煤场出场货物管理制度

煤场出场货物管理制度一、总则（一）目的为加强煤场出场货物的管理，规范货物出场流程，确保货物准确、及时、安全地交付，保障公司的正常运营和客户利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司煤场所有出场货物的管理，包括煤炭及相关附属产品的出场。（三）基本原则1.准确性原则：确保出场货物的品种、数量、质量等信息准确无误，与相关合同或订单要求一致。2.及时性原则：优化出场流程，提高工作效率，保证货物按时出场，满足客户需求。3.安全性原则：在货物出场过程中，采取必要的安全措施，防止货物损坏、丢失以及安全事故的发生。4.责任明确原则：明确各环节的工作职责和权限，做到责任到人，便于监督和考核。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确货物的品种、数量、质量、价格、交货时间、交货地点等条款，并确保合同的有效性和完整性。2.根据销售合同，及时向煤场下达发货通知，明确发货的具体要求，包括货物规格、数量、发货时间等。3.跟踪货物出场情况，与客户保持沟通，协调解决货物交付过程中出现的问题，如交货延迟、质量异议等。（二）煤场管理部门1.负责煤场的日常运营管理，包括货物的存储、保管、调配等工作，确保煤场货物的安全和质量。2.根据销售部门的发货通知，组织安排货物的出场准备工作，如安排装车设备、清理装车场地等。3.对出场货物进行质量检验和数量核对，确保出场货物符合合同要求。4.负责协调与运输部门的衔接，确保货物顺利装车运输。（三）质量检验部门1.制定煤场出场货物的质量检验标准和流程，明确检验项目、检验方法、检验频率等要求。2.按照规定的检验标准和流程，对出场货物进行质量检验，出具质量检验报告。3.对检验过程中发现的质量问题及时反馈给相关部门，并跟踪处理结果。（四）运输部门1.根据煤场管理部门的安排，按时组织运输车辆到达煤场装货地点。2.负责运输车辆的日常维护和管理，确保车辆性能良好，能够安全、顺利地完成货物运输任务。3.在装车过程中，配合煤场管理部门做好货物的装载工作，确保货物装载牢固、均匀，避免运输过程中出现货物洒落等问题。4.将货物安全运输至客户指定地点，并负责办理货物的交接手续。（五）财务部门1.根据销售合同和发货记录，负责审核货物出场的相关财务手续，确保货款结算的准确性和及时性。2.对货物出场过程中的费用进行核算和管理，包括运输费用、装卸费用等，确保费用支出合理合规。三、出场货物流程（一）发货通知下达销售部门在接到客户订单并签订销售合同后，应及时向煤场管理部门下达发货通知。发货通知应包括以下内容：1.客户名称及联系方式。2.货物品种、规格、数量。3.发货时间要求。4.交货地点。5.其他特殊要求。（二）出场准备煤场管理部门收到发货通知后，应立即组织安排出场准备工作，具体包括：1.根据发货通知，确定待出场货物的存储位置，并安排专人进行清理和标识，确保货物易于识别和装车。2.检查装车设备是否正常运行，如装载机、输送带等，确保设备能够满足装车要求。3.安排运输车辆提前到达煤场装货地点，并做好车辆的检查和准备工作，如检查车辆的行驶证、驾驶证、营运证等证件是否齐全有效，检查车辆的轮胎、刹车、灯光等部件是否正常。（三）质量检验质量检验部门在货物出场前，应按照规定的检验标准和流程对货物进行质量检验。检验内容包括但不限于：1.煤炭的发热量、灰分、挥发分、硫分等指标。2.货物的粒度、水分等物理特性。3.其他相关质量指标。质量检验合格的货物，质量检验部门应出具质量检验报告，并在货物上粘贴合格标识。质量检验不合格的货物，质量检验部门应及时通知煤场管理部门和销售部门，并按照相关规定进行处理。（四）数量核对煤场管理部门在货物装车前，应组织相关人员对货物的数量进行核对。核对方式可采用过磅称重、量方计算等方法，确保货物数量准确无误。