政协机关采购管理制度

政协机关采购管理制度一、总则（一）目的为加强政协机关采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关各部门及所属单位（以下统称“采购部门”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会公众监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度，并组织实施。审核采购预算和采购计划，监督采购活动执行情况。建立和管理供应商库，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购方式的实施。协调处理采购过程中的争议和投诉。2.需求部门根据工作需要提出采购需求，填写采购申请表。参与采购项目的技术要求制定、供应商选择、合同签订等工作。负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程和服务的质量、数量等进行检验和评估。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。参与采购合同审核，办理采购款项支付手续。对采购资金使用情况进行监督和审计。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的违规违纪投诉举报。对违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购预算草案经财务部门审核后，报政协机关领导审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算的，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经财务部门审核后，报政协机关领导审批。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.纪检监察部门应对采购预算执行情况进行监督，防止出现违规使用预算资金的行为。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门应根据采购预算和工作实际需要，提前编制采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并明确采购项目的紧急程度和重要性。3.采购计划经采购管理部门审核后，报政协机关领导审批。（二）计划执行1.采购部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时完成。2.如因特殊原因需要调整采购计划的，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，经采购管理部门审核后，报政协机关领导审批。（三）计划监督1.采购管理部门应定期对采购计划执行情况进行监督检查，及时掌握采购项目进展情况。2.对于未按时完成的采购项目，采购管理部门应督促采购部门查明原因，采取有效措施加以解决。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。3.采购部门应按照国家有关规定编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应从省级以上人民政府财政部门指定的政府采购代理机构名录中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并记录谈判过程和结果。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应组织专家对单一来源采购项目进行论证，并将论证情况报政协机关领导审批。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，并对报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算金额等进行审核。2.审核通过的采购申请表报政协机关领导审批。3.政协机关领导根据采购项目的情况进行审批，批准后的采购申请表返回采购管理部门。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请表，按照采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式的，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的，采购管理部门应成立采购小组，按照规定的程序进行采购。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同经采购管理部门审核后，报政协机关领导审批。（五）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。3.采购部门应按照合同约定的付款方式及时支付采购款项。（六）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程和服务进行验收。2.验收人员应按照采购合同的约定和相关标准对采购项目的质量、数量、规格型号等进行检验和评估。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送采购管理部门、财务部门备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.采购部门应及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如需变更合同内容的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.采购合同变更协议应报采购管理部门、财务部门备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。2.在采购合同履行过程中，如出现法定或约定的终止情形，采购部门应及时与供应商协商终止合同事宜，并办理相关手续。（五）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。2.协商不成的，采购部门可以根据合同约定或相关法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷。七、采购监督管理（一）内部监督1.采购管理部门应定期对采购活动进行内部监督检查，及时发现和纠正采购过程中的问题。2.财务部门应加强对采购资金使用情况的监督，确保采购资金专款专用。3.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，受理采购过程中的违规违纪投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。2.采购部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应在采购活动结束后，及时收集整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案收集应确保文件资料的完整性、真实性和准确性。（二）档案整理1.采购部门应按照档案管理的有关规定，对收集的文件资料进行分类整理、编目装订。2.采购档案应按照采购项目进行分类，每个采购项目的档案应包括采购活动全过程的文件资料。（三）档案保管1.采购部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购档案的安全