活动资金预算管理制度

活动资金预算管理制度一、总则（一）目的为加强公司活动资金预算管理，规范活动资金预算编制、执行、控制及监督等行为，提高资金使用效益，确保公司各项活动顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类会议、培训、团建、市场推广等活动的资金预算管理。（三）基本原则1.统筹规划原则活动资金预算应与公司整体战略目标和年度工作计划相衔接，综合考虑各项活动的必要性、可行性和效益性，进行统筹规划和安排。2.全面预算原则涵盖活动从筹备到结束的所有费用支出，包括但不限于场地租赁、设备租赁、餐饮住宿、交通、物料制作、人员薪酬等，确保预算的完整性。3.合理准确原则预算编制应基于充分的市场调研和历史数据，结合活动实际需求，科学合理地估算各项费用，保证预算数据的准确性和可靠性。4.刚性控制原则经批准的活动资金预算具有严肃性，一般不予调整。在预算执行过程中，应严格控制各项费用支出，确保不超预算。如遇特殊情况确需调整，应按规定程序审批。二、管理职责（一）预算管理委员会公司成立预算管理委员会，由公司高层领导担任主任，各相关部门负责人为成员。预算管理委员会负责审议和批准活动资金预算管理制度、年度活动资金预算方案、预算调整方案等重大事项，协调解决预算编制和执行过程中的重大问题。（二）财务管理部门1.负责制定活动资金预算编制的具体方法和流程，指导各部门编制预算。2.汇总审核各部门提交的活动资金预算草案，编制公司年度活动资金预算方案，报预算管理委员会审批。3.负责活动资金预算的日常监控和分析，定期向预算管理委员会汇报预算执行情况，及时发现和解决预算执行中的问题。4.对预算调整申请进行审核，并根据预算管理委员会的审批意见进行调整。5.负责活动资金的核算和账务处理，确保资金收支合规、准确。（三）活动主办部门1.负责本部门组织活动的资金预算编制工作，根据活动策划方案和实际需求，详细、准确地估算各项费用，并按时提交预算草案。2.严格按照批准的预算执行，控制活动费用支出，对预算执行情况负责。如因特殊情况需要调整预算，应及时提出申请并说明原因。3.配合财务管理部门做好预算执行情况的分析和监控工作，提供相关数据和资料。（四）其他相关部门根据活动主办部门的需求，提供必要的支持和配合，如协助场地安排、设备调配、人员协调等，并在职责范围内对活动费用进行控制和管理。三、预算编制（一）编制依据1.公司年度工作计划和活动安排。2.活动策划方案，包括活动主题、内容、规模、时间、地点等。3.市场价格信息，如场地租赁价格、设备租赁费用、餐饮住宿标准等。4.历史活动费用数据，分析各项费用的变动趋势和影响因素。（二）编制流程1.活动主办部门准备阶段活动主办部门根据公司年度工作计划和实际需求，制定活动策划方案。对活动所需的各项资源进行初步评估，包括场地、设备、人员、物料等，并收集相关市场价格信息。2.预算草案编制阶段活动主办部门按照财务管理部门提供的预算编制模板，结合活动策划方案和资源评估情况，详细估算各项费用，编制活动资金预算草案。预算草案应包括费用项目、预算金额、计算依据、备注说明等内容，确保数据准确、清晰、完整。3.预算草案审核阶段活动主办部门将编制好的预算草案提交给本部门负责人审核，审核通过后报财务管理部门。财务管理部门对各部门提交的预算草案进行汇总审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性，对不符合要求的预算草案提出修改意见，返回活动主办部门重新编制。4.预算方案审批阶段财务管理部门根据审核后的预算草案，编制公司年度活动资金预算方案，报预算管理委员会审批。预算管理委员会对年度活动资金预算方案进行审议，综合考虑公司整体情况和活动重要性等因素，批准预算方案。（三）预算内容1.场地租赁费用包括会议室、培训教室、活动场地等的租赁费用，根据场地类型、面积、租赁时间等因素计算。