公司财务开票管理制度

公司财务开票管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务开票管理，规范开票行为，确保公司财务工作的准确性、规范性和合法性，保障公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及财务开票的部门和人员，包括但不限于销售部门、采购部门、项目部门等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及相关财务制度，确保开票行为合法合规。2.准确及时原则：开票信息应准确无误，并在规定时间内开具发票，保证业务的顺利进行。3.职责明确原则：明确各部门及人员在开票过程中的职责，避免职责不清导致的问题。4.安全保密原则：妥善保管发票及开票相关资料，防止信息泄露和发票丢失。二、发票管理（一）发票种类及适用范围1.增值税专用发票：适用于一般纳税人之间的销售货物、提供应税劳务或应税服务等业务，购买方可以凭此发票抵扣进项税额。2.增值税普通发票：适用于向小规模纳税人销售货物、提供应税劳务或应税服务，以及其他不需要抵扣进项税额的销售业务。3.其他发票：根据业务需要，可能涉及到的其他类型发票，如机动车销售统一发票、通用机打发票等，按照相应规定使用。（二）发票的领购1.发票由财务部门指定专人负责领购。领购人员应根据公司业务需求，提前向当地税务机关申请领购发票，并确保领购手续齐全。2.在领购发票时，领购人员应认真核对发票的种类、号码、数量等信息，确保发票的准确性和完整性。如发现发票存在问题，应及时与税务机关沟通解决。（三）发票的保管1.财务部门应设立专门的发票保管场所，配备必要的保险柜等安全设施，确保发票的安全存放。2.发票应按照种类、号码顺序进行存放，建立发票登记簿，详细记录发票的领购、开具、作废、红字冲销等情况。3.禁止任何人擅自销毁发票，如因业务变化等原因需要销毁发票，应按照税务机关的规定办理相关手续。（四）发票的开具1.开票信息的提供销售部门或相关业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确约定开票信息，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。业务人员应及时将准确的开票信息传递给财务部门，确保开票信息的一致性和准确性。2.开票流程财务部门收到业务部门传递的开票申请及相关资料后，应认真审核开票信息的真实性、准确性和完整性。审核无误后，开票人员应按照发票开具规定，在防伪税控系统或其他开票软件中准确录入开票信息，并打印发票。发票开具后，开票人员应在发票联和抵扣联加盖发票专用章，并将发票联及时交付给客户。3.开票时间应在业务发生并确认收入后，按照合同约定或税务规定的时间及时开具发票。不得提前或滞后开具发票。对于分期付款的业务，应按照合同约定的收款时间分别开具发票。（五）发票的作废与红字冲销1.发票作废发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照规定开具红字发票进行处理。开具发票后，如发生销货退回需开红字发票的，必须收回原发票并注明“作废”字样或取得对方有效证明。开具发票后，如发生销售折让的，必须在收回原发票并注明“作废”字样后重新开具销售发票或取得对方有效证明后开具红字发票。2.红字发票开具由购货方或销货方在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，经税务机关系统校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。对于增值税普通发票的红字冲销，按照当地税务机关的规定进行操作，一般应在开票系统中直接开具红字发票。三、开票流程（一）业务发起1.销售部门或其他相关业务部门在完成销售业务或提供服务后，应填写《开票申请表》，详细注明客户信息、业务内容、金额、开票类型等。2.将《开票申请表》及相关业务合同、协议等资料一并提交给财务部门。（二）财务审核1.财务部门收到《开票申请表》及相关资料后，由专人进行审核。2.审核内容包括：开票信息的准确性、业务的真实性、金额的合理性、发票类型的适用性等。3.如发现问题，财务人员应及时与业务部门沟通，要求其补充或更正相关信息。（三）开票操作1.经审核无误后，财务部门开票人员按照规定在开票系统中开具发票。2.打印发票时，应确保发票内容清晰、完整，不得压线、错格。3.在发票联和抵扣联加盖发票专用章。（四）发票交付1.开票人员将开具好的发票联及时交付给客户。2.对于增值税专用发票，应按照规定的方式进行传递，确保客户能够及时取得发票并进行认证抵扣。（五）记录与归档1.财务部门应在发票开具后，及时在发票登记簿中记录开票日期、发票号码、客户名称、金额、发票类型等信息。2.将《开票申请表》及相关业务资料整理归档，以备查阅。四、职责分工（一）业务部门职责1.负责与客户沟通确定开票信息，并及时准确地传递给财务部门。2.按照合同约定及时办理业务，确保符合开票条件。3.对开票申请的真实性、准确性负责，配合财务部门进行开票审核工作。（二）财务部门职责1.负责发票的领购、保管、开具、作废及红字冲销等工作。2.审核开票申请，确保开票信息准确无误，业务真实合法。3.对发票开具的合规性负责，及时解答业务部门关于开票的相关问题。（三）其他部门职责1.涉及开票相关业务的其他部门，如采购部门、项目部门等，应配合财务部门和业务部门做好开票工作，提供必要的支持和协助。2.对本部门涉及的开票业务信息的真实性和准确性负责。五、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对财务开票管理情况进行审计，检查发票的开具、保管、使用等是否符合规定。2.审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）税务检查1.积极配合税务机关的检查工作，如实提供发票开具及相关业务资料。2.对于税务机关提出的问题，应及时整改，避免税务风险。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和人员，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、绩效扣分等。2.如因违规开票行为给公司造成损失的，应追究相关人员的赔偿责任。构成犯罪的，依法移送司法机关处理。六、培训与宣传（一）培训1.定期组织财务开票管理相关培训，提高财务人员及业务人员的开票业务水平和合规意识。2.培训内容包括税收法律法规、发票管理规定、开票流程等。（二）宣传1.通过内部宣传栏、公司网站、邮件等方式，宣传财务开票管理制度及相关知识。2.