公司采购管理操作规范

XXX企业采购管理实行细则

第一章总则

第一条为了规范采购行为，减少采购成本，防备采购风险，

提高采购质量，根据国家有关法律、法规和中国XXX企业、

省企业采购管理有关规定，结合xxxx企业的实际状况，特

制定本实行细则。

第二条本细则合用于xxxx企业及其分支机构，如下简称XX

企业。

第三条本实行细则所称采购，是指除财务费用和人工成本

以外，以书面协议方式有偿获得企业生产运行有关的工程、

货品或服务的行为。

第四条本实行细则所称工程是指建设工程，包括XX设施或

XXX日勺新建、改建、扩建、拆除等施工，以及建筑物、构筑

物的新建、改建、扩建及其有关的装修、拆除、修缮等施工。

本实行细则所称货品是指多种形态和种类的设备、材料、用

品等，包括但不限于工程货品、维护货品、营销用品、办公

用品、劳保用品等。其中，工程货品是指与工程有关日勺货品，

是构成工程不可分割日勺构成部分，且为实现工程基本功能所

必须的设备、材料等。

本实行细则所称服务是指除工程和货品以外日勺其他采购对

象，包括但不限于工程服务、维护服务、征询服务、行政服

务等。其中，工程服务是指与工程建设有关的服务，包括完

毕工程所需的勘察、设计、监理等服务。

本实行细则所称非工程物资和服务是指工程施工、工程货品

以及工程服务以外的物资和服务，重要包括市场营销用品、

生产办公用品、网络维护物资以及广告宣传服务、行政后勤

服务、装维代维服务、专业征询服务等。

第五条采购工作应遵照如下原则：

（一）严格遵守国家法律法规，保证依法必须招标项目所有

公开招标。

（二）严格遵照公开、公平、公正和诚实信用，坚持公平竞

争，阳光择优。

（三）严格遵照企业内控管理规定，坚持规则在前、实行在

后、操作规范、全程留痕、问题追溯。

（四）严格遵守采购工作的纪律与规矩，坚持廉洁自律，作

风正派，纪律严明。

第二章机构与职责

第六条与采购有关日勺机构包括采购归口管理部门、采购需

求部门、采购实行部门、采购实行小组、管控部门、监督部

门和采购决策机构等。采购实行和采购决策的岗位和人员要

实行分离。

第七条采购归口管理部门是指对采购工作进行归口管理的

部门。省企业采购部是省企业日勺采购归口管理部门。

第八条XX部物资供应室是XXX企业的采购归口管理部门，

在省企业采购部的指导下开展对应职责内日勺采购管理工作，

重要职责为：

（一）负责XXX企业采购实行与采购归口管理工作，不停提

高采购规范化、原则化、专业化水平。

（二）负责集团企业、省企业采购管理制度的落地与执行。

（三）负责本单位采购实行工作日勺监督指导。组织和参与采

购方案、采购成果的审议、会签，对采购实行活动进行监督

检查。

（四）负责采购评标/评审专家库的应用及评估。

（五）负责本单位供应商认证和后评估工作的组织。

（六）负责本单位库存和物流管理工作。

（七）负责本单位采购管理信息系统的应用推广。

（八）负责本单位采购、供应商、库存和物流等有关数据信

息的记录分析。

（九）负责采购异议或投诉受理。组织或牵头对接上级行政

监督部门，对有关采购业务日勺异议和投诉事项进行调查外理。

（十）负责采购培训管理，组织开展培训与指导。

（六）配合采购管理。根据采购归口管理部门或采购实行部

门规定，参与采购检测管理、供应商考察及供应商评价等有

关工作。

第十条采购实行部门是指根据采购规章制度和专业规范开

展详细采购操作实行工作日勺部门，其重要职责包括：

（一）根据采购需求部门提交的采购需求，在已经有框架协

议下订单，或对新项目实行采购。牵头成立采购实行小组，

