工程项目内勤管理制度

工程项目内勤管理制度一、总则（一）目的为加强工程项目内勤管理，规范内勤工作流程，提高工作效率和服务质量，确保工程项目顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目的内勤岗位工作人员。（三）职责1.工程项目内勤在项目经理的直接领导下开展工作，负责工程项目日常事务的处理和协调。2.协助项目经理做好项目文件资料的收集、整理、归档和保管工作。3.负责项目会议的组织、记录和跟进会议决议的执行情况。4.做好项目办公用品、设备的采购、管理和维护工作。5.负责与项目相关方的沟通协调，包括业主、监理、供应商等，及时传达信息，解决问题。6.协助项目经理进行项目成本控制和费用报销工作。7.完成领导交办的其他临时性工作任务。二、工作流程与规范（一）文件资料管理1.文件收集项目启动后，及时收集与项目相关的各类文件，包括但不限于合同文件、技术文件、施工图纸、变更通知等。督促项目各部门按时提交应归档的文件资料，确保文件收集的完整性和及时性。2.文件整理对收集到的文件进行分类整理，按照项目阶段、文件类型等进行编号和标识。剔除重复、无效的文件，确保文件的准确性和有效性。3.文件归档将整理好的文件资料按照档案管理规定进行归档，建立电子和纸质档案。定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。4.文件借阅严格执行文件借阅制度，明确借阅流程和权限。借阅人需填写借阅申请表，经项目经理批准后，方可借阅文件。借阅期限届满，借阅人应及时归还文件，如有延期需求，需重新办理借阅手续。（二）会议管理1.会议组织根据项目需要，提前确定会议时间、地点、参会人员和会议议程。准备好会议所需的资料，如会议通知、文件、报告等，并提前发送给参会人员。布置会议场地，确保会议设施正常运行。2.会议记录认真记录会议内容，包括会议讨论的主要事项、决议、责任人及完成时间等。会议记录应准确、完整、清晰，会后及时整理成会议纪要。3.会议跟进将会议纪要及时分发给参会人员，并跟踪会议决议的执行情况。定期向项目经理汇报会议决议的执行进展，确保各项工作按计划推进。（三）办公用品与设备管理1.办公用品采购根据项目实际需求，制定办公用品采购计划。选择合适的供应商，进行询价、比价和采购，确保办公用品的质量和性价比。对采购的办公用品进行验收和入库管理，建立办公用品台账。2.办公用品发放按照规定的标准和流程，向项目人员发放办公用品。做好办公用品发放记录，定期统计办公用品的使用情况。3.设备管理负责项目办公设备的登记、编号和日常维护工作。定期对设备进行检查和保养，确保设备正常运行。设备出现故障时，及时联系维修人员进行维修，并做好维修记录。对于报废的设备，按照公司规定办理报废手续。（四）沟通协调1.内部沟通与项目各部门保持密切联系，及时了解项目进展情况和存在的问题。积极协助各部门解决工作中遇到的困难，做好沟通协调工作。定期组织项目内部沟通会议，促进信息共享和工作协同。2.外部沟通负责与业主、监理、供应商等外部相关方的沟通协调工作。及时传达公司的工作要求和项目进展情况，听取外部相关方的意见和建议。协调解决项目中与外部相关方的矛盾和问题，维护良好的合作关系。（五）成本控制与费用报销1.成本控制协助项目经理做好项目成本预算的编制和执行工作。对项目费用支出进行监控，及时发现和纠正不合理的费用支出。提出降低项目成本的合理化建议，为项目节约成本。2.费用报销负责项目费用报销的初审工作，审核报销凭证的真实性、合法性和完整性。按照公司费用报销制度的规定，办理费用报销手续，确保报销流程合规。定期对项目费用报销情况进行统计和分析，为项目成本核算提供数据支持。三、工作纪律与行为规范（一）考勤管理1.严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.如需请假，应提前按照公司规定办理请假手续，经批准后方可休假。3.请假期间应安排好工作交接，确保工作的正常进行。（二）工作态度1.保持积极主动的工作态度，认真负责地完成各项工作任务。2.对待工作要严谨细致，注重工作质量，避免出现差错。3.具有团队合作精神，积极配合其他部门和人员开展工作。（三）保密规定1.严格遵守公司的保密制度，保守项目相关的商业秘密和技术秘密。2.对于涉及项目机密的文件、资料、信息等，要妥善保管，不得泄露给无关人员。3.在工作中，如因工作需要接触到项目机密，应按照规定的程序和权限进行操作。四、绩效考核（一）考核原则1.公平、公正、公开原则，确保考核结果真实反映内勤人员的工作表现。2.定量与定性相结合原则，综合考虑工作业绩、工作能力和工作态度等方面的因素。3.激励与约束相结合原则，通过绩效考核激励内勤人员积极工作，提高工作效率和质量。（二）考核指标1.工作业绩（50%）文件资料管理的准确性和及时性，档案归档的完整性。会议组织的质量，会议记录和纪要的准确性。办公用品和设备管理的规范性，设备故障率。沟通协调工作的效果，项目相关方的满意度。成本控制和费用报销工作的合规性，成本节约情况。2.工作能力（30%）业务知识水平，对工程项目相关知识的掌握程度。沟通协调能力，与内外部人员沟通的效果和效率。问题解决能力，处理工作中突发问题的能力。学习能力，不断提升自身业务能力的主动性和效果。3.工作态度（20%）责任心，对待工作的认真程度和负责态度。团队合作精神，与同事协作的积极性和配合度。工作积极性，主动承担工作任务的意愿和表现。（三）考核周期绩效考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年末进行。（四）考核流程1.内勤人员按照考核指标进行自我总结和自评，填写绩效考核自评表。2.项目经理根据内勤人员的日常工作表现，对其进行评价，填写绩效考核评价表。3.人力资源部门汇总考核结果，进行审核和公示。4.根据考核结果，确定内勤人员的绩效等级，并按照公司规定进行奖励和惩罚。五、培训与发展（一）培训计划1.根据工程项目内勤岗位的需求和员工的实际情况，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间和培训师资等方面的安排。（二）培训内容1.工程项目相关知识，如工程技术、工程管理、工程法规等。2.内勤业务知识，如文件资料管理、会议管理、办公用品与设备管理等。3.沟通协调技巧，如与内外部人员沟通的方法和策略。4.职业素养和团队合作精神的培养。（三）培训方式1.内部培训，由公司内部的专业人员或经验丰富的员工担任培训讲师。2.外部培训，选派内勤人员参加外部专业机构组织的培训课程。3.在线学习，鼓励内勤人员通过网络平台自主学习相关知识和技能。（四）培训效果评估1.建立培训效果评估机制，对培训后的员工进行考核和评估。2.评估内容包括员工对培训知识和技能的掌握程度、工作表现的提升情况等。3.根据评估结果，总结培训经验，改进培训计划