内控采购业务管理制度

内控采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门的采购业务活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商之间的公平竞争。4.职责分离原则：采购业务的审批、执行、验收等环节应当相互分离，形成相互制约的机制。二、采购业务流程（一）采购需求提出1.各部门根据生产经营计划和实际需求，定期或不定期提出采购申请。采购申请应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请应经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，应进行汇总整理，并结合公司库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报公司领导审批。（三）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。2.采购部门应根据采购物资或服务的要求，对供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。3.采购部门应建立合格供应商名录，并定期对供应商进行考核评价。对于考核评价不合格的供应商，应及时淘汰，并补充新的供应商。（四）采购合同签订1.采购部门根据采购计划和供应商选择情况，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应经公司法律部门审核，并报公司领导审批。（五）采购执行1.采购部门应按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪采购订单的执行情况。2.供应商应按照采购订单的要求，按时、按质、按量将采购物资或服务交付至公司指定地点。采购部门应组织相关人员对采购物资或服务进行验收。（六）采购验收1.采购物资或服务到货后，采购部门应及时通知质量检验部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、外观等方面。2.质量检验部门应按照相关标准和规范，对采购物资或服务进行质量检验，并出具检验报告。对于验收合格的采购物资或服务，使用部门应办理入库手续；对于验收不合格的采购物资或服务，采购部门应及时与供应商协商处理。（七）采购付款1.采购部门应根据采购合同的约定，及时办理采购付款手续。采购付款申请应附采购合同、采购发票、验收报告等相关凭证。2.采购付款申请应经采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报公司领导审批。财务部门应按照公司领导审批意见，及时支付采购款项。三、采购业务内部控制要点（一）采购申请环节1.采购申请应明确采购的必要性和合理性，避免盲目采购。2.采购申请应经过严格的审批流程，确保采购申请符合公司的生产经营计划和预算安排。（二）采购计划环节1.采购计划应根据市场供应情况、公司库存情况等因素进行合理制定，避免采购过多或过少。2.采购计划应报公司领导审批，确保采购计划符合公司的战略目标和经营决策。（三）供应商选择环节1.供应商选择应遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商之间的公平竞争。2.供应商选择应进行充分的调查和评估，确保供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面符合公司的要求。（四）采购合同环节1.采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同签订前，应经公司法律部门审核，确保合同条款符合法律法规的要求。（五）采购执行环节1.采购部门应按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪采购订单的执行情况。2.采购订单执行过程中，如发生变更或调整，应及时与供应商协商，并签订补充协议。（六）采购验收环节1.采购验收应严格按照相关标准和规范进行，确保采购物资或服务的质量符合要求。2.采购验收过程中，如发现问题，应及时与供应商协商处理，并做好记录。（七）采购付款环节1.采购付款应严格按照采购合同的约定进行，确保付款的准确性和及时性。2.采购付款申请应附相关凭证，并经严格的审批流程，确保采购付款的合法性和合规性。四、采购业务风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等因素可能导致采购成本增加或采购物资供应不足。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能导致公司生产经营受到影响。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中发生纠纷等因素可能导致公司遭受经济损失。4.廉洁风险：采购人员在采购过程中接受供应商贿赂、回扣等不正当利益，可能导致公司利益受损。（二）风险评估1.采购部门应定期对采购业务风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：采购部门应加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购计划；与供应商建立长期合作关系，确保采购物资的稳定供应。2.质量风险应对：加强供应商管理，严格筛选供应商，确保供应商的产品质量符合要求；加强采购验收环节的管理，严格按照相关标准和规范进行验收。3.合同风险应对：加强采购合同管理，明确合同条款，确保合同的合法性和有效性；加强合同执行过程中的监督和管理，及时处理合同纠纷。4.廉洁风险应对：加强采购人员的廉洁教育，建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购过程的监督和管理，严肃查处采购人员的违规违纪行为。五、采购业务监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对采购业务进行审计，检查采购业务的内部控制制度执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.内部审计部门应及时发现采购业务中存在的问题，并提出改进建议，督促相关部门进行整改。（二）财务监督1.财务部门应加强对采购业务的财务监督，检查采购付款的准确性和及时性、采购发票的真实性和合法性等。2.财务部门应定期对采购业务的财务数据进行分析，发现异常情况及时进行调查和处理。（三）纪检监察监督1.公司纪检监察部门应加强对采购业务的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。2.纪检监察部门应建立健全举报机制，鼓励员工对采购业务中的违规违纪行为进行举报。六、附则（一）解释