单位往来款管理制度

单位往来款管理制度一、总则（一）目的为了加强单位往来款的管理，规范往来款项的核算，防范财务风险，确保单位资金的安全与完整，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门之间以及本单位与外部单位或个人之间发生的各类往来款项的管理。（三）基本原则1.真实性原则：往来款的发生必须真实、合法，符合实际业务情况。2.准确性原则：往来款项的核算要准确无误，确保账目清晰、数据可靠。3.及时性原则：往来款项应及时清理结算，不得拖延，避免形成坏账。4.责任明确原则：明确各部门及相关人员在往来款管理中的职责，做到责任到人。二、往来款的分类及管理要求（一）应收账款1.定义：应收账款是指本单位因销售商品、提供劳务等业务，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。2.管理要求：业务部门应在签订销售合同或提供劳务时，明确收款方式、收款期限等条款，并及时将相关信息传递给财务部门。财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、金额、账龄、收款情况等信息，并定期与业务部门核对账目。业务部门负责应收账款的催收工作，应按照合同约定及时向客户催收款项。对于逾期未收回的款项，应查明原因，采取有效措施进行催收，并及时向财务部门反馈催收情况。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，对于账龄较长的款项，应及时向业务部门和管理层汇报，共同研究制定催收方案。（二）应付账款1.定义：应付账款是指本单位因购买商品、接受劳务等业务，应向供应单位支付的款项。2.管理要求：采购部门应在签订采购合同或接受劳务时，明确付款方式、付款期限等条款，并及时将相关信息传递给财务部门。财务部门应建立应付账款台账，详细记录每笔应付账款的供应单位名称、金额、账龄、付款情况等信息，并定期与采购部门核对账目。财务部门应按照合同约定及时安排款项支付，确保单位信誉。对于已到期的应付账款，应在付款期限内支付，避免逾期付款产生的违约金或利息等额外支出。采购部门应及时与供应单位沟通协调，确保发票及时开具并送达财务部门。财务部门在收到发票后，应认真审核发票的真实性、合法性和完整性，如发现问题应及时与采购部门和供应单位联系解决。（三）其他应收款1.定义：其他应收款是指本单位除应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项，包括职工借款、备用金、押金、应收的各种赔款、罚款等。2.管理要求：各部门因业务需要发生其他应收款时，应填写借款申请单或其他相关审批表格，注明借款事由、金额、预计还款时间等信息，并按照单位内部审批流程进行审批。财务部门应建立其他应收款台账，详细记录每笔其他应收款的借款人、金额、借款时间、还款情况等信息，并定期与借款人核对账目。借款人应按照借款申请单或其他相关审批表格上注明的还款时间及时归还借款。如因特殊原因需要延期还款的，应提前向财务部门提出申请，并经批准后方可延期。对于长期挂账的其他应收款，财务部门应及时清理，查明原因，并督促相关责任人进行处理。对于确实无法收回的其他应收款，应按照单位内部规定的审批程序进行核销。（四）其他应付款1.定义：其他应付款是指本单位除应付账款、预收账款以外的其他各种应付、暂收款项，包括应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金、职工未按期领取的工资等。2.管理要求：各部门因业务需要发生其他应付款时，应及时通知财务部门进行账务处理，并提供相关的证明材料。财务部门应建立其他应付款台账，详细记录每笔其他应付款的债权人、金额、形成原因、支付情况等信息，并定期与债权人核对账目。财务部门应按照规定的时间和方式及时支付其他应付款项，确保单位信誉。对于已到期的其他应付款，应在付款期限内支付，避免逾期付款产生的违约金或利息等额外支出。对于长期挂账的其他应付款，财务部门应及时清理，查明原因，并督促相关责任人进行处理。对于确实无法支付的其他应付款，应按照单位内部规定的审批程序进行核销。