信息沟通管理制度

佶息沟通管理制度

1、制定制度的钉的

为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传遗，以确保信

息沟通的通杨。

2、信息管理原则

2.1及时

2.1.1信息管理人员应应时地记录、收集出现的各种信息。

2.1.2信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传逅给有关部门。

2.2真实

信息管理人员在收集过程中必须保证信息的宾实性和可点性，在加工过程中

必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。

2.3适用

信息的处理必须适合项目管理的需要，便于利用。

2.3.1收集阶段。信息必'须完整。

2.3.2加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和利用。

2.3.3传输阶段。必须本着项目的要求和情况，选择相应的高效的媒介手段。

2.3.4存Q而g应对信息.迸行分类、将记、编码等工作，使档案能便于今后的杳

询和利用O

2.4经济信息的处理必、须考虑经济和社会效益。

2.4.1要求以最低的会用荻得更多的信息。

2.4.2要求以最低的会用获得更有价值和有效的信息。

3、信息收集

3.1信息收集原则

3.1.1信急源开发要广。要从全面藤条来认识事物，在信息收集上，就必须广辟

信息来源O

3.1.2信息流行的分析蓼加强，信息流向反映事物的发陵变化，应对信息作科学

分折，从中抓住在的必然张条。要杷握住信息流向，及时收集信

急。对重大信息变动，应早做准各，具备主动性。

3.1.3信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重点。

3.1.4信息收集的主动畦要增强。收集者应主动、自觉，培素积极主动精神和一

丝不苟的作风。

3.2信息收集

3.2.1制定计划。收集之,，要根据所需信息的京、围和时限作出安明确步骤，

并在数量、时间、作用、种类上加以具体限定。

3.2.2信息识别。收集文卖的、有用的、关键.的信息，减少信息处理工作；信息管

理人黄必须根据意义、作用、时限、流速和需要，有选择地收集

信息、救别信息。

3.2.3信息检验。对信息进行格的正确性核查，防止信息尤其是数据有差错、重

复和遗漏。

4、信息传递.

信息的传递.必须及时和准确，避免因传道迟缓或失真造成的决策失误、组织

失控与指挥失利。

4.1信道杨通。一是除去不必要的环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环

节中，接收.反馈、中

转的职责要分明。

4.2传逅如实。不论是接收或传通，都应实事，保证信息可靠，不能任意取合或

歪曲。

4.3体制健全。这包括组织宗统和法制健全，疏一指挥、依凄行政、令行禁止。

5、信息存贮

5.1建立数据的逮韩组织，族数据的在藤条和使用式，组合成合理的结构，以便

存取。

5.2选择合适的存储设各和介质，并对我体采取如加密等保护措施，以防丢失.

