服装公司应收管理制度

服装公司应收管理制度一、总则（一）目的为加强本服装公司应收账款的管理，保证公司资金的正常周转，降低经营风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及应收账款管理的部门和人员，包括销售部门、财务部门、客服部门等。（三）基本原则1.谁销售，谁负责收款的原则。销售人员对所负责的销售业务应收账款的回收负有直接责任。2.及时、足额回收原则。确保应收账款在规定的期限内及时、足额收回，避免坏账损失。3.风险控制原则。在销售业务开展过程中，充分评估客户信用风险，采取有效的风险防范措施。4.协同合作原则。销售、财务、客服等部门应密切配合，共同做好应收账款的管理工作。二、职责分工（一）销售部门1.负责客户的开发与维护，对客户进行信用评估，建立客户信用档案。2.按照公司销售政策与客户签订销售合同，确保合同条款清晰、明确，特别是付款方式、付款期限等条款。3.负责应收账款的催收工作，定期与客户沟通，跟踪货款回收情况，及时反馈异常信息。4.对逾期未收回的应收账款，分析原因，制定催收方案，并组织实施。（二）财务部门1.负责应收账款的账务处理，及时准确记录应收账款的发生、收回及核销情况。2.定期与销售部门核对应收账款账目，确保账账相符。3.协助销售部门进行客户信用评估，提供相关财务数据支持。4.对应收账款的回收情况进行统计分析，向管理层提供应收账款账龄分析报告等相关信息。5.负责制定坏账准备计提政策，对应收账款进行减值测试，计提坏账准备。（三）客服部门1.负责与客户沟通协调，处理客户关于产品质量、交货期等方面的问题，提高客户满意度。2.协助销售部门做好应收账款的催收工作，向客户解释公司收款政策，争取客户的理解与配合。（四）管理层1.审批客户信用额度，对重大销售业务及应收账款管理决策进行审批。2.监督应收账款管理制度的执行情况，协调各部门之间的工作，解决应收账款管理过程中出现的重大问题。三、客户信用管理（一）信用评估1.销售部门应在与新客户建立业务关系前，收集客户的基本信息，包括营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明、财务报表等。2.根据收集到的信息，对客户的信用状况进行评估，评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、行业口碑等。3.可采用定性与定量相结合的方法进行信用评估，如设定信用评估指标体系，包括资产负债率、流动比率、经营年限、违约记录等指标，根据各项指标的权重计算客户的信用得分，确定客户的信用等级。4.信用等级可分为A、B、C、D四级，A级为信用状况良好，风险较低；B级为信用状况一般，存在一定风险；C级为信用状况较差，风险较高；D级为信用状况极差，风险极高。（二）信用额度设定1.根据客户的信用等级，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计赊购的最高金额。2.A级客户的信用额度可相对较高，一般可根据客户的经营规模和销售潜力进行适当设定；B级客户的信用额度应适当控制；C级客户的信用额度要严格限制；D级客户原则上不给予信用额度，实行现款现货交易。3.信用额度的设定应定期进行评估和调整，根据客户的经营状况、信用记录等变化情况，及时调整信用额度，确保信用额度与客户的实际信用状况相匹配。（三）信用档案建立1.销售部门应为每个客户建立独立的信用档案，档案内容包括客户基本信息、信用评估报告、信用额度、销售合同、应收账款明细、催收记录等。2.信用档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。3.信用档案是公司进行客户信用管理的重要依据，各部门应妥善保管，严格保密，未经授权不得对外提供。四、销售合同管理（一）合同签订1.销售部门在与客户签订销售合同前，应确保合同条款符合公司销售政策和法律法规要求。2.合同中应明确约定产品名称、规格、数量、价格、交货方式、交货地点、付款方式、付款期限、违约责任等条款。3.对于信用销售的合同，应明确信用额度、信用期限等内容，并经管理层审批后签订。4.销售合同签订后，应及时将合同副本送交财务部门、客服部门等相关部门备案。（二）合同执行跟踪1.销售部门负责合同执行的跟踪，确保按照合同约定及时发货、提供服务等。2.客服部门应协助销售部门做好合同执行过程中的客户沟通工作，及时反馈客户意见和需求。3.财务部门应根据合同约定的付款方式和期限，对应收账款进行跟踪管理，及时提醒销售部门客户付款情况。（三）合同变更与解除1.如因客户需求变更、市场变化等原因需要对合同进行变更，销售部门应与客户协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、对价格、交货期、付款方式等条款的影响，并经相关部门审批后执行。