三、往来款的核算与账务处理（一）核算原则往来款项应按照权责发生制原则进行核算，准确反映经济业务的实际发生情况。（二）账务处理流程1.业务发生时，相关部门应及时取得或填制原始凭证，并按照单位内部审批流程进行审批。2.财务部门收到经审批的原始凭证后，应按照会计制度的规定进行账务处理，编制记账凭证，并登记相关账簿。3.对于往来款项的增减变动，财务部门应及时进行账务调整，确保账目清晰、准确。4.每月末，财务部门应编制往来款项余额明细表，与相关部门核对账目，并对往来款项进行账龄分析。5.年度终了，财务部门应将往来款项的余额结转至下一年度，并对往来款项进行全面清理核对，确保账账相符、账实相符。四、往来款的审批与授权（一）审批流程1.一般往来款项的审批流程：业务部门提出申请，填写相关审批表格，注明往来款项的事由、金额、预计收款或付款时间等信息。部门负责人审核签字，确认业务的真实性和必要性。财务部门审核，重点审核往来款项的金额、付款方式、收款期限等是否符合单位规定和财务制度要求。分管领导审批签字，根据金额大小和业务性质决定是否需要更高层领导审批。总经理审批签字（如需），最终确定往来款项的审批结果。2.重大往来款项的审批流程：业务部门提出申请，填写详细的可行性分析报告，包括往来款项的背景、目的、金额、预计收益、风险评估等内容。部门负责人组织相关人员进行论证，形成论证意见。财务部门进行财务分析，评估往来款项对单位财务状况和资金流的影响。分管领导审核，提出审核意见。总经理办公会审议，根据审议结果进行决策。董事长审批签字（如需），最终确定重大往来款项的审批结果。（二）授权规定1.单位应根据往来款项的金额大小、业务性质等因素，明确各级人员的审批权限。审批权限应在单位内部进行公示，确保相关人员知晓。2.对于超出授权范围的往来款项审批，应按照规定的特殊审批程序进行，确保审批的严格性和合规性。3.严禁未经授权擅自办理往来款项的收付业务，否则将追究相关人员的责任。五、往来款的清理与催收（一）定期清理1.财务部门应每月定期对往来款项进行清理核对，编制往来款项余额明细表，与相关部门核对账目，确保账账相符。2.对于账龄较长的往来款项，财务部门应及时向业务部门和管理层汇报，共同研究制定清理方案。3.各部门应积极配合财务部门的往来款清理工作，及时提供相关资料和信息，协助查找往来款项的原因和解决问题。（二）催收措施1.业务部门负责对应收账款的催收工作，应按照合同约定及时向客户催收款项。对于逾期未收回的款项，应查明原因，采取有效措施进行催收，如发送催款函、电话催收、上门催收等。2.对于应付账款，财务部门应按照合同约定及时安排款项支付，避免逾期付款产生的违约金或利息等额外支出。如因特殊原因需要延期付款的，应提前与供应单位沟通协调，并取得对方的同意。3.对于其他应收款和其他应付款，财务部门应定期与相关人员核对账目，督促借款人及时归还借款，支付应付款项。对于长期挂账的款项，应查明原因，采取相应的措施进行处理，如核销、继续催收等。（三）坏账处理1.对于确实无法收回的应收账款，业务部门应查明原因，取得相关证明材料，并填写坏账核销申请单，按照单位内部规定的审批程序进行核销。2.财务部门应建立坏账核销台账，详细记录坏账核销的原因、金额、审批情况等信息，并定期进行核对。3.已核销的坏账如后期又收回的，应及时入账，并按照规定进行相关处理。六、往来款的监督与检查（一）内部审计监督1.单位内部审计部门应定期对往来款项的管理情况进行审计监督，检查往来款项的核算是否准确、审批程序是否合规、清理催收是否及时等。2.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，提出改进意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）财务检查1.财务部门应定期对往来款项进行自查，检查往来款项的账目记录是否完整、准确，往来款项的余额是否与实际情况相符等。2.财务部门应及时发现和纠正往来款项管理中存在的问题，确保往来款项的管理规范、有序。（三）考核评价1.单位应将往来款项的管理情况纳入各部门和相关人员的绩效考核体系，对往来款项管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对管理不善的部门和个人进行批评和处罚。2.考核评价指标应包括往来