盗用和破坏，保证其性和安全性。

叹向沟通伴随反债过程，使发送者可以及时了解到信息在实味中如故理解，

使受讯者得以表达接受时的图难，从而得到帮助和斛决。为此，要做到：

5.2.1为项百成员提供多种渠道，能随时提出心中的疑.问

项目经理应该提供渠道，保证每个成员能顺杨地提出意见并得到答复。沟通

时往往是综合运用多种式鼓行，如在语言沟通时辅之以表情、手势；又如会议结

束时有个纪要，与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪委，就可使会议揩神更完

整地破会外人员所理斛。只有这样，才能提高信息沟通的整体效应。

5.2.2管理人员应亲自句所属成员传达管理层的目标

传成褥讯不是一个简单的事件，而是一个提出和采纳意见的过程。很少有什

么建议一提出来就立刻披大家接受，这中间包括倾听他人的意见，对主进行测试,

提出新主，再测试，直至达成协•定等一条列息。

5.2.3定期匿名调查，了斛成员对项目、管理人员的看法

管理人员在汇集调查结果之后，就调查结果叱行讨论，分析员工的关湿点，

找出解决问题的办法，并积极付诸实趋。

信息加工

5.3原则

5.3.1去粗取相，去伪存真。整理大量初始性的请息、资料、数据，使其获得精

确的定性和定住，并对实质叁加以鉴别，以求真实准确地反映行政管理的滂动、

对象及变化。

5.3.2由此及彼，由表及里。要反复此行分析、综合，到其表象，究其涵，力求

所有信息之间的藤条在信息系统中符合逑辑地再现。

5.3.3物尽其用，细大不相。加工信息应根据使用价值的时效性与条件性，分大

小、较重、缓急区别处理。不论价值大小的信息都应认真处理，不得随意废弃

5.4要使用精确的表达式

要杷经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且在使接收者从沟

通的语言或非语言中得出所期望的理斛。

5.5要遂行信息的追踪与反馈

信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否确己了斛，是否愿意建

循，是否采取了相应的行动等。

5.6要言行一致地沟通

经理人员必须以自己的行动支持€己的想法和说法，而且更有效的沟通是

“行重于守

5.7沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来

大多数的沟通，均要切合当看情况的需要，但是,沟通也不应忽视长远目标

的配合。例如，一项有关如改比绩效与促进士气的沟通，固然是为了处理眼前的

问题，但同时也应该是为了改善长远的组织改革。

5.8要注意倾听

经理人员在听取他人的述时，应专心致志，成为一个“好听众”，才能明确

对说些什么。

6、项目信息管理主管的工作责任制度

6.1为规项目信息管理中心责任人工作职责，强化信息交椅，特制定本制度。

6.2职责

6.2.1在项目经理领导下，有百的地组织收集、整理、分析、传通，研究,处理、

贮存与本项目相关的经卷,管理、科技逐步、思想工作等面的综合信息，为项目经

理办公室决策和各相关部门提供服务。

6.2.2负责归口管理本项目计划统计、经管销售、生产调度.物资供应、财务管

理等面工作所形成的档案，并积极组织档嚏■编研，主动为项目成员提供利用。

6.2.3负责组织开展经济技术情报工作，为项目组制定经詈决策和风险管理案提

供依据C

6.2.4组织摘好科技资料图书的选购、收赢、介绍工作，为提高项目科学技术素

质服务O

6.2.5归口管理项目信息，微机系统器材。

6.2.6负责组织彷调本项目信息（通讯J网络的工作。

6.2.7负责组织制（修）定综合信息管理制度。

6.2.8积极组织开展重大信息的调研活动，努力做好信息管理条统的建设工作，

不定期召开信息发布会，及时向项目成员及项目利益相关者传递.、发布有关信息。

6.2.9积极参加行业、地区及经济技术信息网络活动，搞好信息的协作和交流，

不断提高信息管理水平。

6.2.10逐步开展对外有楼信息客询服务活动。

6.2.11逐步开展与国际相关信息藤条。

6.3取权

6.3.1有权组织信息员收集与项目相关的各面的信息。

6.3.2对所辖信息工作肖@有检查督促权。

6.3.3有权代表本项目参加行业和地区经济技术信息网络活动。

6.3.4有权组织开展综合信息调研活动，组织召开项目信息发布会，建立项目信

息管理系统并发布、更新项目信急。

6.3.5有权向本项目相关各部门未取有关信息褥料，督促楼期整理交缴归档。

7、项目信息管理制度

7.1为保守项目部信息秘密，维护项目组织权益，特制定本制度。

7.2项目所陟及部门姐织和分支机构以及员工却有保守项目信息秘密的工务c

