公文处理办法 (一)

公文处理办法

第一章总则

第一条为了适应公司工作需要，推送公文处理工作科学化、制

度化、规范化，制定本办法。

第二条本办法适用于公司的公文处理工作。

第三条公文是公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定

效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制

度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情

况等的重要工具。

第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互

关联、衔接有序的工作。.

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、

安全保密的原则。

第六条公司综合办公室主管公司的公文处理工作，并对各部门

的公文处理工作进行业务指导和督促检查。需要说明的是，本办法所

采用的公文格式参照国家党政单位公文格式国家标准。

第二章公文种类

第七条公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位

和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大

强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周

知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知

重要情况。

（十）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级

单位的询问。

（十一）请示C适用于向上级单位请求指示、批准。

（十二）批复C适用于答复下级单位请示事项。

（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代

表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问

题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单

位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发

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文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和

印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号；涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公

文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，

紧急公文应当分别标注“特急”“加急"电报应当分别标注“特提”

“特急”“加急”“平急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文

件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文

时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单

位名称。公司发文单位标志为：**有限公司。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成c联

合行文时，使用主办单位的发文字号。公司文件发文字号由“公司”

代字“神州基投”、各部门代字、年号、序号组成。

（六）签发人c上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（A）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规

范化简称或者同类型单位统称。除普发性文件外，公文一般只能有一

个主送单位。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要

多头主送和越级主送。对普发性文件的主送单位，应分别根据不同情

况使用不同的称呼C如“各部门”、“各土建施工单位”、“各监理

单位”、“各监理、施工单位”、“各房建监理单位”、“各房建

施工单位”、“各房建监理、施工单位”、“各机电施工单位”、

“各机电监理单位”、“各机电监理、施工单位”、“各检测单位”

等等。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印

章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可

以不加盖印章。

（十四）附注c公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件c公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的

其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

第九条公文的版式按照《党政单位公文格式》国家标准执行。

第十条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符

号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并

用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十一条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用

纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十二条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作

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性。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越

级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十四条向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单

位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经公司同

意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，

应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请

示事项。

（五）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向

上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送

公文。

（六）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一

个上级单位。

第十五条向下级单位（或下设机构）行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同

时抄送发文单位的直接上级单位。

（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间协商一致方可

行文，未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，公司应当责令及

时纠正或者撤销。

（三）向受双重领导的下级单位（机构）行文，必要时抄送该下

级单位（机构）的另一个上级单位。

第十六条公司部门之间原则上不互相行文，工作需要可以工作

便函形式解决。

第五章公文拟制

第十七条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十八条公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发

文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办

法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确,

文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求

相关部门意见，力求达成一致。

（七）公司负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十九条公文文稿签发前，应当由公司综合办公室进行审核。

审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完

整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和

办法是否切实可行C

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（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成

