公交公司场地保洁及物业维护服务档案管理方案

公交公司场地保洁及物业维护服务档

案管理方案

目录

第一节档案管理的重要性........................3

一、档案在企业经营过程中发挥的作用...........3

二、做好档案管理工作........................4

三、健全制度................................5

四、与时俱进，实现管理现代化..............6

五、提高档案全面质量管理的方法..............7

六、档案管理工作重要的意义................8

第二节档案管理制度............................9

一、档案人员岗位责任制......................9

二、文件归档制度...........................11

三、档案收集整理制度.....................12

四、档案保管制度...........................12

五、档案库房管理制度.......................13

六、档案保密制度...........................14

七、档案查、借阅制度.......................15

八、档案利用制度...........................15

九、档案统计制度...........................17

十、档案鉴定销毁制度.....................17

十一、归档材料控制措施和验收制度.........18

第三节档案人员岗位职责.......................19

一、档案工作领导职责.......................19

二、档案员岗位职责.........................20

三、兼职档案工作人员职责...................21

第四节档案管理流程...........................22

一、目的...................................22

二、适用范围...............................22

三、术语和定义.............................22

四、工作程序...............................22

五、相关记录...............................28

第五节档案安全保密规定.......................36

第一节档案管理的重要性

随着我国社会经济的不断发展，档案工作越来越重要。

档案工作是在各项工作中形成的，具有保存考究价值的资

料，是对工作的记录及考察的凭证。档案为经济建设服务，

这是毋庸置疑的C我们不能狭隘地与获得多少经济效益画等

号。档案的保存和管理目的不是为了谋求利益，而是为了方

便、造福于人类，效益最终大多表现为社会效益。档案质量

是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。

然而工作需要相应的资料做好整、建立健全、完善档案

基础设施设备、健全档案工作制度。我们每个从事档案管理

工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量

不断提高。

一、档案在企业经营过程中发挥的作用

(-)行政方面的作用

档案是企业行政工作的工具之一，企业任何的出台，都

是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助

于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

(二)项目运营方面的作用

档案是公司活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管

理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达

标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档

案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平

和盈利能力。

（三）文化方面作用

档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录

和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案

我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化

氛围等。

（四）法律方面作用

档案室当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记

录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员

工、参会者合法权益不收侵害，明确各方面的责任，减少不

必要的纠纷。

（五）培训方面的作用

档案是一种重要的资源，其真实性和原始记录性，具有

不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高培

训的效率和效果。

二、做好档案管理工作

档案利用是档案管理最为基本的工作，档案利用对于整

个社会的发展是不可或缺的，是社会的信启。首先，要对档

案进行收集、整理、鉴定和保管的工作，然后对档案的管理

系统进行操作、检索和维护，使得档案利用工作的需求得以

满足；其次，重视档案的保管，可以做到在档案被需要的时

候可以提供出来；最后，要对重要的档案进行复印或者微缩,

可以成为档案原件的替代品，避免原件被损坏。档案的管理

不仅仅停留在管理好的层面上，还要与时俱进，顺应社会的

发展，找出合适的方式方法，在此基础上对档案利用的水平

进行提高，充分的发挥档案自身的作用和社会价值。

由于档案室在公司中是比较独立的一个部门，档案管理

方法的一直比较传统，使得我们在工作中的视野、思维和思

路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的转变，需要大

力倡导开拓创新精神，推进档案工作创新的氛围。总结档案

工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新

思路做好档案管理工作。

三、健全制度

不断把关，努力把好档案材料的收集关。要结合公司自

身的管理体制、协调各部门，做好档案收集工作的基础工作。

积极主动、全面、保量、保质、保密。档案管理人员在收集

工作中，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常保持联

系，对于收集工作，做到随时收集和定期收集相结合，防止

和减少档案材料的流失。这样不仅对档案的收集范围扩大

7,还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，

才能提高案卷的质量。

四、与时俱进，实现管理现代化

档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因此，

只有在档案管理上下功夫，才能有效地解决新形式下出现的

新问题。

（一）加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工

作，要求管理人员要有高度的工作责任感，要有良好的职业

道德，要有扎实的档案知识、要有办事细心的工作态度以及

先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作

者要不断的拓宽知识层面，不断的提高综合素质，才能跟得

上现在的档案管理工作。

（二）掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理

数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，更是档案管

理发展的最终方向。因此，档案管理工作者要根据自己公司

的情况结合岗位工作的特点，边学习边操作，在提高业务素

质的同时，更要注重知识、信息技术的学习和掌握。

（三）档案管理工作对现代公司制度的健康发展起着至

关重要的作用。要做好档案管理工作就必须立足于企业管理

的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足于

服务领导、服务项目使档案管理工作更好的为企业发展服

务。

（四）档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，

创新是在基本功扎实的基础上开辟的道路。档案管理工作者

要熟悉自己所管理的档案，把熟悉“家底”当做天天职。按

照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、褪色、

霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的

档案采取特殊的保护措施。

五、提高档案全面质量管理的方法

如何提高档案全面质量管理就是公司领导和档案工作

人员参加，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技

术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系

从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，

以保证档案的高质量。

(-)全体人员参加。要求档案形成过程中的所有人员，

公司领导、如各组(室)的领导、活动负责人、档案员等等

人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成文件的

归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。

只有这样，才能保证档案的完整性、统一性、才能保证档案

的高质量。

(-)树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人

员的意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为美

键，领导必须提高认识，转变观念，高度重视本公司档案管

理工作，用较高的工作质量来促进档案质量。

(三)档案工作者肩负着历史的职责，提高档案管理人

员的意识，促进档案科学管理，用丰富科技信息资源，推动

档案事业的发展。只有好的工作思路和方法，才能确保档案

管理质量稳步提高。

六、档案管理工作重要的意义

企业是否具有业绩或者是否具有一定的管理水准的重

要体现是档案管理工作是否科学规范。一个企业在发展过程

中会有很多优秀的成果，而这些成果都会被记录到档案中，

而要想了解企业的历史经营业绩就必须通过档案来查询，所

以企业的科学发展离不开档案的管理工作。只有将档案管理

和经营管理结合，这样就把企业的资源配置制定了，从而就

体现出了企业在未来的发展情况，这对公司的经营和管理都

具有非常重要的意义。

企业的档案是在长期社会实践活动中形成的，是对过去

工作的真实记录和公司历史发展情况的客观反映，对公司的

经营管理和领导决策具有重要的辅助作用。企业工作人员可

以通过分析档案资料，对过去的工作进行总结，吸取前人的

经验教训，并根据现阶段事业公司的发展现状制定科学合理

的发展规划和管理决策。可以为相关部门和人员提供信息资

料的查找等服务，一旦事业公司涉及到司法诉讼等情况，档

案查询功能就能够很好地发挥作用，从而确保公司的合法权

益不受侵害，实现持续发展。

总而言之，档案管理在事业公司的工作中具有举足轻重

的作用。事业公司对档案管理工作的认识是否到位是能否对

员工保障的重要体现。档案管理工作中主要是指统一管理和

标准化管理，将这两部分做好，然后再解决编研和现代化管

理上的问题，制定一个标准比较高的规划，将管理工作做到

最好。事业公司必须认识到档案管理工作的重要性，用严谨

和认真的态度去对到管理工作，使档案管理工作的意义和价

值能够最大地体现出来。

第二节档案管理制度

一、档案人员岗位责任制

（一）努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技