核对过程中，应做好记录，记录内容包括货物的品种、规格、数量、核对时间、核对人员等信息。（五）装车作业1.在完成出场准备、质量检验和数量核对后，煤场管理部门应组织安排装车作业。装车过程中，应注意以下事项：按照货物的品种、规格、批次等要求进行分类装车，避免不同货物混装。控制装车速度和装载量，避免货物超载或洒落。确保货物装载牢固、均匀，防止运输过程中出现货物移动、碰撞等情况。安排专人负责现场监督，确保装车作业安全、有序进行。2.运输部门应配合煤场管理部门做好装车作业，在装车过程中，应注意以下事项：确保运输车辆的车厢清洁、干燥，无杂物和积水。按照煤场管理部门的要求，将车辆停放在指定位置，便于装车作业。在装车过程中，协助煤场工作人员做好货物的装载和固定工作，确保货物装载符合要求。（六）出场确认货物装车完毕后，煤场管理部门应组织相关人员对货物的出场情况进行确认。确认内容包括：1.货物的品种、规格、数量是否与发货通知一致。2.货物的质量是否符合要求，是否有质量检验合格标识。3.货物的装载是否牢固、均匀，是否有货物洒落等情况。4.运输车辆的证件是否齐全有效，车辆状态是否良好。确认无误后，煤场管理部门应填写《货物出场确认单》，相关人员签字确认。《货物出场确认单》应包括以下内容：1.客户名称及联系方式。2.货物品种、规格、数量。3.发货时间。4.质量检验情况。5.装载情况。6.运输车辆信息。7.确认人员签字。（七）运输交付运输部门凭《货物出场确认单》将货物运输至客户指定地点，并负责办理货物的交接手续。交接手续应包括：1.与客户共同核对货物的品种、规格、数量、质量等信息，确保货物与发货通知一致。2.向客户提供质量检验报告等相关资料。3.由客户在《货物运输交接单》上签字确认，作为货物已交付的凭证。运输部门在完成货物交付后，应及时将《货物运输交接单》返回煤场管理部门存档。四、货物出场记录与档案管理（一）出场记录1.煤场管理部门应建立货物出场记录台账，详细记录每一批次货物的出场情况。出场记录台账应包括以下内容：发货日期。客户名称。货物品种、规格、数量。质量检验结果。运输车辆信息。发货通知编号。出场确认情况。运输交付情况。2.出场记录应及时、准确、完整地填写，确保记录内容与实际出场情况相符。记录人员应在记录完成后签字确认，以备查阅。（二）档案管理1.销售部门、煤场管理部门、质量检验部门、运输部门等相关部门应负责收集、整理与货物出场相关的文件和资料，包括销售合同、发货通知、质量检验报告、货物出场确认单、货物运输交接单等，并按照档案管理的要求进行归档保存。2.档案管理人员应定期对档案进行整理、分类、装订，确保档案资料的完整性和规范性。档案保存期限应按照公司相关规定执行，一般为[X]年。3.档案查阅应按照公司档案管理制度的规定进行，严格履行查阅手续，确保档案资料的安全和保密。五、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立健全货物出场监督检查机制，定期或不定期对货物出场流程进行监督检查，确保各项管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括但不限于：发货通知的下达与执行情况。出场准备工作的落实情况。质量检验工作的开展情况。数量核对的准确性。装车作业的规范性。出场确认的完整性。运输交付的及时性和准确性。出场记录与档案管理的情况。3.监督检查人员应认真履行职责，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司应建立货物出场考核评价制度，对各相关部门和人员在货物出场管理工作中的表现进行考核评价。考核评价指标应包括工作质量、工作效率、工作态度、客户满意度等方面。2.考核评价周期为[X]月/季/年，考核评价结果应与部门和人员的绩效奖金、晋升、奖励等挂钩。3.对于在货物出场管理工作中表现优秀的部门和人员，公司应给予表彰和奖励；