安徽省拆迁档案管理制度

安徽省拆迁档案管理制度一、总则（一）目的为加强安徽省拆迁档案的规范化管理，确保拆迁档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥拆迁档案在拆迁工作中的凭证和参考作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安徽省行政区域内所有涉及房屋拆迁活动所形成的档案管理工作，包括城市房屋拆迁、农村集体土地房屋拆迁等各类拆迁项目。（三）基本原则1.集中统一管理原则拆迁档案由专门的档案管理机构或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映拆迁工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集拆迁工作中形成的各类文件、资料、图表等，确保档案资料的齐全完整。4.规范性原则档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和地方有关档案管理的规范标准。5.保密性原则严格遵守档案保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.省级档案管理部门负责指导全省拆迁档案管理工作，制定全省统一的拆迁档案管理规范和标准，对重大拆迁项目档案进行监督检查。2.市、县级档案管理部门负责本行政区域内拆迁档案管理工作的组织实施和监督指导，接收、保管本辖区内拆迁项目档案，并按规定向省级档案管理部门报送有关档案信息。3.拆迁实施单位档案管理部门负责本单位承担的拆迁项目档案的收集、整理、归档和保管工作，接受同级档案管理部门的业务指导和监督检查。（二）档案管理机构职责1.省级档案管理部门职责贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律法规和方针政策，制定全省拆迁档案管理工作规划和制度。组织开展全省拆迁档案管理业务培训和经验交流活动。对全省重大拆迁项目档案管理工作进行监督检查，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理。负责全省拆迁档案信息的统计、分析和上报工作。2.市、县级档案管理部门职责组织实施本行政区域内拆迁档案管理工作，监督指导拆迁实施单位的档案管理工作。制定本辖区内拆迁档案管理工作的具体实施办法和细则。接收、整理、保管本辖区内拆迁项目档案，并建立健全档案管理制度。定期对本辖区内拆迁档案管理工作进行检查和评估，向上级档案管理部门报告工作情况。负责本辖区内拆迁档案的开发利用工作，为拆迁工作及相关部门提供档案信息服务。3.拆迁实施单位档案管理部门职责负责本单位拆迁项目档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整、准确、系统。按照档案管理规范和标准，对拆迁档案进行分类、编号、装订等整理工作。建立健全拆迁档案借阅、查阅、利用等管理制度，为拆迁工作及相关部门提供档案利用服务。定期向同级档案管理部门报送拆迁项目档案管理工作情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.拆迁项目前期文件拆迁项目批准文件，包括建设项目立项批复、建设用地规划许可证、国有土地使用权批准文件等。拆迁计划和拆迁方案，包括拆迁范围、拆迁期限、拆迁补偿安置方式、补偿标准等。拆迁公告及相关通知。2.拆迁补偿安置文件拆迁补偿安置协议，包括货币补偿协议、产权调换协议等。被拆迁房屋权属证明文件，如房产证、土地证等。评估报告，包括房地产评估报告、土地评估报告等。补偿安置资金支付凭证及相关财务资料。3.拆迁过程中文件房屋拆除记录，包括拆除时间、拆除方式、拆除现场照片等。拆迁工作中形成的会议纪要、工作简报、请示报告等文件。与拆迁相关的信访材料、投诉举报记录及处理结果。4.其他文件与拆迁项目有关的公证文书、法律文书等。拆迁项目验收文件，包括验收报告、验收备案表等。（二）收集要求1.及时性拆迁实施单位应在拆迁项目工作完成后及时收集相关档案资料，确保档案资料的完整性和时效性。2.准确性收集的档案资料应真实、准确反映拆迁工作实际情况，不得遗漏、虚假或错误。3.完整性按照收集范围全面收集各类档案资料，不得缺项、漏项。（三）整理方法1.分类拆迁档案按照文件形成时间、内容性质等进行分类，一般可分为前期文件、拆迁补偿安置文件、拆迁过程中文件、其他文件等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订将每份档案资料按照一定顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.归档时间拆迁项目档案应在项目结束后[X]个月内完成归档工作。2.归档内容按照整理后的档案资料，将各类文件、资料、图表等进行归档，确保归档内容完整、准确。3.归档手续归档时应填写档案移交清单，交接双方签字确认，明确档案的移交时间、内容、数量等信息。（二）保管期限1.永久保管涉及拆迁项目的重要文件、资料，如拆迁项目批准文件、拆迁补偿安置协议等，应永久保管。2.长期保管拆迁过程中形成的一般性文件、资料，如会议纪要、工作简报等，保管期限为[X]年。3.短期保管其他临时性文件、资料，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管对重要的拆迁档案资料进行数字化处理，建立电子档案数据库，采用光盘、磁带等存储介质进行备份，并定期进行数据维护和更新，确保电子档案的安全和完整。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅拆迁实施单位工作人员因工作需要查阅本单位拆迁档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.外部查阅因工作需要查阅拆迁档案的其他单位或个人，应持单位介绍信或有效证件，填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，须经相关部门或权利人同意，并办理相关手续后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员按照查阅要求提供档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得涂改、损毁、丢失档案资料。4.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案资料，档案管理人员对归还的档案进行核对和清点。（三）利用服务1.为拆迁工作提供档案信息支持，如查阅拆迁补偿安置协议、评估报告等，为拆迁决策提供依据。2.为相关部门提供档案利用服务，如协助办理房屋产权登记、土地变更等手续，提供档案证明材料。3.开展档案编研工作，如编写拆迁项目档案汇编、专题资料等，为拆迁工作及相关研究提供参考资料。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期鉴定档案管理部门应定期对保管期限已满的拆迁档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务人员及相关专家组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定依据根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行综合鉴定。（二）销毁程序1.编制销毁清单对鉴定后确定需要销毁的档案，编制销毁清单，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.审批销毁清单经档案管理部门负责人审核，报同级档案管理部门批准。3.销毁实施由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行登记，确保销毁档案的真实性和彻底性。4.监销销毁档案时，应邀请同级档案管理部门或相关部门派人监销，监销人应对销毁过程进行监督，并在销毁清单上签字确认。七、档案管理的监督与检查（一）监督检查主体1.省级档案管理部门负责对全省拆迁档案管理工作进行监督检查。2.市、县级档案管理部门负责对本行政区域内拆迁档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案资料的完整性、准确性和系统性，检查档案是否齐全、真实、规范。3.档案保管设施和设备的配备及使用情况，确保档案保管安全。4.档案管理信息化建设情况，检查电子档案的管理和利用情况。（三）检查方式1.定期检查每年定期对拆迁档案管理工作进行全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查根