员工安全档案管理制度

员工安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司员工安全管理，规范员工安全档案的建立、管理和使用，确保员工在工作过程中的人身安全与健康，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：员工安全档案应如实记录员工的安全相关信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖员工从入职到离职全过程的安全相关资料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护员工安全档案中的个人隐私信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工安全状况的变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、员工安全档案的建立（一）档案内容1.个人基本信息姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、入职日期、所在部门、岗位等。紧急联系人姓名、关系、联系方式。2.安全培训记录新员工入职安全培训记录，包括培训时间、培训内容、培训讲师、考核成绩等。年度安全再培训记录，如培训主题、培训方式、培训时间、参与人员范围等。专项安全培训记录，如针对特殊工种、危险作业等的培训情况。3.安全资格证书特种作业操作证（如有），记录证书名称、颁发机构、有效期等。其他安全相关资格证书（如有）。4.安全检查与隐患排查记录日常安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查部位、发现的问题及整改情况等。定期安全检查记录，如月度、季度、年度安全检查的详细情况。隐患排查记录，记录排查时间、排查人员、隐患描述、整改措施、整改责任人、整改期限及整改结果等。5.安全事故记录事故发生时间、地点、经过、原因分析。事故造成的人员伤亡情况（如有）、财产损失情况。事故处理结果，包括对责任人的处理、事故整改措施的落实情况等。6.安全奖惩记录因安全工作表现突出获得的奖励，记录奖励名称、颁发时间、奖励依据等。因违反安全规定受到的处罚，记录处罚原因、处罚方式、处罚时间等。7.职业健康信息员工职业健康体检报告，包括体检时间、体检机构、体检项目及结果等。职业病危害因素接触情况，如接触岗位、接触时间、危害因素种类等。员工个人防护用品配备与使用记录，包括配备时间、用品名称、型号、使用情况等。（二）档案建立流程1.新员工入职时员工填写《员工安全档案信息登记表》，提供个人基本信息、紧急联系人信息等。人力资源部门将员工信息录入公司安全管理系统，并建立电子档案。同时，将纸质档案资料整理归档。2.安全培训过程中培训部门负责记录每次安全培训的详细情况，培训结束后及时将培训记录提交给人力资源部门，更新员工安全档案。员工参加安全资格考试合格后，培训部门将证书复印件交人力资源部门存档。3.安全检查与隐患排查工作开展后安全管理部门负责填写安全检查与隐患排查记录，检查结束后将相关记录交人力资源部门，作为员工安全档案的补充资料。4.安全事故发生后事故发生部门应立即报告安全管理部门，并配合进行事故调查。安全管理部门将事故相关信息整理后交人力资源部门，更新员工安全档案中的事故记录。5.安全奖惩实施后相关部门将安全奖惩决定通知人力资源部门，人力资源部门及时在员工安全档案中记录奖惩情况。6.职业健康管理过程中行政部门负责组织员工职业健康体检，并将体检报告交人力资源部门存档。同时，记录员工职业病危害因素接触情况及个人防护用品配备与使用情况，更新员工安全档案。三、员工安全档案的管理（一）档案保管1.档案存放地点设立专门的员工安全档案保管室，配备必要的档案柜和防护设备，确保档案存放安全。电子档案存储在公司安全管理系统服务器中，并定期进行备份，备份数据存储在异地存储设备上，以防数据丢失。2.档案保管期限员工安全档案自员工离职后保存[X]年，法律法规另有规定的从其规定。对于涉及重大安全事故或特殊情况的员工安全档案，应长期保存。（二）档案借阅1.借阅权限公司内部人员因工作需要借阅员工安全档案的，需填写《员工安全档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，报人力资源部门负责人审批后，方可借阅。外部单位（如政府监管部门、合作单位等）因工作需要查阅员工安全档案的，需持有单位正式介绍信，经公司分管领导批准后，由人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.借阅期限内部人员借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外部单位查阅档案应在规定的时间内完成，如需带走复印件，需经公司分管领导再次批准。3.借阅要求借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、损坏或丢失档案。借阅结束后，借阅人员应及时归还档案，由档案管理人员进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）档案更新与维护1.定期更新人力资源部门应定期对员工安全档案进行检查和更新，确保档案内容的及时性和准确性。一般每半年进行一次全面检查，对有变动的信息及时更新。安全管理部门、培训部门、行政部门等相关部门应及时将涉及员工安全的最新信息反馈给人力资源部门，以便更新档案。2.动态维护在员工工作过程中，如发生岗位变动、安全培训、安全事故、职业健康状况变化等情况，相关部门应及时通知人力资源部门，对员工安全档案进行相应的调整和补充。员工个人如有安全相关信息需要补充或更正的，应及时向人力资源部门提交书面申请，经核实后进行更新。（四）档案保密1.保密措施档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露员工安全档案中的任何信息。档案保管室应安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统等，防止未经授权的人员进入。电子档案应设置不同级别的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作。2.违规处理对于违反档案保密规定的人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。如因档案管理人员失职导致档案信息泄露，给公司或员工造成损失的，公司将追究其法律责任。四、员工安全档案的使用（一）员工个人查询员工有权查询自己的安全档案信息，可向人力资源部门提出申请，人力资源部门在核实员工身份后，为其提供档案查阅服务。员工对档案内容有异议的，可向人力资源部门提出申诉，人力资源部门应进行调查核实，并根据结果进行处理。（二）公司内部使用1.安全管理决策安全管理部门在制定安全管理制度、安全工作计划、安全培训方案等时，可参考员工安全档案中的相关信息，了解员工的安全状况和培训需求，以便做出科学合理的决策。在进行安全风险评估、事故原因分析等工作时，可查阅员工安全档案，获取员工的安全工作表现、培训记录、事故经历等信息，为分析提供依据。2.员工安全绩效评估人力资源部门在进行员工年度安全绩效评估时，以员工安全档案为重要依据，综合考虑员工的安全培训情况、安全检查与隐患排查表现、安全事故记录、安全奖惩情况等，对员工的安全绩效进行客观评价。根据安全绩效评估结果，对表现优秀的员工给予奖励，对存在安全问题的员工进行督促整改或相应的处罚。（三）外部单位查询如前所述，外部单位因工作需要查阅员工安全档案的，需按照规定的程序进行审批和查阅。公