员工不准向外界泄窈己确定为秘密的有关项目部喑况，或虽未确定为秘密但尚未

公开和不宜公开的有关资料、计划、部署、工程标底等。

7.3本信息工作，实行既确保秘密又便于工作的针。

7.4国

7.4.1本项钉重大决策中的秘密事项。

7.4.2本项目尚未付诸实版的经蓍战唯、经管向、经管规划、经管项目及经萤决

策。

7.4.3项目组织部掌握的合同、归议、意向书及可行性报告、主要会议记荥。

7.4.4项目财务预决算报告及财务报表，统计报表。

7.4.5项目组所掌握的需未近入市场或尚未公开的各类信息。

7.4.6项目成员人事档案，工资性、劳务性收入及资科。

7.4.7其他项目负责人确定应的事项。一般性决定、决议、通告、行政管理资料

等部文件不属于囹。

7.5•密级确定：项目信息秘密的密级分为“绝密二“"、“秘密”三级

7.5.1项同经卷、发展中，直接影响项目组织权益的重要决策文件资料为绝密级；

绝密是最重要的项百信息秘密，泄海会使项目组织的权力和利益遭.受特别重的损

害。

7.5.2项目的规划、财务版表、统计济料、重要会议记录、经着情况为级；也是

重要的项目信息秘密，泄恐会使项目组织的权力和利益遭.受到重的损害。

7.5.3项6人事档案、合同、协•议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开

的各类信息为秘密级；秘密是一般的项目信息秘卷，泄蠹会使项目组织的权力和

利益遭.受损事c

属于项目信息秘密的文件、资料，应按规定标明密级，并确定期F艮。期限届

满，自行斛密。

7.6文件和资料的管理：属于项目信息秘密的文件、资料和其他物品的制作、

收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销殴，由项目经理办公室或项目主要负

责人委托专人执行。

7.6.1未经项目经理或项钉主要负责人枇准，不得复制和摘抄。

7.6.2收发、传道和外出将带，由指定人员担任，并采取必要的安全拈拘。

7.6.3在设备完善的保泰装置中保存。

7.7拟稿

7.7.1条拟稿是文件、资料工作的开始，初稿形成后，要根据文稿今确定密级。

7.8印制：秘密文件.资料，应由机要打字员打印，或依据准印手续到秘密我

体定点复制单住印制。注意要点

7.8.1编文号时要标明密级和期限。

7.8.2对本次项目中产生或被上级组织授权翻印、复印的文件、涂料，要格接照

项目主要领导审定的份数印制，不得擅自多印多留。

7.8.3格控制印刷中的接触.人员o

7.8.4打印、印刷形成的蜡纸、衬纸、清样、废页要妥善处理，及时监销。

7.9收发：收发部门是文件、资料运行中的进出口。收发员在收发文件、资料

时，应注意

7.9.1收进文件，要核对收件单位式收件人，检查信件封。是否破开启。

7.9.2启封后，清点份数，桧不同类别和•密级，分别密记、编号。

7.9.3发文应拉•文件、赛科的类别和文号及顺序号称记清焚去向，并埴写发文通

知单，以便收支单位请疝查收，信封要编号并加盖密级章。

7.9.4收发文件、资料都要建立姿记制度和格实行签收手续。

7.10阅办：阅办文件，资料时的注意要点

7.10.1设立阅文室，按规定组织有关人员到阅文室阅读文件、资料。

7.10.2呈送领导枇示的文件、褥料，应先遂行密记，领导批示后，及时退还或由

经管文件部门当日收回，领导之间不得横向传批文件，不得把他文直接交承办单

住r人）。

7.10.3凡需有关部门（人）承办的文件、资料，一律由文件、密科经管部门办理。

7.10.4文件、资料不得在个人手中保智，更不得把秘密文件、密料带回家或带人

公共场所。

7.10.5控制文件、资料阅犊阳，无关人员不得看文件,资科。

7.11保管

7.11.1秘密文件、密料应存放在有设在的安全处，做到专♦全专柜，专人保管。

7.11.2要集中管理，个人不得保存。

绝密文件、资料一般不外借，确因工作需要借用的，经主管领导批准，办理

借阅手续，当日收回。

7.12清退：要坚持文件、资料清退制度。一般每季度要对所管理的文件、资料

遂行一次清理，并将清理情况报告有关主管部门，项同结束后，应将相关秘密文

件、密科清退，交主管部门。清退中如发现缺份，要及时向主管领导报告，火真

查处。

7.13归档：注意要点

7.13.1没有解密的“三密”文件、褥料在建立他烝时，宴左卷宗的雇页林期原定

密级，并以文件、资料中景高密级为准。

7.13.2不宜保密或不属于本项目留存的“三密”文件，资料，要及时清理上交或

委记销殁，防止支数。

7.13.3有密级的档案要以秘密文件、资料管理办法进行管理。

7.14销殁：销殁秘密文件、密科必须族规定登记造册，经主管领导批准后由两

名以上机要人员护送至指定的造纸厂盥督销殁。禁向废品收购部门出名“三密”

