婚庆公司收款管理制度

婚庆公司收款管理制度一、总则1.目的为规范婚庆公司收款管理，确保公司资金及时、足额回收，保障公司财务健康和运营稳定，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本婚庆公司所有涉及收款的业务活动，包括但不限于婚礼策划、婚礼摄影摄像、婚礼场地布置、婚礼用品租赁等各类婚庆服务项目。3.收款原则合法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，依法进行收款活动。及时准确原则：确保款项及时收取，信息记录准确无误，避免出现收款延误或错误。清晰透明原则：向客户明确收款项目、金额、方式及时间等信息，保持收款过程清晰透明。二、收款流程1.业务洽谈与合同签订业务部门在与客户洽谈婚庆服务项目时，应明确告知客户各项服务内容、收费标准、付款方式及时间节点等关键信息。合同签订前，业务人员需将合同草本提交法务部门审核，确保合同条款合法合规、权利义务明确。审核通过后，业务人员与客户签订正式合同。合同中应详细约定服务内容、收费明细、付款方式、付款期限、违约责任等条款。2.收款通知根据合同约定的付款时间节点，财务部门提前[X]个工作日向客户发送收款通知。收款通知应明确客户名称、服务项目、应付款金额、付款期限、付款方式及收款账号等信息。业务人员也应在临近付款期限时，主动与客户沟通，提醒客户按时付款。3.款项收取客户应按照合同约定的付款方式进行付款。常见付款方式包括现金、银行转账、支票等。对于现金收款，财务人员应在收款时开具收款收据，并加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、客户联和记账联。存根联由财务留存，客户联交客户，记账联作为记账凭证附件。对于银行转账收款，财务人员应及时查看银行账户到账情况。收到款项后，打印银行收款回单，并在回单上注明对应的合同编号和客户名称。对于支票收款，财务人员应仔细审核支票的真实性、有效性和完整性。支票背书转让的，应确保背书连续、清晰。收到支票后，及时填写进账单送存银行，并在支票登记簿上详细记录支票号码、出票日期、金额、付款人等信息。待银行款项到账后，按照银行转账收款流程进行处理。4.收款确认与记录财务人员在收到款项后，应及时与业务部门核对收款信息，确保收款与合同约定一致。核对无误后，在财务系统中进行收款确认，并更新客户应收账款余额。财务人员应按照财务会计制度的要求，对收款业务进行详细记录。收款记录应包括收款日期、客户名称、合同编号、收款金额、付款方式、银行账号等信息，确保账目清晰、可追溯。5.发票开具根据客户要求，财务部门在收到款项并确认无误后，及时为客户开具发票。发票内容应与合同约定的服务内容和金额一致，确保发票真实、准确、完整。发票开具后，应按照发票管理规定进行妥善保管。同时，将发票开具信息及时反馈给业务部门，以便业务人员与客户沟通确认。三、收款方式管理1.现金收款公司原则上不鼓励大额现金收款。如因特殊情况确需收取现金的，业务人员应提前向财务部门报备，并在收款现场确保现金安全。财务人员收取现金后，应立即存入公司指定银行账户，并在当日下班前完成现金缴存记录。2.银行转账收款公司应向客户提供准确的银行收款账号信息，包括开户银行名称、账号、户名等。客户转账时，应确保转账信息准确无误。财务人员应定期核对银行账户余额，及时发现并处理异常情况。如发现银行账户存在未达账项，应编制银行存款余额调节表进行核对和调整。3.支票收款业务人员在收取支票时，应要求客户在支票正面注明“收款人为[婚庆公司名称]”字样，并在支票背面加盖预留银行印鉴。财务人员收到支票后，应及时进行审核和处理。如发现支票存在问题，应及时与客户联系，要求客户重新开具支票或采取其他付款方式。4.电子支付收款随着电子支付方式的普及，公司可根据业务需要，逐步开通电子支付收款渠道，如微信支付、支付宝支付等。财务人员应妥善保管电子支付账号信息和交易记录，确保电子支付收款安全、准确。同时，及时将电子支付款项与银行账户进行核对，确保资金及时到账。四、应收账款管理1.账龄分析财务部门每月末对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表。账龄分析表应详细列出各客户的应收账款余额、账龄分布情况，以及逾期账款金额和逾期天数等信息。通过账龄分析，及时掌握应收账款的回收情况，发现潜在风险，为制定收款策略提供依据。2.逾期催收对于逾期未付款的客户，财务部门应及时发出逾期催收通知。逾期催收通知应明确客户名称、逾期账款金额、逾期天数、催收要求及违约责任等信息。业务部门负责协助财务部门进行逾期账款催收工作。业务人员应与客户保持密切沟通，了解客户逾期付款原因，积极协商解决方案，督促客户尽快付款。根据逾期账款的金额和逾期时间长短，采取不同的催收措施。对于逾期时间较短、金额较小的客户，可通过电话、短信等方式进行催收；对于逾期时间较长、金额较大的客户，可发送正式催款函或上门催收；对于恶意拖欠账款的客户，可考虑通过法律途径解决。3.坏账处理对于确实无法收回的应收账款，经公司管理层批准后，按照财务会计制度的规定进行坏账处理。坏账处理应遵循谨慎性原则，确保公司资产真实、准确。坏账处理过程中，应保留相关证据资料，如客户破产清算文件、法院判决书、催款记录等，以备审计和税务检查。五、收款风险管理1.风险识别建立收款风险识别机制，定期对公司收款业务进行风险评估。风险识别应涵盖客户信用风险、市场风险、政策法规风险、操作风险等方面。关注客户经营状况、财务状况、信用记录等信息，及时发现潜在的信用风险。同时，密切关注市场动态和政策法规变化，评估对公司收款业务可能产生的影响。2.风险评估根据风险识别结果，对收款风险进行评估。风险评估应综合考虑风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。对于高风险收款业务，应制定专项应对措施，加强风险管理和控制。3.风险应对针对不同等级的收款风险，采取相应的风险应对措施。对于信用风险较高的客户，可要求客户提供担保或增加预付款比例；对于市场风险，可通过优化产品服务、调整价格策略等方式进行应对；对于政策法规风险，应及时调整公司收款管理制度，确保合法合规经营。加强内部管理控制，规范收款业务操作流程，提高员工风险意识和业务水平，降低操作风险。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对收款业务进行审计监督，检查收款流程的执行情况、应收账款管理情况、收款风险控制情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.财务检查财务部门定期对收款业务进行自查，确保收款记录准确、收款流程合规、应收账款管理规范。财务检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。检查结果应形成书面报告，及时发现和纠正存在的问题。3.绩效考核将收款业务纳入员工绩效考核体系，对业务人员和财务人员的收款工作进行考核评价。考核指标可包括收款及时率、应收账款回收率、坏账率等。通过绩效考核，激励员工积极做好收款工作，提高公司收款管理水平。七、培训与宣传1.培训定期组织业务人员和财务人员参加收款管理培训，提高员工的收款业务知识和技能水平。培训内容包括收款流程、收款方式、应收账款管理、收款风险防范等方面的知识和技巧。通过培训，使员工熟悉收款管理制度和操作流程，增强风险意识和责任意识。2.宣传加强对公司收款管理制度的宣传，使客户了解公司收款要求和流程，提高客户的配合度。在与客户签订合同前，业务人员应向客户详细介绍收款方式、付款期限等