老促会办公室管理制度

老促会办公室管理制度总则目的为加强老促会办公室的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保各项工作有序开展，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于老促会办公室全体工作人员。基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，依法履行职责。2.高效务实原则：简化工作流程，提高工作效率，注重工作实效。3.团结协作原则：倡导团队合作精神，加强内部沟通与协作，共同完成工作任务。4.服务至上原则：牢固树立服务意识，为老区人民和老促会各项工作提供优质服务。岗位职责办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。2.组织协调办公室与各部门之间的工作关系，确保各项工作顺利进行。3.负责办公室人员的工作安排、考核和培训，提高工作人员的业务素质和工作能力。4.审核重要文件和报告，把关工作质量，对办公室工作负总责。5.参与老促会重要会议和活动的组织安排，负责会议记录和纪要整理。6.加强与上级主管部门、相关单位和社会各界的沟通联系，拓展工作渠道，争取支持与合作。7.完成领导交办的其他工作任务。副主任职责1.协助主任开展办公室日常工作，负责分管工作的组织实施。2.负责相关文件、资料的起草、审核和印发工作，确保文件质量和规范性。3.组织开展调查研究，收集、整理和分析有关信息，为领导决策提供参考依据。4.协助主任做好会议和活动的组织安排工作，负责会议材料准备和活动现场协调。5.负责办公室文件、档案的管理工作，做好文件的收发、登记、归档和保管，确保档案资料的完整与安全。6.完成主任交办的其他工作任务。各岗位具体职责1.秘书岗位负责接听电话、接待来访人员，做好记录和传达工作。协助起草、打印、校对各类文件和材料，保证文件质量和格式规范。负责办公室办公用品的采购、发放和管理，做好物资登记和库存盘点。做好办公室环境卫生维护工作，营造整洁舒适的办公环境。2.档案管理岗位负责制定档案管理制度，规范档案管理流程。对各类文件、资料进行分类、整理、归档，建立健全档案目录索引。做好档案的借阅、查阅登记工作，严格执行档案借阅审批手续，确保档案安全。定期对档案进行清查、核对，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。3.财务岗位严格执行财务管理制度，负责办公室财务收支的核算和管理。做好经费预算编制、执行和决算工作，合理安排经费使用，确保经费使用合规、合理、高效。负责财务报表的编制和报送，定期进行财务分析，为领导提供财务信息和决策建议。做好财务票据的管理工作，严格票据的开具、审核和报销流程。配合相关部门做好财务审计工作，提供真实、完整的财务资料。4.宣传岗位制定老促会宣传工作计划，组织开展宣传活动，扩大老促会的社会影响力。负责老促会网站、微信公众号等新媒体平台的建设和管理，及时发布工作动态、政策法规、典型经验等信息。撰写、编辑宣传稿件，向各类媒体投稿，宣传老促会工作成果和老区发展成就。收集、整理宣传资料，制作宣传画册、展板等宣传品，展示老促会形象。5.联络岗位负责与上级主管部门、相关单位和社会各界的联络沟通工作，建立良好的合作关系。组织开展对外交流活动，接待来访客人，安排参观考察等事宜。负责与老区基层组织、企业和群众的联系，了解他们的需求和意见，及时反馈给办公室。协助做好老促会各类会议和活动的邀请、通知等工作，确保参会人员按时到位。工作流程与规范文件管理1.文件起草各岗位根据工作需要起草文件，文件内容应主题明确、条理清晰、语言准确。起草完成后，交由副主任审核，审核重点包括文件格式、内容准确性、政策依据等。审核通过后，报主任签发。2.文件印发经主任签发的文件，由秘书负责编号、排版、打印。打印完成后，进行校对，确保文件无误。按照规定的范围和份数进行分发，并做好文件发放登记。3.文件传阅重要文件需传阅的，由秘书负责按照领导批示的传阅顺序进行传阅。传阅过程中，传阅人应在文件传阅单上签字，注明传阅时间。传阅完毕后，秘书及时收回文件，交回档案室归档。4.文件归档文件办理完毕后，由档案管理人员及时进行整理、归档。归档文件应分类准确、编号清晰、装订整齐，确保档案的完整性和规范性。会议管理1.会议筹备根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等。由秘书负责起草会议通知，经主任审核后发送给参会人员。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等，并提前发放给参会人员。安排会议场地，调试音响、投影仪等设备，确保会议正常进行。2.会议组织会议开始前，秘书负责签到、发放会议资料等工作。