公司服务采购管理制度

公司服务采购管理制度一、总则1.目的为规范公司服务采购行为，加强服务采购管理，提高服务采购质量和效率，降低采购成本，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属子公司的服务采购活动，包括但不限于办公设备维护、物业服务、咨询服务、培训服务、广告宣传服务等。3.基本原则合法性原则：服务采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策的规定。公平、公正、公开原则：采购过程应遵循公平竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，采购信息公开透明，采购结果公正合理。效益原则：在保证服务质量的前提下，充分考虑采购成本，追求经济效益最大化。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购职责分工1.采购部门职责供应商管理：负责建立和维护供应商库，对供应商进行评估、选择、考核和淘汰。采购执行：根据采购需求，制定采购计划，组织实施采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商报价、谈判、签订采购合同等。采购成本控制：通过市场调研、招标、询价等方式，争取最优采购价格，降低采购成本。采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的合法性和有效性。采购档案管理：负责整理、归档采购过程中的各类文件和资料，建立采购档案。2.需求部门职责提出采购需求：根据业务需要，明确服务采购的具体内容、规格、数量、质量要求、服务期限等，并提交详细的采购需求说明。协助采购部门进行供应商选择：参与供应商的评估和选择过程，提供相关技术和业务方面的意见和建议。参与采购合同的签订和验收：协助采购部门审核采购合同条款，参与服务的验收工作，确保服务符合需求部门的要求。3.财务部门职责采购预算管理：负责审核采购预算，确保采购费用在预算范围内支出。采购资金支付：按照采购合同的约定，审核采购款项的支付申请，办理资金支付手续。采购成本核算：对采购成本进行核算和分析，提供相关财务数据和报告。4.审计部门职责采购活动审计：对采购活动的合规性、合法性进行审计监督，检查采购程序是否符合规定，采购结果是否公正合理。采购合同审计：对采购合同的条款、内容进行审计，防范合同风险。采购资金审计：对采购资金的使用情况进行审计，确保资金使用的真实性、合法性和效益性。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写《服务采购申请表》，详细说明采购服务的名称、规格、数量、质量要求、服务期限、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。采购申请应明确采购的必要性和紧迫性，对于预算金额较大或涉及重要业务的采购申请，需附详细的采购需求分析报告。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和合规性。对于预算金额在规定限额以下的采购申请，由采购部门负责人审批；对于预算金额超过规定限额的采购申请，需提交公司管理层审批。审批通过后，采购部门将采购申请纳入采购计划，并安排采购人员组织实施采购活动。3.供应商选择与评估采购人员根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商库查询等。对潜在供应商进行资格审查，要求供应商提供营业执照、资质证书、业绩证明、信誉状况等相关资料，确保供应商具备提供服务的能力和资质。采购人员组织需求部门、财务部门等相关人员对符合资格要求的供应商进行评估，评估内容包括服务质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。根据评估结果，选择若干家合适的供应商作为候选供应商，并向其发出采购邀请。4.采购报价与谈判候选供应商收到采购邀请后，按照要求提供详细的报价文件，包括服务方案、价格明细、服务承诺等内容。采购人员对供应商的报价文件进行整理和分析，比较各供应商的报价和服务方案，筛选出报价合理、服务方案满足需求的供应商进行谈判。在谈判过程中，采购人员与供应商就服务内容、价格、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成最优的采购条件。谈判结果应形成谈判记录，并由双方代表签字确认。5.采购合同签订根据谈判结果，采购人员起草采购合同，明确双方的权利和义务、服务内容、价格、交货期、验收标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同初稿提交至需求部门、财务部门、法务部门等相关部门进行审核，各部门根据职责对合同条款进行审查，提出修改意见和建议。采购人员根据审核意见对采购合同进行修改和完善，确保合同条款合法、合规、合理，风险可控。修改后的合同经采购部门负责人、法务部门负责人、公司管理层签字审批后，由采购人员与供应商签订正式采购合同。6.采购合同履行与验收采购合同签订后，采购人员负责跟踪合同履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定提供服务。在服务期限届满前或服务完成后，需求部门组织相关人员对服务进行验收。验收内容包括服务质量、数量、规格、交货期等方面，应严格按照采购合同和采购需求说明进行验收。验收合格后，需求部门填写《服务采购验收报告》，经部门负责人签字确认后提交至采购部门。采购部门将验收报告作为支付采购款项的依据之一。7.采购款项支付供应商根据采购合同约定，向公司提交付款申请，包括发票、验收报告、付款凭证等相关资料。采购人员对供应商的付款申请进行审核，核实申请内容与采购合同约定是否一致，发票是否真实有效等。审核通过后，将付款申请提交至财务部门。财务部门对付款申请进行再次审核，重点审核采购款项是否在预算范围内，支付手续是否齐全等。审核无误后，按照公司资金支付流程办理付款手续。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对服务采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施市场风险：加强市场调研，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理制定采购预算和采购计划，采取灵活的采购策略，如分批采购、套期保值等，降低市场波动对采购成本的影响。供应商风险：建立严格的供应商评估和选择机制，对供应商进行定期考核和评价，淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任，降低供应商违约风险。同时，建立供应商备份机制，防止因单一供应商出现问题而影响公司业务的正常开展。合同风险：加强采购合同管理，严格按照合同审批流程进行合同起草、审核、签订等工作。合同条款应明确、具体、合法、合规，避免出现模糊不清或容易引起歧义的条款。在合同履行过程中，密切跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同的顺利履行。质量风险：在采购合同中明确服务质量标准和验收条款，加强对服务质量的监督和检查。在验收过程中，严格按照验收标准进行验收，确保服务质量符合要求。对于验收不合格的服务，要求供应商及时整改或重新提供服务，直至验收合格为止。法律风险：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动的合法性。在采购合同签订前，由法务部门对合同条款进行审核，防范法律风险。对于重大采购项目，可聘请专业律师提供法律咨询和服务。五、采购监督与考核1.采购监督审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购文件是否齐全，采购过程是否公开、公平、公正，采购结果是否合理等。审计部门有权调阅采购档案、合同文件、报价文件等相关资料，对采购人员和相关部门进行询问和调查。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报事项，公司将进行认真调查核实，如情况属实，将依法依规追究相关人员的责任。2.采购考核采购部门定期对采购人员的工作进行考核，考核内容包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、采购质量保证情况、供应商管理情况、合同管理情况等方面。采购人员的考核结果与绩效奖金、晋升、评优等挂钩，激励采购人员提高工作质量和效率，降低采购成本，确保采