学生数据档案管理制度

学生数据档案管理制度一、总则（一）目的为了规范学生数据档案的管理，确保学生数据的完整性、准确性和安全性，充分发挥学生数据在学校管理、教学研究、学生发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校内所有涉及学生数据档案管理的部门和人员，包括但不限于教务处、学生处、各学院、班主任、任课教师等。（三）基本原则1.真实性原则：学生数据档案应如实反映学生的真实情况，确保数据的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集学生各方面的数据信息，保证档案内容的完整性，避免数据缺失。3.准确性原则：对收集到的数据进行准确录入和整理，确保数据的准确性，防止错误信息的产生。4.安全性原则：采取有效措施保障学生数据档案的安全，防止数据泄露、篡改和丢失。5.保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及学生个人隐私的数据信息予以保密，未经授权不得泄露。二、学生数据档案的内容（一）基本信息1.个人身份信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码等。2.家庭信息：父母姓名、职业、联系方式、家庭住址等。3.入学信息：入学时间、录取专业、学历层次、入学方式等。（二）学习成绩1.课程成绩：每学期各课程的考试成绩、平时成绩、综合成绩等。2.学业进展：学分完成情况、留级、退学、休学等记录。（三）奖惩情况1.校内奖励：如三好学生、优秀学生干部、奖学金获得者等荣誉称号及奖励证书。2.校内处分：警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分记录。3.校外奖励与处分：获得的校外相关奖励及受到的校外处分情况。（四）综合素质评价1.思想道德素质：政治表现、道德品质、行为规范等方面的评价。2.学业与科研能力：学习态度、学术成果、实践能力等方面的评价。3.身心素质：体育锻炼、心理健康等方面的评价。4.艺术修养与社会实践：艺术特长、社会实践活动参与情况等方面的评价。（五）学籍异动1.转专业：转专业的原因、审批过程及相关手续。2.转学：转学的申请、审批、接收学校等相关信息。3.休学与复学：休学原因、休学时间、复学申请及审批情况。4.退学：退学原因、退学手续办理情况。（六）就业信息1.就业意向：学生毕业时填写的就业意向，包括就业单位、岗位等。2.就业情况：就业单位、就业时间、就业岗位等实际就业信息。三、学生数据档案的收集与整理（一）收集渠道1.教务处：负责收集学生的课程成绩、学籍异动等教学相关数据。2.学生处：收集学生的基本信息、奖惩情况、综合素质评价等学生管理方面的数据。3.各学院：负责本学院学生的各类数据收集，如学业进展、专业相关实践活动信息等，并及时汇总上报。4.任课教师：按照要求及时报送所授课程学生的成绩及相关教学反馈信息。5.学生本人：学生需如实填写个人基本信息表、综合素质评价表等相关表格，并按时提交给相关部门。（二）收集要求1.各数据收集部门应明确数据收集的范围、内容、格式和时间要求，确保数据收集的准确性和及时性。2.数据提供方应认真核对所提供的数据，确保数据真实、完整、准确，签字确认后提交。3.对于涉及学生隐私的数据信息，收集过程中要严格遵守保密规定，保护学生权益。（三）整理规范1.收集到的数据应及时进行整理，按照档案内容分类进行归档。2.对数据进行审核，检查数据的准确性和完整性，发现问题及时与数据提供方沟通核实。3.采用电子和纸质两种方式进行存档，电子档案应按照规范的命名规则和存储路径进行保存，纸质档案应进行分类装订，便于查阅。四、学生数据档案的存储与保管（一）存储方式1.电子存储：建立专门的学生数据档案管理数据库，采用安全可靠的服务器存储学生数据。数据应定期进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，如外部硬盘、磁带等，以防止数据丢失。2.纸质存储：设立专门的档案柜，按照学生年级、专业等分类存放纸质档案。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保纸质档案的安全保存。（二）保管责任1.学校指定专人负责学生数据档案的保管工作，保管人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉数据档案管理流程。2.保管人员要严格遵守档案管理制度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。3.未经授权，任何人不得擅自进入存储区域，不得私自查阅、复制、修改学生数据档案。（三）安全防护1.对电子存储设备采取安全防护措施，设置访问权限，安装防火墙、杀毒软件等，防止数据被非法入侵和病毒感染。2.加强对纸质档案存储场所的安全管理，安装监控设备，限制无关人员进入，确保纸质档案的安全。3.制定数据档案安全应急预案，定期进行演练，以应对可能出现的数据丢失、泄露等突发事件。五、学生数据档案的查阅与使用（一）查阅权限1.学校内部人员：教务处、学生处等相关管理部门因工作需要可查阅学生数据档案，但应严格按照规定的查阅范围进行查阅，不得擅自扩大查阅内容。学院领导、班主任、任课教师在履行工作职责时，可根据工作需要查阅本学院、本班级学生的相关数据档案，但查阅后应及时归还，不得私自留存。2.外部单位：因招生、就业、合作办学等工作需要，经学校主管领导批准，外部单位可查阅学生的部分相关数据档案，但必须签订保密协议，严格按照协议规定使用数据，不得将数据用于其他目的。司法机关等因办案需要查阅学生数据档案的，应按照法律程序办理相关手续，学校予以配合，但查阅范围应严格限定在与案件有关的信息。（二）查阅流程1.查阅人员需填写《学生数据档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交给档案管理部门负责人审核，审核通过后由保管人员提供相应的档案供查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。查阅过程中不得对档案进行涂改、标记等破坏行为。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还保管人员，并在《学生数据档案查阅登记表》上签字确认。（三）数据使用规范1.学校内部人员使用学生数据档案应仅限于学校管理、教学研究、学生发展等工作需要，不得将数据用于其他商业或非法目的。2.外部单位使用学生数据档案应严格按照约定的范围和用途使用，不得泄露或转让给第三方。3.任何人员在使用学生数据档案过程中，如发现数据存在问题或疑问，应及时与档案管理部门沟通核实，不得擅自处理。六、学生数据档案的更新与维护（一）更新内容1.学生基本信息发生变化时，如姓名变更、身份证号码更正、家庭信息变动等，学生应及时向相关部门提交变更申请及证明材料，由负责部门进行审核后更新档案信息。2.学生的学习成绩、奖惩情况、学籍异动等信息有变动时，相关部门应在规定时间内将最新信息录入档案。3.学生综合素质评价信息应根据学生每学期的实际表现进行动态更新。（二）更新流程1.学生提出信息变更申请，填写相关变更申请表，并提交证明材料。2.申请部门对提交的材料进行审核，审核通过后在档案管理系统中进行信息更新，并同时更新纸质档案。3.涉及多个部门的信息更新，由牵头部门负责协调相关部门完成信息更新工作，确保数据的一致性和准确性。（三）定期维护1.档案管理部门定期对学生数据档案进行全面检查，包括数据的完整性、准确性、存储状态等，发现问题及时处理。2.每学年对学生数据档案进行一次清理，对于已毕业学生的档案按照规定进行封存或销毁，确保档案管理的时效性和规范性。3.根据学校发展和管理需要，适时对学生数据档案管理系统进行升级和优化，提高数据管理的效率和质量。七、学生数据档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及学生个人隐私的数据信息严格保密，与学生数据档案管理相关的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.限制数据档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和处理相关数据。3.在数据传输和存储过程中，采用加密技术，确保数据的保密性。（二）安全责任追究1.对于违反学生数据档案保密与安全规定的行为，学校将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因工作人员疏忽或故意造成学生数据泄露、篡改、丢失等安全事故的，相关责任人应承担相应的法律责任，并