文件、资料。

7.15属于项目信息秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维

修和销毁，由项目经理办公室指定专门部门负责执行，并采取相应的措施。

7.16在对外交往与合作中需要提供项百信息秘才事项的，应当事先经项耳经理

炖准。

7.17会议管理：具有属于项目信息秘密家的会议和其他活动，主办部门应采取

下列措施

7.17.1选择具备条件的会议场所。

7.17.2根据工作需要，限定参加会议人员的囹,对参加涉及密级事项会议的人员

予以指定。

7.17.3依照规定使用会议设备和管理会议文件。

7.17.4确定会议余是否传达及传达国。

7.18宣传依道管理

7.18.1向员工进行教育，讲清宣传报道事项应注意什2、什么家可以报道、什2

京不可以报道、怎样做好宣传报道事项等。

7.18.2建立健全宣件报直中的制度°凡属“三密”文件、资料的衣，都不得擅自

公开或在报道中引用；项目产生或掌管的秘密事项及有关部事项不得公开传播或

宣传；对宣传报道稿件要认真进行审查。

7.19对不准拍照的设备、图表、资料应悬挂明显的标志或采取掩蔽措此。

7.20加强对生产要售部住的管理。凡需进入生产要害部位的非本部住工作人

员，应执行相关规定。

7.21项目工作人员发现项目信息秘密已经泄起或者可能泄速时，应当立即采取

补数措施并及时报告项目经理办公全；项目经理办公•童接到报告，应立即作出处

理。

7.22责任与处罚

7.22.1出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资200元以上1000元以下

a).港露项目信息秘•密，尚未造成重后果或经济损失的；

b).违反本制度规定的秘密家的；

c).已世露项q信息秘•密但集取补救措施的。

7.22.2出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔脩经济城失

a).故意或过失世就项目信息秘密，造成重后果或重大经济损失的；

b).违反本制度规定，为他人窃取、剌探、收买或违率提供项目信息秘,密的；

c).利用职权强制他人违反规定的。

7.23附则：本制度规定的泄密是指下列行为之一

7.23.1使项目信息秘密被不应知悉者知悉的。

7.23.2使项目信息秘密超.出了F艮定的盘•触围，而不能证明未破不应知悉者知悉

的O

7.24对保守、保护项目信.包秘密以及改迸技术、悬地等面成绩显著的部门或员

工，参照“项月成员奖惩制度”予以奖励。

7.25对不遵守制度造成重后果的，参照“项目成员奖惩制度”予以处罚。

7.26本制度自2011年06月18日制定并执行。

8、技术合同管理规

8.1为规技术合同工作，维护公司权益，特制定本规。

8.2适用囹：公司与其他技术进行技术开发合作，须定出合同。

8.3依据：甲乙双根据《人民国反不正当竞争法》和、地有关规定，就企业技

术秘密保护达成协议。

8.4参

8.4.1乙在合同期第■所持有的科研成果和技术秘密已被甲应用和生产的。

8.4.2乙在合同期研究发明的科研成果。

8.4.3甲已有的科研成果和技术秘嗡。

8.4.4甲所有的技术去抖。

8.5双的权利和义务

8.5.1甲为乙的科研成果提供鼠好的应用和生产条件，并根据创迨的经济效益给

予奖励。

8.5.2乙必须核甲的要求从事项目的研究与开发，并将研究开发的所有资料交甲

保存。

8.5.3乙必须格遵守甲的制度，防止港露企业的技术秘密。

8.5.4未经甲书面同意,乙不符■利用技术秘密此行新的研究与开发。