组织供应市场分析、采购方略研究、寻源、供应商认证等。

（二）负责编制采购方案。根据需求计划或申请编制采购方

案，提出对应日勺采购方式及合用根据、采购评审及供应商选

择的规则和原则、采购评审委员会的构成方式、采购进度安

排等。

（三）负责根据内控和“三重一大”规定，将采购方案提交

采购决策机构或通过签报等形式，进行审议和决策。

（四）负责组织采购实行。根据审定日勺采购方案组织采购文

献的编制与发出，以及采购招标、比选、谈判、询价等活动

日勺开展。

（五）负责提出采购成果提议。根据评标、评比、谈判、询

价等总结汇报，编写采购成果汇报材料，提出成交供应商及

采购价格等请示，并根据内控和“三重一大”规定，提交采

购决策机构或通过签报等形式，对采购成果进行审议和决策。

（六）负责签订采购协议。根据审定的采购成果，组织采购

协议或框架协议的草拟、签订和分发。

（七）负责归档采购实行文档资料。及时搜集整顿采购实行

过程各类文献资料，并按照规定进行归档。

（八）根据采购归口管理部门规定，参与评标专家履职评议、

采购检测、供应商考察及供应商评价等有关工作。

（九）按照规定办理采购立案手续，根据行政监督部门和采

购归口管理部门的规定接受监督检查、处理采购异议和投诉。

第十一条XX企业各类物资和服务日勺采购实行部门分工，按

照企业内控实行细则之《采购管理业务流程》。各县市分企

业也应在本单位的内控中明确各类物资和服务日勺采购实行

部门分工。

第十二条采购实行小组是指为完毕详细某采购项目，由采

购实行部门牵头成立日勺临时性工作小组，小组组员从采购实

行部门、采购需求部门、使用部门、支撑单位等选用具有有

关知识、技术或商务能力的骨干员工担任。采购实行小组详

细职责为：

（一）制定采购方案、采购公告及采购文献。

（-）负责制定评分细则。

（三）负责对供应商进行企业和产品两个层面日勺认证。

（四）负责组织采购实行，并完毕采购过程文献。

（五）编制采购成果汇报，提出采购成果提议，提交决策。

第十三条采购管控部门包括财务、法律等部门，县市为负

责财务、法律人员。财务部门重要负责审核采购文献与协议

日勺支付条款、按照协议约定条件实行款项支付等；法律部门

重要负责招标前采购文献中非集团规范文本商务条款合法

合规性的审查，以及协议日勺法律审核。

第十四条监督部门包括审计、纪检监察机构和采购工作归

口管理部门，县市为负责审计、纪检监察人员重要负责对采

购活动进行审计和监督检查。

第十五条采购决策机构是指各级采购评审会、采购决策委

员会、总经理办公会等，各县市分企业应成立采购决策机构

并制定采购决策有关制度，采购决策机构按照有关制度和内

控规定，审议各采购项目，并做出决策。

第三章采购方式

第十六条XX企业各类工程、货品及服务日勺采购方式包括：

（一）招标：指以招标公告或投标邀请书的方式邀请3家及

以上供应商参与投标竞争，按照综合评估法、经评审日勺最低

投标价法等法律法规容许日勺评标措施评审确定成交供应商

及价格等中标成果。详细根据《中华人民共和国招标投标法》、

《中华人民共和国招标投标法实行条例》等规定实行。

（二）比选：指以比选公告或比选邀请书的方式邀请3家及

以上供应商参与比选竞争，按照综合评估法评审确定成交供

应商及价格等中选成果。详细根据《XX采购比选管理措施》

日勺规定实行。

（三）单一来源采购（也称为定向谈判）：指邀请事先确定

日勺供应商参与采购谈判，按照满足采购需求、价格合理优惠

日勺原则确定成交价格等谈判成果。

（四）询价：指以询价公告或询价邀请书的方式邀请3家及

以上供应商参与一次性价格竞争，在满足采购文献实质性规

