做好账目管理制度

做好账目管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范账目管理行为，确保公司财务信息的真实性、准确性、完整性和及时性，提高公司财务管理水平，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的账目管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：账目管理应当符合国家法律法规和财务制度的规定。2.真实性原则：账目记录应当真实、准确地反映公司的财务状况和经营成果。3.完整性原则：账目管理应当涵盖公司所有经济业务，确保财务信息的全面性。4.及时性原则：账目记录应当及时、准确地反映公司经济业务的发生情况，不得拖延或积压。5.保密性原则：财务人员应当严格遵守公司保密制度，对公司账目信息予以保密，不得泄露给无关人员。二、账目管理职责分工（一）财务部门职责1.负责制定和完善公司账目管理制度，并组织实施。2.负责公司日常会计核算工作，包括账务处理、凭证编制、账簿登记等。3.负责定期编制财务报表，如实反映公司财务状况和经营成果，并按时报送相关部门和领导。4.负责公司财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务档案的安全和完整。5.负责对公司各项经济业务进行财务审核，确保其符合财务制度和相关法律法规的要求。6.负责与外部审计机构、税务机关等相关部门的沟通协调工作，配合完成审计、税务检查等工作。（二）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门的财务报销工作，严格按照公司财务制度的规定办理报销手续。2.各部门应及时向财务部门提供与本部门经济业务相关的原始凭证和资料，确保财务核算的准确性和及时性。3.各部门应配合财务部门做好账目管理工作，接受财务部门的监督和检查，对发现的问题及时进行整改。三、会计核算基础工作（一）会计凭证1.会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、作为记账依据的书面证明。会计凭证包括原始凭证和记账凭证。2.原始凭证必须具备以下基本内容：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。3.记账凭证应当根据经过审核的原始凭证及有关资料编制，记账凭证必须具备以下基本内容：填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。4.会计凭证的填制应当符合以下要求：记录真实：原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。内容完整：原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。手续完备：单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。书写清楚、规范：原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“—”，有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有分的，不写“整”或“正”字。连续编号：各种凭证要连续编号，以便考查。如果凭证已预先印定编号，如发票、支票等，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。不得涂改、刮擦、挖补：原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。记账凭证有错误的，应当重新填制。填制及时：各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。（二）会计账簿1.会计账簿是由一定格式、相互联系的账页所组成，用来序时、分类地全面记录和反映一个单位经济业务事项的会计簿籍。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。2.各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿应当按照连续编号的页码顺序登记。会计账簿记录发生错误或者隔页、缺号、跳行的，应当按照国家统一会计制度规定的方法更正，并由会计人员和会计机构负责人（会计主管人员）在更正处盖章。3.启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人（会计主管人员）调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。4.登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。5.凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。6.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。（三）财务报表1.财务报表是对企业财务状况、经营成果和现金流量的结构性表述。财务报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益（或股东权益）变动表和附注。2.财务报表应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。3.公司应当按照国家统一会计制度规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法编制财务报表。公司不得违反规定，随意改变财务报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法。4.财务报表应当由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章；设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。单位负责人应当保证财务报表真实、完整。5.财务报表编制完成后，应当按照规定的时间和程序及时报送相关部门和领导。财务报表的报送时间和方式按照公司相关规定执行。