会议期间，做好会议记录，准确记录会议内容、讨论情况和决议事项。会议结束后，及时整理会议纪要，经主任审核后印发给参会人员和相关部门。3.会议跟进对会议决议事项进行跟踪落实，明确责任人和完成时间。定期向主任汇报会议决议事项的执行情况，确保决议事项得到有效落实。财务管理1.预算编制每年年底，财务人员根据办公室下一年度工作计划和工作任务，编制经费预算草案。预算草案经主任审核后，提交老促会领导班子审议通过。2.经费报销工作人员办理经费报销时，应填写报销单，注明报销事由、金额、附件张数等信息。报销单经部门负责人签字、财务审核、主任审批后，方可报销。财务人员按照规定的报销流程和标准进行报销，严格控制经费支出。3.财务核算财务人员按照国家财务制度和会计核算办法，对办公室财务收支进行及时、准确的核算。定期编制财务报表，反映办公室财务状况和经营成果。做好财务分析工作，为领导决策提供财务数据支持。宣传工作流程1.选题策划宣传岗位人员结合老促会工作重点和社会关注热点，制定宣传选题计划。选题计划经主任审核后实施。2.稿件撰写根据选题计划，宣传人员深入采访、收集素材，撰写宣传稿件。稿件内容应真实、生动、具有感染力，突出老促会工作特色和成效。3.稿件审核撰写完成的稿件先由宣传人员自行审核，确保内容准确无误。然后交副主任审核，重点审核稿件的宣传角度、语言表达等。最后报主任审定，主任有权对稿件提出修改意见或决定是否发布。4.稿件发布经审定后的稿件，按照预定的宣传渠道和时间安排进行发布。发布后，及时收集反馈信息，了解宣传效果。联络工作规范1.日常联络联络人员应保持与上级主管部门、相关单位和社会各界的密切联系，定期沟通工作情况。及时回复来函、来电，做好记录和处理工作。2.活动联络组织开展对外交流活动或接待来访客人时，联络人员应提前做好沟通协调工作。负责活动现场的联络和服务工作，确保活动顺利进行。3.信息收集与反馈主动收集与老促会工作相关的信息，包括政策动态、行业信息、社会舆情等。及时将收集到的信息反馈给办公室，为领导决策提供参考依据。考勤与休假制度考勤管理1.工作人员应严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.实行签到制度，每天上午上班前和下午下班前，工作人员应在签到表上签到。3.因工作需要加班的，应提前填写加班申请表，经主任批准后，方可加班。加班后应及时填写加班记录。4.办公室定期对考勤情况进行检查和统计，对迟到、早退、旷工等行为按照规定进行处理。休假制度1.工作人员享有国家规定的法定节假日、年休假、婚假、产假、病假、丧假等假期。2.请休假应提前填写请假申请表，按照审批权限报相关领导批准。请假申请表应注明请假事由、请假时间等信息。3.请假天数在1天以内的，由主任批准；请假天数在1天以上3天以内的，由分管副会长批准；请假天数在3天以上的，由会长批准。4.工作人员请假期间应保持通讯畅通，确保工作不受影响。如需延长假期，应提前办理续假手续。5.休假期满后，应及时到办公室销假。保密制度保密范围1.老促会工作中涉及的国家秘密、商业秘密和内部敏感信息。2.未公开的会议内容、文件资料、工作方案、调研成果等。3.老区基层组织、企业和群众提供的不宜公开的信息。保密措施1.加强对工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。2.严格控制文件资料的传阅范围，按照规定的程序进行传阅和借阅。3.对涉及保密内容的计算机、移动存储设备等实行专人专用，设置密码保护，防止信息泄露。4.严禁在互联网等公共网络平台上传播涉及保密内容的信息。5.定期对办公室的保密工作进行检查，发现问题及时整改。责任追究对违反保密制度，造成泄密事件的，将依法依规追究相关人员的责任。考核与奖惩制度考核内容1.工作业绩：包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率等。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队协作能力等。3.业务能力：包括专业知识水平、业务技能、创新能力等。考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由办公室主任组织实施。2.不定期考核：根据工作需要，对工作人员进行不定期考核。3.自我考核：工作人员每月进行一次自我考核，总结工作表现，查找存在问题。考核结果应用1.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等次。2.对考核结果为优秀的工作人员，给予表彰和奖励。3.对考核结果为不合格的工作人员，进行诫勉谈话，责令限期整改。连续两次考核不合格的，予以辞退。奖励与惩罚1.奖励对工作表现突出、为老促会事业发展做出重要贡献的工作人员，给予表彰和奖励，包括荣誉称号、奖金等。