定日勺基础上，以经评审报价最低日勺原则确定成交供应商及价

格等询价成果。

（五）竞争性谈判：指以谈判公告或谈判邀请书的方式邀请

3家及以上供应商参与多轮谈判，在满足采购文献实质性规

定曰勺基础上，以经评审报价最低日勺原则确定成交供应商及价

格等谈判成果。

（六）电商采购：指根据集团企业统一引入的电商合作资源,

在指定的电商平台，按照本单位内控管理规定及当期平台公

告价格，直接确定供应商并下单收货。

（七）符合国家规定日勺其他采购方式。

第十七条公开采购是指通过公布采购公告，邀请不特定供

应商参与采购的各类采购方式，包括公开招标、公开比选、

公开询价和公开竞争性谈判等，通过事前公告方式对采购信

息予以公开日勺单一来源采购等也属于公开采购。

公开采购是XX企业采购的重要方式。依法必须招标的项目，

应当公开招标；其他项目应遵照公开采购为常态、邀请采购

为例外的原则，积极推进公开采购。

第十八条工程以及与工程建设有关的货品和服务应当采用

如下采购方式：

（一）到达法定招标规模原则的，属于依法必须招标范围,

应当公开招标；

（二）未到达法定招标规模原则日勺，原则上应当对同专业、

同类型的工程、货品和服务实行集中公开招标；

（三）未到达法定招标规模原则且未纳入集中公开招标的,

应当根据项目详细状况以及各类采购方式日勺合用情形选择

招标、比选、询价或单一来源采购。

第十九条第十八条规定范围以外的非工程物资和服务，应

当采用如下采购方式：

（一）单项采购估算金额在200万元人民币及以上的，应当

公开招标；

（二）单项采购估算金额在50万元及以上、200万元人民币

如下的，应当公开招标或公开比选；

（三）单项采购估算金额局限性50万元人民币日勺，应当根

据项目详细状况以及各类采购方式的合用情形选择招标、比

选、询价、竞争性谈判、单一来源或电商采购方式。

应当公开招标、公开比选的采购项目，因特殊状况需要采用

其他采购方式的，应当符合本措施规定日勺对应情形，并严格

进行内控审批。

第二十条应当公开招标的项目，符合如下情形之一的，可

以采用邀请招标，但采购方案应按企业内控管理规定完毕审

批，“三重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度

履行决

策程序。

（一）技术复杂、有特殊规定或者受自然环境限制，只有少

许潜在投标人可供选择日勺；

（二）采用公开招标方式日勺费用占项目协议金额的比例过大;

（三）非工程物资和服务，波及企业秘密等其他不合适公开

招标叽

XX工程建设项目，有第一项所列情形，招标人邀请招标日仇

应当向其懂得或者应当懂得日勺所有潜在投标人发出投标邀

请书；有第二项所列情形，采用公开招标方式的费用占项目

协议金额的比例超过1.5%,且采用邀请招标方式日勺费用明显

低于公开招标方式日勺费用日勺，方可采用邀请招标。

第二十一条应当公开招标日勺项目，按规定组织招标，重新

招标失败或重新招标后只有2家供应商投标日勺，可以采用公

开比选采购，但采购方案应按企业内控管理规定完毕审批,

三重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度履行决

策程序。

应当公开招标的项目，符合如下情形之一日勺，可以采用单一

来源采购，但采购方案应按企业内控管理规定完毕审批，三

重一大”采购项目须根据本单位“三重一大”制度履行决策

程序。

（一）波及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊状况的;

