建立工程合同管理制度

建立工程合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程合同的管理，包括但不限于工程建设、设备采购、工程服务等各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责审核合同的合法性、合规性，对合同条款进行法律风险评估。参与合同谈判，提供法律意见和建议。负责处理合同纠纷，维护公司合法权益。2.工程管理部门负责工程合同的起草、拟定合同条款，组织合同谈判。负责合同的履行跟踪，协调解决合同履行过程中出现的问题。负责工程进度、质量、安全等方面的管理，确保合同目标的实现。3.财务部门负责审核合同的财务条款，对合同的资金支付进行监督。负责合同的成本核算和财务分析，为合同管理提供财务支持。负责与合同相关的税务处理。（二）合同承办人及职责1.合同承办人是指负责具体办理合同签订、履行、变更、终止等事宜的人员。2.合同承办人的职责包括：负责合同的起草、拟定合同条款，收集相关资料。组织合同谈判，参与合同评审。负责合同的签订、履行、变更、终止等事宜的具体办理。及时向合同管理部门汇报合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。负责整理、归档合同相关资料。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项工程管理部门根据公司业务需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、合同标的、金额、履行期限等内容。合同立项申请经部门负责人审核后，报公司领导审批。2.合同起草合同承办人根据合同立项申请，负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规和公司相关规定，条款应明确、具体、完整，避免歧义。合同承办人在起草合同文本时，应参考公司已有的合同模板，结合具体情况进行修改和完善。3.合同评审合同起草完成后，合同承办人应组织相关部门进行合同评审。评审部门包括法务部门、工程管理部门、财务部门等。评审内容包括合同的合法性、合规性、合理性、可行性等方面。评审部门应提出书面评审意见，合同承办人根据评审意见对合同文本进行修改和完善。4.合同签订合同评审通过后，合同承办人应将合同文本提交公司领导审批。公司领导审批通过后，合同承办人代表公司与对方签订合同。签订合同前，合同承办人应确保对方具有合法的主体资格，合同签字盖章手续齐全。（二）合同签订注意事项1.合同条款应明确、具体、完整，避免歧义。对于重要条款，应进行详细约定，如工程范围、质量标准、价款支付方式、违约责任等。2.合同中应明确双方的权利和义务，确保双方的合法权益得到保障。3.合同中应约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。4.合同签订后，合同承办人应及时将合同副本送合同管理部门、工程管理部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办人负责合同的履行跟踪，及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.合同承办人应定期向合同管理部门汇报合同履行情况，填写《合同履行情况报告表》，内容包括合同履行进度、质量情况、价款支付情况、存在的问题及解决措施等。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促合同承办人解决。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办人应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.合同变更申请经部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，合同承办人应与对方协商签订合同变更协议。3.合同变更协议签订后，合同承办人应及时将合同变更协议副本送合同管理部门、工程管理部门、财务部门等相关部门备案。（三）合同终止管理1.合同履行完毕后，合同承办人应及时办理合同终止手续，填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间、履行情况等。2.合同终止申请经部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，合同承办人应与对方办理合同终止手续，如结算价款、交付资料、清理场地等。3.合同终止后，合同承办人应及时将合同终止相关资料整理归档。五、合同纠纷管理（一）纠纷处理原则1.及时处理原则：合同纠纷发生后，应及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大化。2.依法处理原则：合同纠纷的处理应依据法律法规和合同约定进行，确保处理结果合法合规。3.协商解决原则：合同纠纷发生后，应首先通过协商解决，尽量达成双方都能接受的解决方案。4.维护公司利益原则：合同纠纷的处理应维护公司的合法权益，确保公司利益不受损失。（二）纠纷处理流程1.合同承办人发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门接到报告后，应及时组织相关部门进行研究分析，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案经公司领导审批后，合同承办人应按照方案要求与对方进行协商解决。协商过程中，应注意收集相关证据材料，为后续的诉讼或仲裁做好准备。4.如协商无法解决纠纷，合同承办人应及时向法务部门咨询，根据法务部门的意见，决定是否通过诉讼或仲裁方式解决纠纷。5.通过诉讼或仲裁方式解决纠纷的，合同承办人应积极配合法务部门，提供相关证据材料，参与诉讼或仲裁活动。6.合同纠纷处理完毕后，合同承办人应及时将纠纷处理情况向合同管理部门报告，并整理归档相关资料。六、合同档案管理（一）档案内容合同档案应包括以下内容：1.合同文本及附件：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.合同评审意见：包括法务部门、工程管理部门、财务部门等相关部门的评审意见。3.合同履行情况报告：包括合同履行进度、质量情况、价款支付情况、存在的问题及解决措施等。4.合同纠纷处理资料：包括纠纷处理方案、协商记录、诉讼或仲裁文件等。5.其他与合同相关的资料：如招投标文件、中标通知书、技术协议等。（二）档案整理与归档1.合同承办人负责合同档案的整理和归档工作。合同签订后，合同承办人应及时将合同文本及相关资料整理成册，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.合同档案应按照年度、类别进行分类存放，便于查阅和管理。3.合同管理部门应定期对合同档案进行检查和清理，确保档案的完整性和准确性。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核后，报合同管理部门批准。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经公司领导审批后，由合同管理部门安排专人陪同查阅。查阅人员应遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。4.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人审核后，报合同管理部门批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。借阅人员应按时归还档案，不得擅自转借他人。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门负责对公司工程合同管理情况进行定期监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的管理情况。2.监督检查可以采取查阅合同档案、实地走访、问卷调查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对合同管理部门和合同承办人的工作进行考核评价。考核评价内容包括合同管理工作的规范性、合同履行情况、合同纠纷处理情况等方面。2.考核