分公司办公室管理制度

分公司办公室管理制度一、总则（一）目的为规范分公司办公室日常工作秩序，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于分公司全体员工。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和公司各项规章制度。2.倡导高效、协作、创新的工作作风。3.坚持公平、公正、公开的管理原则。二、办公环境管理（一）办公区域布局1.分公司根据工作职能和人员数量，合理划分办公区域，包括部门办公室、会议室、接待室、资料室等。2.各部门应按照规定的区域进行办公，不得擅自占用其他部门的空间。（二）办公设施配备1.为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、文件柜等办公设施。2.办公设施如有损坏或故障，员工应及时向办公室报修，办公室负责联系维修人员进行维修。（三）环境卫生维护1.全体员工应保持办公区域的整洁卫生，做到地面无垃圾、桌面无杂物、文件摆放整齐。2.各部门应安排专人负责本部门办公区域的日常清洁工作，定期进行大扫除。3.禁止在办公区域内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等不文明行为。（四）安全管理1.加强办公区域的安全防范，确保员工人身和财产安全。2.员工应妥善保管个人财物，重要文件和贵重物品应锁入文件柜或保险柜。3.下班时，员工应关闭电脑、打印机等办公设备，关好门窗，切断电源。4.如发现安全隐患或异常情况，应及时向办公室报告。三、办公用品管理（一）办公用品的采购1.办公室负责制定办公用品采购计划，根据各部门的需求和库存情况，定期采购办公用品。2.采购办公用品应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应。（二）办公用品的领用1.员工因工作需要领用办公用品，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人批准后，到办公室领取。2.办公室应建立办公用品领用台账，记录办公用品的领用时间、品种、数量等信息。（三）办公用品的使用1.员工应爱护办公用品，节约使用，避免浪费。2.对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应按照操作规程使用，定期进行维护和保养。（四）办公用品的盘点1.办公室应定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。2.如发现办公用品短缺或损坏，应及时查明原因，并进行相应的处理。四、文件管理（一）文件的分类1.文件分为上级文件、公司文件、部门文件、外来文件等。2.上级文件是指上级单位下发的各类文件、通知等；公司文件是指公司制定的各项规章制度、工作计划、工作总结等；部门文件是指各部门自行制定的文件、报告等；外来文件是指与分公司业务相关的外部单位发来的文件、信函等。（二）文件的收发1.办公室负责文件的收发工作，设立文件收发登记本，对文件的收发时间、文号、标题、份数等信息进行详细登记。2.收到文件后，办公室应及时将文件送呈分公司领导批阅，并根据领导批示进行传阅或转发。3.发文时，办公室应按照文件格式和发文流程进行拟稿、审核、签发、编号、打印、盖章、分发等工作。（三）文件的传阅1.文件传阅应遵循“快速、准确、保密”的原则，确保文件及时传达到相关人员手中。2.传阅文件时，应在文件传阅单上注明传阅时间、传阅人姓名等信息，传阅完毕后，传阅人应签字确认。3.对于重要文件，应实行专人专送，确保文件的安全和保密。（四）文件的归档1.文件办理完毕后，办公室应及时将文件进行整理归档，按照文件类别和时间顺序进行分类存放。2.归档文件应齐全完整、字迹清晰、签字盖章手续完备，便于查阅和保管。3.办公室应定期对归档文件进行清理和核对，确保文件的准确性和完整性。（五）文件的借阅1.因工作需要借阅文件，应填写《文件借阅申请表》，经部门负责人批准后，到办公室办理借阅手续。2.借阅文件应在规定的时间内归还，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自复印、转借、丢失或损坏文件。五、会议管理（一）会议的分类1.会议分为公司例会、部门会议、专题会议、临时会议等。2.公司例会是指分公司定期召开的会议，包括周例会、月例会等；部门会议是指各部门自行召开的会议；专题会议是指针对某一专项工作召开的会议；临时会议是指因工作需要临时召开的会议。（二）会议的组织1.办公室负责会议的组织工作，包括会议通知的发送、会议场地的安排、会议资料的准备等。2.会议通知应提前发送给参会人员，明确会议的时间、地点、主题、议程等信息。3.会议组织人员应提前到达会议场地，做好会议的各项准备工作，确保会议顺利进行。（三）会议的记录1.办公室应安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等信息。2.会议记录应准确、完整、清晰，会后应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员。（四）会议的执行1.参会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，不得迟到、早退、缺席。2.会议期间，参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、玩手机等。3.对于会议决议事项，相关部门应按照要求认真执行，并及时反馈执行情况。六、印章管理（一）印章的种类1.分公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（二）印章的保管1.公章由办公室主任保管，合同专用章由合同管理部门负责人保管，财务专用章由财务部门负责人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管。2.印章保管人应妥善保管印章，确保印章的安全和保密。（三）印章的使用1.使用印章应填写《印章使用申请表》，经相关领导批准后，方可使用。2.印章使用时，应在《印章使用登记表》上登记使用时间、用途、盖章文件名称等信息。3.严禁在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。（四）印章的停用1.因机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，办公室应及时收回印章，并进行封存。2.印章停用后，应按照规定进行销毁，并做好销毁记录。七、车辆管理（一）车辆的配备1.分公司根据工作需要，配备必要的公务车辆。（二）车辆的调度1.办公室负责车辆的调度工作，根据工作任务和用车需求，合理安排车辆。2.员工因工作需要用车，应提前填写《用车申请表》，经部门负责人批准后，交办公室安排车辆。（三）车辆的使用1.驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，确保行车安全。2.车辆使用过程中，应爱护车辆，保持车辆整洁卫生。3.严禁公车私用，如发现公车私用行为，将严肃处理。（四）车辆的维修和保养1.驾驶员应定期对车辆进行检查和保养，发现问题及时报告办公室。2.车辆需要维修时，驾驶员应填写《车辆维修申请表》，经办公室审核后，送指定的维修厂进行维修。（五）车辆的费用管理1.车辆的燃油费、过路费、停车费等费用由办公室统一核算和报销。2.驾驶员应妥善保管车辆费用发票，定期交办公室审核报销。八、保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等内容的文件、资料、数据等。2.公司尚未公开的经营策略、财务状况、人事信息等。（二）保密措施1.加强员工保密教育，提高员工保密意识。2.对涉及保密内容的文件、资料等进行加密存储和传输。3.严格控制保密信息的知悉范围，严禁无关人员接触保密信息。4.与