（二）需要采用不可替代的专利或者专有技术的；

（三）需要向原中标人采购，否则将影响施工、功能或服务

配套规定的。非工程物资和服务采购，其原供应商通过招标、

比选、询价、竞争性谈判等竞争方式产生日勺，可视为原中标

人，但原则上不应无限制、持续地向原供应商进行单一.来源

采购。

（四）按规定组织招标，重新招标后仍只有1家供应商投标

日勺；或按规定组织比选、询价或竞争性谈判，参选或应答响

应日勺供应商只有1家日勺；

（五）非工程物资和服务，波及企业秘密等其他不合适通过

竞争方式选择供应商日勺。

（六）国家规定的其他特殊情形。

单一来源采购原则上应采用事前公告日勺方式公开采购信息,

波及国家安全、国家秘密、企业秘密等特殊情形的除外。

第二十二条应当公开比选的项目，符合如下情形之一的，

可以邀请比选：

（一）采购估算金额局限性50万元人民币，采购时间紧急，

且使用公开比选无法满足规定日勺；

（二）非工程物资和服务，波及企业秘密等其他不合适公开

比选时。

第二十三条依法必须招标范围以外，采购的规格、原则统

一、现货货源充足，且以价格为重要评价原则的采购可以采

用询价。

公开询价是询价的重要方式，符合如下情形之一日勺，可以邀

请询价：

（一）采购估算金额局限性50万元人民币，采购规定期间

紧，且使用公开询价无法满足规定的；

（二）非工程物资和服务，波及企业秘密等其他不合适公开

询价的。

第二十四条非工程物资和服务，由于技术复杂或者性质特

殊，不能确定详细规格或详细规定；或因特殊原因不能事先

确定采购数量或计算出价格总额；或由于少数供应商垄断市

场，需要通过多次谈判才能获得合理日勺价格和服务的，可以

竞争性谈判。

公开竞争性谈判是竞争性谈判日勺重要方式，符合如下情形之

一日勺，可以组织邀请竞争性谈判：

（一）采购估算金额局限性50万元人民币，采购规定期间

紧，且使用公开竞争性谈判无法满足规定的；

（二）波及企业秘密等其他不合适公开竞争性谈判日勺。

第二十五条采用集中招标、集中比选等集中采购方式的项

目，中标或中选供应商数量原则上不超过参与投标或比选供

应商总数的60%。，例如三选一、四选二、五选三等。

第二十六条使用电商采购方式日勺，须在集团企业统一指定

日勺电商平台、供货渠道、货品品类范围内进行采购。

第四章采购流程

第二十七条采购实行流程重要包括采购需求确定、采购工

作准备、采购方案编制和确定、采购实行、采购成果确定、

采购协议签订、采购协议执行等环节。

第二十八条采购需求提出和确定

（一）由需求部门根据工程项目立项批复、年度经营项目或

业务开展计划、管理征询项目预算、平常办公需求、企业领

导指示等编写采购需求申请，明确拟采购物资/服务日勺名称、

型号、配貉、数量、技术或质量规定、预算、到货时间规定

等内容，经需求部门负责人审核、有关部门会签后，报送采

购实行部门。采购需求申请应根据业务发展需要，尽早向采

购实行部门提出，为后续日勺采购实行活动预留必要日勺时间。

（二）采购实行部门的计调人员根据收到时采购需求内容进

行分类，假如采购需求内容有足够库存，则告知采购需求部

门到库存部门办理领用手续，假如不够，则需根据差额实行

采购；假如采购需求的物资或服务已经有框架协议，则直接

向供应商下订单采购；假如无库存和框架协议，则贯彻有关

经办人员实行采购。

（三）假如属于采购需求部门自行实行采购日勺项目，可以简