能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档

案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

（二）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实

施办法》和《XX省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本

系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本公司

各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅

自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《中华人

民共和国档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的

行政责任或刑事责任。

（三）熟悉本公司和本系统业务工作，了解本公司各类

文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

（四）切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，

保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规

范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

（五）同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴

定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保

存价俏的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析

报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

（六）保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真

做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工

作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录,

及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安

全，最大限度地延长档案寿命。

（七）编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极

主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，

严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，

注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案佶

息。

（八）积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些

有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

（九）积极参加本公司组织的科研课题鉴定会、公司工

程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收

上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

（十）做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准

确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调

查统计表。

（十一）在做好公司内部档案管理的同时，还要对公司

内部各科室和所属公司的档案工作进行监督、检查和指导。

二、文件归档制度

（一）归档范围

我司进行XX燃气安全检查过程中形成的有保存价值的

文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范

围。

（-）归档时间

I.文书材料于次年X月底前立卷归档：

2.会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归

档，于次年X月底前移交进档案室；

3.照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕

后X个月内向档案人员移交归档；

4.其它门类和载体的文件材料也应于完成工作后X个

月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。

（三）归档要求

1,应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所

有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式

和载体的文件材料齐全完整；

2.归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案

管理的规范分类、填写各类目录。

三、档案收集整理制度

（-）凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值

的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。

（二）收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做

到分门别类存放。

（三）整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持

它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零

散文件，案卷质量符合业务规范要求。

（四）归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁

止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。

四、档案保管制度

（一）本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档

案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任

意销毁。

（二）档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可

靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、

防虫、防高温、防有害气体等设施。

（三）档案管理员要定期检查档案，做好检查记录，发

现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。

（四）档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。

（五）档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移

交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。

（六）收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履

行交接手续。

（七）热保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规

范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

（A）档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和

其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳

光直射、防有害气体等“十防”设施。

（九）随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调

节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

（十）档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅

览室分开，但要相对集中，便于管理。

（十一）库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非

专管人员，不得随意进入库房。

（十二）必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档

案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和

修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处

理。

（十三）档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档

案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

五、档案库房管理制度

为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，

确保档案的完整与安全，特制定本制度。

（一）保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查

库，并认真做好记载。

（二）注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及

杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入

库内。

（三）定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在

14-24℃,相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调

机和去湿机的定时开关工作。

（四）搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高

温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

（五）遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告,

保护现场不受破坏。

六、档案保密制度

（一）认真贯彻《中华人民共和国保密法》，遵守保密

制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。

（二）档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保

密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。

（三）档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。

任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经

批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。

（四）档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续,

归还时要清点注销。

（五）需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告,

经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件