一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、

段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用

法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说

明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门

修改后重新报送。

第二十一条公文原则上由公司相关工作负责领导审批签发。重

要公文和上行文由公司主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署

明确意见、姓名和完整日期。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章公文办理

第二十二条公文办埋包括收文办埋、发文办埋和整埋归档。

第二十三条收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者

盖章，并注明签收时间。公司领导、各职能部门收到的外单位主（抄）

送公司的公文应在第一时间交公司综合事务部进行处理。

（二）登记。综合公办室对以各种形式收到的公文应逐件登记。

登记应当将公文标题、发文字号、发文单位、密级、紧急程度、份数、

页数、来文日期、收文编号、办理情况等逐项填写清楚。对复印件、

传真件、扫描件等也要加以备注。

（三）初审。综合公办室应对收到的公文应当进行初审。初审的

重点是：是否应当由公司办理，是否符合行文规则，文种、格式是否

符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,

应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）拟办

公司收到的公文，由公司综合公办室根据文件内容、领导分工、

部门职责提出处置意见，分送公司领导批示或有关部门办理。拟办人

应认真研读文件，弄清来文的背景与意图，必要时还应查阅有关文件,

对有关情况进行调查研究，以便使拟办的意见具有法律依据，切实可

行；拟办意见应简明、具体。

拟办公文时，应当按照公司领导分工和部门职责划分，明确拟办

意见。应当送公司领导批示或阅知的文件主要包括：

（1）国家及上级单位印发的重要文件；

（2）涉及公司全局利益或局部重大利益的事项；

（3）无明确归口管理部门，需要领导批示的事项；

（4）特别紧急的需要领导批示的事项；

（5）领导亲自交办的事项；

（6）其它需要领导批示或阅知的事项。

除以上内容外，属于部门职责范围内的日常事务性工作，应当按

照部门职责分送有关部门办理。

（五）承办

公文承办部门应按时限要求抓紧办理，不得延误、推诿。涉及紧

急或重大事项的，应另外通过其它方式迅速报告、请示领导或转告有

关部门。对不属于本部门职责范围的事项，应迅速退回综合事务部,

并说明理由。

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（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅

知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、

延误。

（七）催办。综合公办室应及时了解掌握公文的办理进展情况，

督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催力、。

（八）答复。承办部门应当及时将公文的办理结果答复来文单位、

告知综合公办室和其他相关单位。

第二十四条发文办理主要程序是：

（一）起草。公司发文由各职能部门杈据业务分工进行起草。起

草文件应符合文件撰拟有关要求。

（二）初审。公司发文由公司各职能部门负责人重点审核发文所

述事项情况是否属实，文字表达与所办理公文原意是否符合，观点是

否明确，条理是否清楚，所提措施、办法是否恰当等。

（三）核稿。综合公办室对公司所有发文进行核稿。重点审核文

件是否符合行文规则、撰拟是否符合撰写要求、文件内容是否符合现

行的规章制度要求、文件要件是否齐全等。

（四）签批。文件经综合公办室核稿后由发文部门送公司领导签

批。签批时要重点审核行文内容是否符合国家法律、法规、方针、政

策和有关规定，以及与公司意图、决定是否一致等。同时，对于首签

领导批示需要会签的文件，由发文部门送相关领导会签。

（五）排版、打印、编号、用印、登记。经公司领导签批同意发

放的文件，由发文部门送交综合公办室统一进行排版、打印、编号、

用印、登记。

（六）分发。公司发文经综合公办室统一进行排版、打印、编号、

用印、登记后交发文部门分发。各部门发文应写发文记录表，形成发

文记录。对于通过信息化（传真）系统发送的文件，应制作相应表单，

每半个月与相关单位核对发文是否收到，对于未收到的文件，应及时

补发。

第二十五条涉密公文由公司指定专人保管，建立专门的收、发

文登记本，采取相应保密措施，严格传阅、借阅、回收、复印、扫描

等管理要求。

第二十六条对于公司制发的涉密公文，应当严格保密纪律，确

定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应

当按照所定密级严格管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确

定密级的单位或者其上级单位决定。发放应当通过邮政机要通信等方

式进行传递，确保传递过程不泄密。

第二十七条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合涉密文

件管理有关规定并经公司主要负责人批准。绝密级公文一般不得复制、

汇编，确有工作需要的，应当经发文单位批准。汇编本的密级按照编

入公文的最高密级标注。复制件、汇编本文件应当加盖复制单位戳记。

复制、汇编的公文视同原件管理。

第二十八条涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行

清退或者销毁。

第二十九条需要归档的公文：收文由综合公办室统一办理，按

年度分类立卷在次年6月底前向档案管理部门移交。发文（包括文件

原件、发文审批单、移交清单）由各职能部门按年度整理立卷后在次

年6月底前向档案管理部门移交。联合办理的公文，原件由主办部门

归档，相关部门保存复制件。公司负责人兼任其他单位职务的，在履

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行所兼职务过程中形成的公文，