8.5.5乙在双.斛除聘用合同后的三年，不得在生产同类且有竞争关东的户品的北

他企业任职。

8.6协议期限

8.6.1聘用合同期。

8.6.2斛除聘用合同后的三年。

8.7秀的数额及支付灰：甲对乙的技术成果给予的奖励，奖金中含免，其奖金

和赛的数额，视技术成果的作用和创造的经济效益而定。

8.8违约责任

8.8.1乙造反此访以，甲有权无条件解除聘用合同，并取消有关椅道。

8.8.2乙部分违反此彷议，造成一定经济损失，甲视情节轻重处以乙一定金颔的

罚款。

8.8.3乙也反此彷以，变成甲重大经济，员失，应赔楼甲所受全部损失。

8.8.4以上适约责任的珈行，超过法律、法规赋予双权F艮的，申请仲裁九构件栽

或向法院提出上诉。

8.9合同书后须有双决定代表人签名和甲乙两加盖的印章。

8.10本规定自2011年06月18日始实褊。

9,文件管理制度

9.1为完善公司制度，维护公司权益，加强文件管理，特制定本管理制度＜：

9.2囹

9.2.1生产设备设计图具有专利性与独特性的机版设计图，以及生产设备布置图。

9.2.2技术性的资料具有独特技术性的操作标准，与外部人员技术合作或外部人

员技术指导济科，产品配，产品开发.改前或试验褥料，国外现场实习报去及.其

他技术上属于性的资料。

9.2.3业务性的资料销售成本济料、市场情报、国外业务考察报告及其他业务上

属于性的奔科。

9.2.4其他经项目职能经理以上主管认为有必要列入文件管理的一切资料。

9.3保管部门

9.3.1外来文件应以项目经理史为保管部门；经项目经理核准须于事业部、研究

所或工厂所在地保存者，应以事业部经理童、研究所所长空.驻厂经理（副经理）

宣或总经理指定的部门为保管部门O

9.3.2开发、工务、萦业等部门自行建立的专业性文件，应以各职能经理所在经

理室为保管部门。

9.3.3各部、至、中心的文件，属各该部门承办的专责性质者，应以各该部、妄、

中心为保管部门。

9.3.4应指定专人经项目经理核定（忌管理处由总经理核定人负责文件收发、的

记及归档等事务。

9.4外来文件处理

9.4.1文件由代表项目组取得该文件的人员直接送至范、管理处文件保管人员，以

“收（发）文卷记单”一本五麻委记，呈请项目经理核派经办人（主办人）及指

定处理期F艮后，其分文、经办、复文或主动发文为依规定流程处理。必须保证文

件的送均亲自为之，不得假手他人。

9.4.2家对本项目权益影响重大时，保管人员在文件分类办理时，应用影印本，

原文件由保管人员妥威。

9.4.3文件处理期间，须负全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上加时

将“文件传遢记录卡”注明时间、用途，由经办人签章后，“文件传递记录卡”

由主办人多存，嗡件交经办人办理。当日下班（或完工）时，主办人应负责将嗡

件收回，并将“文件传遹记录卡”填注收回时间，由经办人签认后他“收（发）

文委记单”第五旅与啸件一并归档。

9.4.4后由主办人亲自递.送或封妥答章，交于文书管理部门收发人员寄送。

9.5自创的专业性文件处理

9.5.1术、开发、工务.誉业等部门的工作人员在承办特定项目业务时所建立的

资料，应视同文件，依本条的规定办理。

9.5.2各项文件的经办部门应于每月底编制下月的“工作计划表”，写明交办的特

定业务工作主题、家摘要、经办人及预定完成期限等，经各保管部门主管核定后，

一份自存，一份送保管部门存查。

9.6经办式

9.6.1于办公场所处理文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人。处理期间

应妥善收存，防