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，销售部门应按照合同约定和法律法规要求办理相关手续，并及时通知财务部门等相关部门。五、应收账款日常管理（一）台账建立1.财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、合同编号、销售日期、金额、到期日、收款情况等信息。2.应收账款台账应定期与销售部门的销售记录进行核对，确保账账相符。（二）账龄分析1.财务部门每月末对应收账款进行账龄分析，编制账龄分析表。2.账龄分析表应按客户和账龄区间分别列示应收账款余额、占比等信息，直观反映应收账款的账龄结构。3.通过账龄分析，及时发现逾期应收账款，为制定催收策略提供依据。（三）定期核对1.财务部门与销售部门应定期核对应收账款账目，每月至少核对一次。2.核对内容包括客户名称、合同编号、销售金额、收款金额、余额等，如发现差异应及时查明原因并进行调整。3.销售部门与客户也应定期核对账目，确保双方账目一致，避免因账目不清导致的纠纷。六、应收账款催收管理（一）催收流程1.当应收账款临近到期日时，财务部门应提前向销售部门发出应收账款到期提醒通知。2.销售部门收到提醒通知后，应及时与客户沟通，了解客户付款计划，并跟踪货款回收情况。3.对于逾期未收回的应收账款，销售部门应制定催收方案，明确催收责任人、催收方式、催收期限等。4.催收责任人应按照催收方案及时与客户联系，通过电话、邮件、上门拜访等方式进行催收，要求客户尽快支付货款。5.在催收过程中，如客户提出异议或存在争议，销售部门应及时与客户协商解决，如无法协商解决，应及时反馈给管理层，并会同财务部门、法务部门等共同研究解决方案。（二）催收方式1.电话催收：通过电话与客户沟通，了解客户付款困难原因，提醒客户按时付款。2.邮件催收：向客户发送催款邮件，明确告知客户逾期欠款金额、逾期天数及催收要求。3.上门拜访：对于重要客户或逾期金额较大的客户，可安排专人上门拜访，面对面沟通催收事宜。4.法律催收：如客户长期拖欠货款且经多次催收无效，可考虑通过法律途径追讨欠款，委托律师事务所发送律师函或提起诉讼等。（三）催收记录与反馈1.催收责任人应做好催收记录，详细记录每次催收的时间、方式、沟通内容、客户反馈等信息。2.催收记录应及时整理归档，作为应收账款管理的重要资料保存。3.销售部门应定期向财务部门反馈应收账款催收情况，财务部门对应收账款催收情况进行统计分析，为管理层提供决策支持。七、坏账管理（一）坏账确认1.符合下列条件之一的应收账款，可确认为坏账：债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的。债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的。债务人逾期3年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的。与债务人达成债务重组协议或法院批准破产重整计划后，无法追偿的。因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的。2.坏账的确认应由销售部门提出申请，填写坏账确认申请表，详细说明坏账形成的原因、过程及相关证据，并经财务部门审核、管理层审批后确认。（二）坏账核销1.经批准确认为坏账的应收账款，财务部门应及时进行账务核销处理，冲减应收账款账面价值，并计入坏账损失。2.坏账核销后，应继续保留对该客户的追索权，并在备查簿中登记已核销坏账的客户信息、金额、核销时间等。3.如已核销坏账的客户又有还款能力或还款意愿，销售部门应及时与客户联系，督促其还款，并将收回的款项及时交回财务部门进行账务处理。（三）坏账准备计提1.财务部门应根据应收账款的账龄、客户信用状况等因素，按照公司制定的坏账准备计提政策，定期对应收账款计提坏账准备。2.坏账准备计提方法可采用余额百分比法、账龄分析法、个别认定法等，具体方法一经确定，不得随意变更。3.每年末，财务部门应对坏账准备进行全面检查，如有证据表明应收账款发生减值，应补提坏账准备；如已计提坏账准备的应收账款价值得以恢复，应在原已计提坏账准备的范围内转回。八、考核与奖惩（一）考核指标1.应收账款回收率：考核期间内实际收回的应收账款金额与应收账款余额的比率。2.逾期应收账款占比：考核期间内逾期未收回的应收账款金额与应收账款余额的比率。3.坏账率：考核期间内确认为坏账的应收账款金额与应收账款余额的比率。（二）考核周期应收账款管理考核周期为自然年度。（三）奖惩措施1.对于应收账款管理工作表现优秀的部门和个人，公司给予奖励，包括奖金、荣誉证书等。2.对于应收账款回收率高