工程档案存档管理制度

工程档案存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案的规范化管理，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥工程档案在公司生产、经营、管理和工程建设中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划、设计、施工、竣工验收等全过程形成的各类档案资料的存档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工程档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各种文件资料，包括前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。4.及时性原则：工程档案应随工程进度同步整理、归档，确保档案资料的时效性。二、工程档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程档案存档管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各工程项目部及相关部门的工程档案收集、整理、归档工作。3.负责接收、整理、保管和提供利用公司的工程档案。4.定期对工程档案进行鉴定、统计和销毁。5.参与工程竣工验收，审核工程档案的完整性和准确性。（二）工程项目部职责1.负责本工程项目档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.明确专人负责工程档案管理工作，按照档案管理部门的要求及时移交档案。3.在工程建设过程中，配合档案管理部门做好档案资料的形成、积累和保管工作。（三）相关部门职责1.工程技术部门：负责提供工程技术文件、图纸、变更通知等资料，并对其准确性和完整性负责。2.物资设备部门：负责提供物资采购合同、设备清单、质量证明文件等资料。3.财务管理部门：负责提供工程费用结算、支付凭证等财务资料。4.质量安全部门：负责提供工程质量检验报告、安全检查记录等资料。三、工程档案的分类与编号（一）分类工程档案分为工程前期文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件四大类。1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划许可证、设计任务书等。2.施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。3.竣工图：包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图。4.竣工验收文件：包括工程竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算报告等。（二）编号工程档案编号采用“项目名称分类代码顺序号”的方式，具体如下：1.项目名称：填写工程项目的全称。2.分类代码：按照上述分类，分别用字母表示，如“QP”表示工程前期文件，“SG”表示施工文件，“JG”表示竣工图，“JY”表示竣工验收文件。3.顺序号：按照档案形成的先后顺序依次编号。例如：[项目名称]QP001，表示该项目的工程前期文件中的第一份文件。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.工程项目部及相关部门应按照档案管理的要求，及时收集各自工作中形成的工程档案资料，并移交至档案管理部门。2.收集的档案资料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案的可读性。（二）整理要求1.档案管理部门应按照分类标准对收集的工程档案进行整理，确保档案资料的系统性和规范性。2.同一类档案应按照时间顺序排列，不同类档案之间应保持相对独立。3.每份档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和利用。4.对电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录。五、工程档案的归档（一）归档时间1.工程前期文件应在项目立项后及时归档。2.施工文件应随工程进度同步归档，每月底前将当月形成的档案资料移交档案管理部门。3.竣工图应在工程竣工验收合格后三个月内归档。4.竣工验收文件应在工程竣工验收后一个月内归档。（二）归档手续1.工程项目部向档案管理部门移交档案时，应填写《工程档案移交清单》，双方签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。六、工程档案的保管（一）保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划许可证、设计任务书、工程竣工验收报告、工程质量保修书等。2.长期保存的档案：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等，保管期限为[X]年。3.短期保存的档案：包括竣工结算报告等，保管期限为[X]年。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。（三）档案保管人员职责1.负责档案的日常保管工作，确保档案的安全和完整。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。3.做好档案库房的清洁、通风、防潮、防虫等工作。4.严格遵守档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作。七、工程档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要可查阅、借阅工程档案。外单位查阅、借阅工程档案需经公司主管领导批准。（二）利用手续1.内部查阅、借阅工程档案，应填写《工程档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅工程档案，应提交单位介绍信和查阅、借阅申请，经公司主管领导批准后，由档案管理部门提供查阅、借阅服务。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定提供档案，不得擅自扩大查阅、借阅范围，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。4.查阅、借阅人员应按时归还档案，如需延期使用，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理部门应建立工程档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的时间、内容、利用目的、查阅人等信息进行详细记录。八、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的工程档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容、重要性等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.对经鉴定确无保存价值的档案，应填写《工程档案销毁申请表》，经公司主管领导批准后进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在《工程档案销毁清册》上签字确认。九、监督与检查（一）监督检查部门公司行政部门负责对工程档案存档管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.工程档案的收集、整理、归档情况。2.档案的保管条件和保管人员职责履行情况。3.档案的利用登记和借阅手续执行情况。4.档案鉴定与销毁制度的执行情况。（三）检查方式1.定期检查：每季度对工程档案管理工作进行一次全面检查。2.不