公用物品使用管理制度

公用物品使用管理制度一、总则（一）目的为了规范公司公用物品的使用与管理，确保公用物品的合理配置、有效使用和妥善维护，提高资源利用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及在公司范围内使用公用物品的外来人员。（三）基本原则1.按需配置原则：根据工作实际需求，合理配置公用物品，避免资源浪费。2.谁使用谁负责原则：公用物品的使用人对其使用期间的物品安全、完整负责。3.节约使用原则：鼓励员工节约使用公用物品，延长物品使用寿命。4.规范管理原则：对公用物品的采购、领用、使用、维护、报废等环节进行规范管理。二、公用物品分类及管理职责（一）公用物品分类1.办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等。2.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、会议桌椅等。3.通讯设备：固定电话、移动电话等。4.交通工具：公司车辆等。5.其他公用物品：饮水机、空调、照明设备、消防器材等。（二）管理职责1.行政部门负责公用物品的采购、验收、入库、登记、发放、调配、维修、报废等日常管理工作。制定公用物品的配备标准和使用规范，并监督执行。定期对公用物品进行清查盘点，确保账物相符。2.使用部门负责本部门公用物品的领用、保管、使用和维护，并指定专人负责管理。配合行政部门做好公用物品的清查盘点工作，及时反馈公用物品的使用情况和问题。3.财务部门负责公用物品采购费用的审核和报销。对公用物品的成本核算和预算控制进行监督。4.员工个人按照规定领用和使用公用物品，妥善保管，不得擅自转借、挪用或损坏。发现公用物品损坏或丢失时，及时向所在部门报告。三、公用物品采购与配置（一）采购计划1.各部门根据工作需要，提前填写《公用物品采购申请表》，详细注明物品名称、规格型号、数量、需求时间等信息，经部门负责人审核后提交行政部门。2.行政部门汇总各部门的采购申请，结合公用物品的库存情况和使用状况，制定年度、季度和月度采购计划。3.采购计划应报公司领导审批后实施，对于预算金额较大的采购项目，需按照公司相关规定进行招标或询价采购。（二）采购实施1.行政部门根据审批后的采购计划，按照公司采购管理规定选择合格的供应商进行采购。2.采购过程中，应严格按照合同约定进行验收，确保采购物品的质量、规格、数量等符合要求。3.对于采购的公用物品，行政部门应及时办理入库手续，填写《公用物品入库单》，详细记录物品名称、规格型号、数量、供应商等信息，并由验收人员签字确认。（三）配置标准1.行政部门根据不同岗位和工作需求，制定公用物品的配置标准，明确各类人员可领用的公用物品种类、数量和规格。2.新员工入职时，由行政部门按照配置标准发放公用物品；员工岗位变动时，行政部门根据新岗位的配置标准调整其公用物品配备。四、公用物品领用与发放（一）领用流程1.员工因工作需要领用公用物品时，应填写《公用物品领用申请表》，注明物品名称、规格型号、数量等信息，经所在部门负责人审批后到行政部门领取。2.行政部门根据审批后的领用申请，核实库存情况，如库存充足，予以发放，并在《公用物品领用登记表》上记录领用日期、领用人、物品名称、规格型号、数量等信息，由领用人签字确认。3.如库存不足，行政部门应及时告知领用人，并说明预计到货时间，待物品到货后再行发放。（二）发放标准1.行政部门按照公用物品的配置标准进行发放，不得超标准发放。2.对于价值较高或使用年限较长的公用物品，如电脑、打印机等，实行交旧领新制度。员工在领用新物品时，应将旧物品交回行政部门，经检验可继续使用的，由行政部门进行统一调配；无法继续使用的，按照报废程序处理。五、公用物品使用与维护（一）使用规范1.员工应按照公用物品的使用说明书和操作规程正确使用，不得擅自更改或拆卸。2.公用物品仅限在公司内部使用，未经行政部门批准，不得擅自转借、挪用给其他单位或个人。3.使用过程中如发现公用物品损坏或故障，应及时停止使用，并向所在部门报告，由部门负责人通知行政部门进行维修。4.严禁在公用物品上乱涂乱画、张贴无关标识或进行其他损坏行为。（二）维护保养1.行政部门应制定公用物品的维护保养计划，定期对公用物品进行检查、维护和保养，确保其正常运行。2.对于办公设备、通讯设备等，应按照设备供应商提供的维护保养要求进行操作，定期进行清洁、保养、调试和软件升级等工作。3.办公家具等公用物品应定期进行检查，发现损坏及时维修或更换，保持良好的使用状态。4.使用部门和员工应积极配合行政部门做好公用物品的维护保养工作，提供必要的协助和信息。六、公用物品盘点与清查（一）盘点周期1.行政部门每年至少组织一次全面的公用物品盘点工作，对公司所有公用物品进行清查核对。2.根据实际情况，可在季度末或年末进行局部盘点，重点对价值较高、使用频繁的公用物品进行清查。（二）盘点方法1.采用实地盘点与账面核对相结合的方法，对公用物品的数量、规格、型号、状态等进行逐一核实。2.盘点过程中，应填写《公用物品盘点表》，详细记录盘点结果，并由盘点人员签字确认。（三）差异处理1.盘点结束后，如发现账物不符，行政部门应及时查明原因，区分盘盈、盘亏情况，并填写《公用物品盘盈盘亏报告表》。2.对于盘盈的公用物品，应查明来源，核实情况后进行相应处理；对于盘亏的公用物品，应追究相关责任人的责任，并按照规定进行赔偿或核销。3.行政部门应根据盘点结果调整公用物品台账，确保账物相符，并将盘点情况报告公司领导。七、公用物品报废与处置（一）报废条件1.公用物品已超过规定使用年限，且无法正常使用或维修成本过高的。2.因技术进步、产品更新换代等原因，原公用物品已被淘汰，不再适用的。3.因自然灾害、意外事故等不可抗力因素导致公用物品损坏，无法修复的。（二）报废申请1.使用部门或保管人员发现公用物品符合报废条件时，应填写《公用物品报废申请表》，详细说明报废原因、物品名称、规格型号、购置时间、使用情况等信息，经部门负责人审核后提交行政部门。2.行政部门收到报废申请后，应组织相关人员进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于价值较高的公用物品，必要时可邀请专业机构或人员进行评估。（三）报废审批1.经鉴定符合报废条件的公用物品，行政部门应填写《公用物品报废审批表》，连同报废申请及相关鉴定资料一并报公司领导审批。2.公司领导根据审批权限进行审批，批准后由行政部门负责办理报废手续。（四）报废处置1.行政部门对批准报废的公用物品进行统一处置，可采用变卖、捐赠、报废回收等方式，确保资产得到合理利用和妥善处理。2.变卖报废公用物品时，应按照公司相关规定进行公开拍卖或询价处理，确保处置价格合理、公正。3.报废处置过程中，行政部门应做好记录，填写《公用物品报废处置登记表》，详细记录报废物品名称、规格型号、数量、处置方式、处置价格、收入等信息，并将处置收入及时上缴公司财务部门。八、违规处理（一）对于违反本制度规定，有下列行为之一的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.未经批准擅自领用、转借、挪用公用物品的。2.因保管不善导致公用物品丢失、损坏的。3.擅自更改或拆卸公用物品，影响其正常使用的。4.在公用物品上乱涂乱画