乡镇资料管理制度

乡镇资料管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇各类资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，为乡镇各项工作的决策、执行和监督提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、各站所、各村（社区）以及参与乡镇工作的相关人员在资料的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一原则乡镇设立专门的资料管理机构或指定专人负责资料的集中管理，确保各类资料归口管理，避免分散和混乱。2.分类科学原则按照资料的性质、来源、时间等因素进行科学分类，便于查找、使用和管理。3.准确完整原则资料的内容应真实、准确、完整，如实反映乡镇工作的实际情况，防止资料缺失或失真。4.安全保密原则加强资料的安全保护措施，确保资料不被泄露、篡改或丢失，对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的资料，严格按照保密规定进行管理。5.便捷高效原则在保证资料管理质量的前提下，优化管理流程，提高资料的收集、整理、查阅和利用效率，满足工作需要。二、资料管理机构及职责（一）资料管理机构成立乡镇资料管理办公室，挂靠在乡镇党政办公室，负责统筹协调乡镇资料管理工作。（二）职责分工1.资料管理办公室职责制定和完善乡镇资料管理制度，并组织实施。指导、监督各部门、各站所、各村（社区）的资料管理工作。负责收集、整理、归档乡镇综合性资料以及重要工作资料。建立和维护乡镇资料数据库，实现资料的电子化管理。定期对乡镇资料进行清查、盘点，确保资料的安全和完整。为乡镇各部门、各站所、各村（社区）以及其他需要查阅资料的单位和个人提供查阅服务。2.各部门、各站所职责负责本部门、本站所业务范围内资料的收集、整理、归档和保管工作。按照乡镇资料管理办公室的要求，定期向资料管理办公室报送相关资料。严格遵守资料管理制度，确保本部门、本站所资料的安全和保密。3.各村（社区）职责负责本村（社区）各类资料的收集、整理、归档和保管工作。及时向乡镇资料管理办公室报送涉及本村（社区）的重要资料。配合乡镇资料管理办公室开展资料清查、盘点等工作。三、资料的分类与编号（一）资料分类1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、统战工作、群团工作等方面的资料。2.行政工作类：涵盖乡镇机关日常运转、公文处理、会议纪要、政务公开、应急管理等资料。3.经济发展类：涉及乡镇经济规划、产业发展、招商引资、项目建设、统计报表等资料。4.社会事务类：包含民政、教育、卫生、文化、体育、社会保障、计划生育等方面的资料。5.农业农村类：有关农业生产、农村基础设施建设、农村环境整治、农村土地管理、农村集体经济等资料。6.生态环保类：涉及环境保护、生态建设、节能减排、污染防治等方面的资料。7.安全生产类：包括安全生产监管、消防安全、食品药品安全、交通安全等资料。8.档案资料类：指乡镇历年形成的各类档案，按照档案管理的相关规定进行分类整理。（二）编号规则为便于资料的管理和查找，对每一类资料进行编号。编号采用“类别代码+年份+顺序号”的格式，具体如下：1.类别代码：用两位大写英文字母表示，对应上述资料分类中的各类别。例如，党群工作类用“DQ”表示，行政工作类用“XZ”表示等。2.年份：用四位阿拉伯数字表示资料形成的年份。3.顺序号：按照资料形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字依次编号。例如，一份2023年形成的党群工作类资料，其编号为“DQ23001”。四、资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门、各站所、各村（社区）应明确专人负责资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.资料收集应涵盖工作的各个环节，包括文件、报表、会议记录、调研报告、图片、音像等各种形式的资料。3.对于上级部门下发的文件、通知等资料，应及时签收、登记，并按照要求进行传达和落实。4.在工作过程中形成的各类资料，应在规定时间内收集齐全，不得遗漏。（二）整理要求1.收集到的资料应按照分类标准进行初步分类，去除重复、无效的资料。2.对每份资料进行编号，并填写资料目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对资料进行整理装订，做到整齐、规范。对于纸张大小不一致的资料，应进行裁剪或粘贴处理，使其规格统一。4.电子资料应按照分类进行存储，并建立相应的文件夹结构，文件名应与资料目录清单中的名称一致，便于查找和识别。五、资料的归档与保管（一）归档要求1.各部门、各站所、各村（社区）应定期将整理好的资料移交至乡镇资料管理办公室进行归档。2.资料管理办公室应按照资料的分类和编号顺序，对归档资料进行逐一核对，确保资料的完整性和准确性。3.归档资料应编制详细的归档目录，一式两份，一份随资料装订成册，一份单独保存，便于查阅。（二）保管期限根据资料的重要程度和保存价值，确定不同资料的保管期限，具体如下：1.永久保管：涉及乡镇重大决策、重要历史事件、法律法规等具有长期保存价值的资料。2.定期保管：分为30年和10年两种期限。保管期限为30年的资料：包括乡镇中长期发展规划、重要项目建设资料、涉及民生的重要政策文件等。保管期限为10年的资料：涵盖一般性工作文件、年度工作总结、统计报表等。（三）保管方式1.纸质资料应存放在专门的档案柜中，按照类别和保管期限进行分类存放，并贴上明显的标识。2.电子资料应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行备份，防止数据丢失。同时，建立电子资料索引目录，方便查找和使用。3.对于重要的纸质资料和电子资料，应采取加密、防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保资料的安全。六、资料的查阅与利用（一）查阅权限1.乡镇内部人员因工作需要查阅资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到资料管理办公室查阅。2.外单位人员查阅乡镇资料的，需持单位介绍信，填写《资料查阅申请表》，经乡镇分管领导签字批准后，方可查阅。涉及重要资料的，还需经乡镇主要领导同意。3.查阅档案资料的，按照档案管理的相关规定执行查阅手续。（二）查阅要求1.查阅人员应在资料管理办公室指定的地点进行查阅，不得擅自将资料带出办公室。如需复印或摘录资料，应经资料管理办公室同意，并按照规定办理相关手续。2.查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、污损或撕毁。查阅完毕后，应及时将资料归还资料管理办公室，并办理归还手续。3.资料管理办公室应建立查阅登记台账，记录查阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅资料名称及编号等信息，以便跟踪和管理。（三）资料利用鼓励各部门、各站所、各村（社区）充分利用乡镇资料，为工作决策、经验总结、工作创新等提供参考依据。在利用资料的过程中，应注重对资料的分析和研究，挖掘资料的价值，提高工作质量和效率。七、资料的销毁（一）销毁条件1.保管期限已满且无继续保存价值的资料。2.因机构改革、工作职能调整等原因，不再适用或无需保存的资料。3.经鉴定确属重复、无效或已失去保存意义的资料。（二）销毁程序1.各部门、各站所、各村（社区）应定期对本部门、本单位保管的资料进行清理，提出销毁意见，并填写《资料销毁申请表》，注明拟销毁资料的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《资料销毁申请表》经部门负责人签字后，报乡镇资料管理办公室审核。资料管理办公室应组织相关人员对拟销毁资料进行鉴定，确认符合销毁条件后，报乡镇分管领导审批。3.经审批同意销毁的资料，由资料管理办公室负责组织实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的资料，应按照保密规定进行专门销毁，确保信息安全。八、监督与考核（一）监督检查1.乡镇资料管理办公室应定期对各部门、各站所、各村（社区）的资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、查阅等环节。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将资料管理工作纳入乡镇年度目标考核体系，对各部门、各站所、各村（社区）的资料管理工作进行量化考核。2.考核内容包括资料管理制度的执行情况、资料的完整性和准确性、资料管理的规范化程度、资料