工程材料报价管理制度

工程材料报价管理制度一、总则1.目的为了规范公司工程材料报价管理工作，确保工程材料采购价格合理、透明，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目涉及的材料采购报价管理活动。3.基本原则公平、公正、公开原则：确保所有参与报价的供应商在平等的条件下竞争，报价过程和结果公开透明。成本效益原则：在保证材料质量的前提下，通过合理的报价管理，实现采购成本的有效控制，提高公司的经济效益。诚实守信原则：公司与供应商应诚实守信，如实提供报价信息，不得有欺诈行为。二、职责分工1.采购部门负责收集、整理工程材料采购需求信息，向潜在供应商发送报价邀请。组织供应商进行报价，并对报价文件进行初步审核。与供应商进行商务谈判，确定最终采购价格和合同条款。建立和维护供应商报价档案，定期更新供应商信息。2.工程部门提供准确的工程材料规格、型号、数量等技术要求，协助采购部门制定采购方案。参与对供应商报价的技术评审，对材料的技术性能、质量标准等进行评估。根据工程进度，及时反馈材料需求的变更情况。3.财务部门参与采购成本的分析和控制，提供财务方面的建议和支持。审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务内容，确保符合公司财务规定。对采购成本进行核算和统计，定期提供采购成本分析报告。4.法务部门审核采购合同，确保合同条款符合法律法规要求，保障公司合法权益。对报价过程中涉及的法律问题提供咨询和指导，防范法律风险。三、报价流程1.需求提报工程部门根据工程设计文件和施工进度计划，详细填写《工程材料需求申请表》，注明材料的规格、型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息。将《工程材料需求申请表》提交给采购部门，采购部门对需求信息进行汇总和整理。2.供应商选择与邀请采购部门根据工程材料的类别、特点和以往采购经验，从公司合格供应商名录中筛选出潜在供应商。向潜在供应商发送《工程材料报价邀请书》，明确报价的材料名称、规格、型号、数量、技术要求、报价截止时间、报价方式等内容。对于新的采购项目，采购部门可通过市场调研、行业推荐等方式，拓展供应商资源，邀请有实力的供应商参与报价。3.报价文件准备供应商收到《工程材料报价邀请书》后，应按照要求准备报价文件。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺、公司资质证明等相关资料。报价单应明确材料的单价、总价、交货期、交货地点、付款方式等关键信息，且报价应清晰、准确、完整。4.报价提交供应商应在报价截止时间前，将密封后的报价文件送达采购部门指定地点或通过指定邮箱发送电子报价文件。采购部门对收到的报价文件进行登记和编号，确保报价文件的完整性和有效性。5.报价评审采购部门组织工程部门、财务部门等相关人员对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括技术评审、商务评审和价格评审。技术评审主要对材料的规格、型号、性能、质量等是否符合工程要求进行评估；商务评审主要对供应商的资质、信誉、售后服务等进行审查；价格评审主要对各供应商的报价进行比较和分析，评估价格的合理性。评审人员根据评审标准对每份报价文件进行打分或评价，形成评审意见。6.谈判与确定价格根据评审结果，采购部门选择报价合理、综合实力较强的供应商进行商务谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量保证、售后服务等条款。在谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的成本构成和价格底线，通过协商争取更有利的采购条件。谈判达成一致后，采购部门填写《工程材料采购价格审批表》，附上报价文件、评审意见、谈判记录等资料，提交公司领导审批。公司领导根据审批权限对采购价格进行审批，审批通过后确定最终采购价格。7.合同签订采购部门根据确定的采购价格和合同条款，与供应商签订《工程材料采购合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，采购部门将合同副本分发给工程部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作的协调和配合。四、报价管理1.报价有效期供应商的报价有效期一般为[X]个工作日，自报价截止日起计算。在报价有效期内，公司有权根据评审结果选择供应商并签订合同。如遇特殊情况需要延长报价有效期，采购部门应提前通知供应商，并取得供应商的书面同意。2.报价调整在报价有效期内，如市场价格发生重大变化或供应商的成本因素发生变动，供应商可向采购部门提出报价调整申请。采购部门收到供应商的报价调整申请后，应重新组织评审，评估价格调整的合理性。如确需调整采购价格，应按照本制度规定的流程重新进行审批和合同签订。3.报价保密参与报价管理的所有人员应对供应商的报价信息严格保密，不得向无关人员泄露。严禁供应商之间相互串通报价或采取不正当手段获取其他供应商的报价信息，一经发现，取消其报价资格，并依法追究相关责任。五、供应商管理1.供应商准入采购部门负责建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、业绩标准、产品质量标准等准入条件。新供应商申请进入公司供应商名录时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、生产许可证、业绩证明等相关资料。采购部门对新供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系等。审核通过后，将新供应商纳入公司合格供应商名录。2.供应商评价与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评价和考核。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。根据供应商的评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。建立供应商评价档案，记录供应商的评价结果和考核情况，作为供应商后续合作的重要依据。3.供应商激励与约束公司对表现优秀的供应商给予适当的激励措施，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。对于违反合同约定、产品质量不合格、交货期延误等情况的供应商，公司将视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作、取消供应商资格等约束措施。六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对工程材料报价管理工作进行审计监督，检查报价流程是否合规、报价文件是否完整、评审过程是否公正、采购价格是否合理等。审计部门如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反本制度规定的行为，依法依规追究相关人员的责任。2.外部监督接受公司上级主管部门、行业监管部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。对于外部监督检查提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改，不断完善工程材料报价管理制度。七、违规处理1.对于在工程材料报价管理过程中违反本制度规定的行为，如供应商提供虚假报价、采购人员与供应商串通谋取私利、评审人员违规操作等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。