2.设备租赁费用如投影仪、音响设备、舞台灯光、桌椅等设备的租赁费用，根据设备种类、数量、租赁期限等确定。3.餐饮住宿费用活动期间的餐饮费用，包括早餐、午餐、晚餐、茶歇等，以及参会人员或工作人员的住宿费用，按照预计人数和相应标准计算。4.交通费用用于接送参会人员、运输设备和物料等的交通费用，如租车费用、公交地铁费用等。5.物料制作费用活动所需的宣传资料、礼品、道具、证件等物料的制作费用，根据设计要求和制作数量估算。6.人员薪酬费用活动期间涉及的工作人员薪酬，如主持人、讲师、工作人员补贴等，按照实际工作天数和薪酬标准计算。7.其他费用包括活动期间的水电费、通讯费、保险费、税费等其他不可预见的费用，可根据历史经验或预计比例估算。四、预算执行（一）预算下达预算管理委员会批准后的年度活动资金预算方案，由财务管理部门下达给各活动主办部门和相关部门。各部门应严格按照下达的预算执行，确保活动费用控制在预算范围内。（二）费用报销1.活动主办部门应按照公司财务报销制度的规定，办理费用报销手续。报销凭证应真实、合法、有效，与预算项目相符，并注明费用所属活动名称和预算项目。2.财务管理部门对报销凭证进行审核，重点审核报销内容是否符合预算安排、报销金额是否在预算范围内、报销手续是否齐全等。对不符合要求的报销申请，不予报销。3.对于超预算的费用支出，活动主办部门应提前提交预算调整申请，经预算管理委员会批准后，方可报销。未经批准的超预算费用，由活动主办部门自行承担。（三）预算控制1.财务管理部门应建立活动资金预算执行台账，实时记录预算执行情况，包括各项费用的实际支出金额、累计支出金额、预算余额等。2.定期对预算执行情况进行分析和监控，对比实际支出与预算的差异，及时发现预算执行过程中的问题，并采取相应措施进行调整和纠正。3.活动主办部门应加强对预算执行的日常管理，合理安排费用支出，严格控制各项费用标准，确保预算执行的严肃性。如发现预算执行偏差较大，应及时查找原因，采取有效措施加以改进。五、预算调整（一）调整条件在活动资金预算执行过程中，遇有下列情况之一的，可以申请预算调整：1.国家政策法规发生重大变化，导致活动费用标准或预算项目发生变动。2.活动策划方案发生重大调整，如活动规模、时间、地点、内容等发生变化，导致原预算不再适用。3.因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，对活动造成重大影响，需要增加或减少预算支出。4.其他不可预见的特殊情况，经预算管理委员会认定需要调整预算的。（二）调整流程1.活动主办部门根据预算调整条件，填写《活动资金预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整项目、调整金额及调整后的预算安排等内容，并附上相关证明材料。2.将《活动资金预算调整申请表》提交给本部门负责人审核，审核通过后报财务管理部门。3.财务管理部门对预算调整申请进行审核，分析调整的必要性和合理性，提出审核意见，并报预算管理委员会审批。4.预算管理委员会对预算调整申请进行审议，根据公司实际情况和活动需求，批准或驳回调整申请。5.经批准的预算调整申请，由财务管理部门下达给各相关部门，并对活动资金预算方案进行相应调整。六、监督与考核（一）监督检查1.财务管理部门负责对活动资金预算执行情况进行定期监督检查，检查内容包括预算执行进度、费用支出合规性、预算调整情况等。2.审计部门可根据需要对活动资金预算管理情况进行专项审计，检查预算编制、执行、调整等环节是否符合规定，发现问题及时督促整改。3.各部门应积极配合监督检查工作，如实提供相关资料和信息，不得拒绝、隐匿或谎报。（二）考核评价1.建立活动资金预算管理考核评价机制，对各部门的预算管理工作进行考核评价。考核评价指标包括预算编制准确性、预算执行率、预算调整合规性等。2.考核评价结果与部门绩效挂钩，对