及时销毁，不得随意丢弃。

七、档案查、借阅制度

（-）本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方

可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分

管领导同意后方可杳（借）阅。

（-）利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、

勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。

（三）利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内

容，不得随意传播和扩散档案内容。

（四）利用者需摘抄（复制）档案内容，须经档案管理

人员同意，所摘抄（复制）的内容经档案人员校对并加盖我

办公章后方为有效。

（五）利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带

走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可

以借出档案室。

（六）借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主

任同意并另行办理借阅手续。

（七）利用档案须填写查（借）阅登记簿和档案利用效

果登记簿。

八、档案利用制度

（-）本公司档案仅限于本公司及本系统工作人员利

用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表

和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何

人不得例外。

（二）外公司来查阅档案资料的人员，必须持有公司介

绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分

管领导批准后方可查阅。

（三）杳阅档案人员应在阅文室、保密室内杳询，并保

持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

（四）查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密

规定。

（五）借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理

续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过

3份。

（六）借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上

乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违

者必究。

（七）借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔

细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗

必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

（八）凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出

的档案、材料，以利安全保密等工作。

（九）凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不

归还者，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定严肃处

理。

（十）复制、录档案资料，要经领导批准，录复制的档

案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

（十一）档案人员应根据本公司工作的特点按照室藏档

案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值

的档案资料，以提高档案的查全率。

九、档案统计制度

（一）档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，

档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。

（-）对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，

必须建立齐全的登记，统计注册。

（三）对当年形成的归档案卷（包括接受、移交）和档

案借阅、鉴定情况应随时登记。

（四）每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工

具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、

字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规

章制度）统计一次。

（五）档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次（六

月和十二月）。

（六）每年十二月前，填写《档案工作统计年报表》一

式两份，一份上报上级机关，一份存档。

十、档案鉴定销毁制度

（一）档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规

定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档

案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销

毁。

（二）档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负

责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴

定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案

工作的领导写档案鉴定报告和说明。

（三）实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也

不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存1—2年后确

认无保存价值，方可销毁。

（四）销毁档案时必须注意保密，并指定专人（X人）

以上监销。

十一、归档材料控制措施和验收制度

（一）档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管

理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档

工作。

（二）按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，对

国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集

中管理。任何人不得据为己有。

（三）档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备

的开箱等工作并有记录。

（四）专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务

同时提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料的

完整、准确、归档情况。

（五）对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的

各种材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把

关验收。

第三节档案人员岗位职责

一、档案工作领导职责

（一）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级

主管部门有关档案管理的方针、政策和部署安排。

（二）制订本公司档案工作的规划计划、规章制度和管

理细则，并组织实施。

（三）全面掌握本公司的工作情况，组织全室人员做好

档案收集、整理、分类、编目、鉴定工作，组织档案管理人

员开展档案编研工作、有效提供档案为生产、经营管理和两

个文明建设服务。

（四）安排本公司所属职工的政治教育、业务技术学习

及工作考核，提高档案队伍的整体素质。有计划、有组织地

安排专兼职档案人员的业务技术活动和学术活动。

（五）联系购置配备必要的工具、装具设施。

（六）加强与各有美业务部门的联系，理顺疏通档案的

归档渠道，促进档案工作的顺利开展。

（七）负责对全公司部门的档案工作进行指导和监督。

定期召开部门档案工作会议，经常组织人员深入基层了解档

案资料的积累、利用等情况，随时进行指导、监督检查工作。

（八）及时向上级主管部门提供本公司档案工作的各种

资料。

（九）负责本部门成本的有效使用和控制。

（十）负责综合档案室固定资产的管理和维护。协助做

好公司固定资产的转资工作。

（十一）起草工作报告、总结工作。向上级汇报工作。

（十二）完成领导交办的其它工作任务。

（十三）负责全公司的档案统筹管理工作。

（十四）负责综合档案室行政和日常工作。

（十五）负责对全公司各部门的档案工作进行指导和监

督。

（十六）负责理顺疏通档案的归档渠道。

（十七）负责加强档案基本建设，联系购置必备的档案

装具和设施。

（十八）负责向公司领导和上级业务主管部门汇报工

作。

（十九）负责召集鉴定小组对到期档案进行鉴定，并组

织监督销毁过期档案，建立销毁记录。

二、档案员岗位职责

（一）认真学习宣传贯彻《中华人民共和国档案法》、

《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《XX省机关

档案工作业务建设规范》、《XX省机关档案工作规范化管理

标准》、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识,

提高业务水平。

（二）负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并

编制检索工具。

（三）搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉

保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记

等各种记录。

（四）严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档

案的完整和安全。

（五）配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管

期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。

（六）做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进

行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

三、兼职档案工作人员职责

（-）认真学习贯彻、执行《中华人民共和国档案法》

和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作

的各项规章制度。

（二）执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。

（三）负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文

件材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接手续。

（四）认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。

（五）协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的

作用。

第四节档案管理流程

一、目的

