公安档案工作管理制度

公安档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强公安档案工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，充分发挥档案在公安工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公安工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安机关各部门及全体工作人员在档案的收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公安机关档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公安工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集与公安工作相关的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公安机关应设立专门的档案管理部门，负责统筹协调本单位的档案工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，明确其岗位职责。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全与完整。3.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。4.负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，实现档案的数字化管理。5.参与档案的鉴定、销毁等工作，提出意见和建议。6.开展档案业务培训和指导，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。三、档案的收集（一）收集范围1.公安机关在履行职责过程中形成的各类文件材料，包括但不限于：上级机关下发的文件、指示、通知等。本机关制发的文件、报告、决定、命令等。公安机关在刑事侦查、治安管理、交通管理、出入境管理等业务工作中形成的各类案件材料、工作记录、统计报表等。公安机关的会议记录、纪要、简报等。公安机关工作人员的人事档案、考核材料、奖惩材料等。公安机关的财务档案、基建档案、设备档案等。2.反映公安机关历史沿革、重大事件、重要活动等方面的文件材料。3.与公安机关工作相关的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照相关标准和要求进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门应在每年年底前，将本年度形成的文件材料整理后移交档案管理部门。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照公安部制定的档案分类大纲，结合本单位实际情况，将档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等类别。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；业务档案根据不同业务类型进行分类；人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类；财务档案按照会计档案管理办法进行分类；基建档案按照工程项目进行分类；设备档案按照设备型号进行分类。（三）整理方法1.对收集到的文件材料进行清理，剔除重复、无用的文件。2.按照分类标准对文件材料进行分类，确定每份文件的保管期限。3.对文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等。4.按照卷内文件排列顺序，依次进行装订，确保文件整齐、牢固。5.编制档案盒封面、脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药、温湿度计等，确保档案保管环境符合要求。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。5.做好档案库房的安全保卫工作，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已超过保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，对拟销毁的档案进行审核。3.经鉴定小组审核同意销毁的档案，应编制销毁清册，报本单位主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和本单位的相关规定。2.服务公安工作原则：档案利用应紧密围绕公安工作实际，为各项业务工作提供有力支持。3.保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经本单位主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者因工作需要复制档案的，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明用途。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅、复制档案的情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称及卷号、复制内容等。3.档案利用登记应妥善保管，以备查询。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的档案管理系统，实现档案信息的自动化管理。2.档案数字化加工：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的在线查询和利用。3.数据安全管理：加强档案信息化系统的数据安全防护，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作技能，按照系统要求进行档案信息的录入、维护和管理。2.定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.加强对电子档案的管理，建立电子档案备份制度，定期将电子档案数据备份到存储介质上，并异地存放。八、监督与检查（一）监督检查主体公安机关应建立档案工作监督检查机制，由档案管理部门会同纪检监察部门等对各部门的档案工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保密情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少组织一次全面的档案工作检查，对各部门的档案工作进行量化考核。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案工作进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对档案工作中的重点、难点问题，开展专项检查，推动档案工作不断完善。