区政协档案管理制度

区政协档案管理制度一、总则（一）目的为加强区政协档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在政协工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区政协机关各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。区政协档案工作实行集中统一管理，由办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则。档案应如实反映政协工作的历史面貌和各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则。全面收集和整理政协工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.规范性原则。按照国家有关档案管理的标准和规范，对档案进行分类、编号、整理、编目等操作，确保档案管理工作的规范化。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立区政协档案管理领导小组，由政协主席任组长，分管副主席任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）办公室办公室作为档案管理的具体执行部门，负责档案管理的日常工作，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善区政协档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用区政协机关各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。3.指导和监督各部门的文件材料收集、整理和归档工作，确保档案的齐全完整。4.定期对档案进行清查、核对，保证档案的安全。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。5.负责档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的计算机管理和网上查询利用。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全体工作人员的档案意识。7.向区档案局报送档案工作情况，接受档案行政管理部门的监督、指导和检查。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整。定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定，及时剔除失去保存价值的档案，并做好销毁登记工作。5.积极为档案利用者提供服务，按照利用制度的规定，及时、准确地提供档案资料，办理查阅、借阅手续。6.负责档案统计工作，及时、准确地填报档案统计报表，为档案管理决策提供依据。7.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与区政协工作有关的文件、指示、通知等。2.区政协召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.区政协领导的重要讲话、调研报告、提案、建议案等。4.区政协各部门形成的工作计划、总结、报告、统计报表、业务文件等。5.政协委员的提案、社情民意信息、调研报告等。6.区政协组织的各类调研、视察、考察等活动形成的文件材料。7.区政协与其他单位的往来文件、信函、协议等。8.反映区政协历史沿革、机构设置、人员编制等情况的文件材料。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。对不符合要求的文件材料，应及时进行补充、修正或更换。3.各部门应定期将收集的文件材料移交办公室，交接双方应办理交接手续，填写交接清单。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政事务类、提案工作类、文史资料类、委员工作类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字、不损坏文件。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等，保证档案保管环境的适宜。（三）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、质量和存放位置，发现问题及时处理，并做好记录。（五）档案修复对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。修复档案应采用科学的方法和技术，保持档案的原貌。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的观点、历史的观点和发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对每一份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.分析档案的来源、时间、内容、形式等因素，综合判断其保存价值。（四）鉴定标准1.凡是反映区政协主要职能活动、历史面貌和具有长远利用价值的档案，应永久保存。2.在一定时期内具有查考利用价值的档案，可定期保存，期限一般为30年或10年。3.已失去保存价值的档案，可予以销毁。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报档案管理领导小组批准。2.经批准后，编制档案销毁清册，注明档案的类别、编号、题名、日期、数量等信息。3.档案销毁清册应一式两份，一份留存档案部门，一份报区档案局备案。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、有偿的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为政协工作和社会各界提供优质、高效的服务。（二）利用范围1.区政协机关工作人员因工作需要查阅档案。2.政协委员查阅与其提案、社情民意信息等相关的档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅区政协档案，须经区政协办公室批准。（三）利用方式1.查阅档案利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，协助查阅人员查找所需档案。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，须填写借阅申请表，经办公室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案利用的时间、人员、内容、用途等信息进行详细登记，以便于统计和查询。（五）保密规定1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案利用者应严格按照规定的范围查阅和利用档案，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储。2.档案管理系统建设开发或选用适合区政协档案管理工作的软件系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设建立档案管理内部局域网，实现档案信息的共享和传输，方便档案管理人员和利用者查询利用档案。（三）数据管理1.档案数据库应定期进行备份，确保数据的安全和完整。2.加强对档案数据的维护和管理，及时更新和补充档案信息，保证数据的准确性和时效性