四、账目审批流程（一）费用报销审批流程1.报销人填写费用报销单，详细注明报销事由、金额、附件张数等信息，并将原始凭证粘贴在费用报销单后面。2.报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交给财务部门。3.财务部门对报销凭证的合法性、合规性以及金额的准确性进行审核，审核无误后签字。4.财务审核通过后，报销单提交给公司分管领导审批，分管领导根据公司财务制度和实际情况进行审批。5.分管领导审批通过后，报销单提交给公司总经理审批，总经理对重大费用支出进行最终审批。6.总经理审批通过后，报销单交回财务部门，财务人员根据审批结果进行报销付款。（二）采购付款审批流程1.采购部门根据采购合同和实际采购情况，填写付款申请单，注明供应商名称、采购项目、金额、付款方式等信息，并附上采购合同、发票、验收单等相关凭证。2.采购部门负责人对付款申请的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交给财务部门。3.财务部门对付款申请凭证的合法性、合规性以及金额的准确性进行审核，审核无误后签字。4.财务审核通过后，付款申请单提交给公司分管领导审批，分管领导根据公司财务制度和实际情况进行审批。5.分管领导审批通过后，付款申请单提交给公司总经理审批，总经理对重大采购付款进行最终审批。6.总经理审批通过后，付款申请单交回财务部门，财务人员根据审批结果安排付款。（三）资金支出审批权限1.公司日常费用支出在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门负责人审批。2.公司日常费用支出在[X]元以上至[X]元的，由部门负责人审核，财务部门负责人审核，公司分管领导审批。3.公司日常费用支出在[X]元以上的，由部门负责人审核，财务部门负责人审核，公司分管领导审核，公司总经理审批。4.公司重大投资、融资、资产处置等事项的资金支出，按照公司相关规定执行，需经过公司董事会或股东会审批。五、账目核对与清查（一）账目核对1.财务部门应当定期进行账目核对，确保账账相符、账证相符、账实相符。2.账账核对包括总账与明细账、日记账之间的核对，总账与辅助账之间的核对等。3.账证核对是指将会计账簿记录与会计凭证进行核对，检查账簿记录与凭证的内容、金额是否一致。4.账实核对是指将各项财产物资、债权债务等的账面余额与实际结存数额进行核对，包括现金日记账与库存现金的核对、银行存款日记账与银行对账单的核对、各项财产物资明细账与财产物资实存数的核对、债权债务明细账与对方单位账面记录的核对等。（二）账目清查1.公司应当定期组织账目清查工作，全面清查公司的财产物资、债权债务等，确保公司资产的安全完整。2.账目清查工作应当成立清查小组，由财务部门牵头，相关部门配合。清查小组负责制定清查方案、组织实施清查工作、编制清查报告等。3.账目清查的内容包括货币资金、存货、固定资产、在建工程、无形资产、债权债务等。4.账目清查结束后，清查小组应当编制清查报告，说明清查的范围、方法、结果等情况，并对清查中发现的问题提出处理意见和建议。清查报告经公司领导审批后，作为调整账目、处理问题的依据。六、财务档案管理（一）财务档案的范围财务档案是指公司在财务活动中形成的具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、合同协议、银行对账单、财务印章等文件资料。（二）财务档案的整理与归档1.财务人员应当按照国家档案管理的有关规定，对财务档案进行分类整理、装订成册，并编制档案目录。2.财务档案应当按照年度、类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和使用。3.财务档案的归档应当及时、准确，确保档案的完整性和系统性。财务档案形成后，财务人员应当在规定的时间内将其整理归档，不得拖延或积压。（三）财务档案的保管期限1.财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。2.会计凭证、会计账簿、财务报表等主要财务档案的保管期限按照国家统一会计制度的规定执行。3.其他财务档案的保管期限由公司根据实际情况确定，但不得低于国家规定的最低保管期限。（四）财务档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案的，应当填写查阅申请表，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应当在财务档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将财务档案带出档案室。2.公司外部人员因审计、税务检查等工作需要查阅财务档案的，应当出具单位介绍信和工作证件，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时应当在财务档案管理人员的陪同下进行，查阅的范围和内容应当严格按照批准的要求执行，不得擅自扩大查阅范围或复制财务档案。3.财务档案一般不得外借。因特殊情况需要外借的，应当填写借阅申请表，经所在部门负责人、财务部门负责人和公司领导批准后，方可外借。借阅期限一般不得超过[X]天，到期后应当及时归还。借阅人应当妥善保管财务档案，不得转借、涂改、损坏、丢失等。（五）财务档案的销毁1.财务档案保管期满需要销毁的，应当按照国家档案管理的有关规定进行鉴定和审批。2.财务档案销毁前，应当编制销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。销毁清册应当经公司领导审批后，作为销毁档案的依据。3.财务档案销毁时，应当由财务部门、档案管理部门等相关人员共同监销。监销人员应当在销毁清册上签名盖章，并注明销毁日期。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应当定期对公司账目管理情况进行审计监督，检查账目管理制度的执行情况、财务核算的准确性、账目审批流程的合规性等。2.财务部门应当建立健全内部监督机制，加强对自身账目管理工作的日常监督和检查，及时发现和纠正存在的问题。3.各部门应当配合内部审计部门和财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，不得拒绝、隐匿或谎报。（二）外部监督