化本流程。

第二十九条采购准备环节

由采购实行部门根据集采计划、需求计划或详细采购需求申

请，组织供应市场分析、采购方略研究、供应商寻源和采购

方案讨论等。

第三十条采购方案编制和确定

（一）由采购实行部门编制采购方案请示，采购方案基本要

素包括：采购内容及数量，采购方式及合用根据，采购评审

（评标、评比等）或谈判、询价日勺方式和原则，定标原则（集

采项目成交供应商数量、份额分派等），评审委员会或谈判

小组、询价小组的构成方式、采购实行进度安排等。招标和

比选采购方式还应增长：星号条款、支付条款、采购代理机

构、评分细则等；公开类和单一来源采购方式还应增长：公

告或公告的公布媒体；邀请类采购方式还应增长：拟邀请供

应商名单，以及理由或根据等。

按规定组织公开比选、公开询价和公开竞争性谈判时，在公

告发出后，假如参与比选、询价和竞争性谈判的供应商只有

2,可继续组织评比、询价和竞争性谈判；对应日勺处理方式

应在采购方案中明确。假如参与供应商只有1家，可参照本

措施第二十一条规定执行。

（二）采购实行部门根据内控权限规定，将采购方案提交采

购评审会审议，或以OA签报/MSS系统“编制采购方案”形

式经有关部门及采购归口管理部门会签后，按内控权限列表

规定提交企业管理层审批；属于“三重一大”采购项目的采

购方案，须根据本单位“三重一大”制度履行决策程序。

（三）采购方案以会议纪要或0A签报形式完毕审批后，采

购实行部门在MSS系统中“编制采购方案”、上传经审日勺会

议纪要或0A签报作为附件，部门负责人审批生效。

（四）对于小额（五万元如下）采购项目，采购实行部门可

直接实行采购，采购方案与采购成果合并报批，在MSS系统

中录入采购成果。

（五）采购需求部门及实行部门不得以拆分项目等方式，规

避正常采购流程或三重一大决策程序。

第三十一条采购实行

根据经审批确定的采购方案，由采购实行部门组织编制采购

文献，经采购实行小组全体组员签字、采购实行部门负责人

签字审批后，向潜在供应商发出采购文献；组建评标委员会

或采购评比委员会、谈判、询价小组，并委托其开展评标或

评比、谈判、询价工作以及出具评标汇报或采购评比、谈判、

询价总结汇报。

采用公开采购方式日勺，应当公布采购公告或单一来源采购公

告，公布媒体应包括“中国采购与招标网”、“中国XX集团

MSS外部门户网站”，xx工程建设日勺公开招标项目还应公布

到XX部的“xx工程建设项目招标投标管理信息平台

评标委员会和比选项目评比委员会组员人数均须5人以上单

数，其中技术、经济专家不得少于组员总数日勺2/3；xx工程

建设公开招标项目日勺评标专家必须通过工信部日勺“xx工程建

设项目招标投标管理信息平台”抽取，其他招标项目或比选

项目的评审专家从采购代理机构的专家库中随机抽取；谈判、

询价小组组员人数为3人以上单数，由采购实行部门负责组

建。

第三十二条采购成果确定

（一）由采购实行部门根据评标汇报、采购评审或谈判、询

价总结汇报编制采购成果请示，内容重要包括采购方案要点、

采购实行的过程、各供应商采购价格及评分表、推荐日勺成交

供应商名单、集采份额分派状况等。

（二）采购实行部门根据内控权限规定，将采购成果请示提

交采购评审会审议，或以签报形式经有关部门及采购归口管

理部门会签后，按内控权限列表规定提交企业管理层审批;

