裁批准。

2、二级和三级文件由各职能部门组织人员编写，内控管理类文件须本部门经理和经管

办审核，文件关联部门审核会签，分管副总批准；内控体系类文件须本部门经理和管理服务

部文控室审核，文件关联部门审核会签，副总及副总以上批准。

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3、公司范围内的告示类文件，由发文部门拟文后，经部门经理审核发放，送至管理服

务部备份。

（二）文件格式和类型

1、内控文件正文组成一般由八个部门组成：一、目的；二、适用范围；二、职责；四、

相关文件；五、程序流程；六、程序说明；七、相关记录表单；八、附录。具体可视内容而

定。

2、文件格式：公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号

字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。管理制度类、指导书类、合约类

文件标题统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。表单类文件：标题统一用黑体加

精小一号字，文件编号用宋体四号字，内容用末体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表

格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。

3、公司各部门简称：

经管办（0M）、人力资源部（HR）、综合办公室（GO）、采购部（P0）、财务部（FD）、

质保部（QA）、技术部（TD）、市场部（MD）＞管理服务部（MS）、工程部（ED）、安保部

（SD）、设备部（ED）、生产部（PD）物流部（LD）、生产安全室（WS）、产品研发部（R&D）.

4、版本/版次：第一版用A表示，第一次用数字01表示，如：A/01

5、文件编号是由公司简称，部门简称，编号组成。如：TY-GO-001

6、经管办负责监督和检查公司所有文件的编号及运行情况。

（三）文件发放与管理

1、公司管理类内控文件由经管办发放，体系类内控文件由各部门负责发放（技术图纸

由各部门管控，于每个月的前三个工作口向文控室归档本月的文件控制管理情况），并使用

《受控文件发放/回收登记表》进行发放登记。

2、受控文件发文签发人参见（表一），但如内容涉及公司重要决定及公司发展方向等

重要事项的文件均需分管副总复核并经集团总裁签发，需盖印公司文件受控章后方可生效。

3、公司所有告示类文件及内控类文件均需在公司内部告示系统中及时发布与更新，内

部公告类文件的发布与更新由经管办统筹负责。

4、一些记录表单的发放，原则上不加盖受控章，但必须确保版本的有效性。

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在指定日期归还文件，若到期仍不归还，则由文件控制人员收回。

2、所有存储在任何介质上的软件都视作文件。本文件规定的关于内控文件的受控状况、

发放、更改、换版与作废办法原则上也适用于软件。以存储介质领取受控软件时，受控印章

加盖在介质盒（带，盘）上。并执行软件保护措施，如防修改、防擦出等。由授权人转存受

控软件到任何介质上时，由领用人全面负责受控软件的管理（防止非授权拷贝、损坏或丢失）。

八、附则

1、本制度自下发之H起予以实施。

2、管理服务部对本制度有最终解释权。

九、相关记录文件

1、《文件传阅单》

2、《文件发放/回收登记表》

3、《文件更改申请表》

4、《文件借阅登记表》

5、《文件销毁申请单》

6、《受控文件清单》

7、《公司文件审批单》

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附件一

文件传阅单

编号:

文件名称文件编号

学习途径

紧急程度：紧急口一般口文件性质：阅知口

密级：秘密口机密口绝密口

N0.传阅人员签名日期NO.传阅人员签名日期

12

34

56

78

910

1112

1314

1516

1718

1920

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附件二

文件发放/回收登记表

发放记录回收记录是否受控

序编版部备

文件名称分发号签口份签日份

号号本门注

收期数回期数(Y/N)

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附件三

文件更改申请单

文件名称

文件编号申请更改部门

申请更改原因：

更改前内容更改后内容

受此影响引起的其他更改文件名称：

拟制审核/会签批准

注：如更改内容过多而无法在此单中完整填写，可列表填写并赋予后项

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附件四

文件借阅登记表

版本/

序号文件名编号借阅人借阅日期归还日期备注

修订号

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附件五