大宗低值易耗品管理制度

大宗低值易耗品管理制度一、总则（一）目的为加强公司大宗低值易耗品的管理，规范采购、使用、保管及处置等行为，提高资产使用效益，降低成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的大宗低值易耗品管理。（三）定义大宗低值易耗品是指单位价值在规定标准以上（一般为[X]元）、使用期限在一年以上，且在使用过程中基本保持原有实物形态的资产，以及单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，如办公家具、办公设备、工具器具等。二、管理职责（一）采购部门职责1.根据公司需求和预算，编制大宗低值易耗品采购计划。2.负责供应商的开发、筛选、评估和管理，建立合格供应商名录。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保采购物资的质量、价格和交货期符合要求。4.协调采购过程中的各项事宜，跟进采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。（二）使用部门职责1.根据工作需要，提出大宗低值易耗品的需求申请。2.负责本部门领用物资的验收、保管和使用，确保物资的安全和正常使用。3.定期对本部门使用的大宗低值易耗品进行盘点，及时反馈物资的使用状况和存在的问题。4.配合采购部门做好采购物资的选型和技术参数确定工作。（三）资产管理部门职责1.负责制定大宗低值易耗品管理制度和流程，并监督执行。2.建立大宗低值易耗品台账，记录物资的采购、领用、转移、报废等情况，定期进行清查盘点，确保账实相符。3.组织对大宗低值易耗品的评估和处置工作，提出处置意见和建议。4.对各部门的大宗低值易耗品管理工作进行指导和监督，定期检查和考核。（四）财务部门职责1.参与大宗低值易耗品采购预算的编制和审核，提供资金支持。2.负责对大宗低值易耗品采购、处置等业务进行账务处理，确保财务数据的准确和合规。3.对大宗低值易耗品的成本核算和效益分析提供财务支持和建议。三、采购管理（一）采购计划1.使用部门应于每年[具体时间]前，根据下一年度工作任务和实际需求，编制大宗低值易耗品需求计划，报资产管理部门审核。2.资产管理部门结合公司预算和库存情况，对需求计划进行汇总、平衡和审核，编制年度采购计划，报公司领导审批。3.采购计划应明确物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。因特殊情况需要临时采购的，使用部门应填写临时采购申请单，说明采购原因、物资明细等，按规定审批后实施采购。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购物资的特点和要求，制定供应商筛选标准，对供应商进行评估和筛选，确定合格供应商名录。3.定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对考核不合格的供应商，及时进行调整或淘汰。（三）采购流程1.采购部门根据批准的采购计划，向合格供应商发送采购询价单，收集报价信息。2.对供应商的报价进行比较和分析，选择合适的供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款。3.谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量验收标准、付款方式等内容。4.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商交货时，采购部门应组织使用部门等相关人员进行验收。四、验收与入库（一）验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和资产管理部门进行验收。2.使用部门负责对物资的规格型号、数量、外观等进行检查，确认是否符合采购合同要求。3.资产管理部门负责组织专业人员对物资的质量、性能等进行检验，必要时可委托第三方检测机构进行检测。4.验收合格的物资，由验收人员填写验收报告，签字确认。验收报告应包括物资名称、规格型号、数量、供应商、验收情况等内容。（二）入库1.验收合格的物资，由资产管理部门办理入库手续，填写入库单。入库单应注明物资名称、规格型号、数量、入库日期、存放地点等信息。2.物资入库后，应按照类别、规格型号等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。五、领用与发放（一）领用申请1.使用部门根据工作需要，填写大宗低值易耗品领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，报资产管理部门。2.资产管理部门对领用申请进行审核，审核通过后开具出库单。（二）发放1.仓库管理人员根据出库单发放物资，发放时应核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保准确无误。2.领用人员在领取物资时，应在出库单上签字确认。六、使用与保管（一）使用1.使用部门应按照规定的用途和操作规程使用大宗低值易耗品，确保物资的安全和正常使用。2.对大型或贵重的物资，使用部门应指定专人负责操作和维护，并进行必要的培训。3.使用过程中如发现物资存在质量问题或故障，应及时通知资产管理部门和采购部门，查明原因，进行处理。（二）保管1.使用部门应负责本部门领用物资的保管，指定专人负责物资的日常管理，确保物资的安全和完整。2.物资保管场所应保持整洁、干燥、通风良好，符合物资存放要求。对易损、易腐、易燃、易爆等特殊物资，应按照相关规定进行保管。3.定期对保管的物资进行盘点，核对账实是否相符。发现物资短缺、损坏等情况，应及时查明原因，报告资产管理部门，并进行相应处理。七、转移与调拨（一）内部转移1.因工作需要，公司内部各部门之间需转移大宗低值易耗品的，由转出部门填写内部转移申请表，注明物资名称、规格型号、数量、转移原因、接收部门等信息，经转出部门和接收部门负责人审批后，报资产管理部门。2.资产管理部门审核通过后，办理物资转移手续，调整相关台账记录。（二）外部调拨1.公司与外部单位之间进行大宗低值易耗品调拨的，应签订调拨协议，明确双方的权利和义务。2.调拨协议签订后，由资产管理部门办理物资调出或调入手续，调整相关台账记录。八、盘点与清查（一）盘点计划1.资产管理部门应制定大宗低值易耗品年度盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等安排。2.盘点计划应报公司领导审批后实施。（二）盘点实施1.每年[具体时间]，资产管理部门组织各使用部门对大宗低值易耗品进行全面盘点。2.盘点人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、存放地点等信息，填写盘点表。3.对盘点中发现的账实不符情况，应查明原因，编制盘点差异报告，提出处理意见。（三）清查结果处理1.资产管理部门根据盘点差异报告，对盘盈、盘亏的物资进行核实和处理。2.盘盈的物资，经审批后入账；盘亏的物资，属于正常损耗的，经审批后核销；属于人为原因造成损失的，由责任人负责赔偿。九、报废与处置（一）报废条件1.大宗低值易耗品已超过规定使用年限，且无法正常使用或维修的。2.因技术进步、产品更新换代等原因，已被淘汰或不再适用的。3.因自然灾害、意外事故等原因，造成物资损坏且无法修复的。（二）报废申请1.使用部门发现物资符合报废条件的，应填写大宗低值易耗品报废申请表，注明物资名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息，经部门负责人审核后，报资产管理部门。2.资产管理部门组织相关人员对报废申请进行鉴定和审核，必要时可委托专业机构进行评估。（三）报废审批1.经审核同意报废的物资，报公司领导审批。2.公司领导审批通过后，资产管理部门下达报废通知。（四）处置方式1.对报废的大宗低值易耗品，可根据实际情况选择报废变卖、捐赠、报废回收等处置方式。2.报废变卖的物资，应通过公开招标、拍卖等方式进行，确保处置价格合理。3.捐赠的物资，应办理相关手续，确保捐赠物资的合理使用。4.报废回收的物资，应按照环保要求进行处理，防止造成环境污染。（五）账务处理财务部门根据报废通知和处置结果，及时进行账务处理，核销相关资产。十、监督与考核（一）监督检查1.资产管理部门定期对各部门的大宗低值易耗品管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、验收入库情况、领用发放情况、使用保管情况、盘点清查情况、报废处置情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立大宗低值易耗品管理考核评价制度，对各部门的管理工作进行量化考核。2.考核