公司行政合同管理制度

公司行政合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政合同管理，规范行政合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范行政合同风险，维护公司合法权益，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在行政管理活动中与自然人、法人或其他组织签订的行政合同。（三）基本原则1.合法合规原则：行政合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订行政合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责行政合同的合法性审查，对合同条款进行法律风险评估，提出法律意见和建议。参与重大行政合同的谈判、起草工作，协助处理合同纠纷。负责收集、整理、保管行政合同文本及相关资料，建立合同档案。2.业务部门负责行政合同项目的前期调研、可行性分析，提出签订合同的申请。负责合同的谈判、起草、送审工作，按照合同约定履行义务。负责跟踪合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题，并向法务部门通报相关情况。3.财务部门负责对行政合同涉及的资金往来进行审核和监督，确保资金使用的合规性。参与合同条款中涉及财务方面内容的审核，提出财务意见和建议。（二）合同签订人员职责1.合同签订人员应具备相应的业务知识和法律意识，熟悉合同签订流程和相关法律法规。2.负责合同的具体起草、谈判、签订工作，确保合同条款准确、完整、合法。3.及时向本部门负责人汇报合同签订过程中的重大事项，并按照要求办理相关手续。三、合同签订流程（一）合同申请业务部门根据工作需要，填写《行政合同签订申请表》，详细说明合同项目名称、对方当事人基本情况、合同主要内容、签订合同的必要性及可行性等内容，并提交相关资料。（二）合同审核1.法务部门收到《行政合同签订申请表》及相关资料后，对合同进行合法性审查，重点审查合同主体资格、合同条款的合法性、完整性、准确性等，并出具法律审查意见。2.财务部门对合同涉及的资金往来进行审核，提出财务意见和建议。3.业务部门根据法务部门和财务部门的审查意见，对合同进行修改完善。（三）合同审批1.经审核修改后的合同，由业务部门负责人签署意见后，报公司分管领导审批。2.公司分管领导根据合同内容及相关部门的审查意见，进行审批并签署意见。3.重大行政合同需经公司总经理办公会或董事会审议通过。（四）合同签订1.合同审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，合同文本应加盖公司公章及法定代表人或授权代表的签字（章）。2.合同签订人员应确保合同签订过程的合规性，严格按照合同审批意见填写合同条款，不得擅自变更合同内容。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行与监督（一）合同履行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定全面履行义务，确保合同目标的实现。2.在合同履行过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或部分无法履行的，业务部门应及时通知对方当事人，并采取有效措施减少损失。同时，应在规定时间内将有关情况书面报告公司领导及法务部门。3.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、对方履行情况等，及时掌握合同履行动态。（二）合同监督1.法务部门负责对行政合同的履行情况进行法律监督，定期检查合同履行情况，及时发现和纠正合同履行过程中的违法违规行为。2.财务部门负责对合同资金往来进行监督，确保资金使用的合规性和安全性。3.公司审计部门可根据需要对行政合同的签订、履行情况进行审计监督。五、合同变更与解除（一）合同变更1.在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审批，经审批通过后生效。3.合同变更后，业务部门应及时将变更情况通知法务部门、财务部门等相关部门，并对合同履行台账进行相应调整。（二）合同解除1.合同双方协商一致，可以解除合同。解除合同应签订书面的解除协议，并按照合同签订流程进行审批。2.因不可抗力或其他法定事由导致合同无法履行或部分无法履行的，一方有权解除合同。解除合同的一方应及时通知对方当事人，并在规定时间内将有关情况书面报告公司领导及法务部门。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，包括结算款项、交付标的物等，并办理相关手续。同时，应将合同解除情况通知法务部门、财务部门等相关部门。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.业务部门在签订合同前，应充分了解对方当事人的主体资格、信用状况、经营情况等，避免与存在重大风险的当事人签订合同。2.在合同履行过程中，业务部门应加强与对方当事人的沟通协调，及时解决出现的问题，避免纠纷的发生。3.法务部门应定期对行政合同进行法律风险排查，及时发现潜在的纠纷隐患，并提出防范措施和建议。（二）纠纷处理1.当发生合同纠纷时，业务部门应及时收集相关证据材料，并向法务部门报告。2.法务部门负责组织相关人员对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案，并代表公司与对方当事人进行协商、谈判或诉讼等活动。3.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门，提供必要的协助和支持。4.合同纠纷处理结束后，法务部门应及时总结经验教训，提出改进措施和建议，完善公司行政合同管理制度。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理齐全，包括合同审批表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、纠纷处理文件等，并移交法务部门。2.法务部门对接收的合同档案进行核对、登记，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与保管1.法务部门按照档案管理的有关规定，对合同档案进行分类整理、编号装订，建立电子档案和纸质档案。2.合同档案应妥善保管，存放地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，确保档案资料的安全。3.合同档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照规定进行销毁。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写《行政合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报法务部门审批。2.法务部门根据审批意见，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、抽取合同档案资料。3.因特殊情况需要借阅合同档案的，借阅人员应填写《行政合同档案