属于“三重一大”采购项目的采购成果请示，须根据本单位

“三重一大”制度及采购内控权限列表履行决策程序。

（三）采购成果日勺会议纪要或签报完毕审批后，采购实行部

门在MSS系统中“编制采购成果”，上传经审的会议纪要或

签报，以及评标汇报、采购评审或谈判、询价总结汇报完整

日勺扫描件作为附件，部门负责人审批生效。

（四）采用公开招标、公开比选、公开询价、公开竞争性谈

判的，应当通过该项目采购公告公布日勺媒体公布中标候选人

公告或采购成果公告。依法必须进行招标的项目必须在评标

结束后三日内公布中标候选人公告。

第三十三条协议签订

采购实行部门根据经审批确定日勺采购成果组织拟签约供应

商和需求部门等有关单位开展协议或框架协议日勺草拟和页

签工作，并根据内控管理规定完毕协议日勺审批与签订。框架

协议是订单执行的根据。

采购实行部门负责将采购全流程的有关文档整顿后进行归

档。

第三十四条协议执行

根据内控管理规定，按照采购标的类型，由工程建设项目日勺

建设单位、采购需求或采购实行等部门根据协议或框架协议

日勺约定，履行下单、验收、付款申请等权利义务。订单应当

按照内控管理规定进行草拟、审批与签订。

第三十五条在电商平台下单采购时，应按照企业内控管理

规定履行对应的下单、付款、验收、报账等流程。

第五章集中采购管理

第三十六条各单位应按照集团和省两级集采日勺规定，严格

执行各项集采管理规定，详细包括：

（一）明确采购范围。纳入集团级集采时货品、服务或工程

由集团企业负责组织集采实行；纳入省级集采日勺货品、服务

或工程由省企业负责组织集采实行。

（二）报送集采需求。各单位应当按照集采实行部门日勺规定,

根据业务发展状况等科学合理地预测需求，不停提高集采需

求预测的精确性，及时精确报送需求。

（三）配合集采实行。各单位应当按照集采实行部门日勺要

求，提供客观科学日勺技术规范或工作服务规定，参与集采方

案沟通以及对应的评标、评比、谈判、询价、协议草拟等工

作，精确体现业务需求，切实履行专业职能。

（四）执行集采成果。各单位应当严格执行集中采购确定日勺

成交供应商范围、份额及价格，根据集采协议或框架协议日勺

约定履行下单、收货、检测、付款等权利义务，按照诚实信

用、平等合作、互利共赢日勺原则与供应商开展履约合作。

集采成果执行过程中，确因技术演进，业务方略变化，建设

方向调整，特殊规格型号、技术、品质规定，或供应商无法

正常履约交付等原因导致集采数量、规格型号等发生变化日勺,

应向集中采购实行部门如实汇报，由其集中处理。

第三十七条各单位不得存在如下行为：

（一）未经授权，自行采购集采范围内的品类；

（二）通过借用、赠送、捆绑供应等方式，违规引入集采范

围内的品类；

（三）故意虚报、瞒报、低报集采需求的规格、规模；

（四）自行调整集采成果，包括品类、份额或价格等；

（五）排斥特定供应商，导致明显的执行偏差；

（六）系统外下单，或虚假下单；

（七）随意变化集采协议、框架协议的签约方或条款；

（A）其他违反集采管理规定日勺行为。

第六章监督管理和问责惩罚

第三十八条各单位应当积极推进采购信息公开化，广泛接

受各方监督，营造廉洁采购环境，实现阳光采购；严格贯彻

反腐倡廉有关规定，加强采购廉政建设，强化监督与问责，

实现廉洁采购。

第三十九条各单位及个人应当严格遵守采购招标、廉洁自

律有关法律法规。任何单位及个人不得违规从事也许影响采

购公正性的活动；不得运用职权，违规为本人及亲属经商办

企业提供便利、谋取利益；不得以任何方式非法干涉采购活

动。

第四十条参与采购活动日勺有关人员应当严格遵守采购工作

纪律：

（一）公平公正开展采购工作，坚持原则，秉公办事；

（二）严谨细致组织采购实行，认真踏实，一丝不苟；

（三）时刻牢记廉洁从业，自觉警醒，坚守底线。

第四十一条采购活动日勺有关人员应当严格执行如下禁令：

（一）严禁私下提供业务征询；

（二）严禁泄露应当保密日勺采购信息；

（三）严禁探听、传播与本人工作无关的消息；

（四）严禁内外串通牟取不合法利益；

（五）严禁收受礼品、礼金、有价证券等多种馈赠；

（六）严禁接受宴请、旅游、健身等高消费娱乐活动；

（七