加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程

序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。提供

符合项目需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于项目部档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

L档案：

指项目部过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、

管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种

文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、

荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2.档案管理：

就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利

用等活动。

四、工作程序

1.档案资料的收集

(1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的

合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件(合同)管理

记录目录》。

（2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部

门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部

移交。

1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。

2）档案资料的标识

各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。3）

档案资料的日常管理：

电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放

于指定电脑硬盘内。

文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）

管理记录目录》，以便检索利用。

文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒

内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。

4）档案借阅

借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅

档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，

需依照借阅权限由相关领导批准；

档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批

准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或

损坏，应立即报告直接上级；

借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重

新办理手续；

借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪

裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转

借或损坏；

5）档案销毁

对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报

告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。

执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监.销，监销人

不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和

批准手续文件，一并存档永久保存。

2.档案管理细则

1档案资料的归档范围

1）项目部对外发出的公文，如给政府的请示报告类公

文等；

2）项目部收到的公文，如政府职能部门发来的与本公

司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核

准文件、证书等文件；

3）项目部与其他单位来往的文书及权益文书等；

4）公司领导的批示、指示等；

5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、

领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

6）反映项目部主要职能活动的报告、总结、工作日记、

工作备忘等；

7）项目部的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统

计报表及简报；

8）项目部与有关单位、个人签订的合同、协议书等文

件正本及过程材料；

9）项目部干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考

核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材

料等人事档案资料；

10）项目部发布的各类广告、宣传材料；

11）外出公务活动（如学习、考察、调杳研究、参加会

议等）所获得或形成的档案资料；

12）财务档案资料；

13）各种实物档案；

4）其他具有利用和保存价值的文件资料。

（2）档案资料的归档要求

1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和

批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

2）一般资料接一份原件归档，重要文件和高使用率文

件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要

留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部

门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本

归档。

3）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主

要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、

完整的特殊情况下可归档伯贝件。

4）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，

并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

5）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、

牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

（4）档案资料的归档时间

1）即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束

或取得后即时归档：

公司规定的密级文件；

重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协

议书等正本及过程资料；

干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的

文件材料；

其他认为需要即时归档的资料。

2）定期归档

部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清

单交档案室；

部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交项目

档案室；

3）电子声像档案的归档

重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次

制成光盘脱机保管。

（5）归档文件的等级划分及保管期限

1）需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限

如下：

文件等级文件类型保管期限

一级秘密公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、永久

文件荣誉经营计划、管理决策，单位往来发文，人

事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、

处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，

合同及司法文书等

会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示

二级重要

批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及五年以上

文件

工程的文件等

员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话

记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的

三级普通材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理

三年

文件指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方

面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及

维修

（6）档案交接

1）部门内档案交接

部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移

交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行

政人事部见证。

2）档案移交公司的流程

经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门

每月提交的档案清单核对；

档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单

上（一式两份）签字，双方各保存一份；

（7）档案保管

1）档案编号

档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充

分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统

含糊。

档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号

表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序

依次排列，以便查阅。

档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或

业务增多时，随时增补之用。

档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作

和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

五、相关记录

1.《文件（合同）管理记录目录》；

2.《文件档案移交目录》；

3.《档案移交清单表》；

4.《档案借阅审批单》；

5.《档案管理流程》。

文件（合同）管理记录目录

记录编号:日期:

序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注

移交目录

记录编号:日期:

序号文件（合同）标题名称页数原/复备注

移交移交人日期

收件日期

注：本表一式两份，移交人、收件人各执一份。

档案移交清单表

记录编号:日期:

移交性质口离职口调岗口归档档案所属年度

保管期限